Постановление администрации городского округа Верхняя Пышма Свердловской области от 8 сентября 2010 г. N 1842 "Об утверждении Административного регламента предоставления архивным отделом администрации муниципальной услуги "Предоставление архивных копий и дубликатов архивных документов" (утратило силу)

Постановление администрации городского округа Верхняя Пышма Свердловской области
от 8 сентября 2010 г. N 1842
"Об утверждении Административного регламента предоставления архивным отделом администрации муниципальной услуги "Предоставление архивных копий и дубликатов архивных документов"

ГАРАНТ:

Постановлением администрации городского округа Верхняя Пышма Свердловской области от 20 июня 2011 г. N 1040 настоящее Постановление признано утратившим силу

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом РФ от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлением администрации городского округа Верхняя Пышма от 21.01.2010 N 77 "Об утверждении методических рекомендаций по разработке и утверждению административных регламентов исполнения муниципальных функций и регламентов предоставления муниципальных услуг" администрация городского округа Верхняя Пышма постановляет:

1. Утвердить Административный регламент предоставления архивным отделом администрации муниципальной услуги "Предоставление архивных копий и дубликатов архивных документов" (прилагается).

2. Настоящее постановление вступает в силу с момента опубликования в газете "Красное знамя", Административного регламента - на сайте администрации городского округа Верхняя Пышма.

3. Контроль за исполнением постановления оставляю за главой администрации.

Исполняющий обязанности главы администрации, первый заместитель главы администрации

В.В. Калита

Административный регламент
предоставления архивным отделом администрации муниципальной услуги "Предоставление архивных копий и дубликатов документов"
(утв. постановлением администрации городского округа Верхняя Пышма от 8 сентября 2010 г. N 1842)

I. Общие положения

Наименование муниципальной услуги

1. Административный регламент предоставления архивным отделом администрации муниципальной услуги "Предоставление архивных копий и дубликатов архивных документов" (далее - Регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) должностных лиц архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма, а также порядок взаимодействия с органами государственной власти, местного самоуправления, организациями и гражданами при предоставления архивных копий и дубликатов документов.

Нормативные правовые
акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги

2. Предоставление муниципальной услуги "Предоставление архивных копий и дубликатов документов" (далее - муниципальная услуга) осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации от 12.12.93 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2);

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст.2253);

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

- Федеральный закон от 27.07.2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

- Закон Свердловской области от 25.03.2005 N 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области" (Собрание законодательства Свердловской области, 2005, N 31, ст. 194; "Областная газета", 2005, 30 марта, N 82-84);

- постановление Правительства Свердловской области от 29 октября 2007 г. N 1053 "О предоставлении мер социальной поддержки пользователям архивными документами, находящимися в государственной собственности Свердловской области" ("Областная газета", 2007, 03 ноября, N 380-381);

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Номер названного постановления следует читать как "1053-ПП"

- постановление главы городского округа Верхняя Пышма от 22 января 2008 г. N 84 "О мерах социальной поддержки граждан, обратившихся в муниципальный архив".

Орган по предоставлению муниципальной услуги

3. Предоставление муниципальной услуги осуществляет архивный отдел администрации городского округа Верхняя Пышма при наличии у него необходимых архивных документов.

4. Место нахождения архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма и его почтовый адрес: 624091, г. Верхняя Пышма, ул. Красноармейская, д. 13, 1 этаж, офис 35; электронный адрес: vvv_72@bk.ru, телефон: 8(343-68)5-67-37, факс: 8(343-68)4-24-26;

5. График работы архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма: понедельник - пятница: 08.00 час. - 17.00 час. (перерыв 12.30 час. - 13.30 час.); суббота, воскресенье - выходные дни;

6. Время предоставления муниципальной услуги:

понедельник: 09.00 час. - 17.00 час. (перерыв 12.30 час. - 13.30 час.).

Получатели муниципальной услуги

7. Получателями муниципальной услуги являются юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации на получение запрашиваемой информации, содержащейся в архивных документах.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги

8. Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги (консультирование) производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении гражданина;

- на официальном сайте администрации городского округа Верхняя Пышма:

www.movp.ru

9. При консультировании по телефону должностные лица архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма обязаны дать исчерпывающую информацию о порядке предоставления муниципальной услуги;

10. По письменным обращениям (в том числе по электронной почте) информация о порядке предоставления муниципальной услуги направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя (на электронный адрес заявителя);

11. Личный прием осуществляется в порядке очереди при личном обращении во время, определенное для предоставления муниципальной услуги:

понедельник: 09.00 час. - 17.00 час. (перерыв 12.30 час. - 13.30 час.)

