Приложение

Приложение

Административный регламент
предоставления государственной услуги по исполнению поступивших
из-за рубежа запросов граждан Российской Федерации, иностранных
граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных
прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок,
направляемых в иностранные государства
(далее - Административный регламент)
(утв. приказом архивного комитета Ленинградской области
от 7 декабря 2009 г. N 26)
(в ред. приказа архивного комитета Ленинградской области
от 8 июля 2011 г. N 19)

I. Общие положения

1. Административный регламент разработан в целях повышения качества предоставления государственной услуги и обеспечения ее доступности.

2. Административный регламент включает стандарт предоставления государственной услуги, состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, устанавливает формы контроля за исполнением Административного регламента, досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, государственного учреждения, предоставляющих государственную услугу, а также должностных лиц и государственных служащих.

3. Виды запросов, исполнение которых осуществляется в порядке предоставления государственной услуги.

3.1. Запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

3.2. Тематические запросы - запросы о предоставлении информации по определённой проблеме, теме, событию, факту. Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц.

3.3. Генеалогические запросы - запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода. При исполнении генеалогических запросов может составляться генеалогическое дерево (по восходящей или нисходящей линиям, с указанием связей - прямых, с определённым количеством колен, сыновних, дочерних; боковых - двоюродных, троюродных), проводится розыск конкретных родственников, сведений о них, поиск доказательств происхождения конкретного лица (заявителя или его родственника, происхождения фамилии).

4. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают:

- граждане Российской Федерации, проживающие за рубежом Российской Федерации;

- граждане иностранных государств;

- лица без гражданства, проживающие за рубежом Российской Федерации.

Заявителями также могут быть физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации выступать от имени заявителей, перечисленных в абзаце 1 пункта 4 Административного регламента.

II. Стандарт предоставления государственной услуги по исполнению
поступивших из-за рубежа запросов граждан Российской Федерации
и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных
с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном
порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства

5. Наименование государственной услуги: исполнение поступивших из-за рубежа запросов граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

6. Государственную услугу предоставляют:

- государственное казённое учреждение "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - ГКУ ЛОГАВ);

- Архивный комитет Ленинградской области (далее - Архивный комитет) в части проставления апостиля на архивных справках, архивных копиях, архивных выписках, подготовленных ГКУ ЛОГАВ, муниципальными архивами, иными органами и организациями, расположенными на территории Ленинградской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

7. Результатом предоставления государственной услуги является:

- архивная справка;

- архивная выписка;

- архивная копия;

- проставление апостиля на архивной справке, архивной выписке, архивной копии в установленном порядке;

- письмо в адрес заявителя с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений.

8. Срок исполнения запроса исчисляется с момента его регистрации в Архивном комитете, ГКУ ЛОГАВ. Запрос регистрируется в день поступления.

8.1. Срок исполнения запроса социально-правового характера в ГКУ ЛОГАВ составляет 30 дней со дня его регистрации. В исключительных случаях директор ГКУ ЛОГАВ либо уполномоченное на это лицо продлевает срок рассмотрения запроса на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

8.2. Срок исполнения тематических, генеалогических запросов ГКУ ЛОГАВ составляет 3 месяца со дня их регистрации.

8.3. Срок рассмотрения и направления поступивших в Архивный комитет запросов на исполнение в государственные и муниципальные архивы, органы и организации составляет 5 рабочих дней со дня их регистрации.

8.4. Срок рассмотрения и направления поступивших в ГКУ ЛОГАВ запросов по принадлежности составляет 5 рабочих дней со дня их регистрации.

9. Срок проставления Архивным комитетом апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях составляет 3 рабочих дня с момента предоставления их в Архивный комитет.

10. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, заключённой в Гааге 5 октября 1961 года и вступившей в силу для России 3 марта 1992 года ("Бюллетень международных договоров", 1993, N 6);

- Соглашением о принципах и формах взаимодействия государств - участников СНГ в области использования архивной информации, заключенным в г. Минске 4 июня 1999 года ("Бюллетень международных договоров", 2000, N 12, ст. 3-6.);

- Законом СССР от 24 июня 1991 года N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" ("Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР", 1991, N 27, ст. 784);

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004, N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006, N 19, ст. 2060);

- Федеральным законом от 27 июня 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ"

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059, "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20,14 мая 2007 года) (В редакции приказа Минкультуры России от 16 февраля 2009 года N 68, зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 5 мая 2009 года, регистрационный N 13 893, "Российская газета", N 89, от 20 мая 2009 года);

- приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28 декабря 2009 года N 894 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" ("Российская газета" N 5119, от 26 февраля 2010 года);

- Положением об архивном комитете Ленинградской области, утверждённым постановлением Правительства Ленинградской области от 6 июня 2008 года N 166 (Газета "Вести", N 115, 25 июня 2008 года).

11. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос на русском языке в адрес Архивного комитета, ГКУ ЛОГАВ, в том числе переданный по электронной почте в форме анкеты, заполненной заявителем на русском языке по форме согласно приложению 1 к Административному регламенту (далее - запрос).

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

12.1. В запросе указываются следующие сведения:

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

- почтовый адрес, по которому должны быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса;

- гражданство;

- адрес места жительства;

- дата составления запроса;

- для получения архивной информации:

- о рождении, заключении брака, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилиях, именах, отчествах родителей (для справки о рождении);

- об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебного заведения;

- о стаже работы (службы), размере заработной платы - название, ведомственная подчинённость и адрес организации, номер воинской части, время работы (службы), профессия, должность;

- о пенсии - сведения об организации, которая назначила пенсию, дата назначения пенсии, сведения об организации, которая выплатила пенсию в последний раз;

- о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, её ведомственная подчинённость;

- об эвакуации, об угоне в плен с оккупированных территорий Ленинградской области - постоянное место проживания до момента угона (эвакуации), время угона в плен (эвакуации), время возвращения из плена (эвакуации), состав семьи;

- для исполнения тематического запроса - указываются тематики запроса, события, факты, их хронологические рамки; для исполнения биографического запроса - все известные биографические сведения о лице, о котором запрашивается информация;

- для исполнения генеалогического запроса - фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; дата смерти и место захоронения; вероисповедание; сословие, служебное положение; семейное положение, место и дата заключения брака, фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) жены (мужа);

- для осуществления сложного поиска родовых и межродовых связей дополнительные сведения - национальность, гражданство; образование; титулы, звания, чины, награды; имущественное положение, землевладение, место жительства; жена (жёны), муж (мужья) - дата и место рождения, их родители; родственники мужа (жены), их родители, места их рождения и проживания; страна (город), место переезда или эмиграции семьи.

Запрос подписывается заявителем лично, за исключением электронных обращений.

12.2. Для истребования архивной информации о третьих лицах, содержащей сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения срока 75 лет со дня создания указанных документов, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации (письменное разрешение гражданина и документ, удостоверяющий личность заявителя).

13. При предоставлении государственной услуги Архивный комитет, ГКУ ЛОГАВ обязаны принять для рассмотрения документы заявителя, отказ в приёме документов не допускается.

14. Основаниями для отказа в предоставлении услуги, в том числе исполнения запроса, переданного по электронной почте, являются:

- отсутствие в запросе фамилии, имени, отчества (последнего при наличии), почтового адреса заявителя;

- не поддающийся прочтению текст, в том числе текст на иностранном языке;

- отсутствие у заявителя соответствующих полномочий на получение сведений о личной и семейной тайне третьих лиц, их частной жизни, а также сведений, создающих угрозу для их безопасности, если со дня создания архивных документов, содержащих такие сведения, не прошло 75 лет;

- отсутствие подтверждения оплаты услуг в случаях, предусмотренных пунктами 18-18.6 Административного регламента.

В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с разъяснением причин отказа.

В случае документально подтверждённых фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, заявителю выдаётся справка, заверенная печатью ГКУ ЛОГАВ.

15. Основаниями для отказа в проставлении апостиля Архивным комитетом являются:

- несоответствие оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии требованиям пункта 46 Административного регламента;

- наличие в архивной справке, архивной выписке, архивной копии подчисток, приписок, исправлений;

- несоответствие имеющихся в Архивном комитете образцам подписей должностных лиц и оттисков печати органов и организаций на архивной справке, архивной выписке, архивной копии.

