Приложение

(приложение)

Административный регламент
предоставления государственной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации"
(утв. приказом архивного комитета Ленинградской области от 26 декабря 2011 г. N 35 (в редакции приказа архивного комитета Ленинградской области от 6 декабря 2012 г. N 16)

I. Общие положения

1. Наименование государственной услуги: "Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации" (далее - государственная услуга).

2. В ходе предоставления государственной услуги исполняются запросы социально-правового характера.

3. Наименование организации, предоставляющей государственную услугу, и её структурного подразделения, ответственного за предоставление государственной услуги.

Государственную услугу предоставляет государственное казённое учреждение "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - ГКУ ЛОГАВ).

Структурным подразделением ГКУ ЛОГАВ, ответственным за предоставление государственной услуги, является отдел использования и публикации документов.

4. Информация о местах нахождения и графике работы организации, предоставляющей государственную услугу.

Место нахождения ГКУ ЛОГАВ и его почтовый адрес:

188800, Ленинградская область, г. Выборг, ул. Штурма, д. 1.

Режим работы: понедельник-пятница с 8.30 до 17.15 часов. Перерыв на обед с 12.00 до 13.00 часов.

Приёмные дни - вторник, четверг: с 10.00 до 12.00 часов; с 13.00 до 15.00 часов.

Выходные дни - суббота и воскресенье.

5. Справочные телефоны и адрес электронной почты структурного подразделения организации, предоставляющей государственную услугу.

5.1. Телефоны отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ, предоставляющего государственную услугу:

8 (813-78)228-71,

8 (813-78)224-75.

5.2. Адрес электронной почты ГКУ ЛОГАВ: obl.archiv@mail.ru.

6. Адрес портала государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области: http://www.gu.lenobl.ru.

7. Адрес официального сайта Администрации Ленинградской области: http://www.lenobl.ru.

Раздел "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" на официальном сайте Администрации Ленинградской области, содержащий информацию о предоставлении государственной услуги, размещён в разделе "Архивный комитет" по адресу: http://www.archive.lenobl.ru.

8. Порядок получения заявителями информации по вопросам предоставления государственной услуги.

Информацию по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе её предоставления, заявитель получает:

- по телефону;

- почтовой связью;

- по электронной почте;

- при личном обращении;

- на официальном сайте Администрации Ленинградской области;

- на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области.

8.1. При ответах на телефонные звонки работник, должностное лицо ГКУ ЛОГАВ подробно в вежливой форме информируют заявителя. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании архива. Время консультирования по телефону не должно превышать 10 минут. В случае если работник, должностное лицо ГКУ ЛОГАВ не может самостоятельно ответить на поставленные вопросы, заявителю сообщается номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.

8.2. Почтовой связью ответ направляется в адрес заявителя в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса. По электронной почте ответ направляется в адрес заявителя в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса.

8.3. Приём заявителей в ГКУ ЛОГАВ осуществляется: вторник, четверг с 10.00 до 12.00 часов, с 13.00 до 15.00.

- директором ГКУ ЛОГАВ;

- начальником и специалистами отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ.

Время консультирования при личном обращении не должно превышать 30 минут.

9.1. Информация о местонахождении, контактных телефонах, адресе электронной почты, режиме работы ГКУ ЛОГАВ предоставляется:

- по телефонам 576-64-88, 719-65-98, 576-67-28 в архивном комитете Ленинградской области (далее - Архивный комитет), а также размещается:

- в разделе ГКУ ЛОГАВ на официальном сайте Администрации Ленинградской области;

- на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области в разделе "Культура и СМИ", подразделе "Культурные ценности" и в разделе "Каталог организаций", подразделе "Архивный комитет Ленинградской области";

- на информационных стендах в ГКУ ЛОГАВ и в здании по месту нахождения Архивного комитета.

9.2. Бланки запросов и образцы их заполнения размещаются:

- в электронном виде в разделе ГКУ ЛОГАВ на официальном сайте Администрации Ленинградской области, на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области.

- на бумажных носителях, на информационных стендах в ГКУ ЛОГАВ и в здании по месту нахождения Архивного комитета.

9.3. Оперативная информация об изменении порядка предоставления государственной услуги предоставляется по телефонам в ГКУ ЛОГАВ и Архивном комитете и размещается:

- в разделе ГКУ ЛОГАВ на официальном сайте Администрации Ленинградской области;

- на информационных стендах в ГКУ ЛОГАВ и в здании по месту нахождения Архивного комитета.