Основание для предоставления муниципальной услуги

12. Основанием для предоставления муниципальной услуги является:

1) устное обращение гражданина (при предъявлении им документа, удостоверяющего личность) или представителя юридического лица в архивный отдел администрации городского округа Верхняя Пышма;

2) письменный запрос (заявление), поступивший в адрес архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма, непосредственно от гражданина или органа государственной власти, местного самоуправления, организации, общественного объединения.

Для истребования сведений, содержащих данные о третьих лицах, представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

13. Устное обращение гражданина (при предъявлении им документа, удостоверяющего личность) или представителя юридического лица, регистрируется должностными лицами отдела администрации городского округа Верхняя Пышма в присутствии заявителя в журнале регистрации запросов о предоставлении дубликатов архивных документов согласно приложению N 3 к Регламенту или журнале регистрации запросов о предоставлении архивных копий согласно приложению N 4 к Регламенту.

В случае невозможности предоставления заявителю копий и дубликатов архивных документов непосредственно в день обращения должностными лицами архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма в присутствии заявителя оформляется запрос в форме анкеты-заявления для наведения архивной справки по документам согласно приложению N 2 к Регламенту.

14. Письменный запрос (заявление) оформляется в произвольной форме и должен содержать следующие реквизиты:

1) наименование юридического лица, для граждан - фамилию, имя, отчество (последнее при наличии);

2) почтовый адрес, для граждан - адрес места жительства, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса;

3) суть обращения, в котором с возможной полнотой указываются сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса;

4) подпись должностного лица, для граждан - личную подпись и дату.

Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

15. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.

16. Подлинные архивные документы гражданам не направляются, вместо подлинников выдаются архивные копии и дубликаты истребованных архивных документов.

17. В течение 30 дней со дня регистрации запросы (заявления), относящиеся к составу документов архивного отдела, должны быть исполнены;

18. В течение 5 дней со дня регистрации запросы (заявления), не относящиеся к составу документов, хранящихся в архивном отделе администрации городского округа Верхняя Пышма (непрофильные запросы), направляются по принадлежности в органы государственной власти, местного самоуправления, государственные и муниципальные архивы, иные организации, с одновременным уведомлением заявителя о переадресации запроса;

19. В течение 7 дней со дня регистрации запросов (заявлений), которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел администрации городского округа Верхняя Пышма запрашивает у заявителей эти дополнительные сведения и уточнения;

20. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

1) отсутствие на хранении в архивном отделе администрации городского округа Верхняя Пышма необходимых документов;

2) отсутствие в запросе (заявлении) реквизитов и сведений, необходимых для проведения поиска запрашиваемой информации;

3) отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;

4) отсутствие в запросе реквизитов, позволяющих идентифицировать автора: отсутствие наименования юридического лица, фамилии, имени, отчества физического лица, почтового и/или электронного адреса заявителя;

5) наличие в запросе текста, не поддающегося прочтению;

6) наличие в запросах ненормативной лексики и оскорбительных высказываний;

Об отказе в предоставлении муниципальной услуги заявитель уведомляется письмом или устно при обращении в архивный отдел администрации городского округа Верхняя Пышма.

21. Требования к месту предоставления муниципальной услуги

Помещение для оказания муниципальной услуги должно быть оборудовано стендами (с информацией о времени, определенном для предоставления муниципальной услуги настоящим Регламентом), обеспечивать комфортное расположение граждан, возможность оформления письменного запроса, наличие письменных принадлежностей.

III. Административные процедуры

Описание
последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

22. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запросов (заявлений) и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов (заявлений), принятие решения о возможности исполнения;

- поиск необходимых архивных документов;

- оформление (заверение в установленном порядке) архивных копий и дубликатов;

- подготовка ответа заявителю, направление ответа или выдача архивных копий и дубликатов.

Последовательность действий архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма по предоставлению муниципальной услуги дана в блок-схеме согласно приложению N 1 к Регламенту.

