Глава 9. Организация работы с обращениями организаций и граждан в Комитете

Глава 9. Организация работы с обращениями организаций и граждан
в Комитете

9.1. Все поступающие в Комитет письма и обращения организаций, в том числе органов государственной власти, и граждан (далее - обращения) регистрируются отделом контроля и исполнения распорядительных документов. Обращения, поступившие в Комитет после 16 часов, могут регистрироваться на следующий день. Зарегистрированные обращения в тот же день передаются заместителю председателя Комитета, отвечающему за организационное и информационно-техническое обеспечение деятельности Комитета, планирование ведомственного бюджета и организацию государственных закупок Комитета, кадровую работу в Комитете, эффективность и результативность принятия и исполнения управленческих и иных решений, организационного и документационного обеспечения исполнения указанных решений (далее - заместитель председателя Комитета по организационной работе), для рассмотрения и резолюции.

Обращения, требующие личного рассмотрения председателем Комитета направляются ему заместителем председателя Комитета по организационной работе для рассмотрения и оформления резолюции.

9.2. После оформления резолюции заместитель председателя Комитета по организационной работе передает обращения в отдел контроля и исполнения распорядительных документов для внесения резолюции в информационную систему контроля исполнения документов Комитета и постановки на контроль обращений, требующих письменного ответа, и направления их исполнителям.

Обращения с грифом "КОНТРОЛЬ" требуют обязательного письменного ответа. Если обращение направлено для рассмотрения нескольким исполнителям, то ответ готовит должностное лицо, стоящее в списке исполнителей первым или указанное в резолюции.

9.3. Обращения подлежат направлению исполнителям, указанным в резолюции. Первый экземпляр (оригинал) обращения остается на хранении в отделе контроля и исполнения распорядительных документов. Исполнители, указанные в резолюции, или ответственные представители соответствующего структурного подразделения получают ксерокопию обращения под личную подпись в реестре переданных документов, оформляемом отделом контроля и исполнения распорядительных документов.

9.4. Первые заместители председателя Комитета, заместители председателя Комитета, руководители структурных подразделений рассматривают обращения, как правило, в день их поступления и оформляют резолюцию о конкретных поручениях руководителям или работникам курируемых в соответствии с распределением обязанностей структурных подразделений.

9.5. Обращения, полученные работниками Комитета в ином порядке, должны быть переданы в отдел контроля и исполнения распорядительных документов для регистрации.

9.6. Сроки рассмотрения обращений установлены действующим законодательством, при необходимости их рассмотрения в более короткие сроки об этом указывается в резолюции.

9.7. Срок рассмотрения обращения может быть продлен в порядке исключения председателем Комитета с обязательным уведомлением об этом заявителя.

9.8. Проект ответа на обращение, а также инициативное письмо Комитета (далее - проект ответа или письмо Комитета) изготавливаются в двух экземплярах, один из которых - на номерном бланке Комитета с обязательным приложением обращения и необходимых для мотивированного ответа материалов.

9.9. Проект ответа или письмо Комитета визируются на оборотной стороне второго экземпляра, который остается в Комитете, с указанием фамилии, инициалов и даты визирования в следующей последовательности:

исполнителем, подготовившим проект ответа или письмо Комитета;

руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта ответа или письма Комитета;

первым заместителем председателя Комитета, заместителем председателя Комитета, руководителем структурного подразделения, в компетенцию которого входят вопросы, отраженные в проекте ответа или письма Комитета;

первым заместителем председателя Комитета, заместителем председателя Комитета, координирующего работу структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта ответа или письма Комитета, в случае, если проект ответа или письма Комитета направляется на подпись председателю Комитета;

начальником отдела контроля и исполнения распорядительных документов;

руководителем Правового управления.

9.10. Завизированный Правовым управлением проект ответа или письма Комитета поступает в отдел контроля и исполнения распорядительных документов для направления на подписание председателю Комитета или первому заместителю председателя Комитета, заместителю председателя Комитета в соответствии с распределением обязанностей.

9.11. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.

9.12. Письма членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатам Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, Губернатору Санкт-Петербурга, вице-губернаторам Санкт-Петербурга, подписывает председатель Комитета.

9.13. В проекте ответа или письма Комитета обязательно указывается фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона.

9.14. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за правильность, полноту, надлежащее оформление в соответствии с законодательством и настоящим Регламентом проектов ответов или писем Комитета.

9.15. Сформированные дела (письма с приложенными к ним материалами) хранятся в отделе контроля и исполнения распорядительных документов три года, затем передаются в установленном порядке в архив Комитета.

9.16. Анонимные обращения, полученные Комитетом, в том числе и по электронной почте, без указания фамилии гражданина, направившего обращение, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, как правило, не рассматриваются, а списываются в дело. Если в указанных обращениях содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершаемом или совершившем, обращения подлежат направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

9.17. Обращение, поступившее в Комитет, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

9.18. Обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, не рассматриваются по существу поставленных в них вопросов, при этом исполнитель сообщает лицу, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

9.19. В случае если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение по принадлежности вопроса, о чем сообщается лицу, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

9.20. В случае если в обращении содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, принимается решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется лицо, направившее обращение.

9.21. Срок рассмотрения обращений, поступивших в Комитет из сектора писем Управления по обращениям и жалобам Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, исчисляется с даты регистрации обращения в секторе писем.

9.22. Обращения, рассмотрение которых не относится к компетенции Комитета, не позднее чем в семидневный срок направляются по принадлежности вопроса с одновременным обязательным изве