Раздел 3. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме) (п.п. 49 - 103)

Раздел 3. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)

49. Блок-схема последовательности действий при предоставлении услуги в части работы с письменными обращениями граждан в Администрации города представлена в Приложении N 5 к настоящему административному регламенту.

50. Предоставление муниципальной услуги по рассмотрению обращений граждан включает следующие административные процедуры:

1) работа с письменными обращениями граждан:

- регистрация письменных обращений граждан;

- рассмотрение письменных обращений граждан;

- подготовка и направление ответов на письменные обращения граждан;

2) личный прием граждан;

3) подготовка анализа по обращениям граждан;

4) порядок и формы контроля исполнения услуги рассмотрения обращений граждан.

51. Граждане передают для рассмотрения письменные обращения:

лично в Администрацию города;

почтовым отправлением в адрес Администрации города;

в адрес электронной почты Администрации города;

по аппарату факсимильной связи, указанному Администрацией города;

в виде интернет-обращения на официальный сайт города Нижний Тагил в сети Интернет.

52. Граждане могут направлять в Администрацию города как индивидуальные, так и коллективные письменные обращения.

53. В случае если в обращениях граждан содержатся жалобы на действия (бездействие) должностных лиц отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города, вышеуказанные обращения граждан рассматриваются только Главой города.

54. Письменное обращение гражданина должно содержать:

наименование Администрации города либо фамилию, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего лица Администрации города;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина;

почтовый либо электронный адрес гражданина, на который должен быть направлен ответ либо уведомление о переадресации обращения;

суть предложения, заявления, жалобы;

личную подпись гражданина;

дату написания.

55. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

56. Обращение гражданина, поступившее в Администрацию города по информационным системам общего пользования, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим административным регламентом.

57. Гражданин на стадии рассмотрения его обращения имеет право:

представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому обращению либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;

знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

получать на свое обращение письменный ответ по существу, за исключением случаев, указанных в настоящем административном регламенте;

получать уведомление о переадресации обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении вопросов;

обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действия (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения;

осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему административному регламенту.

58. Должностные лица Администрации города, руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города обеспечивают:

объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных обращений граждан, в случае необходимости - с участием граждан, направивших обращения;

получение необходимых для рассмотрения письменных обращений граждан документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;

подготовку письменных ответов по существу поставленных в обращении вопросов.

59. Конфиденциальные сведения, ставшие известными должностным лицам Администрации города при рассмотрении обращений граждан, не могут быть использованы во вред этим гражданам.

60. Вся поступившая в адрес Главы, Администрации города почтовая корреспонденция вскрывается и сортируется специалистами отдела по делопроизводству организационного управления Администрация города. Личные обращения граждан в тот же день передаются в отдел по работе с обращениями граждан.

61. Регистрация обращений граждан, поступивших в адрес Главы города, в Администрацию города без указания конкретного должностного лица, производится специалистами отдела по работе с обращениями граждан в системе электронного документооборота в течение трех дней с даты их поступления в отдел. Регистрация обращений в адрес конкретного должностного лица производится в соответствующем органе Администрации города.

62. Обращения граждан, поступившие:

- после 16 часов регистрируются специалистами отдела по работе с обращениями граждан на следующий день.

В случае если выходные и праздничные дни суммарно превышают 3 дня, регистрация обращения производится специалистами отдела по работе с обращениями граждан в день поступления.

63. На обращениях граждан специалистом отдела по работе с обращениями граждан, осуществляющим регистрацию, проставляется штамп, в котором указывается регистрационный номер и дата регистрации обращения.

64. На обращение, из которого не представляется возможным установить личность заявителя, то есть в нем не указаны фамилия и почтовый (или электронный) адрес гражданина, ответ не дается.

65. Регистрация всех обращений граждан, поступивших в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации города, производится уполномоченным должностным лицом в системе электронного документооборота в день их поступления.

Прошедшие регистрацию обращения граждан в тот же день или на следующий рабочий день направляются руководителю органа Администрации города для подготовки резолюции о рассмотрении обращений граждан.

66. Обращения граждан по вопросам, не относящимся к компетенции Администрации города, в течение семи дней со дня их регистрации пересылаются начальником организационного управления в соответствующие организации или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение.

