Приложение N 1. Положение о проектной деятельности в Администрации города Омска

Информация об изменениях:

Приложение 1 изменено. - Постановление Администрации города Омска от 15 августа 2018 г. N 837-п

См. предыдущую редакцию

Приложение N 1
к постановлению
Администрации города Омска
от 4 апреля 2017 года N 287-п

Положение
о проектной деятельности в Администрации города Омска

С изменениями и дополнениями от:

15 августа 2018 г.

I. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет порядок организации проектной деятельности в Администрации города Омска при регулировании вопросов, связанных с подготовкой, согласованием, утверждением проектов, планируемых к реализации на территории города Омска.

2. Для целей настоящего Положения используются следующие понятия:

- проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение целей, решение задач и реализацию направлений социально-экономической политики города Омска, определенных стратегией социально-экономического развития Омской области (далее - стратегия Омской области), стратегией социально-экономического развития города Омска (далее - стратегия города Омска), муниципальными программами города Омска, государственными программами Омской области, нормативными правовыми актами федеральных, региональных органов исполнительной власти, муниципальными правовыми актами в условиях временных и ресурсных ограничений;

- внутренний проект - вид проекта, реализация которого находится в рамках компетенции отдельно взятого структурного подразделения Администрации города Омска;

- внешний проект - вид проекта, реализация которого находится в рамках компетенции одного или нескольких структурных подразделений Администрации города Омска, а также предусматривает участие хозяйствующих субъектов, осуществляющих деятельность на территории города Омска (далее - хозяйствующие субъекты);

- приоритетный проект - вид проекта, реализация которого осуществляется по поручению Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителя Мэра города Омска, Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области и (или) находится на особом контроле Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти Омской области;

- программа - комплекс взаимосвязанных проектов и мероприятий, объединенных общей целью и координируемых совместно в целях повышения общей результативности и управляемости;

- мероприятие - набор связанных работ, выполняемых для достижения цели, показателей и результатов проекта (программы);

- функционально-целевой блок - совокупность задач социально-экономического развития города Омска, определенных стратегией города Омска, стратегией Омской области, иными документами стратегического планирования Омской области, города Омска и структурированных в соответствии с Кодификатором целей и задач социально-экономического развития города Омска, утверждаемым правовым актом Администрации города Омска;

- портфель проектов - совокупность проектов, объединенных в рамках одного функционально-целевого блока в целях обеспечения наиболее эффективного осуществления проектной деятельности;

- проектная деятельность - деятельность, связанная с инициированием, подготовкой, реализацией и завершением проектов;

- Проектный офис по реализации стратегии социально-экономического развития города Омска (далее - Проектный офис) - координационный орган, созданный в Администрации города Омска и осуществляющий полномочия в сфере проектной деятельности в соответствии с настоящим Положением и Положением о Проектном офисе;

- Проектный комитет города Омска (далее - Проектный комитет) -высший координационный орган управления проектной деятельностью в соответствии с настоящим Положением и Положением о Проектном комитете, утверждаемым правовым актом Администрации города Омска;

- инициатор проекта - Мэр города Омска, первый заместитель Мэра города Омска, заместитель Мэра города Омска, структурное подразделение Администрации города Омска, хозяйствующий субъект, которые осуществляют инициацию проекта в соответствии с настоящим Положением;

- куратор проекта - Мэр города Омска, первый заместитель Мэра города Омска, заместитель Мэра города Омска, координирующий установленную сферу деятельности в соответствии с распределением обязанностей между Мэром города Омска, первым заместителем Мэра города Омска и заместителями Мэра города Омска, являющийся участником проекта и курирующий его реализацию в соответствии с настоящим Положением;

- руководитель проекта - должностное лицо структурного подразделения Администрации города Омска, являющееся участником проекта, осуществляющее руководство проектной деятельностью в отношении отдельно взятого проекта в соответствии с настоящим Положением;

- исполнитель проекта - сотрудник структурного подразделения Администрации города Омска или хозяйствующего субъекта, являющийся участником проекта и осуществляющий проектную деятельность в отношении отдельно взятого проекта в соответствии с настоящим Положением;

- администратор проекта - сотрудник структурного подразделения Администрации города Омска, являющийся участником проекта и осуществляющий организационное сопровождение проектной деятельности в отношении отдельно взятого проекта в соответствии с настоящим Положением;

- координатор проекта - сотрудник департамента городской экономической политики Администрации города Омска, входящий в состав Проектного офиса и осуществляющий функции по сопровождению проектной деятельности в соответствии с настоящим Положением.

