Глава 7. Порядок работы со служебной корреспонденцией

Глава 7. Порядок работы со служебной корреспонденцией

7.1. Порядок работы распространяется на всю служебную корреспонденцию несекретного характера и определен Инструкцией по делопроизводству Комитета.

Порядок ведения секретного делопроизводства устанавливается специальной инструкцией.

7.2. Единую систему работы со служебной корреспонденцией организует Организационно-распорядительный отдел. Контроль за правильным ведением делопроизводства в Комитете возлагается на Организационно-распорядительный отдел.

Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Комитета возлагается на руководителей этих структурных подразделений.

7.3. Все поступившие в Комитет от юридических лиц документы (в том числе копии законов Санкт-Петербурга, постановлений и распоряжений Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, служебные письма Комитетов и др.) (далее - служебная корреспонденция) регистрируются в подсистеме "Служебная корреспонденция" Единой системы электронного документооборота (далее - ЕСЭДД) либо в СЭДД в соответствии с классификатором вопросов.

Справочно-информационные материалы, газеты, брошюры, проспекты и другая подобная корреспонденция передается руководству и в отделы без регистрации.

7.4. Срочные документы (телеграммы, служебная корреспонденция с грифом "Весьма срочно", "Срочно" и т.п.) передаются председателю Комитета незамедлительно, при этом копии указанных документов передаются заместителям председателя Комитета по направлениям деятельности. Все остальные документы передаются председателю Комитета и его заместителям в день их поступления до 17.00.

Служебная корреспонденция, адресованная непосредственно руководителям структурных подразделений Комитета, передается им непосредственно и регистрируется в соответствующем структурном подразделении.

7.5. Руководители Комитета рассматривают служебную корреспонденцию в трехдневный срок с даты их регистрации в Комитете.

Срочные документы рассматриваются в течение одного дня с момента их регистрации в Комитете.

7.6. Поручение об исполнении документа дается в форме резолюции с обязательным указанием даты наложения резолюции. Резолюцией руководителя определяется состав исполнителей документа, краткая формулировка задания, срок исполнения.

7.7. Рассмотренные руководством документы возвращаются в Организационно-распорядительный отдел для внесения резолюции в ЕСЭДД или СЭДД и передачи исполнителям.

Запрещается передавать документы непосредственно исполнителям, минуя Организационно-распорядительный отдел.

7.8. Если исполнителей несколько, и документ зарегистрирован в ЕСЭДД - оригинал выдается первому по списку, остальным выдаются копии.

Если исполнителей несколько, и документ зарегистрирован в СЭДД - оригинал выдается первому по списку, одновременно всем исполнителям документ направляется в электронном виде в СЭДД.

Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным за исполнение документа в целом. Второй и далее по списку исполнители обязаны отработать свою часть задания и представить необходимые сведения первому (ответственному) исполнителю в срок не позднее трех рабочих дней до окончания срока исполнения документа. Если исполнителям в резолюции даны персональные задания, ответственным является каждый из них.

7.9. Все документы рассматриваются в указанные в них сроки. Документы без установленных сроков исполнения рассматриваются не более 30 дней.

7.10. Оригиналы зарегистрированных в Организационно-распорядительном отделе документов могут передаваться от одного руководителя другому и из одного структурного подразделения Комитета в другое только через Организационно-распорядительный отдел.

7.11. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения служебной корреспонденции осуществляет Организационно-распорядительный отдел.

7.12. Служебная корреспонденция, адресованная Губернатору Санкт-Петербурга, вице-губернаторам Санкт-Петербурга, членам Правительства Санкт-Петербурга, прокурору Санкт-Петербурга, доверенности, проекты распоряжений и постановлений Губернатора Санкт-Петербурга, проекты распоряжений и постановлений Правительства Санкт-Петербурга и законов Санкт-Петербурга и справки согласования к ним подписываются только Председателем Комитета или лицом, исполняющим обязанности председателя Комитета.

Другую служебную корреспонденцию подписывают первые заместители и заместители председателя Комитета в соответствии со своей компетенцией.

7.13. Служебная корреспонденция считаются исполненной (о чем делается отметка в ЕСЭДД или СЭДД) на основании ответа, подписанного руководством Комитета или визы председателя Комитета либо его заместителей "в дело".

7.14. Списать документ в дело может только руководитель, давший поручение по документу.