Приложение. Административный регламент предоставления государственной услуги по исполнению поступивших из-за рубежа запросов граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства

Приложение

Административный регламент
предоставления государственной услуги по исполнению поступивших
из-за рубежа запросов граждан Российской Федерации, иностранных
граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией
их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке
архивных справок, направляемых в иностранные государства
(далее - Административный регламент)
(утв. приказом архивного комитета Ленинградской области
от 7 декабря 2009 г. N 26)
(в редакции приказа архивного комитета Ленинградской области
от 23 июля 2010 г. N 9)

I. Общие положения

Наименование государственной услуги

1. Исполнение поступивших из-за рубежа запросов граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение
государственной услуги

2. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 26 января 2009 года, N 4, ст. 445);

Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, заключенной в Гааге 5 октября 1961 года; вступила в силу для России 31 мая 1992 года (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);

Соглашением о принципах и формах взаимодействия государств - участников СНГ в области использования архивной информации, заключенного в г. Минске 4 июня 1999 года (Бюллетень международных договоров, 2000, N 12, ст. 3 - 6);

Законом СССР от 24 июня 1991 года N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);

Постановлением Верховного Совета СССР, от 17 апреля 1991 года N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);

Федеральным законом, от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14 мая 2007 года) (В редакции приказа Минкультуры России от 16 февраля 2009 года N 68, зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 5 мая 2009 года, регистрационный N 13893, Российская газета, N 89, 20 мая 2009 года);

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 21 мая 2009 г. N 271 "Об утверждении административного регламента по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации 1 сентября 2009 года, регистрационный N 14676, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 40, 5 октября 2009 года);

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28 декабря 2009 года N 894 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (Российская газета, N 40, 26 февраля 2010 года (без приложения 2 к Регламенту);

Областным законом от 29 декабря 2005 года N 124-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области отдельными государственными полномочиями Ленинградской области в сфере архивного дела" ("Вестник Правительства Ленинградской области", N 69, 30 декабря 2005 года);

Положением об архивном комитете Ленинградской области, утвержденным постановлением Правительства Ленинградской области от 6 июня 2008 года N 166 (газета "Вести", N 115, 25 июня 2008 года).

Виды запросов, исполнение которых осуществляется в порядке
предоставления государственной услуги

3. Запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

4. Тематические запросы - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту. Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц.

5. Генеалогические запросы - запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода. При исполнении генеалогических запросов может составляться генеалогическое дерево (по восходящей или нисходящей линиям, с указанием связей - прямых, с определенным количеством колен, сыновних, дочерних; боковых - двоюродных, троюродных), проводится розыск конкретных родственников, сведений о них, поиск доказательств происхождения конкретного лица (заявителя или его родственника, происхождения фамилии).

Описание заявителей

6. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги (далее заявители) выступают:

- граждане Российской Федерации проживающие за рубежом Российской Федерации;

- граждане иностранных государств;

- лица без гражданства, проживающие за рубежом Российской Федерации.

Наименование органов и организаций, предоставляющих
государственную услугу

7. Государственную услугу предоставляют:

- государственное учреждение "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - ГУ ЛОГАВ);

- муниципальные архивы Ленинградской области в части исполнения администрациями муниципальных районов и городского округа переданных им отдельных государственных полномочий Ленинградской области в сфере архивного дела (далее - муниципальные архивы).

Архивный комитет Ленинградской области (далее - архивный комитет) организует и участвует в предоставлении государственной услуги.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

Результат предоставления государственной услуги

8. Конечным результатом предоставления государственной услуги является:

- архивная справка; .

- архивная выписка;

- архивная копия;

- справка о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения;

- письменный ответ об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений.

В случаях, предусмотренных международными соглашениями Российской Федерации, на архивной справке, архивной выписке, архивной копии проставляется апостиль.

Порядок информирования о государственной услуге

9. Почтовый адрес архивного комитета: 191311, г. Санкт-Петербург, Суворовский пр., д. 67.

Место нахождения архивного комитета: 191311, г. Санкт-Петербург, ул. Смольного, д. 3.

Режим работы архивного комитета:

понедельник - четверг с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 17.00;

выходные дни - суббота и воскресенье.

Приемная председателя архивного комитета: кабинет N 3-89.