67. Начальник отдела по работе с обращениями граждан после регистрации передает обращения граждан для первоначального рассмотрения начальнику организационного управления Администрации города, заместителям Главы Администрации города, руководителю аппарата Администрации города для изучения и наложения резолюции по направлениям своей деятельности:

1) кураторы исполнения обращений, поступивших в адрес Главы города, определяются начальником организационного управления Администрации города, им же подписывается сопроводительное письмо. В случае временного отсутствия начальника организационного управления для определения исполнителей обращения передаются руководителю аппарата Администрации города.

Ответы на обращения, адресованные Главе города, поступившие из государственных органов власти, повторные обращения, а также обращения граждан по наиболее актуальным проблемам, имеющие на сопроводительном письме соответствующую отметку, оформляются по макетам, утвержденным Приложениями N 2, N 3 к настоящему административному регламенту;

2) ответы на обращения, направленные для рассмотрения в адрес заместителей Главы Администрации города, руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города подписывают сами руководители (Приложение N 4 к настоящему административному регламенту).

3) заместителям Главы Администрации города направляются для рассмотрения обращения граждан в соответствии с их полномочиями.

68. В случае, если в поручении о рассмотрении обращения указаны несколько органов Администрации города, подлинник обращения направляется специалистами отдела по работе с обращениями граждан отраслевому (функциональному) и территориальному органу Администрации города - ответственному исполнителю (указанному в поручении первым), копии направляются органам Администрации города - соисполнителям поручения.

69. В случае если руководитель органа Администрации города Нижний Тагил считает, что вопросы, содержащиеся в обращении гражданина, не относятся к его компетенции, в течение трех дней поручение может быть возвращено в отдел по работе с обращениями граждан. К обращению должна быть приложена служебная записка с соответствующим обоснованием, согласованная с начальником организационного управления.

Сведения о внесении изменений в Положения органов Администрации, передаче функциональных обязанностей от одного органа другому предоставляются в отдел по работе с обращениями граждан начальником отдела муниципальной службы и кадров в течение 10 дней.

Информация о плановом отсутствии Главы города, заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации города передается начальником отдела муниципальной службы и кадров в отдел по работе с обращениями граждан не позднее 2 дней до начала отпуска, командировки должностного лица.

70. В случае принятия начальником организационного управления решения об изменении исполнителя, поручение о рассмотрении обращения гражданина в тот же день направляется в соответствующий орган Администрации города.

71. Руководитель отраслевого (функционального) и территориального органа Администрации города, получивший поручение о рассмотрении обращения, в тот же день принимает организационное решение о порядке дальнейшего рассмотрения обращения, назначая конкретного исполнителя и срок исполнения.

72. При подготовке ответов на письменные обращения граждан в Администрацию города Нижний Тагил руководитель отраслевого (функционального) и территориального органа Администрации города, ответственный за исполнение обращения гражданина, оформляет ответ по макету, указанному в сопроводительном письме.

Если по обращению определено несколько исполнителей, соисполнителями информация для подготовки единого ответа направляется в адрес первого исполнителя не позднее, чем за 5 дней до указанного в контрольной карточке срока.

В случае, если руководитель органа Администрации города Нижний Тагил, указанный в поручении первым, считает, что вопросы, содержащиеся в обращении гражданина, не относятся к его компетенции, в течение трех дней поручение может быть возвращено в отдел по работе с обращениями граждан. К обращению должна быть приложена служебная записка с соответствующим обоснованием, согласованная с начальником организационного управления. После чего специалисты отдела по работе с обращениями граждан извещают второго соисполнителя о необходимости подготовки ответа гражданину.

Если по обращению определено 3 и более исполнителей, общий ответ на бланке Главы города готовит руководитель органа, указанный в поручении первым (Приложение N 3 к настоящему административному регламенту).

73. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, если для исполнения поручения необходимо проведение выездной проверки, срок исполнения поручения может быть продлен Главой города, начальником организационного управления, но не более чем на 30 дней.

74. В этих целях руководитель органа Администрации города, ответственный за исполнение поручения, не позднее трех дней до истечения срока исполнения поручения представляет на имя Главы города, начальника организационного управления служебную записку с обоснованием необходимости продления срока исполнения поручения.

