Приложение. Положение о порядке ведения личных дел муниципальных служащих городского округа Краснотурьинск

Приложение

Положение
о порядке ведения личных дел муниципальных служащих городского округа Краснотурьинск
(утв. постановлением администрации городского округа Краснотурьинск Свердловской области от 1 февраля 2012 г. N 96)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение распространяется на муниципальных служащих городского округа Краснотурьинск (далее муниципальные служащие), замещающих должности муниципальной службы в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".

1.2. Прохождение муниципальной службы отражается в личном деле муниципального служащего.

1.3. Личное дело муниципального служащего - это совокупность документов персонального учета, содержащих наиболее полные сведения о муниципальных служащих, об их служебно-трудовой деятельности.

1.4. Личное дело муниципального служащего ведется представителем нанимателя или уполномоченным им лицом органа местного самоуправления.

1.5. При переводе или поступлении муниципального служащего на новое место муниципальной службы либо на государственную гражданскую службу, личное дело муниципального служащего передается по новому месту работы (по акту). Ведение нескольких личных дел одного муниципального служащего не допускается.

1.6. В личное дело муниципального служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы.

1.7. Сбор и внесение в личные дела муниципальных служащих сведений об их партийной принадлежности, вероисповедании, о частной жизни и других обстоятельствах, нарушающих права и свободы человека и гражданина, запрещаются.

1.8. Личное дело на муниципального служащего заводится и оформляется после издания распоряжения или приказа о назначении муниципального служащего на должность муниципальной службы.

2. Состав документов, включаемых в личное дело

2.1. К личному делу муниципального служащего приобщаются следующие документы, отражающие процесс приема на работу:

2.1.1. письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу и замещении должности муниципальной службы городского округа Краснотурьинск (далее - должность муниципальной службы);

2.1.2. собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

2.1.3. документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

2.1.4. копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

2.1.5. копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

2.1.6. копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (при наличии);

2.1.7. копии решений о награждении наградами всех уровней власти (при наличии);

2.1.8. копия акта органа местного самоуправления о назначении на должность муниципальной службы;

2.1.9. экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

2.1.10. копии актов органа местного самоуправления о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о временном замещении им иной должности муниципальной службы;

2.1.11. копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

2.1.12. копия акта органа местного самоуправления об освобождении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы, о прекращении трудового договора или его приостановлении;

2.1.13. аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

2.1.14. экзаменационный лист муниципального служащего, отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина муниципальной службы городского округа Краснотурьинск;

2.1.15. копии документов о присвоении муниципальному служащему классного чина муниципальной службы (иного классного чина, квалификационного разряда и т.д.);

2.1.16. копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

2.1.17. копии решений о поощрении служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

2.1.18. копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении служащего от замещаемой должности муниципальной службы;

2.1.19. документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;

2.1.20. сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера служащего;

2.1.21. копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

2.1.22. копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

2.1.23. копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

2.1.24. медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;

2.1.25. справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении служащим ограничений, установленных федеральными законами.

2.2. Внутренняя опись документов располагается в конце личного дела.

2.3. В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие или уточняющие изменения анкетно-биографических данных муниципального служащего, характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества, а именно:

2.3.1. аттестационные и экзаменационные листы;

2.3.2. отзывы руководителя;

2.3.3. справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением муниципальной должности;

2.3.4. распоряжения о поощрениях;

2.3.5. характеристики;

2.3.6. дополнительные соглашения, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

2.3.7. заявления работника о переводах на другую должность;

2.3.8. копии распоряжений о переводе на другую должность муниципальной службы;

2.3.9. копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

2.3.10. копии документов об освобождении от замещаемой должности и т.д.

2.4. В личное дело вносятся также письменные пояснения муниципального служащего, если такие пояснения сделаны им после ознакомления с документами своего личного дела.

2.5. В личные дела не входят документы второстепенного значения, имеющие временные сроки хранения: справки с места жительства, о составе семьи, о жилищных условиях, дубликатные экземпляры документов, исполнительные судебные листы на алименты, выписки из распоряжений об отпусках, командировках, о дисциплинарных взысканиях и т.д., их можно хранить в кармашке - конверте, или в другом деле.

2.6. Все поступающие документы должны располагаться в личном деле в хронологическом порядке и должны быть пронумерованы.

2.7. Изъятие приобщенных документов из личного дела производится только с разрешения Главы администрации городского округа Краснотурьинск или руководителя органа местного самоуправления.

3. Порядок составлении внутренней описи личных дел

3.1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине.

3.2. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

3.3. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.

3.4. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

3.5. Все документы личного дела помещаются в папку. На ней указывается фамилия, имя, отчество, дата принятия на работу (дата заведения личного дела), а также проставляется присвоенный личному делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в "Журнале учета личных дел", имеющего следующие графы: порядковый номер дела, Ф.И.О. работника.

4. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

4.1. Личное дело муниципального служащего является документом для служебного пользования и может выдаваться во временное пользование лишь определенным должностным лицам: руководителю органа местного самоуправления, подразделения.

4.2. Высылка личных дел по соответствующим запросам в другие организации допускается только с личного разрешения Главы администрации городского округа Краснотурьинск или руководителя органа местного самоуправления.

4.3. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые данные, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. Не допускается задерживать личные дела более суток и выносить их из здания.

4.4. Личные дела не выдаются на руки муниципальным служащим, на которых они заведены.

4.5. Муниципальный служащий имеет право на ознакомление со всеми документами своего личного дела не реже одного раза в год. При этом производится соответствующая запись в Расписке об ознакомлении с документами личного дела.

5. Порядок хранения личных дел муниципальных служащих

5.1. Личные дела муниципальных служащих хранятся в кадровых службах как документы для служебного пользования строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек, наравне с секретными документами. Доступ к ним строго ограничен.

5.2. Для хранения личных дел муниципальных служащих используются сейфы или металлические шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров, по алфавиту.

5.3. Кадровая служба обязана обеспечить сохранность личных дел муниципальных служащих, конфиденциальность сведений, содержащихся в их личных делах. За нарушение порядка ведения личных дел, за разглашение конфиденциальных сведений ответственные лица кадровой службы могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности.

5.4. Личные дела лиц, освобожденных от замещения должностей муниципальной службы, оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся кадровой службой муниципального органа в течение 10 лет, после чего передаются на хранение в архив.