9.4. Информационный стенд в ГКУ ЛОГАВ размещается на первом этаже при входе в комнату для приёма посетителей. Информационный стенд Архивного комитета размещается в вестибюле административного здания по адресу ул. Смольного, д. 3 в помещении "Бюро пропусков".

10. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают:

- граждане Российской Федерации;

- граждане иностранных государств;

- лица без гражданства;

- организации.

Заявителями также могут быть физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации выступать от имени заявителей, перечисленных в настоящем пункте.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

11. Наименование государственной услуги: "Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации".

12. Наименование организации, предоставляющей государственную услугу.

Государственную услугу предоставляет ГКУ ЛОГАВ.

13. Результатом предоставления государственной услуги является:

- архивная справка;

- архивная выписка;

- архивная копия;

- справка о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения;

- письмо в адрес заявителя с объяснением причин отказа в предоставлении государственной услуги либо об отсутствии запрашиваемых сведений.

14. Срок предоставления государственной услуги составляет 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ ЛОГАВ.

15. В исключительных случаях директор ГКУ ЛОГАВ либо иное уполномоченное на это лицо продлевает срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

16. Срок рассмотрения и направления поступивших в ГКУ ЛОГАВ запросов по принадлежности составляет 5 рабочих дней со дня их регистрации.

17. Отправка почтовой связью в адрес заявителя документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, указанных в пункте 13 Административного регламента, осуществляется в 30-дневный срок с момента регистрации запроса.

18. Срок выдачи документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, указанных в пункте 13 Административного регламента, в случае личного обращения заявителя за ответом также не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.

19. Правовыми основаниями для предоставления государственной услуги являются:

- Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 26 января 2009 года, N 4, ст. 445);

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25 октября 2004 года, N 43, ст. 4169);

- Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 8 мая 2006 года, N 19, ст. 2060);

- Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 31 июля 2006 года, N 31, ч. 1, ст. 3448);

- Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2 августа 2010 года, N 31, ст. 4179);

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14 мая 2007 года, N 20);

- Постановление Правительства Ленинградской области от 5 марта 2011 года N 42 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) в Ленинградской области, внесении изменений в постановление Правительства Ленинградской области от 12 ноября 2004 года N 260 и признании утратившими силу постановлений Правительства Ленинградской области от 25 августа 2008 года N 249, от 4 декабря 2008 года N 381 и пункта 5 постановления Правительства Ленинградской области от 11 декабря 2009 года N 367" (Вестник Правительства Ленинградской области, 13 апреля 2011 года, N 17);

- Постановление Правительства Ленинградской области от 6 июня 2008 года N 166 "Об утверждении Положения об архивном комитете Ленинградской области" (Газета "Вести", 25 июня 2008 года, N 115).

20. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги:

20.1. Письменный запрос на русском языке в адрес ГКУ ЛОГАВ, в том числе переданный по электронной почте, или заявление, составленное заявителем лично (далее - запрос).

Бланк запроса физического лица для получения архивной справки приведён в приложении 1 к Административному регламенту предоставления государственной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством" (далее - Административный регламент).

Юридические лица направляют запрос на русском языке, оформленный на официальном бланке организации и подписанный руководителем (заместителем руководителя) юридического лица. Бланк запроса юридического лица приведён в приложении 2 к Административному регламенту.

В запросе указываются следующие сведения:

- наименование организации, в которую направляется письменный запрос;

- для граждан - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя или лица, на которое запрашивается документ (с указанием смены фамилии);

- адрес заявителя (почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации запроса);

- номер контактного телефона заявителя или его доверенного лица;

- для какой цели требуется документ;

- дата составления запроса;

для получения архивной информации:

- об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебного заведения;

- о стаже работы (службы), размере заработной платы - название, ведомственная подчинённость и адрес организации, название структурного подразделения, в котором работал заявитель, время работы (службы), профессия, должность;

- о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, её ведомственная подчинённость;

- об усыновлении - год, место усыновления, фамилия, имя, отчество усыновителя;

- об эвакуации, об угоне в плен с оккупированных территорий Ленинградской области - постоянное место проживания до момента угона (эвакуации), время угона в плен (эвакуации), время возвращения из плена (эвакуации), состав семьи.