Иные понятия и определения используются в значениях, определяемых действующим законодательством Российской Федерации и Омской области, муниципальными правовыми актами города Омска.

3. Проектная деятельность состоит из следующих процессов:

1) инициация проекта;

2) планирование проекта;

3) реализация проекта;

4) управление изменениями проекта и приостановление реализации проекта;

5) мониторинг и контроль реализации проекта;

6) завершение и оценка реализации проекта.

4. Правовыми актами Администрации города Омска могут устанавливаться особенности применения настоящего Положения в отношении отдельных видов проектов (программ) (проекты по капитальному строительству, проекты по информационным технологиям, организационные проекты и др.).

5. В случае установления требований к осуществлению проектной деятельности в отношении приоритетных проектов, реализация которых находится на особом контроле Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных, региональных органов исполнительной власти, соответствующая деятельность осуществляется в соответствии с правовыми актами или иными документами, устанавливающими указанные требования.

6. Проект, финансируемый за счет средств бюджета города Омска, отражается в рамках соответствующих муниципальных программ города Омска в качестве отдельного структурного элемента или в составе мероприятий соответствующих муниципальных программ города Омска.

7. Приоритетный проект разрабатывается исходя из целей и задач, определенных стратегией социально-экономического развития Российской Федерации, стратегией Омской области, стратегией города Омска.

8. Проектная деятельность в Администрации города Омска осуществляется с использованием информационной системы управления проектами Омской области (далее - ИСУП Омской области).

9. Для осуществления процессов проектной деятельности структурным подразделением Администрации города Омска, уполномоченным на реализацию муниципальной политики в сфере реализации проекта (далее - уполномоченный орган), допускается формирование ведомственного проектного офиса, рабочей группы по разработке и реализации проекта, в состав которой могут включаться представители заинтересованных органов исполнительной власти Омской области, органов местного самоуправления, а также хозяйствующих субъектов.

II. Инициация проекта

10. Инициатор проекта направляет на рассмотрение в уполномоченный орган резюме проекта по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению.

11. Уполномоченный орган в течение 5 рабочих дней со дня поступления на рассмотрение резюме внутреннего или внешнего проекта принимает решение о вынесении вопроса целесообразности реализации проекта на территории города Омска на рассмотрение Проектного офиса или об отказе в вынесении вопроса целесообразности реализации проекта на территории города Омска на рассмотрение Проектного офиса.

12. В течение 3 рабочих дней со дня доведения до уполномоченного органа поручения и (или) контрольной резолюции в отношении приоритетного проекта в соответствии с абзацем пятым пункта 2 настоящего Положения уполномоченный орган принимает решение о вынесении вопроса запуска приоритетного проекта на рассмотрение Проектного комитета.

В случае если инициатором проекта является уполномоченный орган, резюме проекта разрабатывается одновременно с решением о вынесении вопроса целесообразности реализации проекта на территории города Омска на рассмотрение Проектного офиса, решением о вынесении вопроса запуска приоритетного проекта на рассмотрение Проектного комитета.

13. Решение о вынесении вопроса целесообразности реализации проекта на территории города Омска на рассмотрение Проектного офиса принимается при соответствии цели реализации проекта целям, задачам и направлениям социально-экономической политики города Омска, Омской области, установленным стратегией Омской области, стратегией города Омска, с учетом предлагаемого бюджета проекта.

14. Копия решения о вынесении вопроса целесообразности реализации проекта на территории города Омска на рассмотрение Проектного офиса или об отказе в вынесении вопроса целесообразности его реализации на рассмотрение Проектного офиса в течение 3 рабочих дней со дня принятия соответствующего решения направляется уполномоченным органом инициатору проекта.

Копии решений о вынесении вопроса целесообразности реализации проекта на территории города Омска, вынесении вопроса запуска приоритетного проекта, предусмотренных пунктом 11 настоящего Положения, направляются уполномоченным органом в Проектный офис в течение 3 рабочих дней со дня принятия соответствующего решения с приложением материалов, обосновывающих целесообразность реализации проекта на территории города Омска, а также копии резюме проекта (далее - обосновывающие материалы).

15. В случае несогласия с принятым уполномоченным органом решением об отказе в вынесении вопроса целесообразности реализации проекта на территории города Омска на рассмотрение Проектного офиса инициатор проекта имеет право в течение 5 рабочих дней со дня получения копии соответствующего решения направить в уполномоченный орган письменные возражения.

