Приложение. Порядок технического обеспечения и организации совещаний, заседаний и иных мероприятий с использованием системы видеоконференцсвязи Администрации Ленинградской области

(приложение)

Порядок
технического обеспечения и организации совещаний, заседаний и иных мероприятий с использованием системы видеоконференцсвязи Администрации Ленинградской области
(утв. постановлением Губернатора Ленинградской области
от 15 мая 2013 г. N 40-пг)

С изменениями и дополнениями от:

8 июня 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящим Порядком определяются условия и порядок технического обеспечения и организации совещаний, заседаний и иных мероприятий с использованием системы видеоконференцсвязи Администрации Ленинградской области (далее - ВКС).

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ленинградской области от 8 июня 2016 г. N 55-пг в пункт 1.2 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу со дня официального опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. В настоящем Порядке применяются следующие понятия:

система ВКС - комплекс программно-аппаратных средств, позволяющих проводить прием и передачу видео- и (или) аудиоинформации между участниками сеанса ВКС;

сеанс ВКС - организационное мероприятие в форме совещания, заседания и (или) иного мероприятия с дистанционным участием приглашенных участников;

организатор сеанса ВКС - Губернатор Ленинградской области, члены Правительства Ленинградской области, руководители органов исполнительной власти Ленинградской области либо лица, временно их замещающие;

администратор ВКС - уполномоченное Комитетом по связи и информатизации Ленинградской области лицо, ответственное за поддержание работоспособности и управление системой ВКС;

оператор ВКС - уполномоченное Комитетом по связи и информатизации Ленинградской области лицо, управляющее ходом проведения сеанса ВКС;

абонентский пункт - помещение, оборудованное программно-аппаратными средствами, подключенными к системе ВКС;

технический сеанс ВКС - организационное мероприятие в форме тестового дистанционного подключения приглашенных участников сеанса ВКС;

рабочий сеанс ВКС - организационное мероприятие в форме совещания, заседания или иного мероприятия с использованием системы ВКС;

технический специалист - лицо, ответственное за поддержание работоспособности и настройку оборудования системы ВКС в абонентском пункте.

1.3. Система ВКС предназначена для проведения совещаний, заседаний и иных мероприятий (далее - мероприятия) органов исполнительной власти Ленинградской области с участием органов местного самоуправления. В случае необходимости и при наличии технической возможности допускается сопряжение системы ВКС с системами ВКС других органов и организаций.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ленинградской области от 8 июня 2016 г. N 55-пг в пункт 1.4 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу со дня официального опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.4. Организацию технического сопровождения, администрирования и развития системы ВКС осуществляет Комитет по связи и информатизации Ленинградской области (далее - комитет).

2. Порядок организации мероприятий с использованием системы ВКС

2.1. Организация сеансов ВКС проводится в соответствии с тематическим планом основных мероприятий Правительства Ленинградской области на квартал и календарным планом основных мероприятий органов исполнительной власти Ленинградской области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, Законодательного собрания Ленинградской области и Избирательной комиссии Ленинградской области на месяц.

2.2. В случае отсутствия сеанса ВКС в планах мероприятий, указанных в пункте 2.1 настоящего Порядка, организатор сеанса ВКС не позднее чем за три дня до даты мероприятия направляет в комитет заявку на проведение мероприятия с использованием системы ВКС (далее - заявка) по форме согласно приложению к Порядку.

2.3. Администратор ВКС согласовывает дату, время и продолжительность мероприятия с использованием системы ВКС, указанного в заявке, с аппаратом Губернатора и Правительства Ленинградской области.

2.4. В случае поступления нескольких заявок с совпадающими датой и временем проведения мероприятия решение о проведении сеанса принимается председателем комитета по согласованию с организаторами сеансов ВКС и аппаратом Губернатора и Правительства Ленинградской области.

2.5. Организатор сеанса ВКС не позднее чем за два рабочих дня до даты сеанса ВКС обеспечивает оповещение участников мероприятия и приглашенных лиц.

2.6. В случае проведения мероприятия с использованием системы ВКС при возникновении чрезвычайной ситуации, иных экстренных мероприятий организатор сеанса ВКС согласовывает дату и время проведения сеанса ВКС с председателем комитета и обеспечивает экстренное оповещение участников мероприятия.

