Приложение

(приложение)

Административный регламент
предоставления государственной услуги "Исполнение поступивших
из-за рубежа запросов граждан Российской Федерации, иностранных граждан,
а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав
и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок,
направляемых в иностранные государства"
(утв. приказом архивного комитета Ленинградской области
от 7 декабря 2009 г. N 26 (в редакции приказа архивного комитета
Ленинградской области от 29 декабря 2011 г. N 39)

I. Общие положения

1. Наименование государственной услуги: "Исполнение поступивших из-за рубежа запросов граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (далее - государственная услуга).

2. Виды запросов, исполнение которых осуществляется в порядке предоставления государственной услуги.

2.1. Запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

2.2. Тематические запросы - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту. Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц.

2.3. Генеалогические запросы - запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода. При исполнении генеалогических запросов составляется генеалогическое дерево (по восходящей или нисходящей линиям, с указанием связей - прямых, с определенным количеством колен, сыновних, дочерних; боковых - двоюродных, троюродных), проводится розыск конкретных родственников, сведений о них, поиск доказательств происхождения конкретного лица (заявителя или его родственника, происхождения фамилии).

3. Наименование организации, непосредственно предоставляющей государственную услугу, и органа исполнительной власти Ленинградской области, участвующего в предоставлении государственной услуги, их структурных подразделений, ответственных за предоставление государственной услуги.

3.1. Государственную услугу предоставляет государственное казенное учреждение "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - ГКУ ЛОГАВ). Структурным подразделением, ответственным за предоставление государственной услуги в ГКУ ЛОГАВ, является отдел использования и публикации документов.

3.2. Архивный комитет Ленинградской области (далее - Архивный комитет) участвует в предоставлении государственной услуги в части проставления апостиля на архивных справках, архивных копиях, архивных выписках, подготовленных ГКУ ЛОГАВ, муниципальными архивами Ленинградской области (далее - муниципальные архивы) и государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, действующими на территории Ленинградской области (далее - органы и организации). Структурным подразделением Архивного комитета, ответственным за проставление апостиля, является отдел формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов.

4. Информация о местах нахождения и графике работы организации, предоставляющей государственную услугу, органа исполнительной власти Ленинградской области, участвующего в предоставлении государственной услуги.

4.1. Место нахождения ГКУ ЛОГАВ и его почтовый адрес:

188800, Ленинградская область, г. Выборг, ул. Штурма, д. 1.

Режим работы - с 8.00 до 17.00 часов. Обеденный перерыв с 12.00 до 13.00 часов.

Приёмные дни - вторник, четверг: c 10.00 до 15.00 часов.

Выходные дни - суббота и воскресенье.

4.2. Почтовый адрес Архивного комитета: 191311, г. Санкт-Петербург, Суворовский пр., д. 67.

Место нахождения Архивного комитета: 191311, г. Санкт-Петербург, ул. Смольного, д. 3.

Режим работы:

понедельник - четверг с 9.00 до 18.00 часов, пятница с 9.00 до 17.00 часов;

выходные дни - суббота и воскресенье.

Приемная председателя Архивного комитета: кабинет N 3-89.

Кабинет специалистов отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного комитета: N 3-91.

5. Справочные телефоны и адрес электронной почты структурного подразделения организации, предоставляющей государственную услугу, органа исполнительной власти Ленинградской области, участвующего в предоставлении государственной услуги.

5.1. Телефоны отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ, предоставляющего государственную услугу:

8 (813-78) 2-28-71,

8 (813-78) 2-24-75.

5.2. Электронный адрес ГКУ ЛОГАВ: obl.arhiv@mail.ru.

5.3. Телефоны отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного комитета, участвующего в предоставлении государственной услуги:

(812) 576-64-88,

(812) 719-65-98,

факс (812) 710-00-81.

5.4. Электронный адрес Архивного комитета: aklo_18@mail.ru

6. Адрес портала государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области: http://www.gu.lenobl.ru.

7. Адрес раздела Архивного комитета на сайте Администрации Ленинградской области, содержащего информацию о предоставлении государственной услуги: http://www.lenobl.ru, раздел "Власть", раздел "Исполнительная власть Ленинградской области", раздел "Комитеты, управления и комиссии", раздел "Архивный комитет Ленинградской области".

Официальный сайт Администрации Ленинградской области: http://www.lenobl.ru.

8. Порядок получения заявителями информации по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги.

Информация по вопросам исполнения запросов предоставляется:

- по телефону;

- почтовой связью;

- по электронной почте;

- при личном обращении;

- на официальном сайте Администрации Ленинградской области;

- на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области.

8.1. По телефону работники Архивного комитета, ГКУ ЛОГАВ дают информацию о порядке и о ходе предоставления государственной услуги.

8.2. Почтовой связью ответ направляется в адрес заявителя в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса. По электронной почте ответ направляется в адрес заявителя в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса.

8.3. Прием заявителей осуществляется:

- в Архивном комитете: понедельник - четверг с 9.00 до 18.00 часов, пятница с 9.00 до 17.00 часов

- председателем Архивного комитета;

- начальником и специалистами отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного комитета;

- в ГКУ ЛОГАВ: вторник, четверг: c 9.00 до 15.00 часов

- директором ГКУ ЛОГАВ;

- начальником и специалистами отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ.