В случае поступления указанных письменных возражений уполномоченный орган в течение 3 рабочих дней со дня их поступления готовит и направляет в Проектный офис материалы, содержащие сводную таблицу разногласий по принятому решению (далее - материалы по разногласиям), с приложением копии принятого решения, а также резюме проекта.

16. Проектный офис обеспечивает рассмотрение поступивших от уполномоченного органа:

1) обосновывающих материалов по приоритетным проектам на заседании Проектного комитета;

2) обосновывающих материалов и (или) материалов по разногласиям на заседании Проектного офиса.

17. Рассмотрению на заседаниях Проектного офиса и Проектного комитета подлежат обосновывающие материалы и материалы по разногласиям, поступившие в Проектный офис не позднее, чем за 7 рабочих дней до даты проведения соответствующего заседания.

18. По результатам рассмотрения обосновывающих материалов по приоритетному проекту Проектным комитетом принимаются следующие решения:

1) о запуске приоритетного проекта на территории города Омска (с указанием даты запуска);

2) о назначении куратора и руководителя приоритетного проекта;

3) об изменении вида приоритетного проекта, цели приоритетного проекта, бюджета приоритетного проекта, срока реализации приоритетного проекта, а также о регулировании иных необходимых вопросов реализации приоритетного проекта в соответствии с законодательством.

19. По результатам рассмотрения обосновывающих материалов, материалов по разногласиям по внешнему или внутреннему проекту Проектным офисом принимаются следующие решения:

1) о целесообразности реализации проекта на территории города Омска и его запуске (с указанием даты запуска проекта);

2) о нецелесообразности реализации проекта на территории города Омска;

3) о регулировании иных необходимых вопросов реализации внутреннего и внешнего проектов в соответствии с законодательством.

20. Проектный офис в течение 5 рабочих дней со дня оформления решения Проектного офиса или Проектного комитета организует рассылку его копии заинтересованным структурным подразделениям Администрации города Омска, в том числе уполномоченному органу.

Уполномоченный орган в течение 3 рабочих дней со дня получения копии решения Проектного офиса или Проектного комитета уведомляет инициатора проекта о принятом решении.

21. В случае принятия решений о целесообразности реализации проекта на территории города Омска и его запуске, запуске приоритетного проекта на территории города Омска уполномоченный орган в течение 20 рабочих дней с даты запуска проекта разрабатывает и направляет на согласование в Проектный офис паспорт проекта по форме согласно приложению N 2 к настоящему Положению с приложением копии соответствующего решения.

22. В процессе разработки паспорта проекта уполномоченным органом определяется состав участников проекта.

В случае инициирования внешнего или приоритетного проекта состав участников проекта (за исключением отдельных участников в случае, предусмотренном абзацем третьим пункта 18 настоящего Положения) определяется при согласовании паспорта проекта с заинтересованными структурными подразделениями Администрации города Омска и хозяйствующими субъектами.

Координатор проекта определяется при согласовании паспорта проекта с Проектным офисом.

Согласование паспорта проекта заинтересованными структурными подразделениями Администрации города Омска, хозяйствующими субъектами осуществляется в течение 3 рабочих дней со дня его поступления путем подписания листов согласования паспорта проекта.

В случае финансирования проекта за счет средств бюджета города Омска паспорт проекта подлежит обязательному согласованию с департаментом финансов и контроля Администрации города Омска.

После получения соответствующих согласований паспорт проекта подлежит согласованию с Проектным офисом в течение 5 рабочих дней со дня его поступления.

23. При наличии замечаний и предложений к паспорту проекта в уполномоченный орган заинтересованными структурными подразделениями Администрации города Омска, хозяйствующими субъектами или Проектным офисом направляется соответствующее заключение.

При отсутствии разногласий по результатам рассмотрения замечаний и предложений уполномоченный орган в течение 10 рабочих дней со дня их поступления обеспечивает доработку паспорта проекта и направление его на повторное согласование.

При наличии неурегулированных разногласий уполномоченный орган в течение 3 рабочих дней со дня поступления замечаний и предложений к паспорту проекта направляет в заинтересованные структурные подразделения Администрации города Омска, хозяйствующие субъекты и Проектный офис предложение о формировании согласительной комиссии.

Согласительная комиссия формируется из числа представителей Проектного офиса, уполномоченного органа, заинтересованных структурных подразделений Администрации города Омска и хозяйствующих субъектов, предлагаемых паспортом проекта к включению в состав участников проекта.

