Приложение. Административный регламент исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной функции по согласованию и утверждению нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу государственных органов, органов местного самоуправления Ленинградской области, организаций - источников комплектования ГУ "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге"

Приложение

Административный регламент
исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной
функции по согласованию и утверждению нормативных, учетных и методических
документов по делопроизводству и архивному делу государственных органов,
органов местного самоуправления Ленинградской области, организаций -
источников комплектования ГУ "Ленинградский областной
государственный архив в г. Выборге"
(утв. приказом архивного комитета Ленинградской области
от 25 декабря 2008 г. N 15 (в редакции приказа архивного комитета
Ленинградской области от 27 февраля 2010 г. N 5)

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Административный регламент исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной функции по согласованию и утверждению нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу государственных органов, органов местного самоуправления Ленинградской области, организаций - источников комплектования ГУ "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - Административный регламент) разработан в целях реализации Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006 - 2008 годах и плана мероприятий по проведению административной реформы в Российской Федерации в 2006 - 2008 годах, одобренных распоряжением Правительства Российской Федерации от 25 октября 2005 года N 1789-р, а также повышения качества и эффективности исполнения государственной функции, определяет сроки и последовательность административных действий (процедур).

2. В целях настоящего регламента применяются следующие понятия:

2.1. Нормативные документы по делопроизводству и архивному делу:

- примерные и индивидуальные инструкции по делопроизводству;

- примерные и индивидуальные номенклатуры дел;

- примерные и индивидуальные положения об архивах;

- примерные и индивидуальные положения об экспертных комиссиях.

2.2. Учетные документы по делопроизводству и архивному делу:

- описи дел постоянного хранения (управленческих, аудиовизуальных, электронных документов, документов личного происхождения, научно-технической документации);

- описи дел по личному составу;

- описи особо ценных дел;

- перечни особо ценных дел, документов (номерники);

- перечни проектов, проблем (тем), научно-технической документации;

- акты о неисправимых повреждениях документов (архивных документов);

- акты о необнаружении документов (архивных документов), пути розыска которых исчерпаны;

- акты о выделении к уничтожению документов (архивных документов), не подлежащих хранению;

- акты описания архивных документов, переработки описей;

- списки источников комплектования ГУ "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - ГУ ЛОГАВ);

- списки источников комплектования муниципальных архивов Ленинградской области;

- заключения о внесении изменений в списки источников комплектования ГУ ЛОГАВ,

- заключения о внесении изменений в списки источников комплектования муниципальных архивов Ленинградской области.

2.3. Методические документы:

- методические рекомендации, инструкции, памятки по вопросам хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

2.4. Ненадлежащее оформление документов# представленных на согласование, утверждение:

- отсутствие сопроводительного письма;

- несоответствие форм учетных, нормативных, методических документов установленным требованиям;

- отсутствие подписей составителей документов;

- наличие помарок, исправлений, нечитаемость текста.

Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение
государственной функции

3. Исполнение государственной функции по согласованию и утверждению нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 26 января 2009 года, N 4, ст. 445);

Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 год, N 43, ст. 4169);

областным законом от 29 декабря 2005 года N 124-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области отдельными государственными полномочиями Ленинградской области в сфере архивного дела" ("Вестник Правительства Ленинградской области", 30 декабря 2005 года, N 69);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14 мая 2007 года, N 20);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 года N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 9 октября 2007 года, регистрационный номер N 10 291, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 5 ноября 2007 года, N 45);

Основными правилами работы архивов организаций, одобреными# решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года (Основные правила работы архивов организаций, Росархив, ВНИИДАД, Москва, 2002);

постановлением Правительства Ленинградской области от 6 июня 2008 года N 166 "Об утверждении положения об архивном комитете Ленинградской области и штатного расписания архивного комитета Ленинградской области" (Газета "Вести", 25 июня 2008 года N 115);

"Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области", утвержденной постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года N 253-пг (Вестник Правительства Ленинградской области, 27 июня 2006 года, N 31);

Положением о Центральной экспертно-проверочной методической комиссии архивного комитета Ленинградской области, утвержденным приказом архивного комитета Ленинградской области от 9 декабря 2008 года N 9 (в редакции приказа архивного комитета Ленинградской области от 15 февраля 2010 года N 3).