9. Порядок, форма и место размещения информации по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе на стендах в местах предоставления государственной услуги, а также на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области и официальных сайтах органов исполнительной власти Ленинградской области (организаций) в сети Интернет.

На портале государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области, в разделе Архивного комитета на сайте Администрации Ленинградской области, на стендах в ГКУ ЛОГАВ размещается следующая информация:

- сведения о режиме работы, о месте нахождения, номерах телефонов и электронной почты Архивного комитета, ГКУ ЛОГАВ;

- перечень необходимых для получения государственной услуги документов;

- образцы заполнения бланка запроса;

- информация о сроках и стоимости предоставления услуги;

- блок-схема предоставления государственной услуги;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц и работников Архивного комитета и(или) ГКУ ЛОГАВ;

- извлечение из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по предоставлению государственной услуги;

- основания для отказа в предоставлении государственной услуги.

10. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают:

- граждане Российской Федерации;

- граждане иностранных государств;

- лица без гражданства, проживающие за рубежом Российской Федерации.

Заявителями также могут быть физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации выступать от имени заявителей, перечисленных в абзаце 1 пункта 10 Административного регламента предоставления государственной услуги по исполнению поступивших из-за рубежа запросов граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства

(далее - Административный регламент).

II. Стандарт предоставления государственной услуги

11. Наименование государственной услуги: "Исполнение поступивших из-за рубежа запросов граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".

12. Наименование организации, непосредственно предоставляющей государственную услугу, и органа исполнительной власти Ленинградской области, участвующего в предоставлении государственной услуги.

12.1. Государственную услугу предоставляет ГКУ ЛОГАВ.

12.2. Архивный комитет участвует в предоставлении государственной услуги в части проставления апостиля на архивных справках, архивных копиях, архивных выписках, подготовленных ГКУ ЛОГАВ, муниципальными архивами, органами и организациями.

13. Результатом предоставления государственной услуги является:

- архивная справка;

- архивная выписка;

- архивная копия;

- справка о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения;

- проставление апостиля на архивной справке, архивной выписке, архивной копии в установленном порядке;

- письмо в адрес заявителя с объяснением причин отказа в предоставлении государственной услуги либо об отсутствии запрашиваемых сведений.

14. Юридические факты, которыми заканчивается предоставление государственной услуги:

Юридическим фактом, которым завершается предоставление государственной услуги, является направление почтовой связью, по электронной почте или вручение лично в руки адресатам документов, предусмотренных пунктом 13 Административного регламента.

15. Срок предоставления государственной услуги исчисляется с момента регистрации запроса в ГКУ ЛОГАВ.

16. Срок рассмотрения поступивших в ГКУ ЛОГАВ запросов и направления их по принадлежности составляет 5 рабочих дней.

17. Срок предоставления государственной услуги по исполнению тематических, генеалогических запросов в ГКУ ЛОГАВ составляет 90 дней.

Срок предоставления государственной услуги по исполнению запроса социально-правового характера в ГКУ ЛОГАВ составляет 30 дней. В исключительных случаях директор ГКУ ЛОГАВ либо уполномоченное на это лицо продлевает срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

18. Срок проставления Архивным комитетом апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях составляет не более 3 рабочих дней с момента поступления их в Архивный комитет.

19. Отправка почтовой связью в адрес заявителя документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, указанных в пункте 13 Административного регламента, осуществляется в 30-дневный срок с момента регистрации запроса социально-правового характера и в 90-дневный срок с момента регистрации тематического или генеалогического запроса.

20. Срок выдачи документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, указанных в пункте 13 Административного регламента, в случае личного обращения заявителя также не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса социально-правового характера и 90 дней с момента регистрации генеалогического и тематического запроса.

21. Правовыми основаниями для предоставления государственной услуги являются:

- Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, заключенная в Гааге 5 октября 1961 года и вступившая в силу для России 3 марта 1992 года ("Бюллетень международных договоров", 1993 год, N 6);

- Соглашение о принципах и формах взаимодействия государств - участников СНГ в области использования архивной информации, заключенное в г. Минске 4 июня 1999 года ("Бюллетень международных договоров", 2000 год, N 12, ст. 3 - 6.);

- Закон СССР от 24 июня 1991 года N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" ("Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР", 1991 год, N 27, ст. 784);

- Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485-1 "О государственной тайне" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 13 октября 1997 года, N 41, ст. 8220-8235);

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 25 октября 2004 года, N 43, ст. 4169);

- Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 8 мая 2006 года, N 19, ст. 2060);

- Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 31 июля 2006 года, N 31, ч. 1, ст. 3448);

- Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 31 июля 2010 года, N 31, ст. 4179);

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 14 мая 2007 года, N 20);

- Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 28 декабря 2009 года N 894 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" ("Российская газета", 26 февраля 2010 года, N 5119);

- Положение об архивном комитете Ленинградской области, утвержденное постановлением Правительства Ленинградской области от 6 июня 2008 года N 166 ("Вести", 25 июня 2008 года, N 115);

- Приказ архивного комитета Ленинградской области от 7 апреля 2009 года N 4 "Об утверждении прейскуранта цен на услуги (работы), оказываемые (выполняемые) государственным учреждением "Ленинградской областной государственный архив в г. Выборге" ("Вестник Правительства Ленинградской области", 11 декабря 2008 года, N 66).

