Подраздел 13. Порядок работы с электронными документами (п.п. 123 - 134)

Подраздел 13. Порядок работы с электронными документами

123. В Министерстве могут создаваться и использоваться:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭДО.

Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

124. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью Министра или заместителей Министра, подписавших документ, в соответствии с распределением обязанностей.

125. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭДО во внутреннем документообороте Министерства используются способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, так как программные средства, применяемые в СЭДО, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

126. Состав электронных документов, обращающихся СЭДО, определяется законодательством.

127. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДО.

128. Прием и отправка электронных документов осуществляются отделом по работе со служебной документацией.

129. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, отдел по работе со служебной документацией осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

130. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Министру и заместителям Министра, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Министерства, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

131. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДО.

132. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства и индексируются в порядке, установленном в отношении аналогичных дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел Министерства указывается, что дело ведется в электронном виде.

133. Электронные документы после их исполнения должны храниться в установленном порядке, в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

134. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они уничтожаются на основании акта, утвержденного Министром.