16. В случае устранения нарушений, указанных в пункте 15 Административного регламента, апостиль проставляется в соответствии с п.п. 53-56 Административного регламента.

17. Запросы социально-правового характера исполняются бесплатно.

18. Исполнение тематических и генеалогических запросов в ГКУ ЛОГАВ осуществляется за плату. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги, устанавливается в соответствии с прейскурантом цен на услуги (работы), оказываемые (выполняемые) государственным казённым учреждением "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге", утверждённым приказом Архивного комитета Ленинградской области N 4 от 7 апреля 2009 года.

18.1. Размер платы за исполнение тематических и генеалогических запросов в ГКУ ЛОГАВ составляет:

- тематического запроса, в том числе запроса о подтверждении права на землю и иные имущественные права, имеющего поисковые данные, - 600 руб.;

- тематического запроса, в том числе запроса о подтверждении права на землю и иные имущественные права, не имеющего поисковых данных, - 1500 руб.;

- биографического запроса - 1820 руб.;

- генеалогического запроса - 4800 руб.;

- по истории населенных пунктов и организаций - 4550 руб.

18.2. Размер предоплаты за предоставление государственной услуги составляет 200 руб.

18.3. Оплата производится в безналичной форме на расчётный счёт ГКУ ЛОГАВ на основании квитанции.

18.4. Предоплата осуществляется после получения заявителем от ГКУ ЛОГАВ бланка квитанции, высылаемого заявителю почтовой связью или по электронной почте.

Бланк квитанции размещен в сети Интернет по адресу: http://lenobl.ru/culture/cul/archives/logav/uslugi.

18.5. Полная оплата заявителем исполненного запроса производится после дополнительного уведомления заявителя государственным архивом об исполнении запроса.

18.6. Отдельным категориям заявителей в соответствии с прейскурантом цен на услуги (работы), оказываемые (выполняемые) государственным казённым учреждением "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге", утверждённым приказом Архивного комитета Ленинградской области N 4 от 7 апреля 2009 года, предоставляется скидка в размере 50% от стоимости исполнения запроса.

К указанным категориям заявителей относятся:

- инвалиды I группы;

- инвалиды, участники и ветераны Великой Отечественной войны;

- лица, награжденные знаком "Жителю блокадного Ленинграда";

- участники боевых действий в Афганистане и других локальных войн;

- граждане, подвергшиеся радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, участники ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС и приравненным к ней местностям.

Скидка предоставляется по письменному заявлению заявителя при условии предъявления:

- справки, подтверждающей факт установления инвалидности или пенсионного удостоверения;

- удостоверения ветерана Великой Отечественной войны;

- удостоверения к знаку "Жителю блокадного Ленинграда";

- удостоверения ветерана боевых действий;

- удостоверения участника ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС.

19. В местах предоставления государственной услуги должны быть размещены следующие информационные материалы:

- сведения о режиме работы Архивного комитета, ГКУ ЛОГАВ;

- перечень необходимых для получения государственной услуги документов;

- образцы заполнения бланка заявления;

- информация о сроках и стоимости предоставления услуги.

20. Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов должны быть оборудованы стульями или кресельными секциями.

21. Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются бланками заявлений, письменными принадлежностями.

22. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования и хранения верхней одежды посетителей.

23. Места предоставления государственной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

24. Почтовый адрес Архивного комитета: 191311, г. Санкт-Петербург, Суворовский пр., д. 67.

Место нахождения Архивного комитета: 191 311, г. Санкт-Петербург, ул. Смольного, д. 3.

Режим работы:

понедельник-четверг с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 17.00; выходные дни - суббота и воскресенье.

Приёмная председателя Архивного комитета: кабинет N 3-89.

25. Электронный адрес Архивного комитета: aklo_18@mail.ru.

26. Телефоны отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного комитета, предоставляющего государственную услугу:

(812) 576-64-88,

(812) 719-65-98,

факс (812)710-00-81.

Кабинет специалистов: N 3-91.

27. Место нахождения ГКУ ЛОГАВ и его почтовый адрес:

188800, Ленинградская область, г. Выборг, ул. Штурма, д. 1.