2.7. Организаторы сеансов ВКС - руководители органов исполнительной власти Ленинградской области назначают лиц, уполномоченных взаимодействовать с комитетом по вопросам подготовки и проведения мероприятий с использованием системы ВКС (далее - уполномоченное лицо), и направляют соответствующую информацию в комитет.

2.8. При необходимости проведения регулярных сеансов ВКС уполномоченному лицу могут быть предоставлены права оператора ВКС и соответствующие права для доступа к системе ВКС.

2.9. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок, а также звукозаписи на мероприятии организуются пресс-службой Губернатора и Правительства Ленинградской области (управлением) аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области по решению организатора сеанса ВКС.

2.10. Абонентские пункты, участвующие в сеансе ВКС, должны иметь статический ip-адрес, выданный администратором единой сети передачи данных Администрации Ленинградской области (далее - ЕСПД).

3. Порядок проведения мероприятий с использованием системы ВКС

3.1. Перед началом мероприятия с использованием системы ВКС проводится технический сеанс ВКС.

3.2. Технический сеанс ВКС проводится оператором ВКС при участии уполномоченного лица организатора сеанса ВКС, а также технических специалистов в целях проверки работоспособности оборудования абонентских пунктов, настройки рабочих положений камеры, уровней звука, доведения программы мероприятия до участников мероприятия и приглашенных лиц.

3.3. Технический сеанс ВКС начинается не менее чем за 45 минут до начала мероприятия, если иное не указано в заявке организатора ВКС, и прекращается за пять минут до начала рабочего сеанса.

3.4. При проведении технического сеанса ВКС оператор ВКС отключает микрофоны во всех абонентских пунктах.

3.5. Рабочий сеанс ВКС начинается в соответствии с порядком проведения мероприятия.

3.6. Участники сеанса ВКС и приглашенные лица должны быть обращены лицом к камере терминала, соблюдать рекомендации и сохранять настройки оборудования, полученные во время проведения технического сеанса ВКС.

Во время проведения мероприятия с использованием системы ВКС исключаются любые действия, мешающие проведению сеанса ВКС (передвижение, посторонние разговоры, открытие окон и дверей, использование мобильных устройств и любых видов телефонной связи).

3.7. В целях технического обслуживания системы ВКС администратором ВКС могут проводиться дополнительные технические сеансы ВКС с техническими специалистами.

4. Обязанности администратора ВКС

Администратор ВКС обязан:

управлять конфигурацией и настройками оборудования системы ВКС, в том числе обновлением программного обеспечения и модернизацией оборудования;

определять обязанности операторов ВКС,

оказывать методическую и техническую помощь операторам ВКС и техническим специалистам в целях повышения качества и надежности сеансов ВКС;

определять техническую возможность сопряжения системы ВКС с системами ВКС других органов и организаций, обеспечивать указанное сопряжение.

5. Обязанности оператора ВКС

Оператор ВКС обязан:

осуществлять оперативный контроль и управление работой системы ВКС в ходе подготовки, проведения и завершения сеанса ВКС;

осуществлять подключение (переключение, отключение) участников сеанса ВКС;

управлять раскладками экрана участников сеанса ВКС;

незамедлительно оповещать администратора ВКС о возникновении технических неисправностей в работе системы ВКС;

обеспечивать соблюдение настоящего Порядка.

6. Обязанности технического специалиста

Технический специалист обязан:

своевременно прибыть в абонентский пункт;

включить и проверить работоспособность оборудования абонентского пункта, а также соответствие ip-адреса абонентского пункта ip-адресу, выданному администратором БСПД;

проверить текущую раскладку экрана абонентского пункта и при необходимости сообщить оператору ВКС о ее отличии от полноэкранной;

принять меры к устранению возникших неисправностей до начала сеанса ВКС;

при невозможности устранения возникших неисправностей до начала сеанса ВКС проинформировать оператора ВКС;

выполнить необходимые установки положения камеры ВКС абонентского пункта;

разъяснить необходимые действия при обращении к участнику сеанса ВКС других участников, а также способ осуществления запроса на предоставление участнику сеанса ВКС голосового и видеопотока;

наблюдать за активностью пользователей локальной сети в период проведения сеансов ВКС и ограничивать использование приложений, приводящих к росту загрузки канала передачи данных;

незамедлительно ставить в известность оператора ВКС о разрыве связи во время сеанса ВКС и о принимаемых мерах;

обеспечивать соблюдение настоящего Порядка.