Рассмотрение разногласий по замечаниям и предложениям к паспорту проекта осуществляется согласительной комиссией в форме очного совещания, которое проводится в течение 10 рабочих дней со дня поступления в Проектный офис предложения о формировании согласительной комиссии.

По результатам рассмотрения разногласий согласительной комиссией принимается решение о согласовании паспорта проекта или о его доработке уполномоченным органом.

В случае принятия решения о доработке паспорта проекта уполномоченный орган в течение 10 рабочих дней со дня принятия такого решения обеспечивает его доработку и направление на повторное согласование в заинтересованные структурные подразделения Администрации города Омска, хозяйствующие субъекты и Проектный офис.

Повторное согласование паспорта проекта осуществляется в соответствии с абзацами четвертым - шестым пункта 22 настоящего Положения.

24. Согласованный Проектным офисом паспорт проекта утверждается куратором проекта.

Назначение куратора и руководителя внешнего и внутреннего проектов, координатора проекта, администратора проекта и исполнителей проекта осуществляется посредством их указания в паспорте проекта.

25. В течение 3 рабочих дней со дня утверждения паспорта проекта уполномоченный орган направляет его копию в Проектный офис.

На основании данных, представленных в паспорте проекта, Проектным офисом осуществляется его регистрация и включение в портфель проектов, которые группируются в функционально-целевые блоки.

III. Планирование проекта

26. Планирование проекта осуществляется путем разработки плана мероприятий проекта, плана контрольных событий (далее - планы) и бюджета проекта по формам согласно приложениям N 3 - 5 к настоящему Положению.

27. Разработка планов, бюджета проекта обеспечивается руководителем проекта с выделением отдельных этапов реализации проекта.

Срок разработки планов и бюджета проекта не должен превышать 20 рабочих дней со дня утверждения паспорта проекта.

28. Разработанные планы, бюджет проекта подлежат согласованию с заинтересованными структурными подразделениями Администрации города Омска, хозяйствующими субъектами, определенными паспортом проекта в составе участников проекта, путем подписания листов согласования планов, бюджета проекта.

29. Согласованные с участниками проекта планы, бюджет проекта подлежат согласованию с Проектным офисом.

30. Согласование планов и бюджета проекта осуществляется в течение 10 рабочих дней со дня поступления их на согласование.

31. Согласование планов, бюджета проекта при наличии замечаний и предложений осуществляется в порядке, установленном пунктом 23 настоящего Положения.

32. Согласованные планы и бюджет проекта утверждаются руководителем проекта.

33. Копии утвержденных паспорта, планов и бюджета проекта в течение 3 рабочих дней направляются уполномоченным органом в Аппарат Мэра города Омска.

34. Внесение в ИСУП Омской области планов, бюджета проекта осуществляется администратором проекта.

IV. Реализация проекта

35. Реализация проекта осуществляется исполнителями проекта в соответствии с утвержденными паспортом проекта, планами, бюджетом проекта.

36. Данные об исполнении планов, бюджета проекта вносятся исполнителями проекта в ИСУП Омской области. Сбор и внесение данных об исполнении планов, бюджета проекта осуществляется администратором проекта.

37. Исполнители проекта обеспечивают достижение результатов реализации мероприятий и выполнение контрольных событий в соответствии с утвержденными сроками.

38. Координатором проекта осуществляется методологическое и информационно-аналитическое сопровождение реализации проекта.

39. В процессе реализации проекта допускается проведение совещаний по вопросам реализации проекта между участниками проекта.

40. Администратором проекта осуществляется организационное обеспечение проведения вышеназванных совещаний, оформление результатов их проведения в виде протоколов.

V. Управление изменениями проекта и приостановление реализации проекта

41. Исполнитель проекта вправе направить руководителю проекта предложение о корректировке планов, бюджета проекта, а также о внесении изменений в паспорт проекта.

42. Корректировка планов, бюджета проекта, внесение изменений в паспорт проекта осуществляются в порядке, установленном настоящим Положением для их разработки, согласования и утверждения.

43. В случае возникновения причин, препятствующих дальнейшей реализации проекта в соответствии с установленными сроками, исполнитель проекта вправе направить руководителю проекта предложение о приостановлении реализации проекта.

44. Приостановление реализации проекта предусматривает досрочное завершение реализации проекта без достижения цели реализации проекта с возможностью его дальнейшего возобновления.