Режим работы - с 8.00 до 17.00 часов. Обеденный перерыв с 12 до 13 часов.

Приёмные дни - вторник, четверг: с 10 до 15 часов.

выходные дни - суббота и воскресенье.

Телефон для справок по вопросам исполнения запросов: 8 (81378) 228-71.

28. Электронный адрес ГКУ ЛОГАВ: obl.arhiv@mail.ru.

29. Приём заявителей осуществляется по рабочим дням:

- председателем Архивного комитета;

- начальником и специалистами отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного комитета;

- директором ГКУ ЛОГАВ;

- начальником и специалистами отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ.

30. Информация о процедуре исполнения запросов предоставляется:

по телефону;

почтовой связью;

по электронной почте;

при личном обращении;

на официальном сайте Администрации Ленинградской области: www.lenobl.ru;

на информационном портале государственных услуг Ленинградской области: www.gu.lenobl.ru

30.1. По телефону работники Архивного комитета, ГКУ ЛОГАВ дают информацию о процедуре исполнения запросов, в том числе о местонахождении документов, порядке проставления апостиля.

30.2. При обращении почтовой связью ответ направляется в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации обращения в адрес заявителя, проживающего в государстве участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России) - для направления заявителю, проживающему в ином государстве.

31. Показатели доступности и качества услуги:

31.1. Доля случаев предоставления услуги в установленные сроки. Показатель определяется по формуле:

D ЗАП ср. = ЗАП ср./ЗАП общ. х 100 процентов,

где

ЗАП общ. - общее количество запросов, исполненных в течение года;

ЗАП ср. - количество запросов, исполненных в течение года в установленные сроки;

D ЗАП ср. - доля запросов юридических и физических лиц, исполненных в установленные сроки.

Целевое значение показателя - 100%.

31.2. Доля обоснованных жалоб к общему количеству заявлений о получении государственной услуги.

Показатель определяется по формуле:

DЖ об. = Ж об./ЗАП общ. x 100 процентов,

где

ЗАП общ. - общее количество запросов, исполненных в течение года;

Ж об. - количество обоснованных жалоб на предоставление государственной услуги, поступивших в течение года;

DЖ об. - доля обоснованных жалоб.

Целевое значение показателя - 0%.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных
процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности
выполнения административных процедур в электронной форме

32. Административные процедуры Архивного комитета:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в государственные или муниципальные архивы, государственные органы власти, органы местного самоуправления и организации по принадлежности (далее - органы и организации);

- проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях в установленном порядке;

- подготовка и направление (выдача) ответа заявителю.

33. Административные процедуры ГКУ ЛОГАВ по предоставлению государственной услуги:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в государственные, муниципальные архивы, органы или организации по принадлежности;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов и подготовка ответов;

- подготовка и направление ответа в Министерство иностранных дел Российской Федерации (далее - Консульский департамент МИД), в Архивный комитет для проставления апостиля или заявителю.

34. Блок-схема последовательности административных процедур приведена в приложении 2 к Административному регламенту.

Порядок регистрации запросов и передача их на исполнение

35. Запросы передаются на исполнение в соответствующее структурное подразделение в течение 3 дней со дня их регистрации:

- в Архивном комитете - в отдел формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов;

- в ГКУ ЛОГАВ - в отдел использования и публикации документов.

36. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

37. Запрос, переданный по электронной почте, распечатывается на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ним ведётся в установленном порядке.

Анализ тематики поступивших запросов

38. Работники структурного подразделения Архивного комитета, ГКУ ЛОГАВ, ответственные за исполнение запросов, осуществляют анализ тематики поступивших запросов с помощью справочно-поисковых средств. При этом определяется:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- возможное местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение;

- необходимость проставления апостиля на архивной справке, архивной копии, архивной выписке.

39. Срок проведения анализа тематики поступивших запросов с момента поступления его в структурное подразделение составляет не более 3 рабочих дней.

