Приложение 11. Инструкция о порядке учета, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов и соблюдения условий конфиденциальности и информационной безопасности при государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования, в новой форме в Санкт-Петербурге

Приложение 11

к распоряжению

Комитета по образованию

от 7 мая 2008 г. N 679-р

Инструкция
о порядке учета, передачи, хранения и уничтожения
материалов и документов и соблюдения условий
конфиденциальности и информационной безопасности
при государственной (итоговой)
аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы
основного общего образования, в новой форме в Санкт-Петербурге

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция о порядке учета, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов и соблюдения условий конфиденциальности и информационной безопасности при государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования, в новой форме в Санкт-Петербурге (далее по тексту - Инструкция) разработана в соответствии с письмом Рособрнадзора от 20.03.2008 N 01-137/08-01 "Рекомендации по организации деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющих управление в сфере образования, по обеспечению конфиденциальности документированной информации государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования, организуемой территориальными экзаменационными комиссиями".

1.2. Инструкция регламентирует организационно-технологические мероприятия учета, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования в Санкт-Петербурге.

1.3. При организации приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования в соответствии с организационно-технологической схемой проведения аттестации в Санкт-Петербурге с использованием автоматической информационной системы "Экзамен" устанавливается порядок взаимодействия между следующими органами и организационными структурами:

- Региональным центром оценки качества образования и информационных технологий (далее - РЦОКОиИТ);

- Органами управления образованием администраций районов Санкт-Петербурга (далее - РОУО);

- Городской экзаменационной комиссией Санкт-Петербурга (далее - ГЭК);

- Конфликтной комиссией Санкт-Петербурга по проведению государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования;

- Предметными комиссиями (подкомиссиями) ГЭК;

- Первичными пунктами обработки информации (далее - ППОИ);

- Пунктами проведения государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования (далее - ППЭ).

1.4. Представители указанных структур, работающие с материалами государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования, относящимися к категории документов строгой отчетности, несут ответственность за сохранность документов и конфиденциальность информации.

2. Комиссия по работе с документами строгой отчетности

2.1. На период приемки, передачи, хранения и уничтожения документов строгой отчетности в целях усиления информационной безопасности и обеспечения общественного контроля за вышеперечисленными процессами создается Комиссия по работе с документами строгой отчетности (далее - Комиссия).

2.2. В состав Комиссии входят представители Комитета по образованию, РЦОКОиИТ.

Состав Комиссии утверждается ГЭК Санкт-Петербурга.

2.3. Основными функциями Комиссии являются:

- прием и тиражирование экзаменационных материалов;

- передача первичных документов на временное хранение в РЦОКОиИТ;

- учет использования экзаменационных материалов;

- организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения.

2.4. Комиссия работает в соответствии с региональным планом мероприятий по организационно-технологическому сопровождению государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования, и по мере необходимости.

2.5. Решения Комиссии оформляются соответствующими актами.

3. Документы строгой отчетности

3.1. К материалам и документам государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования, относятся:

3.1.1. экзаменационные материалы, которые включают:

- экзаменационные задания - контрольные измерительные материалы (далее - КИМ), оформленные на различных носителях (бумажный, электронный носители, аудионоситель);

- материалы для оформления ответов участников государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования;

- бланк ответов участников государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования (бумажный, электронный носитель).

3.1.2. Документы по подготовке к экзамену:

- ведомость "Список учащихся. Выверка" (форма ВФ-2);

- ведомость "Регистрация на экзамен. Выверка" (форма ВФ-4);

- протокол "Список посадочных мест. Шаблон" (форма ПФ-1);

- акты готовности ППЭ;

- сведения о помещении, предназначенном для временного хранения экзаменационных материалов на период государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования (приложение 12);

- сведения о транспорте, предназначенном для перевозки материалов государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования из РЦОКОиИТ в ППОИ и обратно.

3.1.3. Документы из ППЭ о проведении экзамена:

- протокол "Распределение вариантов КИМ по аудиториям пункта проведения экзамена" (форма ПФ-4);

- протокол контроля качества КИМ в ППЭ (форма ПФ-20);

- справка "Распределение участников экзамена по аудиториям пункта проведения экзамена" (форма СФ-8);

- ведомость распределения участников экзамена по аудиториям ППЭ (форма ВФ-6);

- ведомость входа участников экзамена в аудиторию ППЭ (форма ВФ-7);

- протокол фиксирования отсутствия документа, удостоверяющего личность участника экзамена (форма ПФ-8);

- протокол выдачи дополнительного бланка ответов "С" (форма ПФ-7);

- ПФ-25 "Протокол исправления ошибки в регистрационных данных участника экзамена";

- ведомость проведения экзамена (форма ВФ-8).

3.1.4. Материалы проверки ответов участников государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования:

- бланки протоколов проверки экспертом ответов на задания с развернутым ответом с информацией об экспертах и проставленными локальными номерами бланков-копий, проверенных экспертами.