45. Решение о приостановлении реализации проекта принимается куратором проекта на основании заключения, подписанного руководителем проекта и согласованного с участниками проекта и Проектным офисом, в форме резолюции, проставляемой на соответствующем заключении.

В заключении по вопросу приостановления реализации проекта в обязательном порядке указывается обоснование предлагаемого решения, а также предполагаемый срок возобновления реализации проекта.

46. Копия принятого решения о приостановлении реализации проекта направляется в Проектный офис.

VI. Мониторинг и контроль реализации проекта

47. Мониторинг реализации проекта осуществляется руководителем проекта на основании данных о реализации планов, бюджета проекта.

Периодичность и формы отчетности о реализации планов, бюджета проекта определяются руководителем проекта в течение 5 рабочих дней со дня их утверждения исходя из планируемых этапов реализации проекта, сроков реализации мероприятий проекта и плановых сроков наступления контрольных событий, установленных планами и бюджетом проекта.

48. Контроль реализации проекта осуществляется на основании промежуточных отчетов о реализации проекта:

1) по приоритетным проектам - куратором проекта и Проектным комитетом;

2) по внешним и внутренним проектам - куратором проекта и Проектным офисом.

49. Промежуточный отчет о реализации проекта готовится администратором проекта на основании данных исполнителей проекта по форме согласно приложению N 6 к настоящему Положению.

50. Промежуточный отчет о реализации этапа проекта в срок до 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, направляется руководителем проекта в Проектный офис и куратору проекта.

51. Проектный офис обеспечивает рассмотрение промежуточных отчетов о реализации в отношении:

1) приоритетных проектов - на ближайшем заседании Проектного комитета;

2) внешних и внутренних проектов - на ближайшем заседании Проектного офиса.

VII. Завершение и оценка реализации проекта

52. Завершение реализации проекта осуществляется по истечении сроков всех этапов реализации проекта и (или) при достижении, в том числе досрочном, цели реализации проекта, запланированных ожидаемых результатов реализации проекта, результатов реализации мероприятий и выполнения всех контрольных событий.

53. О досрочном достижении цели реализации проекта, запланированных ожидаемых результатов реализации проекта, результатов реализации мероприятий и выполнения всех контрольных событий (далее - досрочное достижение) руководитель проекта в письменной форме уведомляет Проектный офис.

54. Оценка реализации проекта осуществляется путем подготовки итогового отчета о реализации проекта по форме согласно приложению N 7 к настоящему Положению, а также доклада об основных итогах реализации проекта.

55. Руководитель проекта в течение 20 рабочих дней с даты завершения последнего этапа реализации проекта или с даты уведомления Проектного офиса о досрочном достижении подготавливает итоговый отчет о реализации проекта.

56. Итоговый отчет о реализации проекта, доклад об основных итогах реализации проекта, согласованные с участниками проекта путем подписания соответствующих листов согласования, в отношении:

1) приоритетного проекта - подлежит согласованию Проектным офисом и последующему рассмотрению на ближайшем заседании Проектного комитета;

2) внешнего или внутреннего проектов - подлежит рассмотрению на ближайшем заседании Проектного офиса.

57. Согласование итогового отчета о реализации проекта и доклада об основных итогах реализации приоритетного проекта осуществляется в течение 10 рабочих дней со дня их поступления.

58. По результатам рассмотрения итогового отчета о реализации проекта и доклада об основных итогах реализации проекта Проектным комитетом или Проектным офисом (с учетом достигнутых результатов реализации проекта) принимается решение о закрытии проекта либо о его продлении.

Проектный офис в течение 5 рабочих дней со дня принятия решения о закрытии проекта или продлении организует рассылку его копий заинтересованным структурным подразделениям Администрации города Омска.

Копия решения о закрытии или продлении приоритетного проекта подлежит направлению в Аппарат Мэра города Омска.

59. В случае возникновения причин, препятствующих дальнейшей реализации проекта, проект может быть завершен досрочно.

60. Уведомление о досрочном завершении проекта направляется руководителем проекта в Проектный офис.

61. В течение 20 рабочих дней с даты направления в Проектный офис уведомления о досрочном завершении проекта руководитель проекта обеспечивает подготовку итогового отчета о реализации проекта и доклада об основных итогах реализации проекта.

62. Подготовка и согласование итогового отчета о реализации проекта и доклада об основных итогах реализации проекта, а также уведомления о досрочном завершении проекта осуществляются в порядке, установленном пунктами 56 - 58 настоящего Положения.