Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение
к постановлению
Правительства Санкт-Петербурга
Типовое положение
о порядке ведения личных дел государственных гражданских
служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах
государственной власти Санкт-Петербурга
9 июля 2009 г., 30 марта 2011 г.
1. Общие положения
1.1. Типовое положение о порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее - Типовое положение) в соответствии со статьей 42 Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" определяет порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга (далее - гражданские служащие) в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее - исполнительные органы).
1.2. Ведение личных дел гражданских служащих осуществляется подразделением исполнительного органа по вопросам государственной службы и кадров (далее - кадровая служба) в соответствии с требованиями, установленными действующим законодательством о государственной гражданской службе, инструкцией по делопроизводству в исполнительном органе и Типовым положением.
1.3. Руководитель исполнительного органа назначает лиц, ответственных за ведение и сохранность личных дел гражданских служащих, а также уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных гражданских служащих в исполнительном органе (далее - работники, уполномоченные на ведение личных дел гражданских служащих) из числа гражданских служащих кадровой службы. Назначение производится правовым актом исполнительного органа.
1.4. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера, а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.
1.5. Ведение нескольких личных дел на гражданского служащего не допускается. При назначении гражданского служащего на должность гражданской службы либо на государственную должность в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности в порядке, установленном в разделе 8 Типового положения.
2. Обязанности кадровой службы при ведении личных дел
гражданских служащих
2.1. В обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, входит:
приобщение документов, указанных в пунктах 4.3 и 4.4 Типового положения, к личным делам гражданских служащих;
обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;
обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих;
ознакомление гражданского служащего с материалами личного дела гражданского служащего в порядке, установленном в разделе 7 Типового положения.
2.2. Работники, уполномоченные на ведение личных дел гражданских служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих, установленного действующим законодательством.
3. Оформление и регистрация личных дел гражданских служащих
3.1. Личное дело гражданского служащего формируется после издания правового акта исполнительного органа о назначении гражданина Российской Федерации на должность государственной гражданской службы Санкт-Петербурга (далее - гражданская служба) и ведется на протяжении всего периода прохождения гражданской службы.
3.2. Личные дела гражданских служащих подлежат регистрации в книге учета личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга (далее - книга учета личных дел гражданских служащих) по форме согласно приложению N 1 к Типовому положению. Книга учета личных дел гражданских служащих должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписью руководителя кадровой службы.
3.3. Все документы личного дела гражданского служащего брошюруются и помещаются в обложку дела, оформляемую в соответствии с инструкцией по делопроизводству в исполнительном органе. На документы личного дела гражданского служащего составляется внутренняя опись документов личного дела государственного гражданского служащего Санкт-Петербурга (далее - внутренняя опись документов) по форме согласно приложению N 2 к Типовому положению. Номер личного дела на обложке указывается в соответствии с его регистрационным номером по книге учета личных дел гражданских служащих.
3.4. В случае получения личного дела гражданского служащего из другого государственного органа его ведение продолжается кадровой службой по новому месту замещения должности гражданским служащим с присвоением личному делу гражданского служащего нового регистрационного номера в установленном порядке.
4. Документы, включаемые в личное дело гражданского служащего
4.1. В личное дело гражданского служащего включаются его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы.
4.2. Первоначально личное дело гражданского служащего формируется из документов, предъявляемых гражданином Российской Федерации при поступлении на гражданскую службу, впоследствии к личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, отражающие прохождение гражданской службы, в соответствии с Типовым положением.
Постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 9 июля 2009 г. N 812 в пункт 4.3 настоящего приложения внесены изменения
4.3. При первоначальном формировании личного дела гражданского служащего в него включаются документы в следующей последовательности:
собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета по форме, установленной действующим законодательством Российской Федерации;
дополнение к анкете государственного гражданского служащего Санкт-Петербурга (далее - дополнение к анкете) по форме согласно приложению N 3 к Типовому положению;
копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке гражданского служащего, присвоении гражданскому служащему ученой степени, ученого звания, если таковые имеются;
сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;
справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами, если такая проверка проводилась;
медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина Российской Федерации заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
копии решений о награждении гражданского служащего государственными наградами, присвоении гражданскому служащему почетных, воинских и специальных званий, присуждении ему государственных премий, если таковые имеются;
документы о прохождении гражданским служащим конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (выписка из протокола заседания конкурсной комиссии) - если гражданин Российской Федерации назначен на должность гражданской службы по результатам конкурса;
письменное заявление гражданина Российской Федерации о поступлении на гражданскую службу и назначении на должность гражданской службы;
копия акта исполнительного органа о поступлении гражданина Российской Федерации на гражданскую службу и назначении на должность гражданской службы;
экземпляр служебного контракта гражданского служащего;
копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния гражданского служащего;
копия трудовой книжки гражданского служащего или документа, подтверждающего прохождение им военной или иной службы;
копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования гражданского служащего;
документы, связанные с оформлением допуска гражданского служащего к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений.
Постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 30 марта 2011 г. N 401 в пункт 4.4 настоящего приложения внесены изменения
4.4. В процессе прохождения гражданской службы к личному делу гражданского служащего приобщаются следующие документы в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления:
копии документов о дополнительно полученном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке гражданского служащего, присвоении гражданскому служащему ученой степени, ученого звания;
копии решений о награждении гражданского служащего государственными наградами, присвоении гражданскому служащему почетных званий, присуждении ему государственных премий;
копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего (ежегодно);
аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
экзаменационный лист гражданского служащего, отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Санкт-Петербурга;
копии актов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Санкт-Петербурга;
письменные заявления гражданского служащего о переводе на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
документы о прохождении гражданским служащим конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (выписка из протокола заседания конкурсной комиссии) - если гражданин Российской Федерации назначен на иную должность гражданской службы по результатам конкурса;
копии актов исполнительного органа о назначении, переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт гражданского служащего;
копии актов о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
копии документов о начале служебной проверки, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы; письменное заключение по результатам служебной проверки;
письменное заявление гражданского служащего об освобождении от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта и увольнении;
письмо государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности и увольнении по переводу (в случае увольнения гражданского служащего по переводу в иной государственный орган);
копия акта исполнительного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта и увольнении гражданского служащего;
копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
копия запроса о передаче личного дела гражданского служащего в случае назначения гражданского служащего на иную должность в другом государственном органе;
лист ознакомления с личным делом государственного гражданского служащего Санкт-Петербурга по форме согласно приложению N 4 к Типовому положению.
К личному делу гражданского служащего приобщаются письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела, а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
4.5. К личному делу гражданского служащего не приобщаются:
документы, содержание которых носит временный характер (о предоставлении отпусков, об установлении надбавок к должностному окладу, ежемесячного денежного поощрения, о выплате премий и т.п.);
документы, не имеющие необходимых реквизитов (дат, номеров, подписей и т.п.);
копии и выписки из документов, не заверенные в установленном порядке;
документы, содержащие не оговоренные и не заверенные в установленном порядке исправления;
факсограммы.
5. Порядок оформления документов, включаемых в личное дело
гражданского служащего
5.1. К личному делу гражданского служащего приобщаются оригиналы документов либо копии, выписки из них в случаях, предусмотренных Типовым положением.
5.2. Выписка из правового акта исполнительного органа может быть приобщена к личному делу гражданского служащего вместо копии соответствующего документа.
Выписка из правового акта исполнительного органа должна содержать все имеющиеся в оригинале реквизиты: вид правового акта, номер, дату, заголовок, указание должности, фамилии и инициалов подписавшего его лица (без личной подписи).
5.3. Оформление и удостоверение копий и выписок из правовых актов исполнительных органов и иных документов, включаемых в личное дело гражданского служащего, производится в соответствии с инструкцией по делопроизводству в исполнительном органе.
5.4. Все исправления, внесенные в документы личного дела гражданского служащего, должны быть заверены подписью работника, уполномоченного на ведение личных дел гражданских служащих, и печатью кадровой службы.
5.5. Анкета заполняется гражданином Российской Федерации при поступлении на гражданскую службу по форме, установленной действующим законодательством Российской Федерации.
При заполнении анкеты должны соблюдаться следующие правила:
анкета заполняется гражданином Российской Федерации собствен
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.