Приложение. Инструкция по работе с договорами и государственными контрактами на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд управления вневедомственной охраны при ГУВД по г. Санкт-Петербургу и Ленинградской области и подчиненных ему подразделений

Приложение

к приказу УВО

от 15 августа 2007 г. N 394

Инструкция
по работе с договорами и государственными контрактами
на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд
управления вневедомственной охраны при ГУВД
по г. Санкт-Петербургу и Ленинградской области
и подчиненных ему подразделений

Настоящая Инструкция издана в целях конкретизации норм Федерального закона от 21.07.2005 г. N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" применительно к деятельности подразделений вневедомственной охраны при горрайорганах внутренних дел по г. Санкт-Петербургу и Ленинградской области и регулирует порядок подготовки, заключения и исполнения договоров (государственных контрактов) о поставке товаров, выполнении работ, оказании услуг в подразделениях аппарата Управления вневедомственной охраны при ГУВД по г. Санкт-Петербургу и Ленинградской области (далее по тексту - УВО), его филиалах, а также отделах вневедомственной охраны при управлениях (отделах) внутренних дел по районам г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области

Порядок заключения указанных договоров в форме государственных контрактов определен также приказами УВО от 19 апреля 2006 г. N 163 "Об утверждении Инструкции о порядке подготовки открытого конкурса" и от 20 февраля 2006 г. N 83 "О размещении государственного заказа в УВО при ГУВД Санкт-Петербурга и Ленинградской области и его подразделениях".

I. Общие положения

Ведение договорной работы по заключению, исполнению, изменению и расторжению договоров и государственных контрактов о поставке товаров, выполнении работ, оказании услуг для нужд УВО и подчиненных ему подразделений (далее в совокупности - договоров) возлагается в соответствующих частях на отдел, отделение, группу и т.д. аппарата УВО (подразделения), исполнением функций которых обусловлено заключение соответствующего договора (далее - уполномоченная служба), финансово-экономический отдел, отделение, группу (далее - финансово-экономическая служба) и отдел, отделение, группу договорно-правовой работы (далее - договорно-правовая служба). Возможны случаи совпадения в одном лице уполномоченной службы и договорно-правовой или финансово-экономической службы.

Инициатором заключения договора выступает руководитель уполномоченной службы, на которого возлагается:

- определение потребности в товарах, работах, услугах в соответствии с задачами службы и текущим планом ее деятельности, их необходимого объема и примерной стоимости;

- информирование финансово-экономической службы об основаниях и целях заключения договора,

- информирование финансово-экономической и договорно-правовой служб о лицах, за счет которых могут быть возмещены затраты федерального бюджета по оплате соответствующего договора;

- подготовка, при необходимости, технического задания;

- определение основных условий договора;

- подготовка конкурсной, аукционной документации, документации на запрос котировок;

- проведение мониторинга рынка соответствующих товаров, работ, услуг, если договор заключается методом у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика);

- организационное обеспечение заключения и контроль фактического исполнения договора;

- оперативный учет расходования денежных средств на нужды уполномоченной службы в пределах выделенных лимитов бюджетных обязательств;

- контроль сроков действия договоров, в т.ч. соотношения сроков действия вновь заключаемых и прежде действовавших договоров с одним и тем же предметом.

На финансово-экономическую службу возлагаются:

- экономическая экспертиза проекта договора;

- постановка договора на учет в качестве обязательств, исполняемых за счет федерального бюджета, в органах Федерального казначейства и снятие с учета;

- финансовое исполнение договора;

- контроль дебиторской (кредиторской) задолженности контрагентов;

- контроль дебиторской задолженности лиц, за счет которых должны быть возмещены затраты федерального бюджета на оплату договора.

На договорно-правовую службу возлагаются:

- юридическая экспертиза представляемых проектов договоров;

- подготовка проектов договоров по договоренности между руководителем уполномоченной и договорно-правовой служб в случаях, если обязанность подготовить договор и представить его контрагенту лежит на государственном заказчике, а также если представленный контрагентом договор не отвечает интересам заказчика;

- ведение претензионной и исковой работы по договорам.

Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для данного вида договоров, а также необходимость включения которых в договоры очевидна или установлена ведомственными нормативными правовыми актами. К их числу, в частности, относятся:

- предмет договора, отражающий суть устанавливаемых между сторонами правоотношений;

- цена договора или порядок ее определения;

- оговорка об оплате товаров, работ, услуг только в пределах выделенных лимитов бюджетных обязательств;

- сроки поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг, а также срок действия договора. Договор заключается на срок не больший, чем финансовый год. Исключение составляют договоры аренды недвижимого имущества, а также договоры, где сделана оговорка о ежегодном составлении дополнительных соглашений о лимитах бюджетных обязательств, за счет которых оплачивается договор;

- порядок расчетов;

- порядок урегулирования споров.

