Глава 7. Организация приема граждан и представителей организаций

Глава 7. Организация приема граждан и представителей организаций

7.1. Организацию приема граждан и представителей организаций (далее - прием граждан), обращающихся к должностным лицам администрации, обеспечивает общий отдел.

7.2. Сотрудник общего отдела осуществляет:

предварительную запись на прием, подготовку к приему необходимых материалов;

контроль за исполнением решений, принятых руководителем администрации, ведущим прием;

подготовку информационно-аналитических материалов с анализом причин и характера устных обращений граждан, а также предложений по совершенствованию работы по личному приему граждан.

7.3. Для решения вопроса о записи на прием к должностным лицам администрации сотрудник общего отдела принимает от гражданина заявление, которое должно быть аргументированным, содержать подробную информацию о том, куда гражданин обращался за решением вопроса в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции соответствующих органов.

Оценку предъявляемых документов делает сотрудник общего отдела и по результатам рассмотрения представленных документов осуществляет запись на прием к должностному лицу администрации по принадлежности вопроса. В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса не относится к компетенции администрации, либо представленные документы не удовлетворяют требованиям части первой настоящего пункта.

7.4. Сотрудник общего отдела осуществляет регистрацию устных обращений граждан:

в подсистеме "Письма и обращения граждан" Единой системы электронного документооборота,

в базе данных принятых граждан в администрации;

в карточке личного приема граждан должностными лицами администрации.

7.5. В случае записи гражданина на прием к должностным лицам администрации сотрудник общего отдела подготавливает следующие документы:

карточку личного приема граждан должностными лицами администрации;

дело, в которое включаются копии нормативных правовых актов Российской Федерации, Санкт-Петербурга и администрации по данному вопросу;

справки подведомственных организаций, рассматривавших обращение.

7.6. Принятое должностным лицом администрации решение записывается в карточке личного приема, оформляется в виде поручения и направляется исполнителю. Исполнителем или исполнителями поручения определяются только те лица, непосредственно курирующее определенное направление деятельности администрации района. Не допускается определение исполнителем должностного лица, не имеющего прямого отношения к исполнению.

Поручение должностного лица администрации ставится в общем отделе на контроль. При этом формируется контрольная карточка в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

7.6.1. При необходимости заместители главы администрации, а также руководители структурных подразделений вправе обращаться за разъяснением правовых вопросов в юридический отдел администрации. Обращение оформляется служебной запиской на имя руководителя отдела с поставленными вопросами и приложением копий необходимых документов. Юридический отдел готовит и направляет ответ (разъяснения) исполнителю в срок до 5-ти рабочих дней. Ненадлежащим образом оформленные обращения, а также постановка вопросов, не отнесенных к компетенции юридического отдела, рассмотрению не подлежат.

7.7. Поручение должностного лица администрации по обращению гражданина должно исполняться в срок, не превышающий 30 дней, если иное не установлено в поручении. Поручения по рассмотрению обращений, не требующих дополнительного изучения и проверки, исполняются безотлагательно.

7.8. Продление сроков исполнения поручений возможно только руководителем, установившим срок исполнения. Информация о продлении сроков фиксируется в карточке личного приема граждан должностными лицами администрации.

7.9. Справки-ответы исполнителей анализируются начальником общего отдела и докладываются должностному лицу, направившему документы для рассмотрения в подведомственную организацию. Помимо справок-ответов исполнители готовят проект ответа заявителю. В случае, если поступившая от исполнителя информация не отвечает предъявляемым требованиям, начальник общего отдела повторно направляет документы в подведомственную организацию с поручением для рассмотрения по существу и ответа.

7.10. Поручение снимается с контроля, если вопрос решен, а также, если подведомственной организацией дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и должностное лицо, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя. В контрольной карте делается отметка об исполнении.