Приложение N 2. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии по вопросам организации и проведения экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга

Приложение N 2
к приказу Комитета по
социальной политике Санкт-Петербурга
от 15 февраля 2012 г. N 25

Положение
о постоянно действующей экспертной комиссии по вопросам организации
и проведения экспертизы ценности документов, образующихся в процессе
деятельности Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия по вопросам организации и проведения экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга (далее - ЭК) создается в Комитете по социальной политике Санкт-Петербурга (далее - Комитет) для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение управленческой документации, образующейся в процессе деятельности Комитета.

1.2. ЭК является совещательным органом при Комитете. Решения ЭК вступают в силу после их утверждения председателем Комитета.

Решения комиссии по утверждению описей дел постоянного хранения утверждаются председателем Комитета после их предварительного согласования с Экспертно-проверочной методической комиссией Санкт-Петербургского государственного казенного учреждения "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга" (далее - ЭПМК ЦГА СПб).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга об архивном деле.

1.4. Персональный состав ЭК утверждается приказом Комитета.

1.5. ЭК возглавляется одним из заместителей председателя Комитета, ее секретарем является лицо, ответственное за формирование и сохранность архива Комитета.

2. Основные задачи ЭК

2.1. Основными задачами ЭК являются:

2.1.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.1.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов, в том числе постоянного хранения и по личному составу, на стадии подготовки к передаче в Объединенный ведомственный архив Комитета.

3. Основные функции ЭК

ЭК:

3.1. Организует и проводит совместно с лицами, ответственными за состояние делопроизводства и архивного дела, работу по ежегодному учету документов Комитета для дальнейшего хранения и уничтожения.

3.2. Представляет на согласование с Центральной экспертно-проверочной методической комиссией Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее ЦЭПМК Архивного комитета), а затем на утверждение председателя Комитета:

инструкцию по делопроизводству и организации документооборота в Комитете;

сводную номенклатуру дел Комитета;

предложения об изменении сроков хранения документов, установленных Типовым перечнем, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (далее - Типовой перечень), и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Типовым перечнем.

3.3. Представляет на согласование с ЭПМК ЦГА СПб, а затем на утверждение председателя Комитета:

описи дел постоянного хранения;

описи дел по личному составу;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в Типовом перечне;

Положение об ЭК;

Положение об Объединенном ведомственном архиве Комитета.

3.4. Представляет на утверждение председателя Комитета:

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (менее 10 лет);

акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

4. Права ЭК

ЭК:

4.1. В соответствии с установленными требованиями вправе давать указания структурным подразделениям Комитета и отдельным работникам по вопросам разработки номенклатуры дел, формированию дел, отбору документов на хранение, к уничтожению и передаче их в Объединенный ведомственный архив Комитета.

4.2. Требовать от руководителей структурных подразделений Комитета розыска недостающих дел, в том числе постоянного хранения и по личному составу, представления письменного объяснения в случае их отсутствия.

4.3. Запрашивать от руководителей структурных подразделений предложения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов, в том числе не предусмотренных Типовым перечнем.

4.4. Информировать председателя Комитета по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4.5. ЭК в лице председателя комиссии и секретаря имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы, в том числе номенклатуру дел, описи документов постоянного хранения и по личному составу.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК взаимодействует с ЦЭПМК Архивного комитета и ЭПМК ЦГА СПб и получает от них необходимые организационно-методические указания.

5.2. ЭК отчитывается о своей работе перед председателем Комитета.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

5.4. Заседания комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются председателем Комитета.

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

5.6. Заседание ЭК правомочно, если на нем присутствуют не менее, чем 2/3 членов комиссии от ее состава. Решение ЭК принимается простым большинством голосов, присутствующих на заседании членов комиссии. Спорные вопросы разрешаются председателем ЭК и председателем Комитета или выносятся на рассмотрение ЦЭПМК Архивного комитета и ЭПМК ЦГА СПб.