Раздел 1. Общие положения

Раздел 1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее - Инструкция) устанавливает систему документирования и организации работы с документами в Администрации Ленинградской области.

Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения служебных документов и приложенных к ним материалов несекретного характера, а также порядок рассмотрения обращений граждан, должностных лиц и организаций в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее - документы, материалы).

1.2. Правила и порядок работы с документами и материалами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех лиц, замещающих государственные должности Ленинградской области, должности государственной гражданской службы Ленинградской области и иные должности в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее - работники).

Работники несут ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность документов и разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, а также служебную информацию, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство.

1.3. Организация документационного обеспечения деятельности Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области, внедрение и сопровождение электронных систем документооборота, а также организационно-методическое руководство деятельностью структурных подразделений органов исполнительной власти Ленинградской области или отдельных работников, ответственных за делопроизводство (далее - служб делопроизводства), осуществляются управлением делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области (далее - управление делопроизводства).

По вопросам организации документационного обеспечения управление делопроизводства взаимодействует с органами исполнительной власти Ленинградской области, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, иными государственными органами, органами местного самоуправления, государственными учреждениями и государственными унитарными предприятиями Ленинградской области.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами возлагается на руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области.

В органах исполнительной власти Ленинградской области прием, отправка, учет, регистрация, рассмотрение, контроль за сроками рассмотрения документов, их хранение и сдача в государственный архив осуществляется самостоятельно в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

1.5. Ведение делопроизводства в органах исполнительной власти Ленинградской области осуществляется службой делопроизводства органа исполнительной власти Ленинградской области или отдельными работниками, ответственными за делопроизводство.

Положения о службах делопроизводства в органах исполнительной власти Ленинградской области разрабатываются с учетом Инструкции и утверждаются руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области.

Должностные регламенты ответственных за делопроизводство работников (далее - ответственные за делопроизводство) разрабатываются с учетом настоящей Инструкции и утверждаются представителем нанимателя либо лицом, которому представитель нанимателя делегировал такие полномочия.

1.6. В положениях о службах делопроизводства и должностных регламентах ответственных за делопроизводство должны содержаться следующие основные обязанности:

прием и учет (регистрация) входящих документов и материалов (корреспонденции);

учет (регистрация) документов внутреннего делопроизводства органа исполнительной власти;

представление входящих документов и материалов на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти Ленинградской области или иному уполномоченному работнику;

выдача в соответствии с указаниями (резолюцией) руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области и руководителя структурного подразделения этого органа документов и материалов работнику, назначенному ответственным за работу с ними (далее - исполнитель);

прием от исполнителя документов и материалов, в том числе проектов документов (решений) органа исполнительной власти Ленинградской области, для представления их на доклад, подпись (визирование) руководителю этого органа или уполномоченному работнику;

учет (регистрация) исходящих документов (решений) органа исполнительной власти Ленинградской области, обеспечение их доставки или передача для отправки адресатам;

ввод в электронную базу данных информации о движении документов;

контроль за прохождением и сроками исполнения документов внутри органа исполнительной власти Ленинградской области;

подготовка и своевременное уточнение (корректировка) номенклатуры дел органа исполнительной власти Ленинградской области, согласование номенклатуры дел с уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела;

ведение, формирование и хранение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;

обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, составление сводных годовых разделов описей дел постоянного хранения (по личному составу) на основании описей дел структурных подразделений органа исполнительной власти (спустя два года завершения их делопроизводством), подготовка и передача архивных дел в государственный архив, составление отборочных актов на уничтожение дел, документов с истекшим сроком хранения в установленном порядке;

ежемесячная проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";

представление в аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области сведений о прохождении и исполнении документов, а также получение такого рода информации;

консультирование работников по вопросам делопроизводства.

1.7. Все подготовленные в органе исполнительной власти Ленинградской области проекты документов (решений), в том числе проекты правовых актов, до их принятия (подписания) относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

1.8. Передача любым третьим лицам копий документов и материалов, зарегистрированных службой делопроизводства, допускается только по указанию (разрешению) руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области.

Взаимодействие с представителями средств массовой информации, в том числе передача им какой-либо служебной информации, копий документов или материалов, осуществляется руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области или уполномоченным работником в порядке, установленном Губернатором Ленинградской области.

1.9. В случае утраты зарегистрированных в управлении делопроизводства документов или материалов руководитель органа исполнительной власти Ленинградской области обязан письменно проинформировать об этом управление делопроизводства с указанием причин утраты.

1.10. Органы исполнительной власти Ленинградской области вправе принимать нормативные правовые акты по вопросам организации делопроизводства в этих органах, которые не могут противоречить настоящей Инструкции.

1.11. Определения терминов, применяемых в делопроизводстве, приведены в приложении 23 к Инструкции.