22. Документами, необходимыми для предоставления государственной услуги, являются:

22.1. Письменный запрос на русском языке в адрес ГКУ ЛОГАВ, в том числе переданный по электронной почте в форме анкеты, заполненной заявителем на русском языке по форме согласно приложению 1 к Административному регламенту (далее - запрос);

22.2. Для истребования архивной информации о третьих лицах, содержащей сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения срока 75 лет со дня создания указанных документов, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации (письменное разрешение гражданина, а после его смерти - наследников, и документ, удостоверяющий личность заявителя);

22.3. В случае если запрос является платным - квитанция о предоплате за исполнение запроса, квитанция о полной оплате за исполнение запроса;

22.4. В случае необходимости проставления апостиля - квитанция об уплате государственной пошлины.

23. В запросе указываются следующие сведения:

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

- почтовый адрес, по которому должны быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса;

- гражданство;

- адрес места жительства;

- дата составления запроса;

- для получения архивной информации:

- об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебного заведения;

- о стаже работы (службы), размере заработной платы - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, номер воинской части, время работы (службы), профессия, должность;

- о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

- об усыновлении - год, место усыновления, фамилия, имя, отчество усыновителя;

- об эвакуации, об угоне в плен с оккупированных территорий Ленинградской области - постоянное место проживания до момента угона (эвакуации), время угона в плен (эвакуации), время возвращения из плена (эвакуации), состав семьи.

- для исполнения тематического запроса - указываются тематика запроса, события, факты, их хронологические рамки; для исполнения биографического запроса - все известные биографические сведения о лице, о котором запрашивается информация;

- для исполнения генеалогического запроса - фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; дата смерти и место захоронения; вероисповедание; сословие, служебное положение; семейное положение, место и дата заключения брака, фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) жены (мужа); для осуществления сложного поиска родовых и межродовых связей дополнительные сведения - национальность, гражданство; образование; титулы, звания, чины, награды; имущественное положение, землевладение, место жительства; жена (жены), муж (мужья) - дата и место рождения, их родители; родственники мужа (жены), их родители, места их рождения и проживания; страна (город), место переезда или эмиграции семьи.

Запрос подписывается заявителем лично, за исключением обращений по электронной почте.

24. Прием документов от заявителей осуществляется следующими способами:

- почтовой связью;

- по электронной почте;

- при личном обращении.

24.1. Порядок представления документов заявителями:

- почтовой связью запрос направляется заявителем в адрес ГКУ ЛОГАВ;

- по электронной почте запрос направляется на электронный адрес ГКУ ЛОГАВ в сети Интернет;

- при личном обращении в ГКУ ЛОГАВ запрос составляется заявителем и передается дежурному работнику отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ на приеме в помещении "Стол справок" в соответствии с графиком приемных дней.

25. При предоставлении государственной услуги Архивный комитет, ГКУ ЛОГАВ обязаны принять для рассмотрения документы заявителя, отказ в приеме документов не допускается.

При подаче документов на личном приеме заявителю устно разъясняются основания для отказа в предоставлении государственной услуги.

26. Основаниями для отказа в предоставлении услуги, в том числе исполнения запроса, переданного по электронной почте, являются:

- отсутствие в запросе фамилии, имени, отчества (последнего - при наличии), почтового адреса заявителя;

- неподдающийся прочтению текст, в том числе текст на иностранном языке;

- отсутствие у заявителя полномочий на получение сведений о личной и семейной тайне третьих лиц, их частной жизни, а также сведений, создающих угрозу для их безопасности, если со дня создания архивных документов, содержащих такие сведения, не прошло 75 лет;

- отсутствие подтверждения оплаты услуг в случаях, предусмотренных пунктами 30.1-30.6 Административного регламента.

В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с разъяснением причин отказа.

27. Основаниями для отказа в проставлении апостиля Архивным комитетом являются:

- несоответствие оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии требованиям пункта 63 Административного регламента;

- наличие в архивной справке, архивной выписке, архивной копии подчисток, приписок, исправлений;

- несоответствие имеющихся в Архивном комитете образцам подписей должностных лиц и оттисков печати органов и организаций на архивной справке, архивной выписке, архивной копии;

- отсутствие подтверждения уплаты государственной пошлины за проставление апостиля.

28. В случае устранения нарушений, указанных в пункте 27 Административного регламента, апостиль проставляется в соответствии с пп. 69-75 Административного регламента.

29. Запросы социально-правового характера исполняются бесплатно.

30. Исполнение тематических и генеалогических запросов в ГКУ ЛОГАВ осуществляется за плату. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги, устанавливается в соответствии с прейскурантом цен на услуги (работы), предоставляемые (выполняемые) ГКУ ЛОГАВ, утвержденным приказом Архивного комитета.

30.1. Размер платы за исполнение запросов в ГКУ ЛОГАВ:

- тематического - 3755 рублей;

- о подтверждении права на землю и иные имущественные права, имеющего поисковые данные - 564 рублей;

- о подтверждении права на землю и иные имущественные права, не имеющего поисковых данных - 1690 рублей;

- биографического запроса - 4320 рублей;

- генеалогического запроса - 5760 рублей.

