Статья 4. Основные задачи и функции структурных подразделений управления

Статья 4. Основные задачи и функции структурных подразделений управления

1. Задачи и функции отдела по делопроизводству:

1) задачи отдела:

- организационное и методическое обеспечение подготовки и проведения заседаний коллегии при Главе города;

- организационное и методическое обеспечение деятельности органов Администрации города по вопросам подготовки правовых актов Главы города и Администрации города;

- методическое и информационное обеспечение деятельности руководителей и специалистов органов Администрации города по вопросам исполнения муниципальных правовых актов Главы города и Администрации города;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию подготовки и системы контроля исполнения муниципальных правовых актов Главы города и Администрации города;

- организация и обеспечение функционирования в Администрации города единой системы делопроизводства;

- совершенствование форм и методов делопроизводства путем внедрения новых технологических процессов работы с документами на основе применения организационной и вычислительной техники;

- осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов;

- обеспечение отбора, учета и сохранности документов, законченных текущим делопроизводством, передача их на архивное хранение;

- обеспечение режима доступа и использования документной информации;

2) функции отдела:

- осуществляет организационную, техническую и методическую подготовку заседаний коллегии при Главе города;

- оказывает методическую помощь специалистам органов Администрации города по подготовке муниципальных правовых актов Главы города и Администрации города;

- проводит работу с проектами муниципальных правовых актов Главы города и Администрации города, оформляет листы согласования;

- разрабатывает нормативные и методические документы для повышения качества муниципальных правовых актов Главы города и Администрации города и документов в области документационного обеспечения;

- формирует и сопровождает информационные базы данных;

- координирует работу органов Администрации города по выполнению поставленных на контроль муниципальных правовых актов Главы города и Администрации города;

- осуществляет, в пределах компетенции отдела, проверку достоверности представленной информации и фактического исполнения муниципальных правовых актов Главы города и Администрации города органами Администрации города, муниципальными учреждениями, муниципальными предприятиями;

- анализирует и выявляет причины неполного или некачественного исполнения муниципальных правовых актов Главы города и Администрации города, стоящих на контроле;

- ежемесячно готовит для Главы города, заместителей Главы Администрации города, руководителей органов Администрации города информацию о соблюдении исполнительской дисциплины по выполнению муниципальных правовых актов Главы города и Администрации города;

- осуществляет предоставление муниципальных нормативных правовых актов и иных сведений в органы прокуратуры, а также в Администрацию Губернатора Свердловской области для формирования Свердловского областного регистра муниципальных нормативных правовых актов;

- участвует в совещаниях по подготовке и выполнению муниципальных, ведомственных программ;

- готовит проекты постановлений и распоряжений Главы города и Администрации города по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

- организует делопроизводство в Администрации города;

- разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов, принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота;

- принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в Администрации города;

- обеспечивает подготовку, регистрацию и своевременную передачу документов на подпись Главе города;

- оформляет, хранит подлинники исходящих документов Администрации города, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;

- осуществляет прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

- обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

- организует и осуществляет с применением средств вычислительной техники изготовление, тиражирование документов;

- организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями Главы города, руководителя аппарата Администрации города, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

- осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в органах Администрации города;

- разрабатывает сводную номенклатуру дел Администрации города, номенклатуру дел отдела;

- формирует дела отдела и осуществляет контроль за формированием дел в органах Администрации города;

- осуществляет работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

- осуществляет подготовку и сдачу документов Администрации города в отдел по делам архивов Администрации города;

- организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на постоянное и временное хранение, составляет акты о выделении дел к уничтожению;

- обеспечивает изготовление, учет, хранение и выдачу бланков служебных документов;

- осуществляет консультационную, методическую и информационную работу по вопросам ведения отдела;

- участвует в реализации основных направлений подготовки, переподготовки и повышения квалификации муниципальных служащих;

- выдает заверенные копии муниципальных правовых актов Главы города и Администрации города и выписки из правовых актов.

2. Задачи и функции отдела организационно-массовой работы:

1) задачи отдела:

- обеспечение функционирования и развития системы планирования в Администрации города;

- методическое, организационное и техническое обеспечение избирательного процесса на территории города Нижний Тагил в пределах, установленных законодательством о выборах и референдумах;

- обеспечение взаимодействия Главы города, должностных лиц Администрации города, органов Администрации города с городской Думой;

- организационно-протокольное и информационное обеспечение подготовки проведения совещаний, заседаний совещательных, координационных и консультативных органов, массовых и иных мероприятий, проводимых с участием и по поручению Главы города, руководителя аппарата Администрации города;

- обеспечение учета и оперативного контроля исполнения органами Администрации города поручений Главы города по протоколам совещаний (заседаний);

- формирование организационных условий для внедрения в деятельность Администрации города принципов и процедур управления, ориентированного на результат;

- организация взаимодействия с аппаратами территориальных администраций сельских населенных пунктов и координация деятельности органов Администрации города по разработке и реализации планов и программ развития сельских населенных пунктов города;

2) функции отдела:

- обеспечивает организацию планирования в органах Администрации города;

- формирует перспективные и текущие планы деятельности Администрации города;

- осуществляет оперативный контроль за выполнением планов работы в Администрации города, формирует аналитическое обоснование оценки уровня и качества планирования и исполнения планов органами Администрации города;

