Глава 9. Организация работы с обращениями организаций и граждан в Комитете

Глава 9. Организация работы с обращениями организаций и граждан
в Комитете

9.1. Все поступающие в Комитет письма и обращения организаций, в том числе органов государственной власти, и граждан (далее - обращения) регистрируются отделом контроля и исполнения распорядительных документов. Обращения, поступившие в Комитет после 16 часов, могут регистрироваться на следующий день. Зарегистрированные обращения в тот же день передаются заместителю председателя Комитета, отвечающему за организационное и информационно-техническое обеспечение деятельности Комитета, планирование ведомственного бюджета и организацию государственных закупок Комитета, кадровую работу в Комитете, эффективность и результативность принятия и исполнения управленческих и иных решений, организационного и документационного обеспечения исполнения указанных решений (далее - заместитель председателя Комитета по организационной работе), для рассмотрения и резолюции.

Обращения, требующие личного рассмотрения председателем Комитета направляются ему заместителем председателя Комитета по организационной работе для рассмотрения и оформления резолюции.

9.2. После оформления резолюции заместитель председателя Комитета по организационной работе передает обращения в отдел контроля и исполнения распорядительных документов для внесения резолюции в информационную систему контроля исполнения документов Комитета и постановки на контроль обращений, требующих письменного ответа, и направления их исполнителям.

Обращения с грифом "КОНТРОЛЬ" требуют обязательного письменного ответа. Если обращение направлено для рассмотрения нескольким исполнителям, то ответ готовит должностное лицо, стоящее в списке исполнителей первым или указанное в резолюции.

9.3. Обращения подлежат направлению исполнителям, указанным в резолюции. Первый экземпляр (оригинал) обращения остается на хранении в отделе контроля и исполнения распорядительных документов. Исполнители, указанные в резолюции, или ответственные представители соответствующего структурного подразделения получают ксерокопию обращения под личную подпись в реестре переданных документов, оформляемом отделом контроля и исполнения распорядительных документов.

9.4. Первые заместители председателя Комитета, заместители председателя Комитета, руководители структурных подразделений рассматривают обращения, как правило, в день их поступления и оформляют резолюцию о конкретных поручениях руководителям или работникам курируемых в соответствии с распределением обязанностей структурных подразделений.

9.5. Обращения, полученные работниками Комитета в ином порядке, должны быть переданы в отдел контроля и исполнения распорядительных документов для регистрации.

9.6. Сроки рассмотрения обращений установлены действующим законодательством, при необходимости их рассмотрения в более короткие сроки об этом указывается в резолюции.

9.7. Срок рассмотрения обращения может быть продлен в порядке исключения председателем Комитета с обязательным уведомлением об этом заявителя.

9.8. Проект ответа на обращение, а также инициативное письмо Комитета (далее - проект ответа или письмо Комитета) изготавливаются в двух экземплярах, один из которых - на номерном бланке Комитета с обязательным приложением обращения и необходимых для мотивированного ответа материалов.

9.9. Проект ответа или письмо Комитета визируются на оборотной стороне второго экземпляра, который остается в Комитете, с указанием фамилии, инициалов и даты визирования в следующей последовательности:

исполнителем, подготовившим проект ответа или письмо Комитета;

руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта ответа или письма Комитета;

первым заместителем председателя Комитета, заместителем председателя Комитета, руководителем структурного подразделения, в компетенцию которого входят вопросы, отраженные в проекте ответа или письма Комитета;

первым заместителем председателя Комитета, заместителем председателя Комитета, координирующего работу структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта ответа или письма Комитета, в случае, если проект ответа или письма Комитета направляется на подпись председателю Комитета;

начальником отдела контроля и исполнения распорядительных документов;

руководителем Правового управления.

9.10. Завизированный Правовым управлением проект ответа или письма Комитета поступает в отдел контроля и исполнения распорядительных документов для направления на подписание председателю Комитета или первому заместителю председателя Комитета, заместителю председателя Комитета в соответствии с распределением обязанностей.

