Приложение 5. Положение о порядке учета, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов единого государственного экзамена в Санкт-Петербурге

Приложение 5
к распоряжению Комитета
по образованию
от 27.02.2010 N 229-р

Положение
о порядке учета, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов
единого государственного экзамена в Санкт-Петербурге

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 24.02.2009 N 57 "Об утверждении Порядка проведения единого государственного экзамена", Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 02.03.2009 N 68 "Об утверждении порядка выдачи свидетельства о результатах единого государственного экзамена", рекомендациями Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки по организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену от 24.05.2006 N 01-290/08-01.

1.2. Положение регламентирует организационно-технологические мероприятия учета, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов единого государственного экзамена (далее - ЕГЭ) в Санкт-Петербурге.

1.3. При организации приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов ЕГЭ в соответствии с организационно-технологической схемой проведения ЕГЭ в Санкт-Петербурге с использованием автоматической информационной системы "ЕГЭ" устанавливается порядок взаимодействия между следующими органами и организационными структурами:

- государственным образовательным учреждением дополнительного профессионального образования центром повышения квалификации специалистов Санкт-Петербурга "Региональный центр оценки качества образования и информационных технологий" (далее - РЦОКОиИТ);

- отделами, осуществляющими управление в сфере образования, администраций районов Санкт-Петербурга (далее - ОУОАР);

- Государственной экзаменационной комиссией Санкт-Петербурга (далее - ГЭК);

- Конфликтной комиссией Санкт-Петербурга по проведению ЕГЭ (далее - конфликтная комиссия);

- Предметными комиссиями ГЭК;

- Первичными пунктами обработки информации (далее - ППОИ);

- Пунктами проведения ЕГЭ (далее - ППЭ).

1.4. Представители указанных в пункте 1.3 органов и организационных структур, работающие с материалами и документами ЕГЭ, относящимися к категории материалов и документов строгой отчетности, несут ответственность за сохранность материалов и документов и конфиденциальность информации.

2. Комиссия по работе с материалами и документами строгой отчетности ЕГЭ

2.1. На период приемки, передачи, хранения и уничтожения документов строгой отчетности в целях усиления информационной безопасности и обеспечения общественного контроля за вышеперечисленными процессами создается Комиссия по работе с документами строгой отчетности ЕГЭ (далее - Комиссия).

2.2. В состав Комиссии входят представители Комитета по образованию, РЦОКОиИТ. Состав Комиссии утверждается ГЭК.

2.3. Основными функциями Комиссии являются:

- прием экзаменационных материалов и незаполненных бланков свидетельств о результатах ЕГЭ (далее - Первичные документы) из федерального государственного учреждения "Федеральный центр тестирования" (далее - ФЦТ);

- передача первичных документов на временное хранение в РЦОКОиИТ;

- учет использования экзаменационных материалов;

- организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения.

2.4. Комиссия проводит заседания в соответствии с региональным планом мероприятий по организационно-технологическому сопровождению ЕГЭ и по мере необходимости.

2.5. Решения Комиссии оформляются соответствующими актами.

3. Материалы и документы ЕГЭ

3.1. К материалам и документам ЕГЭ относятся:

3.1.1. экзаменационные материалы, которые включают:

- экзаменационные задания - контрольные измерительные материалы (далее - КИМ), оформленные на различных носителях (бумажный, электронный носитель, аудионоситель),

- материалы для оформления ответов участников ЕГЭ - бланк ответов участников ЕГЭ (бумажный, электронный носитель);

3.1.2. документы, используемые при проведении ЕГЭ (составленные по соответствующей форме):

-Форма 1-РЦОИ - Протокол готовности РЦОИ;

-Форма 2-РЦОИ - Бланк-копия;

-Форма 3-РЦОИ - Бланк-протокол проверки экспертом заданий с развернутым ответом;

-Форма 1-АП - Апелляция о несогласии с выставленными баллами;

-Форма 2-АП - Протокол рассмотрения апелляции;

Приложение 1 - Содержание изменений для пересчета результатов ЕГЭ при рассмотрении апелляций по результатам ЕГЭ;

-Форма 1-ППОИ - Протокол готовности ППОИ;

-Форма 1-ППЭ - Протокол готовности ППЭ;

-Форма 2-ППЭ - Апелляция о нарушении установленного порядка проведения ЕГЭ;

-Форма 3-ППЭ - Протокол служебного расследования апелляции о нарушении установленного порядка проведения ЕГЭ;

