Глава 5. Порядок регистрации и рассмотрения служебной документации в администрации

Глава 5. Порядок регистрации и рассмотрения служебной документации
в администрации

5.1. При приемке и отправке документов проверяется правильность их оформления: адресование, комплектность, наличие указанных приложений, наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати, регистрационного номера, фамилии и номера телефона ответственного исполнителя и др.).

5.2. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.

5.3. На документах, поступивших в администрацию до 16.00 часов текущего дня, проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления.

На корреспонденции, поступившей после 16.00 часов, проставляется регистрационный штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.

5.4. Регистрации подлежит вся служебная корреспонденция, требующая учета, исполнения и использования, в том числе в справочных целях (как создаваемая в администрации, так и поступающая из других организаций).

Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа (как входящие, так и исходящие), а также все без исключения документы, поступающие из федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления.

5.5. Регистрационный индекс входящего документа (входящий номер) документа проставляется в регистрационном штампе в нижнем правом углу документа.

5.5.1. Повторным служебным документам присваивается входящий номер первичной регистрации с добавлением признака повторности.

Повторными считаются документы, поступившие по одному и тому же вопросу из одной организации в течение года, считая от даты первичной регистрации.

В целях удобства работы с документами и комплексного решения вопросов, в них поставленных, за одним и тем же номером регистрируются и документы, не являющиеся повторными, но поступившие из разных организаций по одному и тому же вопросу.

5.6. Документы, требующие срочного рассмотрения, с грифами "Срочно", "Весьма срочно", правительственные документы, телеграммы и др. незамедлительно доставляются адресату.

5.7. Исходящим документам (кроме ответов на письма граждан) присваиваются самостоятельные регистрационные номера.

Исходящие документы передаются соответственно в общий Отдел администрации для отправки адресатам курьерской службой, заказной или простой почтой.