Орган исполнительной власти Ленинградской области, исполняющий
государственную функцию

4. Исполнение государственной функции осуществляется специалистами отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов, а также отдела организационно-правового обеспечения, бюджетного планирования и отчетности (далее - специалисты) архивного комитета Ленинградской области (далее - архивный комитет).

Почтовый адрес архивного комитета: 191311, Санкт-Петербург, Суворовский пр., д. 67.

Адрес местонахождения архивного комитета: 191311, Санкт-Петербург, ул. Смольного, д. 3,

тел. (812) 274-93-62,

факс (812) 710-00-81,

e-mail: aklo_18@mail.ru.

5. Телефоны:

- отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов архивного комитета:

(812) 576-64-88, (812) 576-67-28, (812) 719-65-98;

- отдела организационно-правового обеспечения, бюджетного планирования и отчетности архивного комитета: (812) 274-42-76.

6. В процессе исполнения государственной функции осуществляется взаимодействие с:

- Федеральным архивным агентством;

- ГУ ЛОГАВ;

- муниципальными архивами Ленинградской области (далее - муниципальные архивы);

- государственными и муниципальными музеями и библиотеками, хранящими документы Архивного фонда Российской Федерации;

- источниками комплектования ГУ ЛОГАВ;

- источниками комплектования муниципальных архивов;

- иными юридическими лицами.

7. Процедура взаимодействия с вышеуказанными организациями определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации, настоящим регламентом.

Заявители

8. Исполнение государственной функции осуществляется в отношении следующих государственных органов, органов местного самоуправления, организаций (далее - заявители):

- территориальные органы федеральных органов государственной власти, иных государственных органов в Ленинградской области, с которыми архивным комитетом заключено соглашение об оказании методической помощи;

- органы государственной власти, иные государственные органы и организации - источники комплектования ГУ ЛОГАВ;

- государственные органы и организации Ленинградской области, не являющиеся источниками комплектования ГУ ЛОГАВ;

- ГУ ЛОГАВ;

- муниципальные архивы;

- иные организации.

II. Порядок исполнения государственной функции

Информирование об исполнении государственной функции

9. Информирование об исполнении государственной функции осуществляется специалистами архивного комитета по телефону, по письменным обращениям, при личном обращении заявителя или его полномочного представителя.

10. График работы специалистов архивного комитета Ленинградской области:

понедельник - четверг - 9.00 - 18.00

пятница - 9.00 - 17.00

суббота, воскресенье - выходные дни.

11. Информирование при личном обращении заявителя осуществляется специалистами архивного комитета на рабочем месте в соответствии с графиком работы. Специалист архивного комитета, ответственный за прием, обязан принять заявителя в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе заявителя на другой день или другое время. В день назначенной встречи специалист архивного комитета обязан заказать пропуск заявителю. По прибытии заявителя специалист архивного комитета обязан встретить его лично и проводить к своему рабочему месту.

12. При ответах на устные обращения (по телефону или лично) специалист архивного комитета подробно и корректно информирует обратившихся о порядке и сроках исполнения государственной функции, основаниях для отказа в исполнении государственной функции, а также предоставляет иную интересующую информацию. Ответ следует начинать с информации о наименовании органа, в который обратился заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста архивного комитета. При невозможности ответить на поставленный вопрос необходимо переадресовать обратившегося к другому должностному лицу (специалисту) или сообщить номер телефона, по которому можно получить информацию.

13. При информировании об исполнении государственной функции по письменным обращениям ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или посредством факсимильной связи в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

Результат исполнения государственной функции

14. Конечным результатом исполнения государственной функции является:

14.1. Распоряжение архивного комитета о согласовании:

- примерных и индивидуальных инструкций по делопроизводству;

- примерных и индивидуальных номенклатур дел;

- примерных и индивидуальных положений об архивах и экспертных комиссиях;

- примерных и индивидуальных положений об экспертных комиссиях;

- описей дел по личному составу;

- актов о неисправимых повреждениях документов (архивных документов);

- актов о необнаружении документов (архивных документов), пути розыска которых исчерпаны;

- актов о выделении к уничтожению документов (архивных документов), не подлежащих хранению;

- актов описания архивных документов, переработки описей;

- списков источников комплектования ГУ ЛОГАВ;

- списков источников комплектования муниципальных архивов;

- изменений в списках источников комплектования ГУ ЛОГАВ;

- изменений в списках источников муниципальных архивов;

- методических рекомендаций, инструкций, памяток по вопросам хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

14.2. Распоряжение архивного комитета об утверждении:

- описей дел постоянного хранения;

- перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации;

- описей особо ценных дел;

- перечней особо ценных дел, документов (номерников).