30.2. Размер предоплаты за исполнение запросов составляет:

- тематического - 1126 рублей;

- о подтверждении права на землю и иные имущественные права, имеющего поисковые данные - 169 рублей;

- о подтверждении права на землю и иные имущественные права, не имеющего поисковых данных - 507 рублей;

- биографического запроса - 1296 рублей;

- генеалогического запроса - 1728 рублей.

30.3. Оплата производится в безналичной форме на расчетный счет ГКУ ЛОГАВ на основании квитанции.

30.4. Предоплата осуществляется после получения заявителем от ГКУ ЛОГАВ бланка квитанции, высылаемого заявителю почтовой связью или по электронной почте. Бланк квитанции также размещен в сети Интернет по адресу: http://lenobl.ru/culture/cul/archives/logav/uslugi.

30.5. Полная оплата заявителем государственной услуги производится после уведомления заявителя ГКУ ЛОГАВ об исполнении запроса.

30.6. Отдельным категориям заявителей предоставляется скидка в размере 50% от стоимости исполнения запроса.

К указанным категориям заявителей в соответствии с законодательством Российской Федерации относятся:

- инвалиды I, II и III групп, имеющие III степень ограничения способности к трудовой деятельности (нетрудоспособные);

- инвалиды Великой Отечественной войны и боевых действий;

- ветераны Великой Отечественной войны;

- лица, награжденные знаком "Жителю блокадного Ленинграда";

- ветераны боевых действий;

- граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне, аварии в 1957 году на производственном объединении "Маяк" и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча, катастрофы на Чернобыльской АЭС.

Скидка предоставляется при условии предъявления заявителем одного из перечисленных документов:

- справки, подтверждающей факт установления инвалидности;

- удостоверения ветерана Великой Отечественной войны;

- удостоверения к знаку "Жителю блокадного Ленинграда";

- удостоверения ветерана боевых действий;

- удостоверений участника ликвидации последствий аварии в 1957 году на производственном объединении "Маяк" и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча, на Чернобыльской АЭС;

- удостоверение гражданина, подвергшегося радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне.

31. Срок ожидания в очереди при подаче запроса и в очереди на получение документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, не должен превышать 30 минут.

32. Запрос, поступивший в ГКУ ЛОГАВ, регистрируется в день поступления.

33. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам.

33.1. Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов должны быть оборудованы стульями или кресельными секциями.

33.2. Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются бланками запросов, письменными принадлежностями.

33.3. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования и хранения верхней одежды посетителей.

33.4. Места предоставления государственной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

33.5. На стендах в местах предоставления государственной услуги размещаются следующие информационные материалы:

- сведения о режиме работы, номерах телефонов и электронной почты Архивного комитета, ГКУ ЛОГАВ;

- перечень необходимых для получения государственной услуги документов;

- образцы заполнения бланка запроса;

- информация о сроках и стоимости предоставления услуги;

- блок-схема предоставления государственной услуги;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия Архивного комитета и(или) ГКУ ЛОГАВ;

- извлечение из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по предоставлению государственной услуги;

- основания для отказа в предоставлении государственной услуги.

34. Показатели доступности и качества услуги:

34.1. Доля случаев предоставления услуги в установленные сроки.

Показатель определяется по формуле:

D ЗАП ср. = ЗАП ср. / ЗАП общ. х 100%,

где:

ЗАП общ. - общее количество запросов, исполненных в течение года;

ЗАП ср. - количество запросов, исполненных в течение года в установленные сроки;

D ЗАП ср. - доля запросов юридических и физических лиц, исполненных в установленные сроки.

Целевое значение показателя - 100%.

34.2. Доля обоснованных жалоб к общему количеству заявлений о получении государственной услуги.

Показатель определяется по формуле:

DЖ об. = Ж об. / ЗАП общ. х 100%,

где:

ЗАП общ. - общее количество запросов, исполненных в течение года;

Ж об. - количество обоснованных жалоб на предоставление государственной услуги, поступивших в течение года;

DЖ об. - доля обоснованных жалоб.

Целевое значение показателя - 0%.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных
процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности
выполнения административных процедур в электронной форме

35. Административные процедуры ГКУ ЛОГАВ:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов, и подготовка ответов заявителям;

- направление и выдача ответа заявителю.

36. Блок-схема последовательности административных процедур приведена в приложении 2 к Административному регламенту.

Порядок регистрации запросов и передача их на исполнение

37. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление запроса, в том числе по электронной почте, или заявления, составленного заявителем лично в ГКУ ЛОГАВ.

38. Должностными лицами, ответственными за исполнение административной процедуры в ГКУ ЛОГАВ, являются директор, начальник отдела использования и публикации документов.

39. Запрос, переданный по электронной почте, распечатывается на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

40. В случае если заявитель обращается лично, ему разъясняется порядок предоставления услуги и предлагается заполнить запрос в соответствии с установленной формой. Затем заявитель информируется о сроках выдачи ответа.