75. В случае продления срока Главой города, начальником организационного управления на продление срока исполнения поручения в адрес гражданина направляется уведомление с указанием (при необходимости) срока направления ответа на его обращение.

76. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы должны соответствовать следующим требованиям:

ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);

если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;

в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, регистрационный номер обращения, присвоенный в отделе по работе с обращениями граждан, фамилия, имя, отчество заявителя.

77. Ответ гражданину за подписью Главы города, заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата Администрации города, руководителя отраслевого (функционального) и территориального органа Администрации города (со всеми материалами по обращению гражданина) направляется в отдел по работе с обращениями граждан для присвоения исходящего регистрационного номера и даты отправки гражданину. Исполнителем предоставляется необходимое количество экземпляров ответа - каждому адресату и одна копия для формирования дела.

78. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно (не менее трех раз) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными им обращениями, и при этом в обращении гражданина не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель органа, структурного подразделения Администрации города, ответственный за исполнение поручения, вправе подготовить предложение (в связи с безосновательностью очередного обращения) о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу.

В этом случае руководитель отраслевого (функционального) и территориального органа Администрации города, ответственный за исполнение поручения, представляет на имя Главы города служебную записку, согласованную с начальником отдела по работе с обращениями граждан, о нецелесообразности продолжения переписки с гражданином по данному вопросу.

79. В случае принятия решения о нецелесообразности продолжения переписки с гражданином по данному вопросу руководитель органа Администрации города, ответственный за исполнение поручения, в адрес гражданина направляет уведомление о прекращении с ним переписки по данному вопросу. К последнему письму прилагаются копии всех предыдущих ответов.

80. Если гражданин устранил причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан ранее, вновь направленное обращение гражданина рассматривается в Администрации города в порядке, установленном настоящим административным регламентом.

81. Ответы на письменные обращения граждан представляются исполнителями в отдел по работе с обращениями граждан до 16.00 часов ежедневно с целью своевременного формирования почты для Главы города.

82. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме.

Электронные обращения поступают в Администрацию города через официальный сайт города Нижний Тагил, на адреса электронной почты отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города.

Электронное обращение распечатывается специалистами органа, в чей электронный адрес поступило обращение, и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением в соответствии с настоящим административным регламентом.

Ответ на электронное обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в электронном обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в электронном обращении.

Ответы на обращения, поступившие в форме электронного документа, не содержащие почтового адреса и не требующие визирования Главой города, направляются непосредственным исполнителем по адресу электронной почты, указанному в обращении. Ответы, предусматривающие подпись Главы города, направляются заявителю непосредственным исполнителем после подписания Главой города.

83. В случае нарушения срока исполнения обращения, по истечении 30 дней, ответ в отдел по работе с обращениями граждан исполнителем представляется с обязательным приложением объяснительной записки на имя Главы города.

84. Обращения граждан считаются рассмотренными, если исполнителем дан письменный ответ гражданину по существу всех поставленных в обращении вопросов.

85. Личный прием граждан осуществляется Главой города, заместителями Главы Администрации города, руководителем аппарата Администрации города, руководителями отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Нижний Тагил в соответствии с графиком приема граждан, указанным в настоящем Административном регламенте (Приложение N 1 к настоящему административному регламенту).

86. Организацию личного приема Главы города, учет обращений граждан, рассматриваемых на личном приеме, и контроль за их исполнением осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.

Предварительная запись граждан на личный прием к Главе города проводится в 1 и 3 среду каждого месяца с 09.00 до 11.00 часов начальником отдела по работе с обращениями граждан. Обратившиеся во время записи на личный прием Главы города граждане приглашаются на беседу начальником отдела по работе с обращениями граждан Администрации города, который записывает посетителя на прием Главы города, либо приглашает к другому должностному лицу согласно характеру поставленных вопросов, либо разъясняет, куда и в каком порядке ему следует обратиться для решения поставленных вопросов.

