Приложение 1. Административный регламент предоставления управлением записи актов гражданского состояния Ленинградской области государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу

Утвержден
Приказом начальника управления
записи актов гражданского состояния
Ленинградской области
от 6 марта 2009 г. N 6
(приложение 1)

Административный регламент
предоставления управлением записи актов гражданского состояния
Ленинградской области государственной услуги по проставлению апостиля
на официальных документах, подлежащих вывозу за границу

I. Общие положения

1. Административный регламент предоставления управлением записи актов гражданского состояния (далее - Управление) государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу (далее - Административный регламент), разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результатов предоставления государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу (далее - государственная услуга), создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при проставлении апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу (далее - заявители).

2. Административный регламент определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу (далее - проставление апостиля на официальных документах).

3. В соответствии с Гаагской конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 г. для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинности печати, которой скреплен этот документ, проставляется апостиль.

Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения.

4. Государственная услуга предоставляется Управлением.

5. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Гаагской конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 г. (далее - Конвенция);

Налоговым кодексом Российской Федерации;

Постановлением Верховного Совета СССР от 17 апреля 1991 г. N 2119-1 "О присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов";

Постановлением Совета Министров СССР от 12 ноября 1990 г. N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов";

иными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими правоотношения в сфере проставления апостиля.

6. Управление проставляет апостиль на официальных документах, подлежащих вывозу за границу (далее - официальные документы), исходящих от органов записи актов гражданского состояния органов местного самоуправления Ленинградской области за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Государственная услуга предоставляется Управлением.

7. При предоставлении государственной услуги осуществляется взаимодействие с органами записи актов гражданского состояния органов местного самоуправления Ленинградской области, официальные документы которых представлены для проставления апостиля.

8. Заявителем является любое лицо, предъявившее официальный документ.

9. За проставление апостиля взимается государственная пошлина.

Размер и порядок взимания государственной пошлины установлен главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации.

В соответствии с подпунктом 41 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивается государственная пошлина в размере 300 рублей за каждый документ.

На основании подпункта 5 пункта 1 статьи 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации при обращении за проставлением апостиля плательщик (организация или физическое лицо, обратившееся за проставлением апостиля, - статья 333.17 Налогового кодекса Российской Федерации) уплачивает государственную пошлину до проставления апостиля.

Согласно подпункту 10 пункта 1 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации от уплаты государственной пошлины освобождены органы государственной власти, органы местного самоуправления.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

Порядок информирования о предоставлении государственной услуги

10. Информация о порядке предоставления государственной услуги предоставляется:

непосредственно в Управлении;

с использованием средств телефонной связи, электронного информирования;

посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет);

посредством размещения на информационных стендах органов записи актов гражданского состояния органов местного самоуправления Ленинградской области.

11. Сведения о местонахождении, контактных телефонах (телефонах для справок), адресах электронной почты Управления в приложении 1 к Административному регламенту.

12. Сведения о местонахождении, номерах телефонов для справок (консультаций) Управления записи актов гражданского состояния размещаются:

на информационных стендах органов записи актов гражданского состояния органов местного самоуправления Ленинградской области.

13. Сведения о графике (режиме) работы Управления сообщаются по телефонам для справок (консультаций), а также размещаются:

на информационных стендах органов записи актов гражданского состояния органов местного самоуправления Ленинградской области.

14. Информация о процедуре предоставления государственной услуги сообщается по номерам телефонов для справок (консультаций), а также размещается на информационных стендах органов записи актов гражданского состояния органов местного самоуправления Ленинградской области

15. На информационных стендах в помещении, предназначенном для приема документов на проставление апостиля в Управлении, а также на информационных стендах органов записи актов гражданского состояния органов местного самоуправления Ленинградской области, размещается следующая информация:

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению государственной функции;

текст Административного регламента с приложениями;

блок-схема (приложение 6 к Административному регламенту) и краткое описание порядка предоставления государственной услуги;

образец заявления на проставление апостиля (приложение 2 к Административному регламенту);

схема размещения специалистов и режим приема ими граждан;

порядок информирования о ходе исполнения государственной услуги, порядок получения консультаций.

16. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

Время разговора не должно превышать 10 минут.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

17. Информирование о ходе исполнения государственной услуги осуществляется специалистами Управления при личном контакте с заявителями, с использованием почтовой, телефонной связи, посредством электронной почты.

Заявители, представившие в Управление документы на проставление апостиля, в обязательном порядке информируются специалистами:

об отказе в проставлении апостиля;

о сроке завершения оформления документов и возможности их получения.

Порядок получения консультаций (справок) о порядке предоставления государственной услуги

18. Консультации (справки) по вопросам порядка предоставления государственной услуги предоставляются специалистами Управления, уполномоченными на ее исполнение.

19. Консультации предоставляются по следующим вопросам:

об органах государственной власти, уполномоченных на проставление апостиля, включая информацию о месте их нахождения;

о видах и характере официальных документов, на которых апостиль проставляется Управлением;

о требованиях к официальным документам, предъявляемым для проставления апостиля;

о размере государственной пошлины;

о времени приема и выдачи документов;

о сроке исполнения государственной услуги;

о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной услуги.