23. Регистрация запросов (заявлений) и передача их на исполнение

1) Регистрация запроса (заявления) является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги;

2) Специалист архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма, ответственный за исполнение запроса (заявления), регистрирует его в день поступления в журнале регистрации запросов о предоставлении дубликатов архивных документов (приложение N 3) или журнале регистрации запросов о предоставлении архивных копий (приложение N 4);

3) При поступлении интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о принятии запроса к рассмотрению, интернет-обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется как с письменным запросом (заявлением);

4) При устном обращении гражданина (при предъявлении документа, удостоверяющего личность) специалист архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма, ответственный за исполнение запроса, в присутствии заявителя заполняет анкету-заявление для наведения архивной справки по документам отдела (приложение N 2). В дальнейшем работа с анкетой-заявлением ведется как с письменным запросом (заявлением).

24. Анализ тематики поступивших запросов (заявлений)

1) Специалист архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма, ответственный за исполнение запроса (заявления), осуществляет анализ тематики поступивших запросов с использованием научно-справочного аппарата архивного отдела, архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения необходимых документов;

2) В ходе анализа определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе (заявлении), необходимой для его исполнения;

- место нахождения необходимых архивных документов;

- адрес конкретной организации, куда следует направить запрос (заявление) по принадлежности для непосредственного исполнения.

25. Оформление архивных копий и дубликатов

1). Муниципальная услуга предоставляется в виде архивных копий и дубликатов архивных документов:

а) архивная копия - ксерокопия архивного документа, заверенная в установленном порядке, с проставлением штампа "Архивная копия" в правом верхнем углу ксерокопии, штампа с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения по нижнему полю ксерокопии. Архивная копия заверяется подписью начальника архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма и печатью.

В архивной копии, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены штампом "Прошито и пронумеровано ____ (_____) листов". Штамп с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения проставляется на обороте последнего листа ксерокопии.

При необходимости к архивной копии составляется сопроводительное письмо.

б) дубликат архивного документа - ксерокопия архивного документа из фонда Верхнепышминской государственной нотариальной конторы Свердловской области, заверенная в установленном порядке, с проставлением штампа "Дубликат" в правом верхнем углу ксерокопии с указанием номера дубликата по журналу регистрации запросов о предоставлении дубликатов архивных документов и даты регистрации, штампа с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения по нижнему полю ксерокопии. Дубликат заверяется подписью начальника архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма и печатью.

2) Специалист архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма, ответственный за исполнение запроса (заявления), осуществляет поиск необходимых архивных документов, при наличии запрашиваемых документов изготавливает архивные копии и дубликаты архивных документов;

26. Подготовка ответа заявителю, направление ответа или выдача архивных копий и дубликатов архивных документов

1) архивные копии высылаются по почте простыми письмами;

2) архивные копии и дубликаты архивных документов выдаются гражданину (при предъявлении документа, удостоверяющего личность) или его доверенному лицу (при предъявлении документов, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации) под расписку в журнале регистрации запросов о предоставлении архивных копий, журнале регистрации запросов о предоставлении дубликатов архивных документов;

3) при отсутствии в документах, находящихся на хранении в архивном отделе администрации городского округа Верхняя Пышма, информации, необходимой для исполнения запроса, в течение 30 дней составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным исполнить запрос. При необходимости ответ заверяется печатью.

27. Муниципальная услуга считается предоставленной, если по запросу (заявлению) приняты необходимые меры, направлены ответы в соответствующие организации, потребителю муниципальной услуги выдана запрашиваемая документированная информация в виде архивной справки, архивной выписки и архивной копии или дан отрицательный ответ с указанием причины, по которой не представляется возможным исполнить запрос.

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

28. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляет начальник архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма, ответственный за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги;

29. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма.

30. Проверки могут быть периодическими, не реже 1 раза в год, в соответствии с распоряжением администрации городского округа Верхняя Пышма, и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению заявителя;

31. Для проведения проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные служащие администрации городского округа Верхняя Пышма;

32. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению;

33. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, муниципальные служащие, допустившие нарушение данного административного регламента, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. 192 Трудового кодекса РФ, ст. 27 Федерального закона N 25-ФЗ "О муниципальной службе в РФ".