Направление запросов по принадлежности

40. По итогам анализа тематики поступивших запросов в течение 5 рабочих дней со дня регистрации Архивный комитет направляет их с сопроводительным письмом в ГКУ ЛОГАВ, муниципальные архивы и другие органы и организации по принадлежности при наличии у них документов для исполнения запросов. В сопроводительном письме Архивный комитет информирует о необходимости проставления апостиля.

41. Одновременно с направлением запроса на исполнение в ГКУ ЛОГАВ, муниципальные архивы, органы и организации Архивный комитет письменно или устно (при личном обращении) уведомляет заявителя о направлении запроса по принадлежности.

42. В случае если запрос требует исполнения несколькими архивами, органами и организациями, Архивный комитет направляет в соответствующие архивы, органы и организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес Архивного комитета.

Поиск архивных документов, необходимых для исполнения
запросов, и подготовка ответов заявителям

43. Поиск архивных документов осуществляется работниками ГКУ ЛОГАВ с использованием имеющегося научно-справочного аппарата к архивным документам.

44. После выявления необходимых архивных документов на их основе ответственным работником ГКУ ЛОГАВ составляется архивная справка, архивная выписка, или готовятся копии архивных документов.

45. Сроки поиска архивных документов, необходимых для исполнения запросов, и подготовки ответов заявителям не должны превышать:

- по запросам социально-правового характера - 16 дней;

- по тематическим и генеалогическим запросам - 46 дней.

Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий

46. Оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии осуществляется с соблюдением следующих требований.

46.1. Текст в архивной справке даётся в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объём которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью ГКУ ЛОГАВ.

Архивные справки подписываются директором ГКУ ЛОГАВ и заверяются печатью архива.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

46.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т. д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Соответствие содержания выданных по запросам архивных выписок содержанию подлинных документов удостоверяется подписью директора ГКУ ЛОГАВ или уполномоченного должностного лица и печатью архива.

46.3. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии прошиваются, скрепляются печатью ГКУ ЛОГАВ и подписываются директором архива.

47. Срок оформления архивных справок, архивных выписок, архивных копий составляет не более 5 дней.

Проставление апостиля на архивных справках, архивных
выписках и архивных копиях

48. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые для официального представления в органы государств, подписавших Гаагскую конвенцию в 1961 году (Австралия, Австрия, Азербайджан, Албания, Андорра, Антигуа и Барбуда, Аргентина, Армения, Багамы, Барбадос, Беларусь, Белиз, Бельгия, Болгария, Босния и Герцеговина, Ботсвана, Бруней - Даруссалам, Вануату, Великобритания, Венгрия, Венесуэла, Германия, Гондурас, Гренада, Греция, Грузия, Дания, Доминика, Доминиканская Республика, Израиль, Индия, Ирландия, Исландия, Испания, Италия, Казахстан, Кипр, Китай (Гонконг и Макао), Колумбия, Республика Корея, Острова Кука, Латвия, Лесото, Либерия, Литва, Лихтенштейн, Люксембург, Маврикий, Македония, Малави, Мальта, Маршалловы острова, Мексика, Молдова, Монако, Монголия, Намибия, Нидерланды, Ниуэ, Новая Зеландия, Норвегия, Панама, Польша, Португалия, Россия, Румыния, Самоа, Сан-Марино, Cao Томе и Принсипе, Свазиленд, Сейшельские острова, Сент-Винсент и Гренады, Сент-Китс и Невис, Сент-Люсия, Сербия, Словакия, Словения, США, Суринам, Тонга, Тринидад и Тобаго, Турция, Украина, Фиджи, Финляндия, Франция, Хорватия, Черногория, Чехия, Швейцария, Швеция, Эквадор, Эль-Сальвадор, Эстония, Южно-Африканская Республика, Япония), в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

49. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для официального представления в государствах, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства-участники СНГ, подписавших Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

50. За проставление апостиля взимается государственная пошлина.

Размер и порядок уплаты государственной пошлины установлены главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации.

Размер государственной пошлины составляет 1500 рублей за каждый документ.

При обращении за проставлением апостиля плательщик (организация или физическое лицо) уплачивает государственную пошлину до проставления апостиля.

От уплаты государственной пошлины освобождены органы государственной власти, органы местного самоуправления.