Запись граждан на прием осуществляется с соблюдением следующих требований:

просьба заявителя о личном приеме не должна быть анонимной, гражданина предъявляет документ, удостоверяющий его личность;

интересующий заявителя вопрос должен относиться к компетенции Главы города;

Основанием для повторного обращения гражданина с просьбой о личном приеме Главой города могут служить:

- неисполнение поручения Главы города, данного в ходе приема гражданина;

- появление новых объективных обстоятельств, которые могут привести к изменению решения Главы города по обращению гражданина.

Если заявление гражданина о личном приеме не соответствует указанным требованиям, гражданину может быть отказано в приеме Главой города с устным разъяснением причины отказа.

87. Учет граждан, принятых на личном приеме, осуществляется должностными лицами, уполномоченными Главой города, заместителями Главы Администрации, руководителями отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Нижний Тагил.

Должностным лицом оформляется карточка личного приема гражданина (Приложение N 6 к настоящему административному регламенту), ведется общий реестр обратившихся в письменном виде или посредством автоматизированной системы.

88. Во время личного приема гражданин может сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов, в том числе в целях принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов.

89. Содержание устного обращения гражданина заносится должностным лицом в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении гражданина вопросов.

90. Письменные обращения граждан, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в установленном настоящим административным регламентом порядке. Должностным лицом, ведущим личный прием, производится запись в карточке личного приема о принятии письменного обращения гражданина.

91. Если ведущее личный прием должностное лицо выясняет, что решение поднимаемых гражданином вопросов не входит в компетенцию Администрации города, гражданину разъясняется, куда ему следует обратиться.

92. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении его обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, о чем должностным лицом, ведущим прием, делается соответствующая запись в карточке личного приема.

93. Контроль за рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших при личном приеме граждан в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации города, осуществляется соответствующими должностными лицами в соответствии с административными процедурами, предусмотренными настоящим административным регламентом.

94. В целях подготовки отчетности о работе с обращениями граждан в Администрации города заместители Главы Администрации города, руководитель аппарата Администрации города, руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города ежеквартально в установленный Главой города срок, в соответствии с установленными формами, направляют в отдел по работе с обращениями граждан статистические данные о работе с обращениями граждан, поступившими в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации города.

95. В целях подготовки отчетности о работе с обращениями граждан в Администрации города уполномоченные должностные лица отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города осуществляют учет обращений граждан, поступивших (в рамках своей компетенции) в соответствующие органы Администрации города, а также анализ вопросов, содержащихся в обращениях граждан.

96. Отдел по работе с обращениями граждан ежеквартально обеспечивает сбор, учет и анализ данных, представленных отраслевыми (функциональными) и территориальными органами Администрации города.

97. Отдел по работе с обращениями граждан ежеквартально подготавливает отчет о работе с обращениями граждан, поступившими в ходе личного приема граждан Главой города, должностными лицами Администрации города.

98. Отдел по работе с обращениями граждан подготавливает ежемесячно (с нарастающим итогом) аналитический отчет о работе отдела по работе с обращениями граждан, а также годовой отчет и аналитическую информацию об исполнении Администрацией города муниципальной услуги рассмотрения обращений граждан для направления Главе города.

99. Подписанный ответ гражданину направляется специалистами отдела по работе с обращениями граждан либо ответственным за работу с обращениями граждан в органах Администрации города в порядке делопроизводства и почтовых отправлений. По желанию гражданина ответ на обращение может быть вручен ему лично под роспись, отправлен по факсимильной связи или в форме электронного документа по адресу электронной почты.

100. При формировании дела по обращению гражданина специалистами отдела по работе с обращениями граждан подшиваются: обращение, все материалы по рассмотрению обращения, в том числе листы резолюций (поручения) и сопроводительные письма, поступившие ответы на запросы, справки, служебные пояснительные записки исполнителей, копия ответа заявителю, контрольно-учетная карточка.

В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.

101. Сформированные дела помещаются в специальные папки и располагаются в них в соответствии с порядковыми номерами.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Нижний Тагил Свердловской области от 29 июня 2012 г. N 1347 раздел 3 настоящего приложения дополнен пунктом 102

102. Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается отделом по работе с обращениями граждан в течение пяти лет.

103. По истечении срока хранения дела по обращениям граждан уничтожаются в установленном в Администрации города порядке.