В случае принятия решения об отказе в предоставлении услуги заявителю разъясняются причины отказа. Критерием принятия решения об отказе в предоставлении услуги является отсутствие у заявителя полномочий на получение сведений о личной и семейной тайне третьих лиц, их частной жизни, а также сведений, создающих угрозу для их безопасности, если со дня создания архивных документов, содержащих такие сведения, не прошло 75 лет.

41. Запрос регистрируется работником ГКУ ЛОГАВ, уполномоченным осуществлять прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

42. Срок выполнения административной процедуры составляет 2 рабочих дня.

43. Результатом выполнения административной процедуры является присвоение входящего номера и даты поступления запроса в ГКУ ЛОГАВ и передача его после предварительного рассмотрения директором с резолюцией на исполнение в отдел использования и публикации документов.

44. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является запись от руки черными или синими чернилами входящего номера и даты поступления запроса в журнал регистрации входящей корреспонденции, проставление на запросе штампа регистрации и его заполнение, а также внесение сведений в электронную базу данных (при наличии).

Анализ тематики поступивших запросов

45. Основанием для начала выполнения административной процедуры является факт передачи запроса на исполнение в структурное подразделение ГКУ ЛОГАВ, ответственное за исполнение запросов.

46. Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры, является начальник отдела использования и публикации документов.

47. Начальник отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ определяет конкретного исполнителя запроса и пишет на запросе резолюцию с указанием фамилии и инициалов исполнителя, содержания поручения, подписи и даты.

48. Работники структурного подразделения ГКУ ЛОГАВ, ответственные за исполнение запросов, осуществляют анализ тематики поступившего запроса с помощью справочно-поисковых средств.

49. Срок проведения анализа тематики поступившего запроса с момента поступления его в структурное подразделение ГКУ ЛОГАВ, составляет не более 3 рабочих дней.

50. Результатом выполнения административной процедуры в ГКУ ЛОГАВ является принятие работником отдела использования и публикации документов, ответственным за исполнение запроса, решения:

- о возможности исполнения запроса и отправки заявителю бланка квитанции для осуществления предоплаты, в случае если запрос является платным;

- о направлении запроса по принадлежности;

- об отказе в предоставлении государственной услуги;

- о невозможности исполнения запроса и подготовки в адрес заявителя письма об отсутствии запрашиваемых сведений;

- о подготовке справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.

51. Критерием принятия решения о возможности исполнения запроса является наличие на хранении в ГКУ ЛОГАВ архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

Критерием принятия решения о направлении запроса по принадлежности является наличие архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на хранении в ГКУ ЛОГАВ, муниципальных архивах, органах или организациях.

Критериями принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги является наличие оснований, указанных в абзацах 2-4 пункта 26 Административного регламента.

Критерием принятия решения о невозможности исполнения запроса и подготовки в адрес заявителя письма об отсутствии запрашиваемых сведений является отсутствие в ГКУ ЛОГАВ на хранении архивных документов, а также отсутствие информации об их местонахождении.

Критерием принятия решения о подготовке справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения является наличие актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, о неисправимых повреждениях архивных документов.

Направление запросов по принадлежности

52. Основанием для начала выполнения административной процедуры является решение о направлении запроса по принадлежности.

53. Должностным лицом ГКУ ЛОГАВ, ответственным за исполнение административной процедуры, является начальник отдела использования и публикации документов.

54. По итогам анализа тематики поступивших запросов работник отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ готовит сопроводительное письмо о направлении запроса в архивы, органы и организации по принадлежности при наличии у них документов для исполнения запросов.

55. Одновременно с подготовкой сопроводительного письма о направлении запроса в другие архивы, органы и организации работник отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ готовит уведомление или уведомляет устно (при личном обращении) заявителя о направлении запроса по принадлежности.

56. Срок исполнения административной процедуры составляет 5 рабочих дней со дня регистрации запроса.

57. Результатом выполнения административной процедуры является регистрация письма ГКУ ЛОГАВ о направлении запроса по принадлежности, уведомления в адрес заявителя и отправка запроса с сопроводительным письмом ГКУ ЛОГАВ в архивы, органы и организации по принадлежности, уведомления - в адрес заявителя.

58. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является внесение в журнал регистрации исходящей корреспонденции от руки черными или синими чернилами номера и даты отправки письма ГКУ ЛОГАВ и уведомления в адрес заявителя о направлении запроса по принадлежности, а также внесение сведений в электронную базу данных (при наличии).

Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов,
и подготовка ответов заявителям

59. Основанием для начала выполнения административной процедуры является решение работника ГКУ ЛОГАВ о возможности исполнения запроса, а также, в случае если запрос является платным, получение от заявителя квитанции о совершении предоплаты за исполнение запроса, которая представляется почтовой связью или на личном приеме.

60. Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры, является начальник отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ.

61. Поиск архивных документов осуществляется работниками отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ с помощью справочно-поисковых средств.

62. После выявления необходимых архивных документов на их основе ответственным работником отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ составляется архивная справка, архивная выписка или готовятся архивные копии.

63. Оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии осуществляется с соблюдением следующих требований.

63.1. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью ГКУ ЛОГАВ.

Архивные справки подписываются директором ГКУ ЛОГАВ, исполнителем и заверяются печатью архива.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

63.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т. д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Соответствие содержания выданных по запросам архивных выписок содержанию подлинных документов удостоверяется подписью директора ГКУ ЛОГАВ или уполномоченного должностного лица и печатью архива.