-Форма 4-ППЭ - Рекомендуемая схема нумерации мест в аудиториях при проведении единого государственного экзамена;

-Форма 5-ППЭ - Список распределения участников ЕГЭ по аудиториям;

-Форма 6-ППЭ - Список участников ЕГЭ по классам с указанием номеров аудиторий;

-Форма 7-ППЭ - Протокол распределения организаторов по аудиториям ППЭ;

-Форма 8-ППЭ - Протокол идентификации личности участника ЕГЭ при отсутствии у него документа, удостоверяющего личность;

-Форма 9-ППЭ - Протокол допуска участника ЕГЭ, прибывшего на единый государственный экзамен без пропуска;

-Форма 10-ППЭ - Справка;

-Форма 11-ППЭ - Сопроводительный бланк к материалам ЕГЭ;

-Форма 12-ППЭ - Протокол проведения ЕГЭ в аудитории;

Приложение 1 - Протокол использования дополнительных бланков ответов N 2;

-Форма 13-ППЭ - Протокол проведения ЕГЭ в ППЭ;

-Форма 14-ППЭ - Акт приемки-передачи материалов ЕГЭ;

Приложение 1 - Ведомость выдачи экзаменационных материалов в аудитории.

3.1.3. протоколы заседаний ГЭК (в том числе о результатах ЕГЭ);

3.1.4. бланки свидетельств о результатах ЕГЭ;

3.1.5. ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ и их дубликатов.

3.2. До заполнения бланки документов именуются первичными документами ЕГЭ.

3.3. Сроки хранения документов и материалов ЕГЭ определяются по перечню согласно приложению 7 настоящего Положения.

3.4. Документы, указанные в Приложении 7 настоящего Положения, являются документами строгой отчетности и хранятся в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

3.5. Материалы и документы ЕГЭ являются материальными ценностями.

3.6. Лица, осуществляющие приемку, доставку и хранение материалов и документов ЕГЭ, являются материально-ответственными лицами и несут материальную ответственность за вверенные им ценности в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, иными законодательными актами.

4. Приемка материалов и документов ЕГЭ

4.1. Работа с указанными в пункте 3 документами во время организации и проведения ЕГЭ проводится с привлечением членов Комиссии.

4.2. Экзаменационные материалы и незаполненные бланки свидетельств о результатах ЕГЭ доставляются с федерального уровня, принимаются по накладной заместителем директора РЦОКОиИТ на временное хранение до момента использования. Сроки доставки указанных материалов согласовываются с Федеральной службой по надзору в сфере образования и науки.

4.3. При приеме материалов на каждый экзамен Комиссия по Акту о проверке комплектности индивидуальных комплектов, составленному по форме, содержащейся в Приложении 1 к настоящему Положению, удостоверяет соответствие наличия количества доставленных индивидуальных комплектов (далее - ИК) описи поставки.

4.4. При приеме бланков свидетельств о результатах ЕГЭ Комиссия удостоверяет соответствие наличия количества доставленных бланков количеству бланков свидетельств, указанных в описи поставки, путем составления Акта о проверке комплектности бланков свидетельств ЕГЭ, составленному# по форме, содержащейся в Приложении 2 к настоящему Положению. При этом осуществляется проверка бланков свидетельств на наличие брака. В случае обнаружения несоответствий или брака на бланках свидетельств оформляется акт в трех экземплярах.

5. Передача материалов и документов ЕГЭ

5.1. Порядок передачи материалов и документов ЕГЭ поэтапно из одного органа/организационной структуры в другую регламентируются# инструкциями по вопросам организационно-технологического обеспечения ЕГЭ и настоящим Положением.

5.1.1. Экзаменационные материалы (спецпакеты с ИК) и документы передаются ответственным за временное хранение уполномоченным лицом РЦОКОиИТ по акту на упаковку, составленному по форме, содержащейся в Приложение# 3 к настоящему Положению.

5.1.2. В день, предшествующий экзамену, с 13.00 до 18.00 РЦОКОиИТ осуществляет выдачу экзаменационных материалов и документов уполномоченным ГЭК (районным координаторам ЕГЭ) в соответствии с графиком на основании Акта приемки-передачи материалов (Форма 14-ППЭ).

5.1.3. С момента получения экзаменационных материалов в РЦОКОиИТ до выдачи их в день экзамена в ППЭ экзаменационные материалы и документы хранятся в ППОИ.

