Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку их выполнения

Государственная услуга предоставляется в форме:

Рассмотрения письменных обращений заявителей;

Личного приема заявителей должностными лицами Жилищного комитета.

3.1. Последовательность административных действий (процедур)
при рассмотрении письменных обращений заявителей

Рассмотрение письменных обращений заявителей включает в себя следующие административные процедуры:

- получение письменного обращения;

- регистрация письменного обращения;

- рассмотрение письменного обращения и подготовка ответа;

- работа с обращениями, поставленными на контроль.

3.1.1. Получение письменного обращения

3.1.1.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения в Жилищный комитет непосредственно от заявителя или с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения.

3.1.1.2. Обращение может быть доставлено в Жилищный комитет непосредственно заявителем либо его представителем, поступить по почте, по информационным системам общего пользования.

3.1.1.3. Сотрудник, к должностным обязанностям которого относится прием обращений:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

- получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю;

- в случае если обращение поступило по факсу, снимает копию с обращения;

- в случае если обращение поступило на адрес электронной почты, распечатывает обращение;

- передает обращения на регистрацию.

3.1.2. Регистрация письменного обращения

3.1.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление письменного обращения гражданина в структурное подразделение Жилищного комитета, осуществляющего регистрацию обращений.

3.1.2.2. Сотрудник организационно-распорядительного отдела Жилищного комитета, к должностным обязанностям которого относится регистрация обращений:

- анализирует содержание обращения и определяет исполнительный орган государственной власти или организацию, к чьей компетенции относится рассмотрение поставленных в обращении вопросов. Обращение может быть отнесено по принадлежности вопроса к структурным подразделениям Жилищного комитета, иным исполнительным органам государственной власти, а также сторонним организациям.

- проверяет поступившее обращение на повторность поступления. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.

- ставит на обращении штамп, в который вписывается дата регистрации и входящий номер обращения;

- регистрирует обращение в программном комплексе Единая система электронного документооборота и делопроизводства (далее - ЕСЭДД), при этом оформляет электронную карточку, в которой указывается регистрационный номер, фамилия, имя, отчество, почтовый адрес автора; краткое содержание; дата регистрации в Жилищном комитете.

Повторные обращения, а также обращения одного и того же гражданина (групп граждан) учитываются под регистрационным номером первого обращения.

- после регистрации оформляет номенклатурное дело, в которое помещается переписка, относящаяся к рассмотрению конкретного обращения, поступившие документы, материалы или их копии, а также все последующие обращения того же автора в хронологическом порядке;

- направляет зарегистрированное обращение руководителю или его заместителю, структурное подразделение, исполнительный орган государственной власти или в стороннюю организацию, к компетенции которых относится рассмотрение обращения.

3.1.2.3. После регистрации обращений в организационно-распорядительном отделе Жилищного комитета, копии обращений, содержащих сведения о коррупции, в течение двух рабочих дней направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности.

3.1.2.4. Обращения одинакового содержания, поступившие по электронной почте на адреса членов Правительства Санкт-Петербурга, должностных лиц Жилищного комитета, нескольких структурных подразделений Жилищного комитета регистрируются как одно письменное обращение.

3.1.2.5. При поступлении повторных обращений исполнителю в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям.

3.1.2.6. Организационно-распорядительный отдел, осуществляющий регистрацию обращений, несет в соответствии с законодательством ответственность за хранение регистрационной информации и оперативное представление ее работникам исполнительных органов и заявителям по их запросам.

3.1.3. Рассмотрение письменного обращения и подготовка ответа

3.1.3.1. Основаниями для начала административной процедуры является регистрация обращения в электронной базе данных автоматизированной системы ЕСЭДД и поступление письменного обращения гражданина в структурное подразделение ИОГВ Санкт-Петербурга.

3.1.3.2. Письменные обращения, отнесенные по принадлежности к структурному подразделению Жилищного комитета, поступают руководителю структурного подразделения, который определяет конкретных исполнителей, ответственных за рассмотрение обращения.

3.1.3.3. Сотрудник структурного подразделения Жилищного комитета к должностным обязанностям которого относится рассмотрение обращений:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;

- определяет принадлежность вопросов, поставленных в обращении. В случае если в обращении поставлены вопросы, рассмотрение которых относится к компетенции иных исполнительных органов или сторонних организаций, исполнитель направляет обращение в соответствующие исполнительные органы или организации и уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой исполнительный органы# или организацию в соответствии с их компетенцией. В случае если в результате анализа сообщения можно сделать вывод о нарушении прав, свобод и законных интересов гражданина исполнитель ставит обращение на контроль;

- определяет необходимость запроса дополнительной информации. Исполнитель вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц. В случае если для ответа на обращение необходим запрос информации у иных исполнительных органов или сторонних организаций, исполнитель формирует соответствующий запрос и направляет его по принадлежности в установленном законодательством порядке.

- подготавливает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Ответ на обращение должен содержать информацию, откуда поступило обращение или по чьему поручению оно рассмотрено; информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в обращении содержится несколько вопросов; информацию о результатах проверки всех перечисленных в обращении фактов, с четким указанием на то, подтвердились или нет эти факты; информацию о принятых мерах по устранению нарушений в случае подтверждения фактов; аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство в случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в обращении вопросов. Исполнитель несет персональную ответственность за правильность и полноту ответов, направляемых гражданам, в соответствии с законодательством;

- в случае если обращение поступило на магнитном носителе информации, исполнитель готовит краткую аннотацию обращения;

- направляет рассмотренное обращение и оформленный ответ со всеми относящимися к ним материалами в организационно-распорядительный отдел, осуществляющий регистрацию обращений.