63.3. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии прошиваются, скрепляются печатью ГКУ ЛОГАВ и подписываются директором архива.

64. Сроки поиска архивных документов, необходимых для исполнения запросов, и подготовки ответов заявителям, не должны превышать:

- по запросам социально-правового характера - 12 рабочих дней;

- по тематическим и генеалогическим запросам - 52 рабочих дня с момента завершения проведения анализа тематики поступивших запросов.

65. Результатом выполнения административной процедуры является подготовка архивной справки, архивной выписки, архивной копии либо письма в адрес заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений, справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.

Если запрос является платным, заявителю простым письмом отправляется квитанция для осуществления полной оплаты за исполнение запроса.

66. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является составление архивной справки, архивной выписки, сопроводительного письма к архивной копии либо письма в адрес заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений, справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, в программе Microsoft Office Word в соответствии со следующими требованиями: шрифт - Times New Roman; размер шрифта - 13-14; цвет шрифта - черный, распечатка на бумажном носителе формата А4.

Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках
и архивных копиях

67. Основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление в Архивный комитет архивной справки, архивной выписки, архивной копии, требующей проставления апостиля.

68. Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры в Архивном комитете является начальник отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов.

69. Апостиль проставляется на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, подготовленных ГКУ ЛОГАВ, муниципальными архивами, органами и организациями, направляемых для официального представления в органы государств, подписавших Гаагскую конвенцию в 1961 году (Австралия, Австрия, Азербайджан, Албания, Андорра, Антигуа и Барбуда, Аргентина, Армения, Багамы, Барбадос, Беларусь, Белиз, Бельгия, Болгария, Босния и Герцеговина, Ботсвана, Бруней-Даруссалам, Вануату, Великобритания, Венгрия, Венесуэла, Германия, Гондурас, Гренада, Греция, Грузия, Дания, Доминика, Доминиканская Республика, Израиль, Индия, Ирландия, Исландия, Испания, Италия, Казахстан, Кипр, Китай (Гонконг и Макао), Колумбия, Республика Корея, Острова Кука, Латвия, Лесото, Либерия, Литва, Лихтенштейн, Люксембург, Маврикий, Македония, Малави, Мальта, Маршалловы острова, Мексика, Молдова, Монако, Монголия, Намибия, Нидерланды, Ниуэ, Новая Зеландия, Норвегия, Панама, Польша, Португалия, Россия, Румыния, Самоа, Сан-Марино, Сао Томе и Принсипе, Свазиленд, Сейшельские острова, Сент-Винсент и Гренады, Сент-Китс и Невис, Сент-Люсия, Сербия, Словакия, Словения, США, Суринам, Тонга, Тринидад и Тобаго, Турция, Украина, Фиджи, Финляндия, Франция, Хорватия, Черногория, Чехия, Швейцария, Швеция, Эквадор, Эль-Сальвадор, Эстония, Южно-Африканская Республика, Япония).

70. За проставление апостиля взимается государственная пошлина.

Размер и порядок уплаты государственной пошлины установлены главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации.

Размер государственной пошлины составляет 1500 рублей за каждый документ.

При обращении за проставлением апостиля плательщик уплачивает государственную пошлину до проставления апостиля.

Государственная пошлина не уплачивается за проставление апостиля на истребуемых по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации архивных справках, выданных по обращениям физических лиц, проживающих за пределами Российской Федерации.

71. ГКУ ЛОГАВ и муниципальные архивы направляют подготовленные ими архивные справки, архивные выписки и архивные копии для проставления апостиля в Архивный комитет.

72. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме ГКУ ЛОГАВ и муниципальных архивов), осуществляется после письменного обращения органа или организации, с представлением в Архивный комитет образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.

73. В архивном комитете специалист, ответственный за проставление апостиля, проверяет правильность оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии и проставляет апостиль путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

74. Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки.

75. После заполнения апостиля документ передается председателю Архивного комитета или лицу его замещающему, для подписания и проставления гербовой печати.

76. При получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии с подписанным апостилем и проставленной на нем гербовой печатью специалист, ответственный за проставление апостиля, вносит соответствующую запись в журнал регистрации проставления апостиля (приложение 3 к Административному регламенту).

Если заявитель освобожден от уплаты государственной пошлины, в графе журнала регистрации апостиля, в которой делается отметка об уплате государственной пошлины, указывается основание освобождения заявителя от уплаты государственной пошлины.

77. Результатами выполнения административной процедуры является проставление и заполнение штампа апостиля на архивной справке, архивной выписке и архивной копии или отказ в проставлении апостиля.

Критерием принятия решения об отказе в проставлении апостиля Архивным комитетом является наличие нарушений, указанных в пункте 27 Административного регламента.

78. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является запись от руки черными или синими чернилами в журнале регистрации проставления апостиля.

Направление и выдача ответов заявителям

79. Основанием для начала выполнения в Архивном комитете, ГКУ ЛОГАВ административной процедуры является завершение подготовки документов, являющихся результатами предоставления государственной услуги, указанных в пункте 13 Административного регламента.

