Постановление Правительства Санкт-Петербурга от 2 февраля 2010 г. N 80 "О Положении о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга"

В соответствии с абзацем вторым пункта 1 статьи 2 Закона Санкт-Петербурга от 11.05.2005 N 224-28 "О гарантиях деятельности лиц, замещающих (замещавших) государственные должности Санкт-Петербурга" Правительство Санкт-Петербурга

постановляет:

1. Утвердить Положение о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга.

2. Внести изменение в постановление Правительства Санкт-Петербурга от 30.06.2008 N 773 "О Типовом положении о порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга", исключив пункт 1.

3. Признать утратившим силу распоряжение Администрации Санкт-Петербурга от 06.09.2001 N 757-ра "Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Санкт-Петербурга, и государственных служащих Санкт-Петербурга".

4. Контроль за выполнением постановления возложить на вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Вахмистрова А.И.

Губернатор Санкт-Петербурга

В. И. Матвиенко

Внесен в Реестр

нормативных правовых актов

5 февраля 2010 года

Регистрационный N 8670

Положение
о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные
должности Санкт-Петербурга в исполнительных органах
государственной власти Санкт-Петербурга
(утв. постановлением Правительства Санкт-Петербурга
от 2 февраля 2010 г. N 80)

1. Общие положения

1.1. Положение о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее - Положение), в соответствии с абзацем вторым пункта 1 статьи 2 Закона Санкт-Петербурга от 11.05.2005 N 224-28 "О гарантиях деятельности лиц, замещающих (замещавших) государственные должности Санкт-Петербурга" определяет порядок ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее - личные дела).

1.2. Ведение личных дел осуществляется Управлением кадров и государственной службы Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - Управление кадров и государственной службы).

1.3. Вице-губернатор Санкт-Петербурга - руководитель Администрации Губернатора Санкт-Петербурга определяет лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел.

1.4. Сведения, содержащиеся в личных делах, относятся к сведениям конфиденциального характера, а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

2. Кадровая работа по ведению личных дел

2.1. Кадровая работа по ведению личных дел включает в себя:

приобщение документов, указанных в пункте 4.2 Положения, к личным делам;

обеспечение сохранности и учета личных дел;

обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах.

2.2. Лица, ответственные за ведение и хранение личных дел, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел, установленного действующим законодательством.

3. Оформление и регистрация личных дел

3.1. Личное дело формируется после издания правового акта о назначении на государственную должность Санкт-Петербурга в исполнительном органе государственной власти Санкт-Петербурга (далее - исполнительный орган власти) и ведется на протяжении всего периода замещения государственной должности Санкт-Петербурга в исполнительном органе власти.

3.2. Все документы личного дела брошюруются и помещаются в обложку дела, оформляемую в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, утвержденной распоряжением Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 13.12.2007 N 89-ра (далее - Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга). На документы личного дела составляется внутренняя опись документов по форме согласно приложению N 1 к Положению.

4. Документы, включаемые в личное дело

4.1. Первоначально личное дело формируется из документов, предъявляемых гражданином Российской Федерации при назначении на государственную должность Санкт-Петербурга в исполнительном органе власти, впоследствии к личному делу приобщаются иные документы, отражающие трудовую деятельность лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга в исполнительном органе власти (далее - лицо, замещающее государственную должность Санкт-Петербурга), в соответствии с Положением.