Договоры заключаются только в письменной форме в виде единого документа за подписями всех контрагентов. Если законодательством предусмотрена необходимость государственной регистрации договора, уполномоченная служба или, по распоряжению руководителя, договорно-правовая служба принимает необходимые меры по регистрации соответствующего договора в соответствующих государственных органах.

II. Подготовка и заключение договора

Процесс подготовки и заключения договора включает в себя следующие основные стадии.

1. Выявление потребности в поставке товаров, выполнении работ, оказании услуг. Производится на основе нормативных правовых актов, определяющих задачи службы, а также указаний вышестоящих органов. Подтверждается фактическими расходами в предыдущие периоды, нормами расходов материальных средств, заявками подчиненных подразделений (сотрудников), планами деятельности и т.д.

2. Определение финансовой возможности заключения договора. Производится на основании данных оперативного учета денежных средств, выделенных на нужды службы, и данных финансово-экономической службы о доведенных лимитах бюджетных обязательств.

3. Разработка основных условий договора. Производится исходя из наиболее удобных для уполномоченной службы места, времени, сроков, способов и т.д. поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг. Если предметом договора являются товар или услуга, поставляемые, оказываемые контрагентом на основании публичного договора, в т.ч. договора присоединения, основные условия договора не разрабатываются. В необходимых случаях готовится техническое задание, на основании которых контрагент сам формирует условия договора. Основные условия договора и техническое задание оформляются в виде отдельных приложений к рапорту руководителя уполномоченной службы на имя начальника УВО (подразделения) о заключении договора. Техническое задание также может содержаться в соответствующем разделе конкурсной, аукционной документации.

4. Подготовка рапорта-обоснования для заключения договора начальнику УВО (подразделения) и утверждение рапорта. Рапорты могут быть трех видов:

- рапорт о заключении договора методом у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) с указанием причин, по которым для приобретения товара (работы, услуги) выбран именно этот метод. В этом же рапорте излагается просьба поручить соответствующим службам экономическую и юридическую экспертизы договора;

- рапорт о проведении запроса котировок цен на соответствующем рынке товаров, работ, услуг;

- рапорт о проведении конкурса, аукциона Государственной комиссией ГУВД по г. СПб и ЛО по размещению государственного заказа.

К рапорту прилагаются следующие документы:

- в первом случае:

а) справка о результатах мониторинга цен за подписью руководителя уполномоченной службы;

б) проект договора, завизированный руководителем уполномоченной службы, со всеми приложениями;

в) копии свидетельств о государственной регистрации контрагента, внесении записи о нем в Единый государственный реестр юридических лиц и частных предпринимателей и постановке на налоговый учет;

г) копия устава контрагента;

д) копия распорядительного акта о назначении на должность лица, уполномоченного на подписание договора от имени контрагента либо доверенности такого лица,

е) копия уведомления о применении упрощенной системы налогообложения (если такая система применяется контрагентом);

ж) копия лицензии на соответствующий вид деятельности.

Обязанность истребования учредительных и регистрационных документов контрагента возлагается на уполномоченную службу. Копии документов должны быть заверены печатью (штампом) контрагента и подписью должностного лица, а многостраничных - сшиты;

- во втором случае - проект документации для проведения запроса котировок цен;

- в третьем случае - проект конкурсной, аукционной документации.

Рапорт должен быть предварительно завизирован руководителем финансово-экономической службы.

5. Выбор контрагента. Выбор контрагента по результатам конкурса, аукциона, запроса котировок осуществляется в порядке, определенном соответствующими нормативными правовыми актами. При выборе контрагента для заключения договора методом у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) руководитель уполномоченной службы должен руководствоваться следующими критериями с приоритетом, соответствующим порядку перечисления критериев:

- наилучшим качеством товара, работы, услуги;

- наименьшей ценой товара, работы, услуги;

- наличием (размером) дополнительных расходов, включаемых поставщиком (исполнителем, подрядчиком) в цену договора;

- сроками поставки (выполнения);

- наличием и условиями гарантийного обслуживания;

- наличием и условиями послегарантийного обслуживания и дополнительных сервисных функций;

- удобством получения товара, работы, услуги.