9.11. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.

9.12. Письма членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатам Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, Губернатору Санкт-Петербурга, вице-губернаторам Санкт-Петербурга, подписывает председатель Комитета.

9.13. В проекте ответа или письма Комитета обязательно указывается фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона.

9.14. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за правильность, полноту, надлежащее оформление в соответствии с законодательством и настоящим Регламентом проектов ответов или писем Комитета.

9.15. Сформированные дела (письма с приложенными к ним материалами) хранятся в отделе контроля и исполнения распорядительных документов три года, затем передаются в установленном порядке в архив Комитета.

9.16. Анонимные обращения, полученные Комитетом, в том числе и по электронной почте, без указания фамилии гражданина, направившего обращение, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, как правило, не рассматриваются, а списываются в дело. Если в указанных обращениях содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершаемом или совершившем, обращения подлежат направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

9.17. Обращение, поступившее в Комитет, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

9.18. Обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, не рассматриваются по существу поставленных в них вопросов, при этом исполнитель сообщает лицу, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

9.19. В случае если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение по принадлежности вопроса, о чем сообщается лицу, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

9.20. В случае если в обращении содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, принимается решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется лицо, направившее обращение.

9.21. Срок рассмотрения обращений, поступивших в Комитет из сектора писем Управления по обращениям и жалобам Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, исчисляется с даты регистрации обращения в секторе писем.

9.22. Обращения, рассмотрение которых не относится к компетенции Комитета, не позднее чем в семидневный срок направляются по принадлежности вопроса с одновременным обязательным извещением об этом авторов обращений.

9.23. В случае поступления в Комитет запроса государственного органа или органа местного самоуправления, рассматривающего обращение, должностное лицо Комитета, ответственное за выполнение поручения по указанному запросу, обязано в течение пятнадцати дней представить ответ, а также документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

9.24. В отдельных случаях, когда для решения вопросов, указанных в обращении, необходимо проведение специальной проверки, затребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок рассмотрения обращения и исполнения поручения по нему может быть продлен председателем Комитета, но не более чем на месяц, о чем исполнитель уведомляет автора обращения.

9.25. Копии обращений, содержащих сведения о коррупции, в течение двух рабочих дней со дня регистрации указанных обращений отделом контроля и исполнения распорядительных документов направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности. Обращения, поступившие по электронной почте, направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности в распечатанном и электронном виде.

9.26. Копии письменных ответов на обращения, содержащие сведения о коррупции, направляются исполнителем в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности одновременно с направлением ответа заявителю.

9.27. Ответы на обращения даются, как правило, в письменном виде.

В отдельных случаях, с согласия лица, направившего обращение, ответ может быть дан в устной форме. В таком случае исполнитель составляет справку, в которой должны быть отражены сведения, указанные в пункте 9.28 настоящего Регламента.

9.28. Ответ на обращение должен содержать:

информацию, откуда поступило обращение или по чьему поручению оно рассмотрено;

информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в обращении содержится несколько вопросов;

информацию о результатах проверки всех перечисленных в обращении фактов, с четким указанием на то, подтвердились или нет эти факты, в случае подтверждения фактов необходимо представить информацию о принятых мерах по устранению нарушений;

аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство в случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в обращении вопросов.

9.29. Рассмотренные обращения и оформленные ответы со всеми относящимися к ним материалами передаются в отдел контроля и исполнения распорядительных документов для регистрации и отправки. В случае небрежного оформления, ненадлежащего исполнения поручения по обращению или отсутствия ответов на все поставленные вопросы подготовленный ответ возвращается исполнителю на доработку без продления срока исполнения.

9.30. Если обращение (выполнение поручения по нему) было взято на контроль, то снять это обращение с контроля может только должностное лицо, давшее поручение по обращению.

9.31. Сведения о состоянии работы структурных подразделений с обращениями, поставленными на контроль, включаются отделом контроля и исполнения распорядительных документов в справки предупредительного контроля, а также в отчеты об исполнительской дисциплине.