4.2. Личные дела формируются на каждое лицо, замещающее государственную должность Санкт-Петербурга, отдельно. Ведение нескольких личных дел на лицо, замещающее государственную должность Санкт-Петербурга, не допускаются#. Документы (при их наличии) группируются в личном деле в следующей последовательности:

собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета по форме согласно приложению N 2 к Положению;

дополнение к анкете по форме согласно приложению N 3 к Положению;

копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания;

сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

сведения о результатах проверки достоверности и полноты представленных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и соблюдения ограничений лицом, замещающим государственную должность Санкт-Петербурга;

медицинское заключение о состоянии здоровья;

копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий;

письменное заявление о назначении на государственную должность Санкт-Петербурга в исполнительном органе власти;

копия правового акта о назначении на государственную должность Санкт-Петербурга в исполнительном органе власти;

экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

копии документов о присвоении классного чина;

копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей связано с использованием таких сведений;

копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

копии документов о дополнительно полученном образовании;

копии правовых актов о поощрении, а также о наложении дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

заявление лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга, об освобождении от замещаемой государственной должности Санкт-Петербурга;

копия правового акта об освобождении от должности лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга;

копия запроса о передаче личного дела в случае назначения на иную должность в другом государственном органе;

лист-заверитель личного дела.

К личному делу приобщаются письменные объяснения лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела, а также иные документы, предусмотренные законодательством.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления.

4.3. К личному делу не приобщаются:

документы, содержание которых носит временный характер (о предоставлении отпусков, об установлении ежемесячного денежного поощрения, о выплате премий и т.п.);

документы, не имеющие необходимых реквизитов (дат, номеров, подписей и т.п.), и документы, содержащие не заверенные в установленном порядке исправления;

факсограммы.

5. Порядок оформления документов, включаемых в личное дело

5.1. К личному делу приобщаются оригиналы документов либо копии, выписки из них в случаях, предусмотренных Положением.

5.2. Выписка из правового акта может быть приобщена к личному делу вместо копии соответствующего документа.

Выписка из правового акта должна содержать все имеющиеся в оригинале реквизиты: вид правового акта, дату, номер, заголовок, указание должности, фамилии и инициалов подписавшего его лица (без личной подписи).

5.3. Оформление и удостоверение копий и выписок из правовых актов и иных документов, включаемых в личное дело, производится в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

5.4. Все исправления, внесенные в документы личного дела, должны быть заверены подписью лица, ответственного за ведение и хранение личных дел, и печатью Управления кадров и государственной службы.

5.5. Анкета заполняется гражданином Российском Федерации при назначении на государственную должность Санкт-Петербурга в исполнительном органе власти по форме согласно приложению N 2 к Положению.

При заполнении анкеты должны соблюдаться следующие правила:

анкета заполняется гражданином Российской Федерации собственноручно, разборчиво, без помарок и исправлений;

на все вопросы даются полные ответы в строгом соответствии со сведениями, содержащимися в личных документах гражданина Российской Федерации;

прочерки в графах не допускаются, отрицательные ответы записываются без повторения вопроса ("не имею", "не был" и т.п.).

5.6. Лицо, ответственное за ведение и хранение личных дел, обязано при приеме анкеты проверить полноту и правильность указанных в ней сведений, заверить анкету своей подписью с указанием его должности, фамилии и инициалов и печатью Управления кадров и государственной службы.

5.7. Изменения персональных данных лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга, отражаются в дополнении к анкете, при этом анкета вновь не заполняется.

Все вносимые изменения должны быть подтверждены оригиналами документов либо удостоверенными в установленном порядке копиями документов, выписками из них, которые подлежат приобщению к личному делу.

6. Порядок хранения личных дел

6.1. Личные дела хранятся в Управлении кадров и государственной службы в специально оборудованном сейфе или металлическом шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения либо несанкционированного использования.

6.2. Личные дела, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся Управлением кадров и государственной службы в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

6.3. Личные дела хранятся в Управлении кадров и государственной службы в течение десяти лет со дня увольнения лица, замещавшего государственную должность Санкт-Петербурга, после чего передаются в архив.

6.4. Личные дела лиц, умерших, признанных безвестно отсутствующими, объявленных умершими в установленном порядке в период замещения ими государственной должности Санкт-Петербурга, хранятся в Управлении кадров и государственной службы в течение десяти лет со дня их увольнения, после чего передаются в архив.