Финансово-экономическая служба вправе в любое время проверить соответствие выбора контрагента указанным критериям и в случае нахождения несоответствия подать рапорт начальнику УВО (подразделения) о приостановке исполнения бюджетного обязательства.

6. Подготовка проекта договора. Проект договора может быть получен уполномоченной службой у контрагента, подготовлен ею непосредственно либо по соответствующему рапорту руководителя уполномоченной службы подготовлен договорно-правовой службой. В последнем случае к рапорту о подготовке договора прилагаются основные условия договора, где должен быть детально раскрыт предмет договора, указаны сроки и периодичность поставки товара (выполнения работ, оказания услуг), место поставки, порядок доставки и приемки товара (работы, услуги), иные необходимые сведения.

Проект договора, заключаемого по результатам запроса котировок, конкурса или аукциона, готовится уполномоченной службой, либо по соответствующему рапорту руководителя уполномоченной службы - договорно-правовой службой.

Все проекты договоров, заключаемых УВО (подразделением), подлежат обязательной экономической и юридической экспертизе. В случае отсутствия в штате подразделения должностей сотрудников (работников), на которых могут быть возложены обязанности по проведению данных экспертиз, руководитель подразделения обязан обратиться с рапортом на имя начальника УВО о проведении экспертиз финансово-экономической и договорно-правовой службами УВО.

7. Заключение договора.

Исключительным правом подписи договоров от имени УВО(подразделения) обладает начальник УВО (подразделения), кроме случаев официального делегирования этих полномочий одному из своих заместителей путем выдачи доверенности на право заключения договоров, либо назначения лица временно исполняющим обязанности начальника УВО (подразделения).

Договор с отметками о проведенной юридической и экономической экспертизе представляется на подпись начальнику УВО (подразделения), его заместителю или исполняющему его обязанности руководителем уполномоченной службы. Договор должен быть подписан только тем лицом, которое указано в преамбуле договора и реквизите "подпись стороны договора".

Порядок направления контрагенту проектов договоров, заключаемых по результатам конкурса, аукциона, запроса котировок, определяется соответствующими нормативными правовыми актами.

. Проект договора, заключаемого методом у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика), подготовленный в УВО (подразделении), направляется уполномоченной службой контрагенту при сопроводительном письме с таким расчетом, чтобы окончательно согласовать его условия можно было до планируемого уполномоченной службой начала поставки товара (выполнения работ, оказания услуг).

Направляемый контрагенту проект договора должен быть исполнен в необходимом количестве экземпляров, снабжен оттиском гербовой печати УВО (подразделения).

Проект договора, полученный от контрагента, должен быть исполнен в необходимом количестве экземпляров, заверен подписями и печатями контрагента.

III. Экономическая и юридическая экспертиза договоров

Перед подписанием начальником УВО (подразделения) проекта договора должны быть проведены его экономическая и юридическая экспертизы.

Основанием для проведения экспертиз договора, заключаемого методом у единственного поставщика (исполнителя, заказчика) служит рапорт-обоснование (см. п. 4 разд. II настоящей инструкции). Основанием для проведения экспертиз договора, заключаемого по результатам конкурса, аукциона, запроса котировок, является отдельный рапорт руководителя уполномоченной службы о проведении экспертиз.

Проект договора, представляемый на экономическую и юридическую экспертизу, должен содержать на последней странице подпись руководителя уполномоченной службы. Этим руководитель уполномоченной службы подтверждает, что знает условия, на которых заключается договор, и подтверждает свое согласие с ними.

К проекту, помимо рапорта, прикладывается соответственно полный пакет конкурсной, аукционной документации, документации по запросу котировок, копия протокола Государственной комиссией ГУВД по г. СПб и ЛО по размещению государственного заказа, Котировочной комиссии УВО, котировочной комиссии подразделения, которым определен победитель по указанным процедурам размещения госзаказа, справка о результатах мониторинга цен, регистрационные и уставные документы контрагента (см. п.4 раздела II настоящей инструкции).

Не допускается представление на экспертизу уже подписанного начальником УВО (подразделения) договора. Такой договор может быть предметом экспертизы только в рамках служебной проверки по поводу законности его заключения, исполнения, изменения или расторжения.

Пакет представляемых на экспертизу документов представляется руководителям финансово-экономической и договорно-правовой служб, которые дают соответствующие поручения о проведении экспертиз.