3.1.5. Протоколы ГЭК:

- протоколы заседаний ГЭК;

- протоколы ГЭК о результатах государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования.

3.1.6.. Апелляционные материалы:

- журналы регистрации апелляций;

апелляция по процедуре проведения государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования (форма ПФ-30),

- апелляция по результатам государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования (форма ПФ-15),

- заключение о результатах служебного расследования по апелляции по процедуре (форма ПФ-29).

- протоколы утверждения результатов рассмотрения апелляций (формы ПФ-26, ПФ-27, ПФ-28).

3.1.7. Акт приемки-передачи различных материалов и документов:

- обобщающий протокол приема/передачи комплектов документации на экзамен/обработку;

- протокол передачи бланков ответов из ППЭ на обработку в РЦОКОиИТ/ППОИ (форма ПФ-10).

3.2. До заполнения бланки документов именуются первичными документами государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования.

3.3. Сроки хранения документов и материалов аттестации определяются по перечню согласно приложению 1 к настоящей Инструкции.

3.4. Указанные документы являются документами строгой отчетности и хранятся в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

3.5. Материалы и документы государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования, являются материальными ценностями.

3.6. Лица, осуществляющие приемку, доставку и хранение материалов и документов государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования, являются материально-ответственными лицами и несут материальную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации за вверенные им ценности.

4. Приемка

4.1. Процесс работы с указанными в пункте 3 настоящей Инструкции документами во время организации и проведения государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования, проводится с привлечением членов Комиссии.

4.2. Экзаменационные материалы передаются в РЦОКОиИТ в соответствии с протоколом передачи данных для печати контрольно-измерительных материалов (КИМ), принимаются по накладной заместителем директора РЦОКОиИТ на временное хранение до момента использования.

4.3. Указанные документы являются документами строгой отчетности и хранятся до момента использования в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

5. Передача

5.1. Порядок передачи материалов и документов государственной (итоговой) аттестации выпускников, освоивших образовательные программы основного общего образования поэтапно из одного органа/организационной структуры в другую регламентируются настоящей Инструкцией.

5.2. Экзаменационные материалы (секьюрпаки с КИМ) передаются ответственным за временное хранение заместителем директора РЦОКОиИТ по акту на упаковку согласно приложению 4 к настоящей Инструкции ответственному лицу.

5.3. В день, предшествующий экзамену, с 13.00 до 18.00 Региональный центр оценки качества образования и информационных технологий (РЦОКОиИТ) осуществляет выдачу экзаменационных материалов уполномоченным ГЭК (районным координаторам) в соответствии с графиком на основании обобщающего протокола приема/передачи комплектов документации согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.

5.4. С момента получения экзаменационных материалов в РЦОКОиИТ до выдачи их в день экзамена в пункты проведения экзамена (ППЭ) экзаменационные материалы хранятся в пунктах первичной обработки информации (ППОИ).

5.5. Хранение экзаменационных материалов в РЦОКОиИТ, ППОИ и ППЭ осуществляется в сейфе или в специально выделенном, оборудованном и опечатанном помещении, находящемся на сигнализации, в соответствии с режимом информационной безопасности и в порядке, исключающем доступ к экзаменационным материалам посторонних лиц.

5.6. Ответственность за соблюдение правил хранения и передачи экзаменационных материалов несут персонально уполномоченные ГЭК (районные координаторы и директора образовательных учреждений - ППЭ).

5.7. В день экзамена утром с 6.00 до 8.00 уполномоченные ГЭК (директора образовательных учреждений - ППЭ) получают от уполномоченных ГЭК (районных координаторов) экзаменационные материалы для проведения экзамена в ППЭ (согласно форме ПФ-19), доставляют материалы в ППЭ и передают руководителям ППЭ.

5.8. С момента получения экзаменационных материалов в ППОИ и до момента передачи руководителям ППЭ персональную ответственность за соблюдение мер информационной безопасности несут уполномоченные ГЭК (районные координаторы).

5.9. После передачи экзаменационных материалов в ППЭ руководители ППЭ несут персональную ответственность за соблюдение мер информационной безопасности.

5.10. При получении материалов руководитель ППЭ проверяет соответствие фактического количества комплектов КИМ количеству секьюрпаков, указанному в графе "В ППЭ" протокола приема/передачи комплектов документации на экзамен.

5.11. При несовпадении фактического количества секьюрпаков с количеством, указанным в протоколе приема/передачи комплектов документации на экзамен (форма ПФ-19), руководитель ППЭ и уполномоченный представитель ГЭК ставят свои подписи в разделе "В ППЭ" и принимают меры для разрешения ситуации, при необходимости привлекая специалистов РЦОКОиИТ.