7. Порядок передачи личных дел

7.1. При назначении лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга, на другую государственную должность Санкт-Петербурга или на должность государственной гражданской службы Санкт-Петербурга, а также при назначении на государственную должность Российской Федерации или на должность федеральной государственной гражданской службы его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения одной из указанных должностей.

7.2. Передача личного дела производится по письменному запросу руководителя государственного органа с оформлением акта приема-передачи. Акт приема-передачи личного дела составляется в двух экземплярах, подписывается начальником Управления кадров и государственной службы и руководителем кадровой службы государственного органа и удостоверяется печатями Управления кадров и государственной службы и кадровой службы государственного органа.

7.3. В случае необходимости личное дело направляется в государственный орган почтой ценным письмом (бандеролью) с уведомлением о вручении. В этом случае к личному делу прилагается сопроводительное письмо и два экземпляра акта приема-передачи, один из которых после оформления подлежит возврату кадровой службой государственного органа - получателя почтового отправления.

7.4. При подготовке к передаче личное дело оформляется в следующем порядке:

7.4.1. Документы, приобщенные к личному делу, брошюруются, страницы нумеруются. Нумерация листов личного дела производится арабскими цифрами черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа без затрагивания текста документа. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.

7.4.2. В начало личного дела помещается внутренняя опись документов, которая завершается итоговой записью по установленной форме и подписывается лицом, ответственным за ведение и хранение личных дел, с указанием его должности, фамилии и инициалов, а также даты составления описи.

7.4.3. На обложке личного дела указываются даты его начала и окончания, которыми являются соответственно дата назначения на государственную должность Санкт-Петербурга и дата освобождения от указанной должности.

7.4.4. В конце личного дела помещается лист-заверитель личного дела по форме согласно Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

7.4.5. Лист-заверитель личного дела подписывается лицом, ответственным за ведение и хранение личных дел, с указанием его должности, фамилии и инициалов, даты подписания, и заверяется печатью Управления кадров и государственной службы.

7.5. При передаче личных дел на архивное хранение личные дела оформляются в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, с учетом требований пункта 7.4 Положения.

Приложение N 1
к Положению о порядке ведения личных дел лиц,
замещающих государственные должности
Санкт-Петербурга в исполнительных органах
государственной власти Санкт-Петербурга

Внутренняя опись
документов, единиц хранения N ___

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов единиц хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________документов

           (Цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _________________________

                                      (Цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела              ___________ _____________________

                               (Подпись) (Расшифровка подписи)

Дата

Приложение N 2
к Положению о порядке ведения личных дел лиц,
замещающих государственные должности
Санкт-Петербурга в исполнительных органах
государственной власти Санкт-Петербурга

Анкета
(заполняется собственноручно)

1.Фамилия _____________________________________ /-----------\

  Имя _________________________________________ |   место   |

  Отчество ____________________________________ |    для    |

                                                |фотографии |

                                                |           |

                                                |           |

                                                \-----------/

2. Если изменяли фамилию, имя или отчество, то укажите их, а также когда, где и по какой причине изменяли
3. Число, месяц, год и место рождения (село, деревня, город, район, область, край, республика, страна)
4. Гражданство (если изменяли, то укажите, когда и по какой причине, если имеете гражданство другого государства - укажите)
5. Образование (когда и какие учебные заведения окончили, номера дипломов) Направление подготовки или специальность по диплому Квалификация по диплому
6. Послевузовское профессиональное образование: аспирантура, адъюнктура, докторантура (наименование образовательного или научного учреждения, год окончания) Ученая степень, ученое звание (когда присвоены, номера дипломов, аттестатов)
7. Какими иностранными языками и языками народов Российской Федерации владеете и в какой степени (читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться, владеете свободно)
8. Классный чин федеральной гражданской службы, дипломатический ранг, воинское или специальное звание, классный чин правоохранительной службы, классный чин гражданской службы субъекта Российской Федерации, квалификационный разряд государственной службы, квалификационный разряд или классный чин муниципальной службы (кем и когда присвоены)
9. Были ли Вы судимы, когда и за что
10. Допуск к государственной тайне, оформленный за период работы, службы, учебы, его форма, номер и дата (если имеется)

11. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности

(включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и т.п.).