Государственная пошлина не уплачивается за проставление апостиля на истребуемых по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации архивных справках, выданных по обращениям физических лиц, проживающих за пределами Российской Федерации.

51. ГКУ ЛОГАВ и муниципальные архивы направляют подготовленные ими архивные справки, архивные выписки и архивные копии для проставления апостиля в Архивный комитет.

52. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме ГКУ ЛОГАВ и муниципальных архивов), осуществляется после письменного обращения органа или организации, с представлением в Архивный комитет образцов подписей с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.

53. В архивном комитете специалист, ответственный за проставление апостиля, проверяет правильность оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии и проставляет апостиль путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

54. Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

55. После заполнения апостиля документ передаётся председателю Архивного комитета для подписания и проставления гербовой печати.

56. При получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии с подписанным апостилем и проставленной на нём гербовой печатью специалист, ответственный за проставление апостиля, вносит соответствующую запись в журнал регистрации проставления апостиля (приложение 3 к Административному регламенту).

Если заявитель освобожден от уплаты государственной пошлины, в графе журнала регистрации апостиля, в которую вносятся сведения об уплате государственной пошлины, указывается основание освобождения заявителя от уплаты государственной пошлины.

Отправка ответов заявителям

57. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменные ответы об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, высылаются ГКУ ЛОГАВ по почте непосредственно в адреса заявителей.

58. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменные ответы об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, вместе с запросами направляются ГКУ ЛОГАВ в МИД России.

59. В случае исполнения запроса несколькими архивами, органами, организациями все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки, архивные копии справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменные ответы об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений Архивный комитет с сопроводительными письмами направляет в МИД России или непосредственно в адрес заявителя.

60. Подготовленные ГКУ ЛОГАВ, муниципальными архивами, органами и организациями, расположенными на территории Ленинградской области архивные справки, архивные выписки, архивные копии, на которых требуется проставление апостиля, направляются в Архивный комитет.

61. После проставления апостиля Архивный комитет направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России или выдаёт заявителю при личном обращении - при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - письменного разрешения и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

62. При личном обращении получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменного ответа об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

63. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения. Письмо в адрес заявителя с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений на запрос, поступивший по электронной почте, направляется по электронной почте.

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента

64. Должностными лицами, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги, являются:

- в Архивном комитете - начальник отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов;

- в ГКУ ЛОГАВ - начальник отдела использования и публикации документов.

65. Должностные лица, ответственные за организацию работы по предоставлению государственной услуги, осуществляют текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определённых административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений.

Текущий контроль осуществляется путём проведения должностными лицами, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения работниками настоящего Административного регламента.

66. Архивный комитет осуществляет контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги ГКУ ЛОГАВ.

67. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок с целью выявления и устранения нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовка ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) руководителей, должностных лиц ГКУ ЛОГАВ.

68. Проверки могут быть плановыми (осуществляются на основании тематического плана основных мероприятий Правительства Ленинградской области, а также ежемесячного плана работы Архивного комитета) и внеплановыми (проводиться по конкретному обращению заявителя). О проведении проверки издается распоряжение Архивного комитета.

69. В случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

70. Контроль за полнотой и качеством организации предоставления государственной услуги Архивным комитетом осуществляет Аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий
(бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также
должностных лиц, государственных служащих

71. Заявитель может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, принимаемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента.

72. Действия (бездействие) и решения должностных лиц и работников Архивного комитета могут быть обжалованы:

- председателю Архивного комитета;

- в Аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области;

- в судебном порядке.

73. Действия (бездействие) и решения должностных лиц и работников ГКУ ЛОГАВ могут быть обжалованы:

- директору ГКУ ЛОГАВ;

- председателю Архивного комитета;

- в судебном порядке.

74. В жалобе заявителя в обязательном порядке указываются:

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- наименование организации;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- суть жалобы;

- дата составления жалобы.

75. Жалоба должна быть подписана заявителем. В подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе необходимые документы либо их копии.

76. Председатель Архивного комитета, директор ГКУ ЛОГАВ обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя.

77. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то председателем Архивного комитета, директором ГКУ ЛОГАВ принимается решение об осуществлении действий по устранению обстоятельств, явившихся причиной жалобы, и привлечении к ответственности должностного лица, работника, допустившего нарушения в ходе исполнения государственной услуги, которые повлекли за собой жалобу.