Порядок обжалования
действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги

34. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании Административного регламента в досудебном и судебном порядке;

35. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма в Администрации городского округа Верхняя Пышма - главе администрации городского округа Верхняя Пышма, начальнику архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма;

36. Заявитель вправе обратиться с жалобой лично или письменно;

37. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

1) наименование юридического лица, для граждан - фамилию, имя, отчество;

2) почтовый адрес, для граждан - адрес места жительства, по которому должен быть направлен ответ;

3) изложение сути жалобы, дополнительно могут быть указаны должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, действия (бездействие) и решения которого обжалуются;

4) личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов пользователь прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

38. Письменная жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

39. Ответ на жалобу направляется по почтовому адресу, указанному в жалобе. Если в письменной жалобе не указаны наименование юридического лица (для граждан - фамилия, имя, отчество) инициатора жалобы и почтовый адрес (для граждан - адрес места жительства), по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

40. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма, осуществленные в ходе предоставления данной муниципальной услуги, в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приложение N 1
к Регламенту

Схема последовательности
административных действий архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма по предоставлению муниципальной услуги

                /---------------------------------------\

    ----------| Запросы юридических или физических лиц|

    |  |        \---------------------------------------/

    |  |        /--------------------------------------\

    | 1 день    |         Начало предоставления         |

    |  |        |         муниципальной услуги          |

    |  |        \---------------------------------------/

    |  |        /--------------------------------------\

    |  --------|   Регистрация запросов (заявлений)    |

    |          \---------------------------------------/

    |  |        /--------------------------------------\

    |  |        | Анализ тематики поступивших запросов, |

    |  |      /-|    принятие решения о возможности     |----\

    |  |      | |              исполнения               |    |

    |  |      | \---------------------------------------/    |

    | 7 дней  |                            |                 |

    |  |   /--------------\        /-------------\ /--------------\

    |  |   |  Уведомление  |        |Поиск архивных| |  Направление  |

    |  |   | заявителей о  |        | документов,  | |  запросов на  |

    |  |   |предоставлении |        | необходимых  | | исполнение по |

    |  |   |дополнительных |        |для исполнения| |принадлежности,|

    |  ---|   сведений,   |        |   запросов   | | одновременное |

    |      |  необходимых  |        \--------------/ |  уведомление  |

    |      |для исполенения|        /-------------\ | заявителей о  |

    |      |    запроса    |        |  Оформление  | | переадресации |

    |      \---------------/        |архивных копий| |   запросов    |

    |                               |и дубликатов  | \---------------/

    |                               |   архивных   |

    |                               |  документов  |

  30 дней                           \--------------/

    |                               /-------------\

    |                               |  Подготовка  |

    |                               |    ответа    |

    |                               |  заявителю,  |

    |                               |    выдача    |

    |                               |архивных копий|

    |                               |и дубликатов  |

    |                               |архивных      |

    |                               |документов    |

    |                               \--------------/

    |     /-----------------------------------------------\

    -----| Предоставление муниципальной услуги завершено  |

          \------------------------------------------------/

Приложение N 2
к Регламенту

Администрация городского округа Верхняя Пышма Архивный отдел	Срок исполнения ___________________
ул. Красноармейская, 13 г. Верхняя Пышма Свердловской области, 624091 Тел.: 5-67-37 Факс: 4-24-26 __________________ N ________________ На N _____________ от ________________
АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ для наведения архивной справки по документам

1.Фамилия, имя, отчество (и все изменения их), год и месяц рождения лица, о котором запрашивается архивная справка.
2. Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего архивную справку и отношение к лицу, о котором запрашивается справка (для лиц, запрашивающих справку о других лицах).
3. Адрес, по которому выслать справку (домашний адрес, контактный телефон)
4. О чем запрашивается архивная справка (о трудовом стаже, о заработной плате, об образовании, о награждении и т.д.)
5. Указать точное название места работы, учебы, время работы, должность (номер и дату приказов о приеме на работу, переводе, об увольнении), дату награждения.	Начало работы, учебы (год, месяц, число)	Конец работы, учебы (год, месяц, число)	Должность, звание

"____" _______________20___ г. Подпись заявителя ___________________

Приложение N 3
к Регламенту

Журнал регистрации запросов о предоставлении дубликатов документов

N	Дата поступления запроса	Название организации, учреждения, Ф.И.О. лица, от которого поступил запрос	Адрес заявителя	Ф.И.О. лица, на которое поступил запрос	Название выданного документа (копия, выписка, дубликат)	Кол-во листов копий	Расписка в получении или дата отправки	Примечание (форма собственности использованного документа)

Приложение N 4
к Регламенту

Журнал регистрации запросов о предоставлении архивных копий документов

N	Дата поступления запроса	Название организации, учреждения, Ф.И.О. лица, от которого поступил запрос	Адрес заявителя	Ф.И.О. лица, на которое поступил запрос	Название выданного документа (копия, выписка)	Кол-во листов копий	Расписка в получении или дата отправки	Примечание (форма собственности использованного документа)