10. Электронный адрес архивного комитета: aklo18@mail.ru

11. Телефоны отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов архивного комитета, предоставляющего государственную услугу:

(812) 576-64-88,

(812) 719-65-98,

Факс: (812) 710-00-81.

Кабинет специалистов: N 3-91.

12. Место нахождения ГУ ЛОГАВ и его почтовый адрес:

188800, Ленинградская область, г. Выборг, ул. Штурма, д. 1.

Режим работы: с 8.00 до 17.00 часов.

Обеденный перерыв с 12 до 13 часов.

Приемные дни - вторник, четверг: с 10 до 15 часов.

Телефон для справок по вопросам исполнения запросов: 8 (813 78) 228-71.

13. Электронный адрес ГУ ЛОГАВ: obl.arhiv@mail.ru

14. Сведения о месте нахождения муниципальных архивов, их почтовые и электронные адреса, контактные телефоны указаны в приложении 1.

15. Информация о процедуре исполнения запросов предоставляется:

- по телефону;

- почтовой связью;

- по электронной почте;

- при личном обращении;

на официальном сайте Администрации Ленинградской области: www.lenobl.ru;

на информационном портале государственных услуг Ленинградской области: www.gu.lenobl.ru/gu.

16. По телефону работники архивного комитета, ГУ ЛОГАВ, муниципальных архивов дают информацию о процедуре исполнения запросов, в том числе о местонахождении документов, порядке проставления апостиля.

17. При обращении почтовой связью ответ направляется в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации обращения в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России) - для направления заявителю, проживающему в ином государстве.

По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 7 дней со дня поступления обращения.

18. Прием заявителей осуществляется по рабочим дням:

- председателем архивного комитета;

- начальником и специалистами отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов архивного комитета;

- директором ГУ ЛОГАВ;

- начальником и специалистами отдела научной информации и публикации документов ГУ ЛОГАВ;

- руководителями и специалистами муниципальных архивов.

19. В местах предоставления государственной услуги должны быть размещены следующие информационные материалы:

- сведения о режиме работы архивного комитета, ГУ ЛОГАВ, муниципальных архивов;

- перечень необходимых для получения государственной услуги документов;

- образцы заполнения анкеты;

- информация о сроках и стоимости предоставления услуги.

Основание для предоставления государственной услуги

20. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос на русском языке в адрес архивного комитета, ГУ ЛОГАВ, муниципального архива, в том числе переданный по электронной почте, или анкета, заполненная заявителем на русском языке по форме согласно приложению 2 к Административному регламенту (далее - запрос).

21. В запросе обязательно указываются следующие сведения:

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

- гражданство;

- адрес места жительства;

- дата составления запроса;

- для получения архивной информации:

- о рождении, заключении брака, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилиях, именах, отчествах родителей (для справки о рождении);

- об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебного заведения;

- о стаже работы (службы), размере заработной платы - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, номер воинской части, время работы (службы),

профессия, должность;

- о пенсии - сведения об организации, которая назначила пенсию, дата назначения пенсии, сведения об организации, которая выплатила пенсию в последний раз;

- о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

- об эвакуации, об угоне в плен с оккупированных территорий Ленинградской области - постоянное место проживания до момента угона (эвакуации), время угона в плен (эвакуации), время возвращения из плена (эвакуации), состав семьи;

- для исполнения тематического запроса - указание тематики запроса, события, факта, его хронологических рамок;

- для исполнения биографического запроса - все известные биографические сведения о лице, о котором запрашивается информация";

- для исполнения генеалогического запроса - фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; дата смерти и место захоронения; вероисповедание; сословие, служебное положение; семейное положение, место и дата заключения брака, фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) жены (мужа);

- для осуществления сложного поиска родовых и межродовых связей дополнительные сведения - национальность, гражданство; образование; титулы, звания, чины, награды; имущественное положение, землевладение, место жительства; жена (жены), муж (мужья) - дата и место рождения, их родители; родственники мужа (жены), их родители, места их рождения и проживания; страна (город), место переезда или эмиграции семьи.

Запрос подписывается заявителем лично, за исключением электронных обращений.

К запросу могут быть приложены соответствующие документы либо их копии, связанные с темой запроса.

22. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Сроки и условия предоставления государственной услуги

23. Срок исполнения запроса исчисляется с момента его регистрации в архивном комитете, ГУ ЛОГАВ, муниципальном архиве.