5.1.4. Хранение экзаменационных материалов в РЦОКОиИТ, ППОИ и ППЭ осуществляется в сейфе или в специально выделенном, оборудованном и опечатанном помещении, находящемся на сигнализации, в соответствии с режимом информационной безопасности и в порядке, исключающем доступ к экзаменационным материалам посторонних лиц.

5.1.5. Ответственность за соблюдение правил хранения и передачи экзаменационных материалов несут персонально уполномоченные ГЭК (районные координаторы ЕГЭ).

5.1.6. В день экзамена утром с 6.00 до 8.00 уполномоченные ГЭК (директора образовательных учреждений - ППЭ) получают от уполномоченных ГЭК (районных координаторов ЕГЭ) экзаменационные материалы и документы для проведения ЕГЭ в ППЭ (согласно форме 14-ППЭ), доставляют материалы и документы в ППЭ и передают руководителям ППЭ.

5.1.7. С момента получения экзаменационных материалов и документов в ППОИ и до момента передачи руководителям ППЭ персональную ответственность за соблюдение мер информационной безопасности несут уполномоченные ГЭК (районные координаторы ЕГЭ).

5.1.8. После передачи экзаменационных материалов и документов в ППЭ руководители ППЭ несут персональную ответственность за соблюдение мер информационной безопасности.

5.1.9. При получении материалов и документов руководитель ППЭ проверяет соответствие фактического количества доставочных спецпакетов с индивидуальными комплектами количеству спецпакетов, указанному в Акте приемки-передачи (Форма 14-ППЭ).

5.1.10. При несовпадении фактического количества спецпакетов с количеством, указанным в Акте приемки/передачи комплектов документации на экзамен (Форма 14-ППЭ), руководитель ППЭ и уполномоченный представитель ГЭК составляют служебную записку и принимают меры для разрешения ситуации, при необходимости привлекая специалистов РЦОКОиИТ.

5.1.11. По завершении ЕГЭ руководитель ППЭ передает уполномоченному представителю ГЭК:

- использованные КИМ;

- возвратные доставочные пакеты с бланками регистрации, бланками N 1 и N 2;

- неиспользованные доставочные спецпакеты и ИК;

- протоколы проведения экзамена;

5.1.12. Передача комплектов материалов и документов из РЦОКОиИТ в ППОИ и из ППОИ в РЦОКОиИТ осуществляется уполномоченным представителем ГЭК в лице районного координатора ЕГЭ на основании Акта приемки/передачи комплектов материалов и документов на экзамен (Форма 14-ППЭ).

5.2. Уполномоченный представитель ГЭК несет ответственность за доставку комплектов материалов и документов ЕГЭ на обработку в РЦОКОиИТ.

5.3. Спецпакеты со свидетельствами передаются из РЦОКОиИТ после окончания ЕГЭ уполномоченному представителю ГЭК (районному координатору ЕГЭ) на основании Ведомости выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ, составленной по форме, содержащейся в Приложении 5 к настоящему Положению.

5.4. Уполномоченный представитель ГЭК (районный координатор ЕГЭ) передает указанные свидетельства уполномоченным представителям ГЭК (руководителям образовательных учреждений) для последующей их выдачи выпускникам по ведомости учета выдачи свидетельств. Невыданные свидетельства передаются ответственному сотруднику РЦОКОиИТ также по ведомости учета выдачи свидетельств.

5.5. Лица, допускаемые на разных этапах к работе с материалами и документами ЕГЭ, несут ответственность за соблюдение конфиденциальности информации, ставшей им известной в силу выполняемых ими работ в рамках организации и проведения ЕГЭ.

6. Учет материалов и документов ЕГЭ

6.1. По окончании проведения каждого экзамена в форме и по материалам ЕГЭ Комиссия организует работы по учету материалов и документов строгой отчетности, содержащихся в Приложении 7 настоящего Положения.

Комиссия производит отбор и оценку материалов и документов строгой отчетности по ЕГЭ, подлежащих длительному и временному хранению, также отбираются материалы, не подлежащие хранению (в том числе черновики), для их дальнейшего уничтожения.

6.2. Результат работы Комиссии оформляется Актами передачи на архивное хранение материалов и документов строгой отчетности по ЕГЭ, составленных# по форме, содержащейся в Приложениях 6 и 7 к настоящему Положению.

6.3. По окончании работ по ЕГЭ РЦОКОиИТ представляет отчет об использовании экзаменационных материалов и документов в Комитет по образованию.

6.4. Ответственный сотрудник РЦОКОиИТ записывает на внешний электронный носитель данные региональной базы данных и электронные образы бланков ответов участников ЕГЭ.