Запрос подписывается заявителем лично за исключением обращений по электронной почте.

20.2. Для истребования архивной информации о третьих лицах, содержащей сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения срока 75 лет со дня создания указанных документов, дополнительно представляется письменное разрешение (доверенность) гражданина и документ, удостоверяющий личность заявителя.

20.2.1. Документом, удостоверяющим личность заявителя является:

- для граждан Российской Федерации паспорт гражданина Российской Федерации (в случае утраты паспорта может быть предъявлено временное удостоверение личности по форме N 2П), удостоверение личности или военный билет военнослужащего;

- для иностранных граждан паспорт иностранного гражданина;

- для лица без гражданства документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства, вид на жительство лица без гражданства, разрешение на временное проживание.

20.3. Приём документов от заявителей осуществляется следующими способами:

- почтовой связью;

- по электронной почте;

- при личном обращении.

20.4. Порядок представления документов заявителями:

- почтовой связью запрос направляется заявителем в адрес ГКУ ЛОГАВ;

- по электронной почте запрос направляется на электронный адрес ГКУ ЛОГАВ в сети Интернет;

- при личном обращении в ГКУ ЛОГАВ запрос составляется заявителем и передаётся дежурному работнику отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ в комнате приёма посетителей в соответствии с графиком приёмных дней.

21. При предоставлении государственной услуги ГКУ ЛОГАВ обязан принять для рассмотрения документы заявителя, отказ в приёме документов не допускается.

При подаче документов на личном приёме заявителю устно разъясняются основания для отказа в предоставлении государственной услуги.

22. Основаниями для отказа в предоставлении услуги, в том числе исполнения запроса, переданного по электронной почте, являются:

- отсутствие в запросе фамилии, имени, отчества (последнее при наличии), почтового адреса заявителя;

- неподдающийся прочтению текст, в том числе текст на иностранном языке;

- отсутствие у заявителя полномочий на получение сведений о личной и семейной тайне третьих лиц, их частной жизни, а также сведений, создающих угрозу для их безопасности, если со дня создания архивных документов, содержащих такие сведения, не прошло 75 лет.

В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с разъяснением причин отказа.

23. Запросы социально-правового характера исполняются бесплатно.

24. Срок ожидания в очереди при подаче запроса и в очереди на получение документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, не должен превышать 30 минут.

25. Запрос, поступивший в ГКУ ЛОГАВ, регистрируется в день поступления.

26. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам.

26.1. Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов должны быть оборудованы стульями или кресельными секциями.

26.2. Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются бланками запросов, письменными принадлежностями.

26.3. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования и хранения верхней одежды посетителей.

26.4. Места предоставления государственной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

26.5. На стендах в местах предоставления государственной услуги размещаются следующие информационные материалы:

- сведения о режиме работы, номерах телефонов и электронной почты ГКУ ЛОГАВ;

- перечень необходимых для получения государственной услуги документов;

- образцы заполнения бланка запроса;

- информация о сроках предоставления государственной услуги;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц и работников ГКУ ЛОГАВ;

- основания для отказа в предоставлении государственной услуги.

27. Показатели доступности и качества государственной услуги:

27.1. Доля случаев предоставления государственной услуги в установленные сроки.

Показатель определяется по формуле:

D ЗАП ср. = ЗАП ср. /ЗАП общ. х 100 процентов,

где

ЗАП общ. - общее количество запросов, исполненных в течение года;

ЗАП ср. - количество запросов, исполненных в течение года в установленные сроки;

D ЗАП ср. - доля запросов юридических и физических лиц, исполненных в установленные сроки.

Целевое значение показателя - 100%.

27.2. Доля обоснованных жалоб к общему количеству заявлений о получении государственной услуги.

Показатель определяется по формуле:

DЖ об. = Ж об. /ЗАП общ. х 100 процентов,

где

ЗАП общ. - общее количество запросов, исполненных в течение года;

Ж об. - количество обоснованных жалоб на предоставление государственной услуги, поступивших в течение года;

DЖ об. - доля обоснованных жалоб.

Целевое значение показателя - 0%.