14.3. Распоряжение архивного комитета об отказе в согласовании, утверждении документов, указанных в пунктах 14.1, 14.2.

Основание для исполнения государственной функции

15. Основанием для исполнения государственной функции является получение архивным комитетом с сопроводительным письмом, подписанным руководителем или заместителем руководителя заявителя, документов, указанных в сопроводительном письме.

Условия и сроки исполнения государственной функции

16. Исполнение государственной функции осуществляется в трехмесячный срок со дня регистрации поступления в архивный комитет полного комплекта документов для согласования, утверждения.

17. Комитет исполняет государственную функцию бесплатно.

Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции

18. Основаниями для отказа в исполнении государственной функции является:

- получение неполного комплекта документов, требующих согласования, утверждения;

- ненадлежащее оформление документов, представленных на согласование, утверждение.

Об отказе в исполнении государственной функции заявитель информируется по телефону и письменно не позднее трех рабочих дней со дня истечения срока, установленного для предоставления полного комплекта документов с надлежащим оформлением.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий (процедур) при исполнении
государственной функции

19. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрацию документов, поступивших от заявителей, и передачу их на исполнение;

- анализ нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу;

- рассмотрение нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу на заседании Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (далее - ЦЭПМК) и принятие решения о согласовании, утверждении или отказе в согласовании, утверждении;

- составление и утверждение протокола ЦЭПМК, подготовку распоряжений архивного комитета;

- отправку ответов заявителям.

Регистрация документов, поступивших от заявителей, и передача их на исполнение

20. Прием и регистрацию документов, поступивших на рассмотрение ЦЭПМК, осуществляет специалист архивного комитета, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции. Специалист проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.

21. После регистрации документы направляются председателю ЦЭПМК. Председатель ЦЭПМК определяет специалиста, ответственного за подготовку экспертного заключения и рассмотрения проекта (далее - ответственный исполнитель) на заседании ЦЭПМК, и передает документы секретарю ЦЭПМК с резолюцией.

Резолюция проставляется председателем на сопроводительном письме или на отдельном листе и содержит:

- фамилию, инициалы ответственного исполнителя;

- срок подготовки экспертного заключения и(или) рецензии;

- подпись;

- дату резолюции.

22. Секретарь ЦЭПМК:

- регистрирует полученные документы в книге регистрации документов (приложение 1);

- совместно с ответственным исполнителем проверяет правильность оформления документов и их комплектность.

23. В случае, если документы поступили в полном комплекте и правильно оформлены, они передаются секретарем ответственному исполнителю для исполнения.

24. Если в ходе проверки представленных документов выявлены замечания по комплекту и оформлению документов, ответственный исполнитель:

- информирует об этом заявителя устно в течение 3-х рабочих дней;

- готовит проект письма о необходимости устранения замечаний и после подписания его председателем архивного комитета передает специалисту, ответственному за прием и регистрацию почтовой корреспонденции, для отправки заявителю.

25. В случае, если по истечении 10-ти рабочих дней с даты направления письма заявитель не устранит замечания, ответственный исполнитель готовит проект письма архивного комитета с обоснованием отказа в исполнении государственной функции. Письмо за подписью председателя архивного комитета или его заместителя отправляется заявителю не позднее 3-х рабочих дней (с момента истечения десятидневного срока ожидания) почтой по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма.

Анализ нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу

26. Ответственный исполнитель готовит заключение (приложения 2, 3) и (или) рецензию на поступившие от заявителя нормативные, учетные и методические документы по делопроизводству и архивному делу, проект решения ЦЭПМК и представляет их вместе с документами секретарю ЦЭПМК для включения в повестку дня очередного заседания.

27. Для подготовки заключений и (или) рецензий на нормативные, учетные и методические документы по делопроизводству и архивному делу кроме членов ЦЭПМК председателем ЦЭПМК могут привлекаться работники ГУ ЛОГАВ, муниципальных архивов.