24. Срок рассмотрения и направления поступивших в архивный комитет запросов на исполнение в государственный и муниципальный архивы, а также направление по принадлежности в органы и организации непрофильных запросов составляет 5 дней.

25. Срок рассмотрения и направление по принадлежности непрофильных запросов, поступивших в ГУ ЛОГАВ и муниципальные архивы, составляет 5 дней.

26. Запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или заявителям с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

27. Срок исполнения запросов социально-правового характера ГУ ЛОГАВ и муниципальными архивами по документам, хранящимся в этих архивах, составляет 30 дней. При необходимости директор ГУ ЛОГАВ или руководитель муниципального архива, либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

28. Срок исполнения тематических и генеалогических запросов ГУ ЛОГАВ составляет 3 месяца.

29. Срок исполнения тематических и генеалогических запросов муниципальными архивами, являющимися структурными подразделениями администраций муниципальных образований, составляет 30 дней. При необходимости руководитель муниципального архива либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

30. Срок исполнения тематических и генеалогических запросов муниципальными архивами, являющимися муниципальными учреждениями, составляет 3 месяца.

31. Срок проставления архивным комитетом апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, подготовленных ГУ ЛОГАВ, муниципальными архивами, иными органами и организациями, составляет 3 рабочих дня с момента поступления их в архивный комитет.

32. Запросы социально-правового характера исполняются ГУ ЛОГАВ и муниципальными архивами бесплатно.

33. Исполнение тематических и генеалогических запросов ГУ ЛОГАВ осуществляется за плату.

Отдельным категориям граждан Российской Федерации в соответствии с Федеральными законами от 14 ноября 1995 года N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации", от 2 января 2000 года N 40-ФЗ "О ветеранах", от 25 мая 1998 года N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих", от 18 октября 1991 года N 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий", от 18 июня 1992 года N 3061-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС" предоставляется льгота в размере 50% от стоимости исполнения запроса.

К указанным категориям граждан относятся:

- инвалиды I группы общего заболевания;

- инвалиды, участники и ветераны Великой Отечественной войны;

- жители блокадного Ленинграда;

- участники боевых действий в Афганистане и других локальных войн;

- граждане, подвергшиеся радиации, вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, участники ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС и приравненным к ней местностям.

Льгота предоставляется по письменному заявлению гражданина при условии предъявления документов, подтверждающих право на её получение.

34. Исполнение тематических и генеалогических запросов муниципальными архивами осуществляется в порядке оказания платных услуг или безвозмездно в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

Перечень оснований для отказа в предоставлении
государственной услуги

35. Основаниями для отказа в исполнении запроса, в том числе переданного по электронной почте, являются:

- отсутствие в запросах фамилии, имени, отчества (последнего при наличии), почтового адреса заявителя;

- не поддающийся прочтению текст, в том числе текст на иностранном языке;

- отсутствие у заявителя соответствующих полномочий на получение сведений, составляющих государственную тайну, и конфиденциальной информации;

- отсутствие подтверждения оплаты услуг в случаях, предусмотренных пунктами 33 и 34 Административного регламента;

- отсутствие дополнительных сведений, необходимых для исполнения запроса.

В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин отказа.

В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, заявителю выдается соответствующая справка, при необходимости заверенная печатью архива".

36. Основаниями для отказа в проставлении апостиля архивным комитетом являются:

- несоответствие оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии требованиям пункта 49 Административного регламента;

- наличие в архивной справке, архивной выписке, архивной копии подчисток, приписок, исправлений;

- несоответствие имеющимся в архивном комитете образцам подписей должностных лиц и оттисков печати органов и организаций на архивной справке, архивной выписке, архивной копии.

37. В случае устранения нарушений, указанных в пункте 36 Административного регламента, апостиль проставляется в установленном порядке.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении
государственной услуги

38. Административные процедуры архивного комитета по организации предоставления государственной услуги:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в государственные и муниципальные архивы, органы и организации по принадлежности;

- проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

- отправка ответов заявителям.

39. Административные процедуры ГУ ЛОГАВ и муниципальных архивов по предоставлению государственной услуги:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в государственные и муниципальные архивы, органы и организации по принадлежности (при необходимости);

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, справок о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменных ответов об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений;

- отправка ответов заявителям.

