Глава 7. Организация работы со служебными документами

Глава 7. Организация работы со служебными документами

7.1. Организацию работы со служебными документами, поступающими в администрацию, обеспечивает в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству общий отдел.

7.2. Служебные документы принимаются общим отделом и подлежат регистрации, как правило, в день поступления или на следующий рабочий день, с занесением необходимой информации в компьютерную базу данных.

7.3. Зарегистрированные служебные документы направляются по принадлежности вопросов главе или заместителям главы администрации, после чего согласно резолюции передаются работником общего отдела ответственному исполнителю (исполнителям) под роспись в карточке учета входящих документов.

7.4. Если документ адресован нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в резолюции первым, является основным, а другие - соисполнителями. Основной исполнитель готовит по документу ответ либо заключение, соисполнители представляют ему необходимые материалы.

7.5. Поступившие в администрацию служебные документы рассматриваются исполнителями в срок, установленный руководством, в случае отсутствия установленного срока - в течение одного месяца (30 календарных дней). Продление срока рассмотрения осуществляется по согласованию с руководителями администрации на основании письменной информации руководителя структурного подразделения, являющегося ответственным исполнителем документа.

7.6. Служебные документы считаются исполненными и списываются в дело на основании ответа, завизированного исполнителем и подписанного главой или заместителем главы администрации по принадлежности вопросов.

Если исполнение документа не требует письменного ответа, исполнитель составляет справку об исполнении или делает отметку на основном документе о результатах исполнения и сдает его в общий отдел для представления главе или заместителю главы с целью принятия решения о принятии исполнения.

7.7. Контроль за исполнением служебных документов осуществляет общий отдел.

7.8. Рассылку исходящих служебных писем осуществляет общий отдел, массовую рассылку - структурные подразделения, являющиеся исполнителями.

7.9. Работники структурных подразделений администрации, участвующие в процессе регистрации, исполнения и хранения документов, несут ответственность за сроки их исполнения и сохранность.