III. Информация об услугах, являющихся необходимым и обязательным для предоставления государственной услуги

28. Необходимой и обязательной услугой при истребовании архивной информации о третьих лицах, предусмотренной пунктом 20.2. Административного регламента, является нотариальное удостоверение подлинности подписи на письменном разрешении (доверенности) гражданина на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности.

28.1. Необходимую и обязательную услугу оказывают нотариальные органы. Список нотариусов Ленинградской области, а также контактная информация размещена в сети Интернет, на официальном сайте Нотариальной палаты Ленинградской области по адресу: http://www.nplo.ru/.

IV. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронном виде

29. Административные процедуры ГКУ ЛОГАВ по предоставлению государственной услуги:

- регистрация запросов и передача их на исполнение (срок выполнения административной процедуры - 2 рабочих дня);

- анализ тематики поступивших запросов (срок выполнения административной процедуры - не более 3 рабочих дней);

- направление запросов по принадлежности (срок выполнения административной процедуры - 5 рабочих дней со дня регистрации запроса);

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов, и подготовка ответов заявителям (срок выполнения административной процедуры - не более 12 рабочих дней (в случае продления срока исполнения не более 35 рабочих дней) с момента завершения проведения анализа тематики поступивших запросов;

- направление и выдача ответов заявителям (срок выполнения административной процедуры - не более 3 рабочих дней с момента завершения подготовки ответа заявителям);

30. Блок-схема последовательности административных процедур приведена в приложении 3 к Административному регламенту.

31. ГКУ ЛОГАВ не вправе требовать от заявителя:

- представления документов, информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственных услуг;

- представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органа (организации), предоставляющего государственную услугу, иных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и подведомственных им организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ленинградской области, (за исключением документов, включенных в определённый частью 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ перечень документов, а также документов, выдаваемых по результатам оказания необходимых и обязательных услуг для предоставления государственной услуги). Заявитель вправе представить указанные документы и информацию в орган (организацию), предоставляющую государственную услугу, по собственной инициативе;

- осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные органы исполнительной власти, органы местного самоуправления и организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги.

Порядок регистрации запросов и передача их на исполнение

32. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление запроса в адрес ГКУ ЛОГАВ, в том числе по электронной почте или запроса, составленного заявителем лично.

33. Должностными лицами в ГКУ ЛОГАВ, ответственными за исполнение административной процедуры, являются директор, начальник отдела использования и публикации документов.

34. Запрос, переданный по электронной почте, распечатывается на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ним ведётся в установленном порядке.

35. В случае если заявитель обращается лично, ему разъясняется порядок предоставления услуги и предлагается заполнить запрос в соответствии с установленной формой. Затем заявитель информируется о сроках выдачи ответа.

36. В случае принятия решения об отказе в предоставлении услуги заявителю разъясняются причины отказа. Критерием принятия решения об отказе в предоставлении услуги является отсутствие у заявителя полномочий на получение сведений о личной и семейной тайне третьих лиц, их частной жизни, а также сведений, создающих угрозу для их безопасности, если со дня создания архивных документов, содержащих такие сведения, не прошло 75 лет.

37. Запрос регистрируется работником ГКУ ЛОГАВ, уполномоченным осуществлять приём и регистрацию почтовой корреспонденции.

38. Срок выполнения административной процедуры составляет 2 рабочих дня.

39. Результатом выполнения административной процедуры является присвоение входящего номера и даты поступления запроса в ГКУ ЛОГАВ и передача его после предварительного рассмотрения директором ГКУ ЛОГАВ с резолюцией на исполнение в отдел использования и публикации документов.

40. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является внесение номера и даты поступления запроса в электронную базу данных и проставление на запросе штампа регистрации и его заполнение.

Анализ тематики поступивших запросов

41. Основанием для начала выполнения административной процедуры является факт передачи запроса на исполнение в структурное подразделение ГКУ ЛОГАВ, ответственное за исполнение запросов.

42. Должностным лицом ГКУ ЛОГАВ, ответственным за исполнение административной процедуры, является начальник отдела использования и публикации документов.

43. Начальник отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ определяет конкретного исполнителя запроса и пишет на запросе резолюцию с указанием фамилии и инициалов исполнителя, содержания поручения, подписи и даты.

44. Работники структурного подразделения ГКУ ЛОГАВ, ответственные за исполнение запросов, осуществляют анализ тематики поступившего запроса с помощью справочно-поисковых средств.