Блок-схема последовательности административных процедур приведена в приложении N 3 к Административному регламенту.

Регистрация запросов и передача их на исполнение

40. Поступившие по почте запросы регистрируются и передаются на исполнение в соответствующее структурное подразделение в течение 3 рабочих дней со дня поступления в установленном порядке:

- в архивном комитете - в отдел формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов;

- в ГУ ЛОГАВ - в отдел научной информации и публикации документов;

- в муниципальном архиве - работнику, исполняющему запросы в соответствии с должностной инструкцией.

41. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

42. При поступлении запроса по электронной почте с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса в ответ направляется уведомление о его приеме к рассмотрению. Запрос, переданный по электронной почте, распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Анализ тематики поступивших запросов

43. Работники структурного подразделения архивного комитета, ГУ ЛОГАВ, муниципальных архивов, ответственные за исполнение запросов, осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- возможное местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

Направление запросов в государственные и муниципальные архивы,
органы и организации по принадлежности

44. По итогам анализа тематики запросы, поступившие в архивный комитет из МИД России через Федеральную архивную службу (далее - Росархив), а также непосредственно от заявителей, архивный комитет направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение в ГУ ЛОГАВ, муниципальные архивы или иные органы и организации при наличии у них документов для исполнения запроса.

45. Одновременно с направлением запроса на исполнение в ГУ ЛОГАВ в муниципальные архивы, органы и организации архивный комитет письменно или устно (при личном обращении) уведомляет заявителя о направлении запроса по принадлежности.

46. В случае если запрос требует исполнения несколькими архивами, органами и организациями, архивный комитет направляет в соответствующие архивы, органы и организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес архивного комитета.

47. При направлении запросов на исполнение по принадлежности архивный комитет, при необходимости, уведомляет ГУ ЛОГАВ, муниципальный архив, органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.

Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий

48. ГУ ЛОГАВ и муниципальные архивы, получившие из архивного комитета или от заявителя запросы, осуществляют поиск требуемой информации и готовят архивные справки, архивные выписки, архивные копии, справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменные ответы об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений.

49. Оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии осуществляется с соблюдением следующих требований.

49.1. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объём которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью ГУ ЛОГАВ, муниципального архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью администрации муниципального образования).

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

Подготовленные для направления за рубеж архивные справки:

- в ГУ ЛОГАВ подписываются директором ГУ ЛОГАВ, исполнителем и заверяются гербовой печатью архива;

- в муниципальном архиве, являющемся юридическим лицом, подписываются руководителем муниципального архива, исполнителем и заверяются гербовой печатью архива;

- в муниципальном архиве, являющемся структурным подразделением администрации муниципального образования, подписываются главой администрации муниципального образования и заверяются гербовой печатью администрации.

49.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т. д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Соответствие содержания выданных по запросам архивных выписок содержанию подлинных документов удостоверяется:

- в ГУ ЛОГАВ подписью директора архива или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью архива;

- в муниципальном архиве, являющемся юридическим лицом, подписью руководителя архива или уполномоченного должностного лица и заверяется гербовой печатью архива;

- в муниципальном архиве, являющемся структурным подразделением администрации муниципального образования, подписью руководителя архива или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью администрации муниципального образования.

49.3. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии прошиваются, скрепляются гербовой печатью ГУ ЛОГАВ или муниципального архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - гербовой печатью администрации муниципального образования) и подписываются руководителем архива.

Проставление апостиля на архивных справках, архивных
выписках и архивных копиях

50. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые для официального представления в органы государств, подписавших Гаагскую конвенцию в 1961 году, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

51. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для официального представления "в государствах, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавших Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

52. Архивный комитет проставляет: апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных ГУ ЛОГАВ, муниципальными архивами, иными органами и организациями, расположенными на территории Ленинградской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

53. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме ГУ ЛОГАВ и муниципальных архивов), осуществляется после письменного обращения органа или организации с представлением в архивный комитет образцов подписей с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.

54. В архивном комитете специалист, ответственный за проставление апостиля, проверяет правильность оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии и проставляет апостиль путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

55. Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

56. После заполнения апостиля документ передается председателю архивного комитета для подписания и проставления гербовой печати.