3.1.3.4. Сотрудник организационно-распорядительного отдела, осуществляющего регистрацию обращений:

- проверяет ответ на правильность написания адреса, полноту ответов на все поставленные в обращении вопросы и соответствие инструкции по делопроизводству. Сотрудник организационно-распорядительного отдела, осуществляющего регистрацию обращений, вправе вернуть ответ исполнителю на доработку;

- вводит информацию в базу данных ЕСЭДД;

- помещает копию ответа в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

- направляет подлинник ответа, поступившие документы, материалы или их копии в секретариат для отправки заявителю.

3.1.3.5. Ответы на обращения, поступившие по электронной почте, направляется# заявителям по почтовым адресам, указанным в обращениях.

3.1.4. Работа с обращениями, поставленными на контроль

3.1.4.1. Основаниями для начала административной процедуры являются:

- проставление на обращении резолюции Губернатора Санкт-Петербурга, вице-губернатора Санкт-Петербурга, председателя или заместителя председателя Жилищного комитета;

- поступление обращения из Совета Федераций Федерального Собрания, Государственной Думы РФ, федеральных органов исполнительной власти, органов прокуратуры, если в них содержится просьба о направлении копии ответа или предоставлении информации по существу вопроса.

3.1.4.2. На обращениях, взятых на контроль, перед направлением их на рассмотрение проставляется штамп "Контроль".

3.1.4.3. В случае если, если для решения вопроса, содержащегося в обращении устанавливаются конкретные сроки, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль. Обращение может быть возвращено в исполнительный орган или стороннюю организацию для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.

3.1.4.4. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет соответствующее# организационно-распорядительный отдел. Если обращение (исполнение поручения по нему) было взято на контроль, то снять это обращение с контроля может должностное лицо, давшее поручение по обращению.

3.1.4.5. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.

3.1.4.6. Письменные ответы подписываются руководителями или иными должностными лицами иных исполнительных органов в соответствии с их компетенцией. В ответе обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. Ответы в федеральные органы государственной власти имеют право подписывать Губернатор, вице-губернаторы, руководители иных исполнительных органов.

Одновременно со снятием поручения с контроля исполнитель делает отметку об исполнении в автоматизированной системе ЕСЭДД.

3.2. Последовательность административных действий
(процедур) при личном приеме граждан

Организацию приема граждан и представителей организаций (далее - прием граждан), обращающихся в Жилищный комитет, обеспечивают соответствующие структурные подразделения Жилищного комитета.

Рассмотрение устных обращений граждан включает в себя следующие административные процедуры:

- оказание консультативно-правовой помощи по обращениям, подготовку к приему необходимых материалов;

- личный прием граждан и юридических лиц руководителями и уполномоченными на то лицами;

- контроль за исполнением решений, принятых руководителем, ведущим прием.

3.2.1. Оказание консультативно-правовой помощи по обращениям,
подготовка к приему необходимых материалов:

3.2.1.1. Основаниями# для начала административной процедуры является устное обращение заявителя.

3.2.1.2. Сотрудник структурного подразделения Жилищного комитета, к должностным обязанностям которого относится прием заявителей:

- принимает от заявителя заявление, которое должно быть аргументированным, содержать подробную информацию о том, куда заявитель обращался за решением вопроса. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Жилищного комитета, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться;

- осуществляет оценку предъявляемых документов и по результатам рассмотрения представленных документов осуществляет запись на прием к должностному лицу по принадлежности вопроса;

- регистрирует устное обращение в автоматизированной системе ЕСЭДД, заносит содержание устного обращения в карточку личного приема заявителя;

- формирует дело, в которое включает копии нормативных правовых актов Российской Федерации и Санкт-Петербурга по данному вопросу, справки организаций, рассматривавших обращение, и иные материалы.

Выписки из обращений граждан, содержащих сведения о коррупции, в течение двух рабочих дней со дня регистрации указанных обращений направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности.

3.2.2. Личный прием заявителей руководителями
и уполномоченными на то лицами

3.2.2.1. Основанием для начала административной процедуры является явка заявителя на прием.

3.2.2.2. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки должностное лицо, осуществляющее прием, дает устный ответ на обращение с согласия заявителя в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема.

3.2.2.3. В остальных случаях должностное лицо дает поручение подготовить письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Решение оформляется в виде поручения иным исполнительным органам, подведомственным организациям. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном п. 3.1. настоящего регламента.

3.2.3. Контроль за исполнением решений, принятых должностным
лицом, ведущим прием

3.2.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поручение должностного лица подготовить письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.2.3.2. Поручение должностного лица ставится на контроль. При этом сотрудник структурного подразделения Жилищного комитета, обеспечивающего прием граждан:

- проставляет на обращениях, взятых на контроль, штамп "Контроль";

- формирует контрольную картотеку в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

3.2.3.3. Поручение, данное руководителем исполнительного органа по обращению заявителя, должно исполняться безотлагательно, если иное не установлено в поручении. В случае если для исполнения поручения необходимо провести дополнительное изучение и проверку обращения либо затребовать дополнительные материалы, поручение исполняется в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня регистрации обращения.

3.2.3.4. Продление сроков исполнения поручений возможно только должностным лицом, установившим срок исполнения, либо по его поручению начальником структурного подразделения Жилищного комитета, обеспечивающего прием граждан. Информация о продлении сроков фиксируется в карточке учета личного приема граждан, а также в автоматизированной системе ЕСЭДД.

3.2.3.5. Ответы на обращения и дополнительные материалы анализируются сотрудником структурного подразделения Жилищного комитета, обеспечивающего прием заявителей, и докладываются должностному лицу, направившему документы для рассмотрения.

3.2.3.6. Поручение снимается с контроля, если вопрос решен, а также если дан обоснованный отказ в выполнении требований заявителя и должностное лицо, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.