20. Консультации предоставляются при личном обращении, посредством телефона или электронной почты.

Требования к местам для информирования

21. Места для информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются:

информационными стендами.

Требования к местам для ожидания

22. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов.

Требования к местам приема заявителей

23. Помещение для непосредственного взаимодействия специалистов с заявителями должно быть организовано в виде отдельных рабочих мест для каждого ведущего прием специалиста.

24. Кабинет приема заявителей должен быть оборудован информационными табличками с указанием:

номера кабинета;

фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего исполнение государственной функции;

времени перерыва на обед, технического перерыва.

25. Каждое рабочее место специалистов должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством.

При организации рабочих мест должна быть предусмотрена возможность свободного входа и выхода специалистов из помещения при необходимости.

Обязательства Управления в отношении графика (режима) работы с заявителями

26. Управление осуществляет прием заявителей для проставления апостиля в соответствии со следующим графиком:

Понедельник - неприемный день

Вторник - 10.00 - 12.00; 14.00 - 16.00

Среда - неприемный день

Четверг - 10.00 - 12.00; 14.00 - 16.00

Пятница - неприемный день

27. Время предоставления перерыва для отдыха и питания специалистов Управления устанавливается служебным распорядком с соблюдением графика (режима) работы с заявителями.

III. Административные процедуры

Результат предоставления государственной услуги

28. Конечными результатами предоставления государственной услуги являются:

проставление апостиля на официальном документе;

отказ в проставлении апостиля на официальном документе.

29. Срок предоставления государственной услуги в случае отсутствия необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и(или) истребования образца оттиска печати органа записи актов гражданского состояния органов местного самоуправления Ленинградской области, от которого исходит документ, не должен превышать 3-х рабочих дней со дня представления документов.

Срок предоставления государственной услуги в случае необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и(или) истребования образца оттиска печати органа записи актов гражданского состояния органа местного самоуправления Ленинградской области, от которого исходит официальный документ, не должен превышать 30 рабочих дней.

Последовательность административных процедур

30. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация документов;

установление отсутствия оснований для отказа в проставлении апостиля, включая проверку соответствия подписи должностного лица и оттиска печати органа на официальном документе имеющимся образцам;

проставление апостиля (при отсутствии оснований для отказа в проставлении апостиля);

отказ в проставлении апостиля (при установлении оснований для отказа в проставлении апостиля);

выдача документов.

Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

31. Для предоставления государственной услуги заявителем представляются документы, предусмотренные пунктом 32 Административного регламента.

32. Для проставления апостиля представляются (предъявляются):

1) заявление о проставлении апостиля на официальном документе (приложение 2 к Административному регламенту);

2) документ, удостоверяющий личность (предъявляется);

3) официальный документ, подлежащий вывозу на территорию иностранного государства, участника Гаагской Конвенции, исходящий от органа записи актов гражданского состояния Ленинградской области, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

4) документ об уплате государственной пошлины.

Требования к документам, представляемым заявителями

33. Заявление о проставлении апостиля, а также документ об уплате государственной пошлины представляются в единственном подлинном экземпляре.

34. Официальный документ представляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело (копия), а другой (оригинал) выдается заявителю.

35. Официальные документы должны содержать реквизиты, наличие которых согласно законодательству Российской Федерации является обязательным (номер, дата, подпись, печать).

36. Документы, представляемые на проставление апостиля, должны быть исполнены четко, подписи должностных лиц и оттиски печати, содержащиеся на документах, представленных на проставление апостиля, должны быть отчетливыми.

37. Документы, представляемые на проставление апостиля, не должны иметь поправок и(или) приписок.

Прием и регистрация документов

38. Основанием для начала предоставления государственной услуги является представление в Управление документов, необходимых для проставления апостиля, предусмотренных пунктом 32 Административного регламента.

39. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля (далее - специалист), определяет подведомственность обращения и устанавливает его предмет (знакомится с комплектом представленных документов). Если предметом обращения заявителя не является проставление апостиля на официальных документах, осуществляемое Управлением, специалист сообщает заявителю, в какой орган государственной власти следует обратиться.

Максимальный срок выполнения действия составляет 10 минут.

40. Специалист вносит в журнал учета входящих документов запись о приеме документов, которая содержит:

порядковый номер записи;

дату приема документов;

данные о заявителе (фамилию и инициалы физического лица);

количество документов, представленных на проставление апостиля;

реквизиты официального документа, представленного для проставления апостиля (номер, серия, место и дата выдачи);

фамилию и инициалы специалиста, принявшего документы.

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут на каждый из представленных официальных документов.

41. Датой представления документов является дата их поступления в Управление.

42. Специалист оформляет расписку о приеме документов в 2-х экземплярах (приложение 3 к Административному регламенту), в которой указываются:

дата представления документов;

данные заявителя (фамилия и инициалы физического лица);

страна предъявления апостиля (указывается в соответствии с заявлением);

количество представленных документов;

номер журнала учета входящих документов и порядковый номер записи в нем, под которым были зарегистрированы представленные документы;

дата выдачи документов и часы приема;

телефон, по которому заявитель в течение срока предоставления государственной услуги может узнать о стадии рассмотрения документов и времени, оставшемся до ее завершения;

фамилия и инициалы специалиста, принявшего документы, а также его подпись.