78. Жалоба считается разрешённой, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.

79. Жалоба не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

- если в ней не указаны наименование организации (фамилия гражданина), обратившегося с жалобой, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если в ней содержится вопрос, на который организации (гражданину) неоднократно давались письменные ответы по существу вопроса и новые доводы или обстоятельства по данному вопросу не приводятся;

- если в ней отсутствует наименование исполнительного органа государственной власти, решение, действия (бездействие) которого обжалуются;

- если в ней отсутствует существо обжалуемого решения, действий (бездействия) должностных лиц;

- если предметом указанной жалобы являются решения, действия (бездействие) должностных лиц государственного органа, не являющегося уполномоченным на исполнение государственной услуги;

- если в ней содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы;

- если текст жалобы не поддается прочтению.

80. Письменная жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

81. В исключительных случаях срок рассмотрения жалобы продлевается председателем Архивного комитета, директором ГКУ ЛОГАВ, но не более, чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения жалобы заявитель уведомляется письменно с указанием причин продления.

82. Заявителю жалобы направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществлённых в соответствии с принятым решением.

Приложение 1

Анкета для запроса документа (сведений) из России

Заполняется в 2-х экземплярах

Вопросы

Ответы

1. Фамилия, имя, отчество лица, чей документ запрашивается (если фамилия менялась - укажите их все). 2. Год, месяц, число и место рождения лица (укажите регион - республику, край, область; а также наименование населенного пункта (район, город, село, деревню, посёлок). Для сельской местности обязательно указание сельсовета. 3. Гражданство лица. 4. Какой документ запрашивается: а) при запросе документа о рождении, браке, разводе, смерти и т. п. укажите точное место и время регистрации рождения, брака, развода, смерти и т. п, а также фамилии, имена и отчества родителей; б) при запросе документа об образовании укажите название и адрес учебного заведения, факультет, даты начала и окончания учебы; в) при запросе документа о стаже работы (службы) укажите название, ведомственную принадлежность и адрес организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили); г) при запросе документа о пенсии укажите сведения об организации, назначившей пенсию, дату назначения пенсии, какая организация и когда выплатила пенсию в последний раз; д) при запросе документа об эвакуации, об угоне в плен с оккупированных территорий районов Ленинградской области укажите постоянное место проживания до момента угона (эвакуации), когда были угнаны в плен (эвакуированы), когда вернулись из плена (эвакуации), состав семьи. 5. Иной документ или сведения, не указанные в п. 4. 6. Для какой цели запрашивается документ? 7. Точный адрес места жительства лица с указанием государства, чей документ запрашивается 8. Документ, удостоверяющий личность (серия, номер, кем и когда выдан) 9. Подпись лица, чей документ запрашивается и дата заполнения анкеты.

Если вы запрашиваете не свой личный документ - дайте ответ и на нижеследующие вопросы:

10. Ваша фамилия, имя и отчество
11. Год и место Вашего рождения
12. Ваше гражданство
13. Ваши родственные отношения к лицу, на имя которого запрашивается документ
14. Адрес Вашего места жительства
15. Документ, удостоверяющий Вашу личность (серия, номер, кем и когда выдан)
16. Ваша подпись и дата заполнения анкеты

Приложение 2

Блок-схема
последовательности действий по предоставлению государственной услуги
по исполнению поступивших из-за рубежа запросов граждан Российской
Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных
с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном
порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства

/---------------------------\ /----------------------------\ /-------------------------------------\

|   Поступление запроса в   | |   Поступление запроса в    | |                                     |

|  Архивный комитет через   | |      Архивный комитет      | |   Поступление запроса в ГКУ ЛОГАВ   |

| Росархив из Консульского  | |                            | |                                     |

|     департамента МИД      | |                            | \-------------------------------------/

\---------------------------/ \----------------------------/                     |

/---------------------------\ /----------------------------\ /-------------------------------------\

|   Регистрация запроса,    | |    Регистрация запроса,    | |  Регистрация запроса, передача на   |

|  передача на исполнение   | |   передача на исполнение   | |             исполнение              |