45. Срок проведения анализа тематики поступившего запроса с момента поступления его в структурное подразделение ГКУ ЛОГАВ составляет не более 3 рабочих дней.

46. Результатом выполнения административной процедуры ГКУ ЛОГАВ является принятие работником отдела использования и публикации документов, ответственным за исполнение запроса, решения:

- о возможности исполнения запроса;

- о направлении запроса по принадлежности;

- об отказе в предоставлении государственной услуги;

- о невозможности исполнения запроса и подготовки в адрес заявителя письма об отсутствии запрашиваемых сведений;

- о подготовке справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.

Критерием принятия решения о возможности исполнения запроса является наличие на хранении в ГКУ ЛОГАВ архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

Критерием принятия решения о направлении запроса по принадлежности является наличие архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на хранении в иных государственных или в муниципальных архивах, органах или организациях.

Критериями принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги является наличие оснований, указанных в абзацах 2-4 пункта 22 Административного регламента.

Критерием принятия решения о невозможности исполнения запроса и подготовки в адрес заявителя письма об отсутствии запрашиваемых сведений является отсутствие в ГКУ ЛОГАВ на хранении архивных документов, а также отсутствие информации об их местонахождении.

Критерием принятия решения о подготовке справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, является наличие актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, о неисправимых повреждениях архивных документов.

Направление запросов по принадлежности

47. Основанием для начала выполнения административной процедуры является решение о направлении запроса по принадлежности.

48. Должностным лицом ГКУ ЛОГАВ, ответственным за исполнение административной процедуры, является начальник отдела использования и публикации документов.

49. По итогам анализа тематики поступивших запросов работник отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ готовит сопроводительное письмо о направлении запроса в государственные и муниципальные архивы, органы и организации по принадлежности при наличии у них документов для исполнения запросов.

50. Одновременно с подготовкой сопроводительного письма о направлении запроса в другие архивы, органы и организации работник отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ готовит уведомление или уведомляет устно (при личном обращении) заявителя о направлении запроса по принадлежности.

51. Срок исполнения административной процедуры составляет 5 рабочих дней со дня регистрации запроса.

52. Результатом административной процедуры является регистрация письма ГКУ ЛОГАВ о направлении запроса по принадлежности, уведомления в адрес заявителя и отправка запроса с сопроводительным письмом ГКУ ЛОГАВ в архивы, органы и организации по принадлежности, уведомления - в адрес заявителя.

53. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является внесение номера и даты отправки письма ГКУ ЛОГАВ о направлении запроса для исполнения, а также письма - уведомления в адрес заявителя в электронную базу данных.

Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов, и подготовка ответов заявителям

54. Основанием для начала выполнения административной процедуры является решение работника ГКУ ЛОГАВ о возможности исполнения запроса.

55. Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры, является начальник отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ.

56. Поиск архивных документов осуществляется работниками отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ с помощью справочно-поисковых средств.

57. После выявления необходимых архивных документов на их основе ответственным работником отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ составляется архивная справка, архивная выписка или готовятся архивные копии.

58. Оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии осуществляется с соблюдением следующих требований.

58.1. Текст в архивной справке даётся в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объём которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью ГКУ ЛОГАВ.

Архивные справки подписываются директором ГКУ ЛОГАВ, исполнителем и заверяются печатью ГКУ ЛОГАВ.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

58.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Соответствие содержания выданных по запросам архивных выписок содержанию подлинных документов удостоверяется подписью директора ГКУ ЛОГАВ или уполномоченного должностного лица и печатью ГКУ ЛОГАВ.

58.3. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии прошиваются, скрепляются печатью ГКУ ЛОГАВ и подписываются директором ГКУ ЛОГАВ.

59. Срок поиска архивных документов, необходимых для исполнения запросов, и подготовки ответов заявителям, не должен превышать 12 рабочих дней (35 рабочих дней - в случае, если срок исполнения запроса продлевается директором ГКУ ЛОГАВ).

60. Результатом выполнения административной процедуры является подготовка архивной справки, архивной выписки, архивной копии либо письма в адрес заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.

61. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является составление архивной справки, архивной выписки, сопроводительного письма к архивной копии либо письма в адрес заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, в программе Microsoft Office Word в соответствии со следующими требованиями: шрифт - Times New Roman; размер шрифта - 13-14; цвет шрифта - чёрный, распечатка на бумажном носителе формата А4.

Направление и выдача ответов заявителям

62. Основанием для начала выполнения административной процедуры является завершение подготовки документов, являющихся результатами предоставления государственной услуги, указанных в пункте 13 Административного регламента.

63. Должностными лицами, ответственными за исполнение административной процедуры в ГКУ ЛОГАВ, являются директор, начальник отдела использования и публикации документов.

64. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, справка о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменный ответ об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений высылаются ГКУ ЛОГАВ почтовой связью в адрес заявителя или, в случае личного обращения, выдаются заявителю на руки.

65. Срок отправки ответов заявителям по почте составляет не более 3 рабочих дней с момента завершения подготовки архивной справки, архивной копии, архивной выписки, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменного ответа об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений.

66. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, справка о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменный ответ об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений в случае личного обращения заявителя в ГКУ ЛОГАВ выдаются ему под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении письменного разрешения гражданина (доверенности). Получатель расписывается в журнале выдачи архивных справок, указывая дату получения.

67. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения. Письмо в адрес заявителя с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений на запрос, поступивший по электронной почте, направляется по электронной почте.

68. Результатами выполнения административной процедуры являются:

- регистрация и отправка почтовой связью в адрес заявителя архивной справки, архивной выписки, архивной копии или письма с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений, или справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения;

- регистрация и выдача заявителю под расписку при личном обращении архивной справки, архивной выписки или архивной копии, письма с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений или справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.

69. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является внесение номера и даты подготовленной архивной справки, архивной выписки, сопроводительного письма к архивной копии либо письма в адрес заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, в электронную базу данных.

V. Формы контроля за исполнением Административного регламента

70. Директор ГКУ ЛОГАВ, начальник отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ осуществляют текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определённых административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений.

Текущий контроль осуществляется путём проведения проверок соблюдения работниками ГКУ ЛОГАВ настоящего Административного регламента.

71. Архивный комитет осуществляет контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги ГКУ ЛОГАВ.

Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок с целью выявления и устранения нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц, работников ГКУ ЛОГАВ.

Проверки могут быть плановыми (осуществляются на основании годового плана работы Архивного комитета с периодичностью не чаще, чем один раз в три года) и внеплановыми (проводиться по конкретному обращению заявителя). О проведении проверки издаётся распоряжение Архивного комитета.

В случае выявления нарушений прав заявителей при принятии решений, при совершении действий (бездействии) должностными лицами, работниками ГКУ ЛОГАВ дисциплинарные взыскания, в том числе по представлению Архивного комитета, в соответствии с действующим трудовым законодательством применяет директор ГКУ ЛОГАВ.

В случае выявления нарушений прав заявителей при принятии решений, совершении действий (бездействии) директором ГКУ ЛОГАВ дисциплинарные взыскания в соответствии с действующим трудовым законодательством и заключенным трудовым договором применяет Архивный комитет.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих

72. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются решение, действие (бездействие) ГКУ ЛОГАВ, должностных лиц ГКУ ЛОГАВ, ответственных за предоставление государственной услуги, работников, предоставляющих государственную услугу.

73. Заявитель может обратиться с жалобой в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ленинградской области для предоставления государственной услуги;

4) отказ в приёме документов у заявителя, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ленинградской области, для предоставления государственной услуги;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ленинградской области;

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ленинградской области;

7) отказ ГКУ ЛОГАВ, должностного лица ГКУ ЛОГАВ в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

74. Жалоба на действия (бездействие), решения должностных лиц (за исключением директора ГКУ ЛОГАВ), действия (бездействие) работников ГКУ ЛОГАВ подаётся в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме в ГКУ ЛОГАВ.

Жалоба на решения директора ГКУ ЛОГАВ подаётся в Архивный комитет.

Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (в том числе, по электронной почте и через портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области), а также принимается при личном приёме заявителя.