Специалист передает заявителю первый экземпляр расписки, а второй экземпляр приобщает к поступившим документам.

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут на каждый официальный документ.

43. Специалист при поступлении документов осуществляет проверку соответствия подписи должностного лица и оттиска печати органа на официальном документе имеющимся образцам, наличия у названного лица полномочий на право подписи представленного на проставление апостиля официального документа.

В ходе проверки визуального соответствия оттиска печати на официальном документе, представленном на проставление апостиля, имеющемуся образцу специалист проверяет отсутствие подчисток, приписок, а также обращает особое внимание на:

равномерность и насыщенность цветового тона оттиска;

четкость изображения элементов оттиска;

отсутствие визуально различимых выдавливаний краски за края контура рисунка оттиска;

отсутствие искажений деталей оттиска, "смазываний", "стираний".

Максимальный срок выполнения действия составляет 30 минут.

44. При отсутствии в Управлении образцов подписи и оттиска печати специалист оформляет официальный запрос на получение образца подписи и подтверждение полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и истребование образца оттиска печати органа, от которого исходит документ.

Максимальный срок выполнения действия составляет 30 минут.

45. В случае необходимости выполнения административных действий, предусмотренных пунктом 44 Административного регламента, специалист передает в порядке делопроизводства оформленный запрос на подписание начальнику Управления.

Максимальный срок выполнения действия - в течение рабочего дня.

46. Начальник Управления подписывает запрос на получение образца подписи и подтверждение полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и истребование образца оттиска печати органа, от которого исходит документ.

Подписанный запрос в порядке делопроизводства передается для отправки по назначению.

Максимальный срок выполнения действия не устанавливается и ограничивается требованиями к максимальному сроку выполнения административной процедуры в целом.

47. При получении от уполномоченного органа образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля документ, образца оттиска печати органа, от которого исходит документ, специалист осуществляет действия, предусмотренные пунктом 43 Административного регламента, а также в порядке делопроизводства помещает полученные образцы подписи и оттиска печати в дело с имеющимися образцами подписей и оттисков печатей.

Максимальный срок выполнения действия составляет 20 минут.

48. Специалист рассматривает представленный на проставление апостиля официальный документ на предмет наличия реквизитов, которые согласно законодательству Российской Федерации являются обязательными (номер, серия, дата, подпись, печать), а также связывается посредством телефонной связи со специалистом органа записи акта гражданского состояния Ленинградской области, выдавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля, для установления соответствия сведений, указанных в записи акта гражданского состояния, сведениям, указанным в официальном документе, представленном для проставления апостиля.

Максимальный срок выполнения действия не устанавливается и ограничивается требованиями к максимальному сроку выполнения административной процедуры в целом.

49. По результатам проведенной проверки специалист принимает решение:

о проставлении апостиля;

об отказе в проставлении апостиля.

Решение о проставлении апостиля или об отказе в проставлении апостиля принимается в день проведения проверки.

50. Общий срок проверки при отсутствии у специалиста необходимости в совершении действий, предусмотренных пунктами 44 - 47 Административного регламента, не может превышать одного рабочего дня. При наличии у специалиста необходимости в совершении действий, предусмотренных пунктами 44 - 47 Административного регламента, проверка должна быть завершена не позднее одного рабочего дня после получения запрашиваемых образцов.

51. При принятии положительного решения о проставлении апостиля специалист проставляет на представленном официальном документе апостиль.

52. Проставление апостиля осуществляется путем проставления специального штампа "Апостиль", форма которого определена Конвенцией, с его последующим заполнением.

Штамп "Апостиль" должен быть выполнен в форме квадрата размером 10 х 10 см. Заголовок штампа "Апостиль" должен содержать текст на французском языке.

Проставление апостиля методом ксерокопирования не допускается.

53. Штамп "Апостиль" проставляется на свободном от текста месте официального документа либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе бумаги.

В случае проставления штампа "Апостиль" на отдельном листе листы документа и лист с оттиском штампа "Апостиль" нумеруются и прошиваются ниткой любого цвета либо специальным тонким шнуром, лентой. Последний лист документа в месте, где он прошит, заклеивается и проставляется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать). Оттиск гербовой печати располагается равномерно в месте, где он прошит и заклеен и на листе в соответствии с приложением 4 к Административному регламенту. Количество прошитых листов заверяется штампом, содержащим сведения о количестве прошитых и пронумерованных листов.

Максимальный срок выполнения действия составляет 10 минут.

54. Специалист заполняет штамп "Апостиль".

В строке 2 штампа "Апостиль" указывается в родительном падеже фамилия должностного лица, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля.

Если представленный к проставлению апостиля официальный документ подписан должностным лицом, имеет все необходимые реквизиты и не вызывает сомнений, но фамилия подписавшего его должностного лица не расшифрована и установить ее не представляется возможным, в строке 2 оттиска штампа "Апостиль" после слова "подписан" вместо фамилии указывается