Первой проводится экономическая экспертиза проекта договора. Ее вопросы:

- наличие соответствующей статьи расходов средств федерального бюджета в смете расходов УВО (подразделения) и финансовых средств по этой статье на расчетном счете;

- степень исполнения предыдущих обязательств УВО (подразделения) по данной статье расходов и перед данным контрагентом и контрагента перед УВО (подразделением);

- возможность последующего полного или частичного возмещения расходов федерального бюджета на оплату по данному договору за счет иных лиц;

- определенность порядка расчетов и соответствие его установленному порядку оплаты обязательств федерального бюджета;

- наличие и размер применяемых штрафных санкций за ненадлежащее исполнение (неисполнение) договорных обязательств;

- наличие смет, спецификаций и соответствие стоимости по ним общей стоимости товаров, работ, услуг по договору;

- наличие и правильность указания платежных реквизитов сторон.

Если в процессе экспертизы недостатки не обнаружены, проводивший экономическую экспертизу сотрудник делает оттиск специального штампа на последнем листе всех экземпляров проекта договора, ставит свою подпись в соответствующей графе оттиска и визирует проект договора у руководителя финансово-экономической службы, после чего возвращает весь пакет документов представившему проект договора на экспертизу сотруднику уполномоченной службы для дальнейшей юридической экспертизы.

В случае обнаружения недостатков проводивший экономическую экспертизу сотрудник составляет перечень обнаруженных недостатков в виде справки, оттиск специального штампа не ставит, а делает запись на рапорте "проверено с замечаниями" и возвращает весь пакет документов представившему проект договора на экспертизу сотруднику уполномоченной службы. Последний может либо принять меры по исправлению проекта договора и повторно представить его на экономическую экспертизу, либо передать проект в договорно-правовую службу для юридической экспертизы. В последнем случае в договорно-правовую службу представляется также справка о результатах экономической экспертизы.

Юридическая экспертиза проекта договора рассматривает вопросы:

- соблюдения зависимостей установленной законом для получателей средств федерального бюджета процедуры заключения договора от его цены и вида приобретаемых товаров, работ, услуг;

- наличия правового основания для заключения договора в виде соответствующих случаю протокола Государственной комиссии ГУВД по г. СПб и ЛО по размещению государственного заказа, Котировочной комиссии УВО, котировочной комиссии подразделения либо письменной резолюции начальника УВО (подразделения);

- документального подтверждения гражданской правосубъектности контрагента и полномочий лица, подписывающего договор от лица контрагента;

- допустимости заключения договора, если ранее в текущем финансовом году уже заключались договоры на приобретение одноименных товаров, выполнение работ или оказание услуг;

- соответствия условий договора общим и специальным требованиям гражданского законодательства;

- соответствия оформления договора установленным стандартам документооборота.

При наличии замечаний проект и перечень обнаруженных недостатков в виде справки передается сотруднику уполномоченной службы для доработки с отметкой в "Журнале учета договорной работы". При отказе уполномоченной службы от доработки проекта сотрудник, проводивший экспертизу, составляет письменное заключение о недостатках данного договора, ссылается в нем на справку о результатах экономической экспертизы, в штампе ставит свою подпись и делает приписку "с замечаниями, см. приложение". Заключение подписывает также руководитель договорно-правовой службы.

Если в процессе правовой экспертизы недостатки не обнаружены, проводивший экспертизу сотрудник личной подписью заверяет на оборотной стороне каждую страницу всех экземпляров проекта договора, ставит роспись в соответствующей графе специального штампа и визирует договор у руководителя договорно-правовой службы.

Экспертиза договора каждой службой должна быть произведена в течение двух рабочих дней с момента поступления. При этом руководители финансово-экономической, договорно-правовой службы вправе с учетом текущей загрузки сотрудников, осуществляющих экспертизу, отказать в незамедлительном приеме документов на экспертизу и назначить время приема.

IV. Особенности подготовки договоров, заключаемых с победителями конкурсов, аукционов, запросов котировок

Подготовка проектов государственных контрактов, заключаемых с контрагентами по результатам конкурсов, аукционов, запросов котировок, производится заранее. Указанные договоры проходят экономическую и юридическую экспертизу обезличенно, вопросы правосубъектности контрагента и полномочий заключающего договор представителя не рассматриваются. В сопроводительном письме, с которым проект договора направляется контрагенту, должно содержаться предложение вместе с подписанным договором представить также документы, перечисленные в пунктах "в" - "ж" второго абзаца пункта 4 раздела II настоящей инструкции.