При заполнении данного пункта необходимо именовать организации так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности и номера воинской части.

Месяц и год		Должность с указанием организации	Адрес организации (в том числе за границей)
поступления	ухода

12. Государственные награды, иные награды и знаки отличия

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

13. Ваши близкие родственники (отец, мать, братья, сестры и дети), а также муж (жена), в том числе бывшие.

Если родственники изменяли фамилию, имя, отчество, необходимо также указать их прежние фамилию, имя, отчество.

Степень родства	Фамилия, имя, отчество	Год, число, месяц и место рождения	Место работы (наименование и адрес организации), должность	Домашний адрес (адрес регистрации, фактического проживания)

14. Ваши близкие родственники (отец, мать, братья, сестры и дети), а также муж (жена), в том числе бывшие, постоянно проживающие за границей и (или) оформляющие документы для выезда на постоянное место жительства в другое государство

__________________________________________________________________

(Фамилия, имя, отчество)

__________________________________________________________________

(с какого времени они проживают за границей)

15. Пребывание за границей (когда, где, с какой целью) _________

_____________________________________________________________

16. Отношение к воинской обязанности и воинское звание ________

_____________________________________________________________

17. Домашний адрес (адрес регистрации, фактического проживания), номер телефона (либо иной вид связи) ___________________________

_____________________________________________________________

18. Паспорт или документ, его заменяющий ____________________

                            (Серия, номер, кем и когда выдан)

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

19. Наличие заграничного паспорта __________________________

                            (Серия, номер, кем и когда выдан)

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

20. Номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (если имеется)

_____________________________________________________________

21. ИНН (если имеется) ___________________________________

22. Дополнительные сведения (участие в выборных представительных органах, другая информация, которую желаете сообщить о себе) ____________________________________________

____________________________________________________________

23. Мне известно, что сообщение о себе в анкете заведомо ложных сведений может повлечь отказ в назначении на государственную должность Санкт-Петербурга.

На проведение в отношении меня проверочных мероприятий согласен (согласна).

" __ " _____________ 20 __ г.             Подпись ___________

                 Фотография и данные о трудовой деятельности,

    М.П.            воинской службе и учебе оформляемого лица

                    соответствуют документам, удостоверяющим

                    личность, записям в трудовой книжке,доку-

                     ментам об образовании и воинской службе.

" __ " __________ 20 ___ г.     _____________________________

                               (Наименование должности лица,

                                   ответственного за ведение

                                       и хранение личных дел)

                              _________ _____________________

                              (Подпись) (Расшифровка подписи)

Приложение N 3
к Положению о порядке ведения личных дел лиц,
замещающих государственные должности
Санкт-Петербурга в исполнительных органах
государственной власти Санкт-Петербурга

К личному делу N

Дополнение
к анкете лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга
в исполнительном органе государственной власти Санкт-Петербурга

Фамилия ____________________________________

Имя ________________________________________

Отчество ____________________________________

1. Данные о работе

N п/п	Должность, наименование исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга	Дата		Дата и номер правового акта		Основание увольнения
		назначения на должность	освобождения от должности	о назначении на должность	об освобождении от должности
1	2	3	4	5	6	7

2. Данные о наградах и поощрениях

N п/п	Дата награждения (поощрения)	Чем награжден (вид поощрения)	За что награжден (поощрен)	Кем награжден (поощрен), дата и номер правового акта
1	2	3	4	5

3. Изменения в сведениях об образовании

N п/п	Дата (месяц, год) окончания учебы	Наименование учебного заведения	Специальность, квалификация	Номер диплома, удостоверения, свидетельства
1	2	3	4	5

4. Изменения в сведениях о месте жительства и семейном положении