- реализует мероприятия по обеспечению содействия избирательным комиссиям всех уровней в решении их полномочий. Осуществляет методическое, организационное и техническое обеспечение избирательного процесса в пределах, установленных нормами действующего законодательства Российской Федерации и Свердловской области о выборах и референдумах;

- осуществляет мероприятия, обеспечивающие реализацию Главой города задач по регистрации (учету) избирателей, участников референдума на территории города;

- обеспечивает организацию, проведение и протокольное сопровождение совещаний, заседаний совещательных, координационных и консультативных органов, мероприятий, проводимых с участием и по поручению Главы города, руководителя аппарата Администрации города;

- осуществляет, в пределах установленной компетенции взаимодействие с аппаратами федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Свердловской области, органов местного самоуправления муниципальных образований, муниципальных органов, городской Думы, Счетной палаты;

- формирует организационные и информационные условия для обеспечения деятельности заместителя Главы Администрации города по социальным вопросам, заместителя Главы Администрации города по жилищно-коммунальному хозяйству и энергетике, руководителя аппарата Администрации города;

- обеспечивает деятельность образуемых по поручению Главы города, руководителя аппарата Администрации города коллегий, комитетов, комиссий, советов, рабочих групп и других органов, не имеющих своих рабочих аппаратов;

- обеспечивает учет и оперативный контроль исполнения органами Администрации города поручений Главы города по протоколам совещаний (заседаний);

- организует работу по подготовке нормативных и иных правовых актов городской Думы, вносимых Главой города на рассмотрение депутатов городской Думы;

- обеспечивает контроль за своевременной и качественной подготовкой информации, предоставляемой должностными лицами Администрации города в ответ на депутатские запросы и обращения городской Думы;

- взаимодействует с аппаратом городской Думы с целью обеспечения координации деятельности органов Администрации города по вопросам, связанным с подготовкой материалов для рассмотрения на заседаниях городской Думы, постоянных комиссий, временных комиссий, рабочих групп;

- формирует информационные и аналитические материалы о деятельности городской Думы;

- организует и обеспечивает взаимодействие с аппаратами территориальных администраций сельских населенных пунктов и координацию деятельности органов Администрации города по разработке и реализации планов и программ развития сельских населенных пунктов города, мероприятий по решению вопросов местного значения в сельских населенных пунктах;

- участвует в реализации основных направлений подготовки, переподготовки и повышения квалификации муниципальных служащих Администрации города, в том числе по направлению своей деятельности.

3. Задачи и функции отдела программно - технического обеспечения:

1) задачи отдела:

- создание системы информационного обеспечения деятельности Администрации города в виде автоматизированных баз данных и банков данных федеральных, региональных и муниципальных информационных ресурсов;

- создание системы информационно-телекоммуникационного обеспечения деятельности Администрации города;

- создание программного обеспечения для применения в управленческой деятельности;

- защита информации от несанкционированного пользования;

2) функции отдела:

- осуществляет мероприятия по планированию, разработке и эксплуатации муниципальных информационных ресурсов;

- организует внедрение офисных информационных технологий в деятельность Администрации города;

- обеспечивает функционирование автоматизированных программных комплексов;

- обеспечивает разработку и сопровождение прикладного программного обеспечения;

- обеспечивает функционирование единой компьютерной сети Администрации города, предоставление корпоративного доступа в сеть Интернет, функционирование корпоративной электронной почты;

- реализует мероприятия по защите информационных ресурсов Администрации города.

4. Задачи и функции отдела по работе с обращениями граждан:

1) задачи отдела:

- организационное обеспечение рассмотрения устных и письменных обращений граждан в адрес Главы города;

- повышение эффективности работы органов Администрации города с обращениями граждан;

- обеспечение результативного контроля за качеством ответов на обращения граждан и выполнением мероприятий, предусмотренных в них;

- информационно-аналитическое и методическое обеспечение деятельности Администрации города по рассмотрению обращений граждан;

- организация личного приема граждан Главой города;

2) функции отдела:

- регистрирует обращения граждан, поступившие на имя Главы города по всем каналам связи, организует рассмотрение обращений граждан, и подготовку ответов в соответствии с требованиями действующего законодательства;

- организует централизованный учет письменных и устных обращений граждан;

- осуществляет контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных и устных обращений граждан, поступивших в Администрацию города, в том числе с выездом на место;

- обобщает и анализирует информацию о количестве и тематике обращений граждан и их исполнении;

- вырабатывает на основе анализа и обобщения обращений граждан предложения по устранению причин, порождающих обоснованные жалобы;

- осуществляет ежедневный личный прием граждан, оказывает содействие обратившимся гражданам в разрешении вопросов;

- организует личный прием граждан Главой города;

- обобщает и анализирует информацию об организации личных приемов граждан заместителями Главы Администрации города, руководителями органов Администрации города;

- осуществляет практическую и методическую помощь специалистам Администрации города по вопросам работы с обращениями граждан;

- осуществляет проверки исполнения законодательства, регулирующего порядок и сроки рассмотрения обращений граждан в органах Администрации города и муниципальных учреждениях;

- организует деятельность территориальной общественной приемной полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе в городе Нижний Тагил;

- участвует в проведении прямых телефонных линий населения с Главой города, телевизионных программ с участием Главы города, а также организует исполнение обращений, поступивших в период их проведения;

- изучает, обобщает и распространяет опыт организации работы с обращениями граждан.