28. Срок подготовки заключений и(или) рецензий определяется председателем ЦЭПМК, но не может превышать с момента регистрации секретарем ЦЭПМК 30-ти дней на следующие документы:

- индивидуальные инструкции по делопроизводству;

- индивидуальные номенклатуры дел;

- примерные и индивидуальные положения об архивах;

- примерные и индивидуальные положения об экспертных комиссиях;

- описи дел постоянного хранения;

- описи дел по личному составу;

- перечни проектов, проблем (тем), научно-технической документации;

- акты о неисправимых повреждениях документов (архивных документов);

- акты о необнаружении документов (архивных документов), пути розыска которых исчерпаны;

- акты о выделении к уничтожению документов (архивных документов);

- заключения о внесении изменений в списки источников комплектования ГУ ЛОГАВ;

- заключения о внесении изменений в списки источников комплектования муниципальных архивов;

60-ти дней на следующие документы:

- примерные номенклатуры дел;

- примерные инструкции по делопроизводству;

- методические рекомендации, инструкции, памятки;

- описи особо ценных дел;

- перечни особо ценных дел, документов (номерники);

- списки источников комплектования ГУ ЛОГАВ;

- списки источников комплектования муниципальных архивов.

Рассмотрение нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу на заседании ЦЭПМК и принятие решения о согласовании, утверждении или отказе в согласовании, утверждении

29. Рассмотрение нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу осуществляется на заседании ЦЭПМК один раз в месяц (последняя пятница месяца), в 11 часов, а также по мере необходимости.

30. Повестка дня очередного заседания ЦЭПМК готовится секретарем и передается председателю ЦЭПМК, членам ЦЭПМК не позднее чем за 5 дней до заседания.

31. Документы, включенные в повестку дня, передаются ответственным исполнителем председателю ЦЭПМК и членам ЦЭПМК не позднее чем за два часа до начала заседания ЦЭПМК.

32. Решение по каждому вопросу принимается на заседании ЦЭПМК большинством голосов. В случае разделения голосов поровну, голос председателя ЦЭПМК является решающим.

Составление и утверждение протокола ЦЭПМК, подготовка распоряжений архивного комитета

33. По итогам заседания ЦЭПМК составляется протокол, который подписывается секретарем и председателем ЦЭПМК и утверждается председателем архивного комитета не позднее 10 рабочих дней со дня проведения заседания.

34. Решение ЦЭПМК после утверждения протокола заседания ЦЭПМК председателем архивного комитета оформляется распоряжением архивного комитета, которое готовит секретарь ЦЭПМК. После утверждения протокола и подписания распоряжений архивного комитета председателем архивного комитета секретарь ЦЭПМК в течение 3-х рабочих дней проставляет на согласованных и утвержденных нормативных, учетных и методических документах по делопроизводству и архивному делу штамп "Согласовано" или "Утверждено" (приложение 4) и заполняет его в соответствии с пунктом протокола ЦЭПМК.

Отправка ответов заявителям

35. Комплект рассмотренных документов с экземпляром заключения и копией распоряжения архивного комитета передается секретарем ЦЭПМК ответственному исполнителю для подготовки сопроводительного письма заявителю. После подписания сопроводительного письма председателем архивного комитета документы передаются специалисту архивного комитета, обеспечивающему прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

36. Специалист архивного комитета, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции# направляет рассмотренные документы с экземплярами заключений и копиями распоряжений архивного комитета заявителю в течение 3-х рабочих дней.

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

37. Контроль за соблюдением специалистами комитета настоящего Административного регламента осуществляет председатель ЦЭПМК.

38. Секретарь ЦЭПМК организует оперативный контроль за выполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, информирует председателя ЦЭПМК о ходе выполнения решений.

39. Снятие с контроля решений ЦЭПМК осуществляется председателем ЦЭПМК.

Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых
(принятых) в ходе исполнения государственной функции

40. Заявители (либо их представители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента (далее - жалоба).

41. Жалоба направляется письменно непосредственно председателю архивного комитета или его заместителю.

В жалобе указываются:

- полное наименование заявителя (либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя);

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись;

- дата.

42. Жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации в архивном комитете.

43. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об устранении нарушений, явившихся причиной жалобы# и привлечении к ответственности специалиста, допустившего нарушение в ходе исполнения государственной функции.

44. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

45. Жалоба заявителя считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.

46. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Управление по Северо-Западному федеральному округу территориального органа Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по адресу: 190000, Санкт-Петербург, ул. Малая Морская, д. 17.