75. Жалоба должна содержать:

- наименование ГКУ ЛОГАВ, должностного лица ГКУ ЛОГАВ, наименование должности работника, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) ГКУ ЛОГАВ, должностного лица, работника ГКУ ЛОГАВ, предоставляющего государственную услугу;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) ГКУ ЛОГАВ, должностного лица, работника ГКУ ЛОГАВ. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

76. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц, и если указанные информация и документы не содержат сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

77. Исчерпывающий перечень случаев, в которых ответ на жалобу не даётся:

1) жалоба не соответствует требованиям части 5 статьи 11.2 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

2) текст жалобы не поддаётся прочтению;

3) в жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направлявшимися жалобами в один и тот же государственный орган и одному и тому же должностному лицу, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства;

4) в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица, членов его семьи;

5) ответ на поданную жалобу по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну;

6) в жалобе обжалуется судебное решение.

В случае, если ответ на жалобу не даётся, заявителю, направившему жалобу, в течение семи дней со дня её регистрации сообщается, что ответ на жалобу не последует, если почтовый адрес заявителя, а также фамилия заявителя - физического лица (наименование заявителя - юридического лица) поддаются прочтению. При этом заявителю в обязательном порядке сообщается о причинах, по которым ответ на направленную им жалобу не будет дан. В случае, если в жалобе обжалуется судебное решение, заявителю дополнительно разъясняется порядок обжалования судебного решения.

Если причины, по которым ответ по существу поставленных в жалобе вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь подать жалобу.

78. Жалоба регистрируется в течение 3 рабочих дней с момента её поступления.

Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом, наделённым полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня её регистрации, а в случае обжалования отказа ГКУ ЛОГАВ, должностного лица ГКУ ЛОГАВ в приёме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня её регистрации.

79. Оснований для приостановления рассмотрения жалобы действующим законодательством не предусмотрено.

80. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ленинградской области, а также в иных формах;

2) отказать в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днём принятия решения по результатам рассмотрения жалобы, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

81. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то председателем Архивного комитета, директором ГКУ ЛОГАВ принимается решение об осуществлении действий по устранению обстоятельств, явившихся причиной жалобы, и привлечении к ответственности должностного лица, работника, допустившего нарушения в ходе предоставления государственной услуги, которые повлекли за собой жалобу.

82. Жалоба считается разрешённой, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.

Приложение 1

		Адресат:			Государственное казенное учреждение "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге"
					(наименование архивного учреждения, куда направляется запрос, почтовый адрес)
		Заявитель
					(фамилия, имя, отчество)
		Адрес заявителя:
		Контактный телефон:
Запрос
запрашиваемый документ или информация
Документ необходим для представления в
(указать орган, организацию, куда будет передан документ или копия документа)
Сведения о заявителе в случае, если он является доверенным лицом
Представитель физического лица по доверенности:
Доверенность:
	(кем и когда выдана)
Отметить необходимое
Документ прошу выдать на руки
Документ прошу выслать по почте
Дата составления			Подпись заявителя

Приложение 2

				Государственное казенное учреждение "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге"
			Адресат:
				(наименование архивного учреждения, куда направляется запрос, почтовый адрес)
Запрос
Запрашиваемый документ или информация
Содержание запрашиваемого документа (о чем?)
Сведения о доверенном лице юридического лица
Доверенность:
	(кем и когда выдана)
Отметить необходимое
Документ прошу выдать на руки
Документ прошу выслать по почте
Руководитель юридического лица		Подпись					Расшифровка подписи
Составляется на бланке юридического лица

Приложение 3

Блок-схема
последовательности действий предоставления государственной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации"

Поступление запроса в ГКУ ЛОГАВ

Регистрация запроса и передача его на исполнение

Анализ тематики запроса

/------------------\       /-----------------\      /----------------\

|    Подготовка    |       |                 |      |                |

|заявителю письма с|       |                 |      |  Направление   |

|объяснением причин|       |   Подготовка    |      |   запроса на   |

|     отказа в     |       |архивной справки,|      |   исполнение в |

|  предоставлении  |       | архивной копии, |      |государственные,|

| государственной  |       |архивной выписки |      | муниципальные  |

|  услуги либо об  |       |  по документам  |      |архивы, органы и|

|    отсутствии    |       |     архива      |      | организации по |

|  запрашиваемых   |       |                 |      | принадлежности |

|     сведений     |       |                 |      |                |

\------------------/       \-----------------/      \----------------/

         |                          |                        |

Выдача или отправка ответа заявителю

                                    |

Завершение предоставления государственной услуги