6.5. Комитет по образованию направляет сводную справку об использовании экзаменационных материалов и документов ЕГЭ в текущем году и представляет ее в Федеральную службу по надзору в сфере образования и науки.

7. Хранение материалов и документов ЕГЭ

7.1. Определение видов и значимости материалов и документов, подлежащих передаче в архив, производится Комиссией на основании Федерального закона Российской Федерации от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" и в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

7.2. Материалы и документы ЕГЭ в соответствии с перечнем, содержащимся в Приложении 7 настоящего Положения, размещаются на временное хранение в РЦОКОиИТ.

7.3. Не подлежат хранению и уничтожаются после окончания ЕГЭ:

- список распределения участников ЕГЭ по аудиториям, составленный по форме 5-ППЭ;

- список участников ЕГЭ по классам с указанием номеров аудиторий, составленный по форме 6-ППЭ;

- протокол распределения организаторов по аудиториям ППЭ, составленный по форме 7-ППЭ;

- протокол распределения дежурных, составленный по форме 7-1-ППЭ;

- акты готовности ППОИ и ППЭ;

- сведения о помещении, предназначенном для временного хранения экзаменационных материалов на период ЕГЭ;

- сведения о транспорте, предназначенном для перевозки материалов ЕГЭ из РЦОКОиИТ в ППОИ и обратно.

7.4. Хранятся до 31 декабря текущего года:

7.4.1. акты приемки-передачи, составленные по форме 14-ППЭ и Приложению к ней;

7.4.2. экзаменационные материалы:

- бланки регистрации, бланки ответов N 1 и N 2;

- использованные КИМ;

- некомплектные, лишние, имеющие полиграфические дефекты или испорченные ИК;

7.4.3. протоколы проведения ЕГЭ в ППЭ:

- протокол готовности ППОИ, составленный по форме 1-ППОИ;

- протокол готовности ППЭ, составленный по форме 1-ППЭ;

- протокол идентификации личности участника ЕГЭ при отсутствии у него документа, удостоверяющего личность, составленный по форме 8-ППЭ;

- протокол допуска участника ЕГЭ, прибывшего на ЕГЭ без пропуска, составленный по форме 9-ППЭ;

- протокол проведения ЕГЭ в аудитории, составленный по форме 12-ППЭ;

- протокол использования дополнительных бланков ответов N 2, составленный по форме Приложения 1 к форме 12-ППЭ;

- протокол проведения ЕГЭ в ППЭ, составленный по форме 13-ППЭ;

7.4.4. материалы проверки ответов участников ЕГЭ:

- бланк-копия, составленный по форме 2-РЦОИ;

- бланк-протокол проверки экспертом заданий с развернутым ответом, составленный по форме 3-РЦОИ;

7.4.5. материалы работы конфликтной комиссии:

- журналы регистрации апелляций;

- апелляции о несогласии с выставленными баллами, составленные по форме 1-АП;

- протоколы рассмотрения апелляций, составленные по форме 2-АП;

- содержание изменений для пересчета результатов ЕГЭ при рассмотрении апелляций по результатам ЕГЭ;

- Апелляции о нарушении установленного порядка проведения ЕГЭ, составленные по форме 2-ППЭ;

- Протокол служебного расследования апелляции о нарушении установленного порядка проведения ЕГЭ, составленный по форме 3-ППЭ.

7.5. Хранятся 5 лет следующие документы ЕГЭ:

- протоколы заседаний ГЭК;

- протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ.

7.6. Испорченные или имеющие полиграфические дефекты бланки свидетельств о результатах ЕГЭ и ведомости выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ хранятся до 1 сентября текущего года.

7.7. Неиспользованные бланки свидетельств о результатах ЕГЭ хранятся до 31 декабря года, следующего за годом выдачи свидетельств, т.е. окончания срока действия свидетельств.

7.8. Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ, аннулированные по результатам апелляций свидетельства о результатах ЕГЭ, акты приемки/передачи бланков свидетельств ЕГЭ, ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ хранятся 5 лет.

7.9. Внешние носители с электронными файлами обработки хранятся 5 лет.

7.10. Хранение материалов и документов ЕГЭ осуществляется в специально выделенном и оборудованном помещении в металлических шкафах, позволяющих обеспечить сохранность материальных ценностей, соблюдение режима информационной безопасности и хранение в порядке, исключающем к ним доступ посторонних лиц.

7.11. Дальнейшее использование материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ в практических целях не допускается.