Подраздел 2. Оформление реквизитов документов (п.п. 10 - 36)

Подраздел 2. Оформление реквизитов документов

10. Герб Омской области помещается на документах Министерства в соответствии с Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области", Указом Губернатора Омской области от 27 февраля 2006 года N 25 "Об отдельных случаях использования герба Омской области".

11. Наименование Министерства должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении о Министерстве.

12. Датой документа является дата его подписания (утверждения), протокола - дата заседания (принятия решения), акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение года.

Распорядительные документы, изданные Министерством совместно с двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Датой иных документов Министерства, подписываемых совместно двумя или более должностными лицами, является дата более поздней подписи.

Особенности издания приказов Министерства совместно с иными органами исполнительной власти Омской области определены пунктом 40 Инструкции.

13. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

14. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел структурного подразделения исполнителя.

15. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

16. Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам документа. Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

17. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится гербовая печать Министерства. Министерство имеет гербовую печать с изображением герба Омской области и со своим наименованием, а также иные печати и штампы. Печати со своим наименованием (без изображения государственной символики) структурные подразделения могут иметь только в том случае, если это предусмотрено положением о структурном подразделении.

18. Гербовой печатью Министерства удостоверяются личные подписи Министра, первого заместителя Министра, иных должностных лиц Министерства в случаях, установленных законодательством, если их подпись требует заверения (приложение N 6).

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, место нанесения печати обозначается символом "М.П." и не должно захватывать наименование должности и подпись.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

19. Министерство может выдать копии только тех документов, которые создаются в Министерстве (за исключением документов из архива Министерства). Копии документов из личных дел сотрудников Министерства могут быть изготовлены и выданы в случаях, предусмотренных законодательством.

20. На первом листе копии документа ставится отметка "Копия".

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении, которая состоит из заверительной надписи "Копия верна", должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты заверения, например:

Копия верна

Ведущий специалист управления

кадровой работы и государственной службы

Министерства здравоохранения

Омской области

_____________________________

личная подпись М.В. Медянская

дата

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется оттиском печати или штампа Министерства.

Оттиск печати или штампа ставится на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке копий документов, изготовленных на гербовых бланках (распоряжения, приказы, инструкции и т.д.), тиражированных средствами оперативной полиграфии, каждая копия документа должна быть заверена штампом Группы.

21. Отметка о поступлении документа в Министерство содержит подпись и расшифровку подписи сотрудника, принявшего документ, дату поступления (при необходимости - часы и минуты).

22. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или иные физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

                                             Правительство Омской области

                                             канцелярия

При адресовании документа должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

                                             Правительство Омской области

                                             канцелярия

                                             ведущему специалисту

                                             В.И. Петровой

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

                                                   Генеральному директору

                                                   объединения "Агропром"

                                                   В.Д. Иванову

При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации их следует указывать обобщенно, например:

                                            Руководителям государственных

                                            учреждений здравоохранения

                                            Омской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указываются ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                               Государственное учреждение

                                               Всероссийский научно-

                                               исследовательский институт

                                               документоведения

                                               и архивного дела

                                               Профсоюзная ул., д. 82,

                                               Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                               Образцову О.П.

                                               Садовая ул., д. 5, кв. 12,

                                               г. Липки, Киреевский р-н,

                                               Тульская обл., 301264

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании иному физическому лицу - после нее.

23. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

"о чем?" ("о ком?"), например:

ПРИКАЗ

О создании аттестационной комиссии

"чего?" ("кого?"), например:

Должностная инструкция главного бухгалтера

24. Текст документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны либо номера этих граф, либо их заголовки.

Связанный текст состоит из частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа, во второй - решения, выводы, просьбы, рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В документах Министерства, а также документах, подписанных Министром единолично, текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов Министерства текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступали", "постановили", "решили").

В письмах используются следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного лица ("Министерство не возражает", "Министерство считает возможным").

25. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

26. Дату документа оформляют в соответствии с пунктами 12, 13 Инструкции.

В тексте документа дата оформляется словесно-цифровым способом, например: 12 сентября 2012 года.

Во внутренних документах Министерства допускается оформление даты арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 12.09.2012.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа, например: 05 сентября 2010 года или 27 сентября 2010 года.

