Глава 5. Оценка эффективности реализации программы (количественные результаты)

Глава 5. Оценка эффективности реализации программы (количественные результаты)

Оценки эффективности внедрения системы электронного документооборота связаны с уменьшением затрат рабочего времени за счет сокращения времени на поиск документов, их согласование; сокращения времени на ознакомление с документами; уменьшения объема операций (анализ просроченных поручений, напоминание о сроках работ, создание типовых отчетов и т.п.) и т.д.

Сокращение затрат рабочего времени дает экономию в зарплате, но не за счет увольнения сотрудников, а за счет отсутствия необходимости принимать дополнительных сотрудников для выполнения новых задач. Кроме того, у сотрудников высвобождается время для выполнения других, более интеллектуальных работ.

Формула для расчета количественного показателя экономии времени сотрудников:

T=(t [ДО]- t[ПОСЛЕ])*k,

где:

T - экономия времени сотрудников на согласование документов после внедрения электронного документооборота;

t [ДО] - время, затрачиваемое сотрудником на сбор подписей при согласовании документа, до внедрения электронного документооборота;

t [ПОСЛЕ] - время, затрачиваемое сотрудником на организацию согласования документа, после внедрения электронного документооборота;

k - количество документов, согласуемых в месяц.

Отношение количества электронных документов, созданных в системе, к количеству карточек регистрации бумажных документов (РКК). При внедрении электронного документооборота все входящие документы будут переводиться в электронный вид, а исходящие - сразу создаваться в системе, поэтому соотношение электронных документов и РКК меньшее 100% будет говорить о том, что часть документов обрабатывается только в бумажном виде.

Охват сотрудников. При внедрении электронного документооборота в системе будут работать все работники, связанные с работой с документами, и отношение количества фактических пользователей системы к общему количеству работников, чья работа связана с документами, должно приближаться к 100%.

Отношение числа документов, имеющих электронно-цифровую подпись (ЭЦП), к числу исходящих РКК. Значение показателя больше 100% означает, что удалось сократить число подписываемых, а значит печатаемых и сканируемых бумажных документов.

Наличие интеграции с существующими системами. При комплексном внедрении большинство существующих в органах местного самоуправления Артемовского городского округа систем рано или поздно интегрируются в определенном объеме, например единые справочники, совместная работа с договорными документами, заявками.

Кроме этого, важным показателем будет являться сокращение сроков доставки документов ответственным лицам.