\---------------------------/ \----------------------------/ \-------------------------------------/

/---------------------------\ /----------------------------\ /-------------------------------------\

| Анализ тематики запроса,  | |  Анализ тематики запроса,  | |  Анализ тематики запроса, принятие  |

|    принятие решения о     | |     принятие решения о     | |решения о необходимости проставления |

|необходимости проставления | | необходимости проставления | |              апостиля               |

|         апостиля          | |          апостиля          | |                                     |

\---------------------------/ \----------------------------/ \-------------------------------------/

/---------------------------\ /----------------------------\ /----------------------\ /------------\

| Направление запроса в ГКУ | | Направление запроса в ГКУ  | | Подготовка архивной  | |Направление |

|   ЛОГАВ, муниципальные    | |ЛОГАВ, муниципальные архивы,| |  справки, архивной   | | запроса в  |

|     архивы, органы и      | |  органы и организации по   | |   копии, архивной    | |   другие   |

|      организации по       | |       принадлежности       | |  выписки, справки о  | |  органы и  |

|      принадлежности       | |                            | |    документально     | |организации |

\---------------------------/ \----------------------------/ | подтвержденном факте | |     по     |

                                                           |   утраты архивных    | |принадлежно-|

/---------------------------\ /----------------------------\ |документов, содержащих| |    сти     |

|    Подготовка архивной    | |Подготовка архивной справки,| |    запрашиваемые     | \------------/

| справки, архивной копии,  | |  архивной копии, архивной  | |сведения, письменного |        |

|архивной выписки, справки о| |     выписки, справки о     | |ответа об отсутствии в|        |

|       документально       | |документально подтверждённом| | архиве запрашиваемых |        |

|подтверждённом факте утраты| |   факте утраты архивных    | |сведений по документам|        |

|   архивных документов,    | |   документов, содержащих   | |        архива        |        |

| содержащих запрашиваемые  | |  запрашиваемые сведения,   | |                      |        |

|   сведения, письменного   | |   письменного ответа об    | \----------------------/        |

|  ответа об отсутствии в   | |    отсутствии в архиве     |    |                            |

|   архиве запрашиваемых    | |   запрашиваемых сведений   |    |                            |

|         сведений          | | организацией-исполнителем  |    |                            |

| организацией-исполнителем | |                            |    |                            |

\---------------------------/ \----------------------------/    |                            |

              |                            |       /------------/                            

              |                            |       |       /---------------------------------------\

              |                            |       |       |Подготовка архивной справки, архивной  |

              |                            |       |       |копии, архивной выписки, справки о     |

              |                            |       |       |документально подтверждённом факте     |

              |                            |       |    /--|утраты архивных документов, содержащих |

              \-------------------\        |       |    |  |запрашиваемые сведения, письменного    |

                                  |        |       |    |  |ответа об отсутствии в архиве          |

                                  |        |       |    |  |запрашиваемых сведений                 |

                                  |        |       |    |  |организацией-исполнителем              |

                                  |        |       |    |  \---------------------------------------/

                              /----------------------------\

              /-----нет-------|   Проставление апостиля    |

/--------------------------\ \----------------------------/

|   Отправка ответа в МИД   |                | да

|   России или заявителю    |                

\---------------------------/ /--------------------------------------------------------------------\

                              | Направление архивной справки, архивной выписки, архивной копии для |

                              |   проставления апостиля в Архивный комитет Ленинградской области   |

                              \--------------------------------------------------------------------/

Архивный комитет после проставления апостиля направляет архивную справку, архивную выписку, архивную копию в МИД России или выдает заявителю

Приложение 3

Форма журнала регистрации проставления апостиля

N п/п	Дата проставления апостиля	Ф. И. О., должность лица архивного комитета Ленинградской области, проставившего апостиль	Наименование документа, его реквизиты	Наименование государственного или муниципального архива, органа, организации, Ф. И. О. лица, направивших документ для проставления апостиля (реквизиты документа, удостоверяющего личность)	Ф. И. О., должность лица, подписавшего документ	Страна предоставления документа	Отметка об уплате государственной пошлины (реквизиты документа)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9