При написании чисел используются словесный (например: четыре метра, пять листов), цифровой (например: 30000, 125000000) и словесно-цифровой (например: 50 тысяч, 150 млн.) способы.

Словесно-цифровой способ применяется, как правило, для обозначения крупных круглых чисел.

При написании сложных существительных и прилагательных, имеющих в своем составе числительные, применяются словесный и словесно-цифровой способы (например: трехдневный, 150-летие, 25-процентный).

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа, например: 28,5 метра, 25,4 процента, 46,2 квадратных метра, но 28,5 тысячи метров, 25 процентов.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением (например: 80-е годы). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения (например: начало XXI века). При написании подряд нескольких порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, наращение указывается только у последнего числительного (например: 8 - 10-е классы).

Римскими цифрами, как правило, обозначаются века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, спортивных состязаний (например: XX век, IV квартал, XII Олимпийские игры).

27. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, отделяется от основного текста 1,5 - 2 межстрочными интервалами и оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении кредитования на 5 л. в 1 экз.;

            2. Правила подготовки и оформления документов Управления

            кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 5 июня 2003 года N 02-6/172 и приложение

            к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

28. В приложении к распорядительному документу (распоряжения, правила, инструкции, положения) на первом листе в правом верхнем углу пишется "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                                           Приложение N 2

               к распоряжению Министерства здравоохранения Омской области

                                               от 16 марта 2008 года N 21

Строки в реквизите "Приложение" выравниваются относительно левого края самой длинной строки или относительно границы правого поля листа, например:

                    Приложение N 2

                    к приказу Министерства здравоохранения Омской области

                    от 18 марта 2008 года N 23

или

                                                           Приложение N 2

                    к приказу Министерства здравоохранения Омской области

                                               от 18 марта 2008 года N 23

29. Документы, направляемые подведомственным и другим организациям, подписываются Министром, первым заместителем Министра или его заместителями в соответствии с распределением должностных обязанностей.

Если должностное лицо, реквизит подписи которого подготовлен на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Министр здравоохранения

Омской области                     личная подпись         А.Е. Стороженко

Руководитель

департамента экономики и финансов

Министерства здравоохранения

Омской области                     личная подпись            Т.В. Петрова

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагаются на одном уровне, например:

Министр здравоохранения                     Министр образования

Омской области                              Омской области

_______________ А.Е. Стороженко             ________________ К.А. Тихонов

При подписании совместных документов первый лист оформляется не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии         личная подпись                   О.А. Попов

Члены комиссии                личная подпись                 А.И. Гусаров

                              личная подпись                О.В. Мигунова

                              личная подпись                С.В. Стельмак

30. Документ утверждается должностным лицом Министерства с помощью грифа "УТВЕРЖДАЮ" в случаях, предусмотренных приложением N 7 к Инструкции.

При утверждении документа должностным лицом Министерства гриф утверждения документа должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                Первый заместитель

                                                Министра здравоохранения

                                                Омской области

                                                _________________________

                                                личная подпись О.А. Попов

                                                дата

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

31. Согласование документа с государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и должностными лицами, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который располагается в левом верхнем углу документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Руководитель казенного

учреждения Омской области

"Исторический архив Омской области"

(личная подпись) ______ В.П. Петров

дата ______________________________

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, должностных лиц, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

32. Согласование документа в Министерстве является внутренним согласованием и осуществляется путем оформления визы согласования документа (далее - виза) либо с использованием СЭДО. Виза включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:

Заместитель Министра здравоохранения

Омской области, начальник правового управления

Министерства здравоохранения Омской области

___________________________

личная подпись Н.А. Иванова

дата

Для документа, подлинник которого остается в Министерстве, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается по усмотрению должностных лиц Министерства полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Заместитель Министра здравоохранения

Омской области,

__________________________

личная подпись Л.В. Шукиль

дата

33. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

                                          Батухтину И.В.

                                          Великодному С.Н.

                                          Прошу подготовить проект ответа

                                          заявителю к 05.10.2012 г.

                                          личная подпись

                                          дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, которое координирует работу всех исполнителей, если в резолюции не указано иное.

Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

34. Отметка о контроле за исполнением документа заносится в СЭДО и проставляется штампом "Контроль".

35. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа подлинника документа в левом нижнем углу, например:

Максимов В.А.

24-45-67

36. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова "В дело"; индекс дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.