Подраздел 7. Регистрация поступающих документов (п.п. 71 - 77)

Подраздел 7. Регистрация поступающих документов

71. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.

Документы регистрируются один раз: поступающие - как правило, в день поступления, создаваемые - как правило, в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения Министерства в другое он повторно не регистрируется.

Информация об изменениях:

Пункт 72 изменен с 14 ноября 2019 г. - Приказ Министерства имущественных отношений Омской области от 11 ноября 2019 г. N 69-п

См. предыдущую редакцию

72. Регистрация входящих документов осуществляется централизованно отделом по работе со служебной документацией в СЭДО после внесения в карту учета следующих реквизитов:

- входящий номер документа;

- дата поступления документа;

- адресант;

- адрес адресанта;

- номер документа;

- дата документа;

- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- наименование или аннотация документа;

- вид документа;

- вид доставки документа;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- содержание;

- указания по исполнению документа.

Документы, поступившие на бумажном носителе, включаются в СЭДО Правительства Омской области после создания электронной копии документа. Включение электронной копии документа в СЭДО Правительства Омской области возможно только после ее сравнения с подлинником документа. После включения электронной копии документа в СЭДО Правительства Омской области он заверяется ЭП сотрудника отдела документооборота, подтверждающей соответствие электронной копии документа его подлиннику на бумажном носителе. Электронные копии документа не создаются в отношении:

- сброшюрованных документов и других текстовых материалов;

- книг, буклетов, карт, диаграмм, материалов форматом более А4, а также состоящих из листов разного формата;

- материалов с малоразборчивым текстом;

- писем граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, приложенных к документам.

Электронные документы и электронные копии документов регистрируются в СЭДО после проверки действительности ЭП, не прошедшие проверку действительности - после получения подлинника документа на бумажном носителе.

73. Рассмотрению и исполнению подлежат документы только с отметкой о входящей регистрации.

74. При вводе основных реквизитов, поступившего в Министерство документа, в СЭДО осуществляется присвоение регистрационного номера документу, например:

ВХ-12/МИО-200,

где:

ВХ - вид документа (входящий);

12 - год;

МИО - Министерство имущественных отношений;

200 - порядковый номер.

На документах, оформленных на бумажном носителе, подлежащих регистрации, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, в который переносится присвоенный номер и дата поступления документа.

75. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются отделом учета и обработки документов как входящие документы. При поступлении документа по каналу факсимильной связи вместе с его подлинником обоим документам присваивается один и тот же регистрационный номер.

76. Поступившая в Министерство корреспонденция регистрируется в день ее получения.

Не подлежат регистрации следующие документы: повестка дня, пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы, графики, заявки, разнарядки, сводки, информации, присланные для сведения, учебные планы, программы, рекламные материалы, книги, газеты, журналы, объяснительные записки, документы на иностранных языках без перевода, планы основных мероприятий, письма, присланные в копии для сведения, бухгалтерские документы, формы статистической отчетности, справочно-информационного характера.

77. В случае, если поступивший документ является ответом на запрос Министерства, сотрудники отдела по работе со служебной документацией указывают исполнителя исходящего документа. Если в документе имеется ссылка на какие-либо другие документы, то дается необходимая справка и подбираются эти документы.