Если запрос является платным, основанием для начала выполнения административной процедуры в ГКУ ЛОГАВ является получение от заявителя квитанции о совершении полной оплаты за исполнение запроса, которая предоставляется почтовой связью или при личном обращении.

80. Должностными лицами, ответственными за исполнение административной процедуры, являются:

- в Архивном комитете - начальник отдела организационно-правового обеспечения, бюджетного планирования и отчетности;

- в ГКУ ЛОГАВ - директор, начальник отдела использования и публикации документов.

81. Срок отправки ГКУ ЛОГАВ ответов заявителям по почте составляет не более 3 рабочих дней с момента завершения подготовки архивной справки, архивной копии, архивной выписки, справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменного ответа об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений.

Письмо в адрес заявителя с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений на запрос, поступивший по электронной почте, направляется по электронной почте.

82. При личном обращении получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии, справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, ответа об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений расписывается на их копиях или на обороте копии сопроводительного письма к ним (или в журнале регистрации), указывая дату их получения

83. В случае проставления апостиля получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии расписывается журнале регистрации проставления апостиля.

84. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

85. Результатами выполнения административной процедуры являются:

- регистрация в журнале исходящей корреспонденции и отправка в адрес заявителя архивной справки, архивной выписки или архивной копии, письма с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений или справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, простым или заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении;

- регистрация в журнале исходящей корреспонденции и выдача заявителю под расписку при личном обращении архивной справки, архивной выписки или архивной копии, письма с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений или справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.

86. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является запись от руки черными или синими чернилами исходящего номера и даты отправки подготовленной архивной справки, архивной выписки, сопроводительного письма к архивной копии либо письма в адрес заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений, справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, в журнал регистрации исходящей корреспонденции и внесение сведений в электронную базу данных (при наличии).

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента

87. Начальник отдела организационно-правового обеспечения, бюджетного планирования и отчетности Архивного комитета, начальник отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного комитета, директор ГКУ ЛОГАВ, начальник отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ, осуществляют текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностными лицами проверок соблюдения работниками Архивного комитета, ГКУ ЛОГАВ настоящего Административного регламента.

88. Архивный комитет осуществляет контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги ГКУ ЛОГАВ.

Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя:

- проведение проверок с целью выявления и устранения нарушений прав заявителей;

- рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц, работников ГКУ ЛОГАВ.

Проверки проводятся плановые (осуществляются на основании годового плана работы Архивного комитета с периодичностью не чаще, чем один раз в три года) и внеплановые (проводиться по конкретному обращению заявителя). Проведение проверки осуществляется на основании распоряжения Архивного комитета.

В случае выявления нарушений прав заявителей при принятии решений, при совершении действий (бездействии) должностными лицами, работниками ГКУ ЛОГАВ дисциплинарные взыскания, в том числе по представлению Архивного комитета, в соответствии с действующим трудовым законодательством применяет директор ГКУ ЛОГАВ.

В случае выявления нарушений прав заявителей при принятии решений, совершении действий (бездействии) директором ГКУ ЛОГАВ дисциплинарные взыскания в соответствии с действующим трудовым законодательством и заключенным трудовым договором применяет Архивный комитет.

89. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций.

Контроль со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется посредством направления предложений и замечаний в ГКУ ЛОГАВ, Архивный комитет по почте, в том числе электронной. Предложения и замечания также излагаются на личном приеме у директора ГКУ ЛОГАВ, председателя Архивного комитета.

Для замечаний и предложений, поступающих в ходе предоставлении# государственной услуги, в помещении "Стол справок" ГКУ ЛОГАВ размещается "Книга отзывов и предложений".

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий
(бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу,
а также должностных лиц, государственных служащих

90. Заявитель имеет право обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, принимаемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента.

91. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление в адрес Архивного комитета, ГКУ ЛОГАВ жалобы.

В жалобе заявителя в обязательном порядке указываются:

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

- наименование государственного органа, организации, в который(ую) направляется жалоба, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- суть жалобы;

- дата составления жалобы.

Жалоба должна быть подписана заявителем.

92. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействие) и решения, принимаемые в ходе предоставления государственной услуги.

93. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы в рамках действующего законодательства Российской Федерации.

94. Действия (бездействие) и решения должностных лиц и работников Архивного комитета могут быть обжалованы:

- председателю Архивного комитета;

- в Аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области;

- в судебном порядке.

95. Действия (бездействие) и решения должностных лиц и работников ГКУ ЛОГАВ могут быть обжалованы:

- директору ГКУ ЛОГАВ;

- председателю Архивного комитета;

- в судебном порядке.

96. Письменная жалоба регистрируется в течение трех дней с момента поступления и рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях срок рассмотрения жалобы продлевается председателем Архивного комитета, директором ГКУ ЛОГАВ, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения жалобы заявитель уведомляется письменно с указанием причин продления.

97. Председатель Архивного комитета, директор ГКУ ЛОГАВ обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя.

98. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то председателем Архивного комитета, директором ГКУ ЛОГАВ принимается решение об осуществлении действий по устранению обстоятельств, явившихся причиной жалобы, и привлечении к ответственности должностного лица, работника, допустившего нарушения в ходе предоставления государственной услуги, которые повлекли за собой жалобу.

99. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.

100. Заявителю жалобы направляется письменный ответ о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

101. Ответ на жалобу не дается в следующих случаях:

- если в ней не указаны фамилия гражданина, наименование организации, обратившихся с жалобой, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если в ней содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы;

- если текст жалобы не поддается прочтению.

Приложение 1

Анкета
для запроса документа (сведений) из России Заполняется в 2-х экземплярах

Вопросы	Ответы
1. Фамилия, имя, отчество лица, чей документ запрашивается (если фамилия менялась - укажите их все).
2. Год, месяц, число и место рождения лица (укажите регион - республику, край, область; а также наименование населенного пункта (район, город, село, деревню, посёлок). Для сельской местности обязательно указание сельсовета.
3. Гражданство лица.
4. Какой документ запрашивается:
а) при запросе документа об образовании укажите название и адрес учебного заведения, факультет, даты начала и окончания учебы;
б) при запросе документа о стаже работы (службы) укажите название, ведомственную принадлежность и адрес организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);
в) при запросе документа об эвакуации, об угоне в плен с оккупированных территорий районов Ленинградской области укажите постоянное место проживания до момента угона (эвакуации), когда были угнаны в плен (эвакуированы), когда вернулись из плена (эвакуации), состав семьи;
г) при запросе документа о награждении государственными и ведомственными наградами укажите название награды, дату награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, её ведомственная подчинённость;
д) при запросе документа об усыновлении укажите год, место усыновления, фамилия, имя, отчество усыновителя.
5. Иной документ или сведения, не указанные в п.4.
6. Для какой цели запрашивается документ?
7. Точный адрес места жительства лица с указанием государства, чей документ запрашивается
8. Документ, удостоверяющий личность (серия, номер, кем и когда выдан)
9. Подпись лица, чей документ запрашивается и дата заполнения анкеты.

Если вы запрашиваете не свой личный документ - дайте ответ и на нижеследующие вопросы:

10. Ваша фамилия, имя и отчество
11. Год и место Вашего рождения
12. Ваше гражданство
13. Ваши родственные отношения к лицу, на имя которого запрашивается документ
14. Адрес Вашего места жительства
15. Документ, удостоверяющий Вашу личность (серия, номер, кем и когда выдан)
16. Ваша подпись и дата заполнения анкеты

Приложение 2

Блок-схема
последовательности действий по предоставлению государственной услуги
по исполнению поступивших из-за рубежа запросов граждан Российской
Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных
с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном
порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства

Поступление запроса в ГКУ ЛОГАВ от заявителя

Регистрация запроса, передача на исполнение

Анализ тематики запроса, принятие решения о необходимости проставления апостиля

/------------------------------\       /-------------------------------\

| Подготовка архивной справки, |       | Направление запроса в другие  |

|   архивной копии, архивной   |       |    органы и организации по    |

|      выписки, справки о      |       |        принадлежности         |

| документально подтверждённом |       |                               |

|    факте утраты архивных     |       |                               |

|    документов, содержащих    |       |                               |

|   запрашиваемые сведения,    |       |                               |

|    письменного ответа об     |       |                               |

|     отсутствии в архиве      |       |                               |

|  запрашиваемых сведений по   |       |                               |

|      документам архива       |       |                               |

\------------------------------/       \-------------------------------/

                     |                                   

                     |                      /--------------------------\

                     |                      |   Подготовка архивной    |

                     |                      | справки, архивной копии, |

                     |                      |архивной выписки, справки |

                     |                      |     о документально      |

                     |                      |   подтверждённом факте   |

                     |                      |     утраты архивных      |

                     |                      |  документов, содержащих  |

                     |                      | запрашиваемые сведения,  |

                     |                      |  письменного ответа об   |

                     |                      |   отсутствии в архиве    |

                     |                      |  запрашиваемых сведений  |

                     |                      |организацией-исполнителем |

                     |                      \--------------------------/

                     |                                   

            нет         /--------------------------------------------\

          /--------------|           Проставление апостиля            |

          |              \--------------------------------------------/

                                             да

/--------------------\  /---------------------------------------------\

| Отправка ответа в  |  |   Направление архивной справки, архивной    |

|   МИД России или   |  |  выписки, архивной копии для проставления   |

| заявителю, выдача  |  |         апостиля в Архивный комитет         |

|  ответа заявителю  |  |                                             |

\--------------------/  \---------------------------------------------/

Архивный комитет после проставления апостиля направляет архивную справку, архивную выписку, архивную копию в Консульский департамент МИД России или выдает заявителю

Приложение 3

Форма журнала
регистрации проставления апостиля

Дата и входящий номер	Дата проставления апостиля	Ф. И. О., должность лица архивного комитета Ленинградской области, проставившего апостиль	Наименование документа, его реквизиты	Наименование государственного или муниципального архива, органа, организации, Ф. И. О. лица, направившего/представившего документ для проставления апостиля (реквизиты документа, удостоверяющего личность)	Ф. И. О., должность лица, подписавшего документ	Страна предоставления документа	Отметка об уплате государственной пошлины (реквизиты документа)	Способ получения документа заявителем (лично/по почте)	Дата выдачи, подпись лица, получившего документ/ дата и исходящий номер	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11