57. При получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии с подписанным апостилем и проставленной на нем гербовой печатью специалист, ответственный за проставление апостиля, вносит соответствующую запись в журнал регистрации проставления апостиля (приложение 4 к Административному регламенту).

Отправка ответов заявителям

58. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменные ответы об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, высылаются ГУ ЛОГАВ и муниципальными архивами по почте непосредственно в адреса заявителей.

59. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменные ответы об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, вместе с запросами направляются ГУ ЛОГАВ и муниципальными архивами в МИД России.

60. В случае исполнения запроса несколькими архивами, органами, организациями в соответствии с пунктом 46 Административного регламента все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки, архивные копии справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменные ответы об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений, архивный комитет с сопроводительными письмами направляет в МИД России или непосредственно в адрес заявителя.

61. Подготовленные ГУ ЛОГАВ, муниципальными архивами, органами и организациями архивные справки, архивные выписки, архивные копии, на которых требуется проставление апостиля, направляются в архивный комитет.

62. После проставления апостиля архивный комитет направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.

63. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии, справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменного ответа об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

64. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

Порядок и формы контроля за совершением действий
и принятием решений

65. Должностными лицами, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги, являются:

- в архивном комитете - начальник отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов;

- в ГУ ЛОГАВ - начальник отдела научной информации и публикации документов.

- в муниципальном архиве - руководитель муниципального архива.

66. Должностные лица, ответственные за организацию работы по предоставлению государственной услуги, осуществляют текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностными лицами, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения работниками настоящего Административного регламента.

67. Архивный комитет осуществляет контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги ГУ ЛОГАВ и муниципальными архивами.

68. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок с целью выявления и устранения нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) руководителей, должностных лиц ГУ ЛОГАВ, муниципальных архивов.

69. Проверки могут быть плановыми (осуществляются на основании тематического плана основных мероприятий Правительства Ленинградской области, а также ежемесячного плана работы комитета) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

70. В случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

71. Контроль за полнотой и качеством организации предоставления государственной услуги архивным комитетом осуществляет аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области.

Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых
в ходе предоставления государственной услуги на основании
настоящего Административного регламента

72. Заявитель может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента.

73. Действия (бездействие) и решения должностных лиц и работников архивного комитета могут быть обжалованы:

- председателю архивного комитета;

- в аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области;

- в судебном порядке.

74. Действия (бездействие) и решения должностных лиц и работников ГУ ЛОГАВ могут быть обжалованы:

- директору ГУ ЛОГАВ;

- председателю архивного комитета;

- в судебном порядке.

75. Действия (бездействие) и решения должностных лиц и работников муниципального архива могут быть обжалованы:

- главе администрации муниципального образования;

- председателю архивного комитета;

- в судебном порядке.

76. Действия (бездействие) и решения должностных лиц и работников иных органов, организаций могут быть обжалованы:

- в вышестоящие по подчиненности организации;

- в судебном порядке.

77. В жалобе заявителя в обязательном порядке указываются:

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- суть жалобы;

- дата составления жалобы.

78. Жалоба должна быть подписана заявителем. В подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе необходимые документы либо их копии.

79. Председатель архивного комитета, директор ГУ ЛОГАВ или глава администрации муниципального образования обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя.

80. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то председателем архивного комитета, директором ГУ ЛОГАВ или главой администрации муниципального образования принимается решение об осуществлении действий по устранению обстоятельств, явившихся причиной жалобы, и привлечении к ответственности должностного лица, работника, допустившего нарушения в ходе исполнения государственной услуги, которые повлекли за собой жалобу.

81. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.

82. Письменная жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

83. В исключительных случаях срок рассмотрения жалобы может быть продлен председателем архивного комитета, директором ГУ ЛОГАВ или главой администрации муниципального образования, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения жалобы заявитель уведомляется письменно с указанием причин продления.

84. Заявителю жалобы направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

85. Если в письменной жалобе не указаны фамилия заявителя жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

86. При получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, жалоба может быть оставлена без ответа по существу поставленных в ней вопросов.

87. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не даётся, о чём сообщается заявителю или уполномоченному лицу, направившему жалобу, если его почтовый адрес поддаётся прочтению, в письменном виде на бланке органа или организации за подписью председателя архивного комитета, директора ГУ ЛОГАВ или главы администрации муниципального образования.