5.12. По завершении экзамена руководитель ППЭ передает уполномоченному представителю ГЭК (форма ПФ-19):

- все использованные секьюрпаки с комплектами КИМ из каждой аудитории;

- секьюрпак с комплектом документации руководителя ППЭ;

- секьюрпаки с комплектами документации аудиторий ППЭ;

- все неиспользованные секьюрпаки с комплектами КИМ.

5.13. Передача комплектов документации из РЦОКОиИТ в ППОИ и из ППОИ в РЦОКОиИТ осуществляется уполномоченным представителем ГЭК в лице районного координатора на основании обобщающего протокола приема-передачи комплектов документации согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.

5.14. Уполномоченный представитель ГЭК несет ответственность за доставку комплектов документации на обработку в РЦОКОиИТ.

6. Учет

6.1. По окончании проведения каждого экзамена государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования, РЦОКОиИТ организует работы по учету материалов и документов в соответствии с перечнем производит отбор и оценку материалов и документов строгой отчетности, подлежащих длительному и временному хранению, также отбираются материалы, не подлежащие хранению (в том числе черновики, инструкции), для их дальнейшего уничтожения.

6.2. Результат работы оформляется актами передачи на архивное хранение материалов и документов строгой отчетности государственной (итоговой) аттестации выпускников, освоивших образовательные программы основного общего образования, согласно приложению 3 к настоящей Инструкции.

7. Хранение

7.1. Материалы и документы государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования, в соответствии с утвержденным перечнем согласно приложению 1 к настоящей Инструкции, размещаются на временное хранение в РЦОКОиИТ.

7.2. Экзаменационные материалы:

- использованные КИМ;

- некомплектные, лишние, имеющие полиграфические дефекты или испорченные КИМ;

- именные бланки ответов "АВ" и "С";

- дополнительные (неименные) бланки ответов "C" хранятся до 1 апреля следующего года.

7.3. Протоколы проведения государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования, в ППЭ и сопутствующие им материалы:

- протокол "Распределение вариантов КИМ по аудиториям пункта проведения экзамена" (форма ПФ-4);

- протокол контроля качества КИМ в ППЭ (форма ПФ-20);

- справка "Распределение участников экзамена по аудиториям пункта проведения экзамена" (форма СФ-8);

- ведомость распределения участников экзамена по аудиториям ППЭ (форма ВФ-6);

- ведомость входа участников экзамена в аудиторию ППЭ (форма ВФ-7) не подлежат хранению и уничтожаются после окончания государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования;

- протокол фиксирования отсутствия документа, удостоверяющего личность участника экзамена (форма ПФ-8);

- протокол выдачи дополнительного бланка ответов "С" (форма ПФ-7);

- ПФ-25 "Протокол исправления ошибки в регистрационных данных участника экзамена";

- ведомость проведения экзамена (форма ВФ-8) хранятся до 1 апреля следующего года.

7.4. Акты приемки-передачи:

- акты готовности ППЭ;

- обобщающий протокол приема/передачи комплектов документации на экзамен/обработку;

- протокол передачи бланков ответов из ППЭ на обработку в РЦОКОиИТ/ППОИ (форма ПФ-10) хранятся 2 года.

7.5. Использованные материалы проверки ответов участников государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования:

- бланки проверки ответов на задания типа "C";

- бланки протоколов проверки экспертом ответов на задания с развернутым ответом хранятся до 1 апреля следующего года.

7.6. Материалы конфликтной комиссии:

- журналы регистрации апелляций;

- апелляция по процедуре проведения аттестации (форма ПФ-30);

- апелляция по результатам аттестации (форма ПФ-15);

- заключение о результатах служебного расследования по апелляции по процедуре (форма ПФ-29);

- протоколы утверждения результатов рассмотрения апелляций (формы ПФ-26, ПФ-27, ПФ-28) хранятся до 1 апреля следующего года.

7.7. Протоколы ГЭК о результатах аттестации хранятся 2 года.

7.8. Внешние носители с электронными файлами обработки хранятся 2 года.

7.9. Хранение документов и материалов государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования осуществляется в специально выделенном и оборудованном помещении и в металлических шкафах, позволяющих обеспечить сохранность материальных ценностей, соблюдение конфиденциальности и режима информационной безопасности и хранение в порядке, исключающем к ним доступ посторонних лиц.

7.10. Дальнейшее использование материалов и документов строгой отчетности государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования, в практических целях не допускается.

8. Уничтожение

8.1. По истечении сроков хранения материалы и документы строгой отчетности государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования, включая остатки первичных материалов (неиспользованные и использованные КИМы) подлежат уничтожению.

8.2. Уничтожение указанных документов производится на основании приказа директора РЦОКОиИТ.

8.3. Списание указанных документов, являющихся материальными ценностями, производится на основании акта об уничтожении согласно приложению 5 к настоящей Инструкции.

8.4. Акт о выделении документов к уничтожению составляется в 2-х экземплярах, после чего РЦОКОиИТ имеет право уничтожить документы, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком (путем измельчения в целях исключения дальнейшего практического использования).