Если форма переданного победителю конкурса, аукциона, запроса котировок в значительной степени не устраивает последнего (за исключением условий, оговаривавшихся в конкурсной, аукционной документации, извещении о запросе котировок), допускается принятие от него встречного проекта договора (встречной оферты).

V. Регистрация, исполнение и хранение договоров

1. Регистрация договора

Подписанный всеми контрагентами договор со всеми приложениями, копии регистрационных и уставных документов контрагента, а также, соответственно, копия протокола определения победителя в конкурсе, аукционе, запросе котировок либо рапорт-обоснование заключения договора у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) передаются на регистрацию ответственному сотруднику договорно-правовой службы УВО, подразделения (далее - ответственный сотрудник).

Если контрагент отказался представить копии своих регистрационных и уставных документов, взамен должен быть представлен рапорт руководителя уполномоченной службы, подтверждающий это обстоятельство, и копия письма контрагенту, которым запрашивались указанные документы.

Договор регистрируется ответственным сотрудником в "Журнале регистрации договоров". Регистрация договора включает в себя присвоение номера, проставление даты заключения договора и, в необходимых случаях, получение в подразделении делопроизводства оттиска гербовой печати в соответствующем разделе договора.

После регистрации ответственный сотрудник первый экземпляр договора со всеми приложениями, регистрационными и уставными документами контрагента, протоколом определения победителя или рапортом-обоснованием подшивает в контрольно-наблюдательное дело. Копии договора передаются ответственным сотрудником руководителю финансово-экономической службы и руководителю уполномоченной службы соответственно для фактического и финансового исполнения и контроля под роспись в "Журнале регистрации договоров". Если договор поступил на регистрацию в двух экземплярах, второй экземпляр договора со всеми приложениями передается руководителю уполномоченной службы также под роспись в "Журнале регистрации договоров" для направления его конрагенту.

2. Исполнение договора

Руководитель уполномоченной службы после получения копии заключенного и зарегистрированного договора обязан:

- определить подчиненного сотрудника, ответственного за фактическое исполнение условий договора и осуществление взаимодействия с контрагентом в период его действия и дать ему соответствующее поручение;

- при необходимости направить контрагенту его экземпляр договора;

- осуществлять контроль фактического исполнения условий договора как контрагентом, так и подчиненными сотрудниками, в т.ч. контроль сроков и объемов выполнения обязательств, качества товаров, работ, услуг, составление необходимых документов и т.д.;

- вести переписку с контрагентом по вопросам договорных отношений, при необходимости инициировать своевременное внесение изменений в договор;

- незамедлительно докладывать руководству УВО (подразделения) об обстоятельствах, делающих дальнейшее надлежащее исполнение договора полностью или частично невозможным;

- своевременно предоставлять в договорно-правовую и финансово-экономическую службы подробную информацию о нарушении условий договора с объяснением причин, а также предложения по устранению нарушения и возмещению (предупреждению) ущерба, документы, необходимые для ведения претензионной и исковой работы;

- по окончании действия договора получить от контрагента документы, подтверждающие исполнение обязанностей по договору, и подготовить рапорт для доклада начальнику УВО (подразделения) о полном выполнении обязательств и списании договора в архив.

Руководитель финансово-экономической службы после получения копии заключенного и зарегистрированного договора обязан:

- осуществить постановку договора на учет в качестве обязательств федерального бюджета в органах Федерального казначейства;

- обеспечить финансовое исполнение договора и финансовый контроль соблюдения его условий. Под финансовым контролем понимается текущая проверка своевременности и полноты документального подтверждения фактов выполнения контрагентом договорных обязательств;

- принимать в установленном порядке меры к выполнению контрагентами финансовых обязательств в установленные договором сроки, в т.ч. меры оперативного воздействия на контрагента в виде приостановки встречного исполнения обязательств;

- организовать своевременное представление необходимых документов в договорно-правовую службу для предъявления претензий и исков по возмещению убытков, взысканию неустоек.

3. Хранение договора

Хранение копий заключенного договора и приложений к нему в финансово-экономической и уполномоченной службах осуществляется до окончания срока действия договора.

Обязанности по обеспечению сохранности подлинных заключенных договоров возлагаются на руководителя договорно-правовой службы УВО (подразделения). Он самостоятельно определяет место, условия и порядок хранения договоров в помещениях службы или специально отведенных для этого местах. Место, условия и порядок хранения заключенных договоров должны обеспечивать их сохранность, удобство пользования ими. Заключенные договоры хранятся не менее 3-х лет по окончании срока их действия.