Подраздел 10. Работа исполнителей с документами (п.п. 100 - 105)

Подраздел 10. Работа исполнителей с документами

100. Организация работы исполнителей с документами осуществляется на основании резолюций вышестоящих должностных лиц. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование с заинтересованными должностными лицами, доработку и представление проекта документа на подпись Министру, заместителям Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты документов подлежат обязательному занесению в СЭДО. При создании проектов документов в СЭДО исполнителем в учетной карточке заполняются следующие поля:

- подписант документа;

- отметка срочности (при необходимости);

- наименование типа папки (письмо, служебная записка);

- наименование типа электронного документа (письмо, служебная записка и т.д.);

- заголовок (содержит краткое название, передающее смысл текста и отвечающее на вопрос "О чем?");

- поле "Вложения" (содержит прикрепленные файлы);

- поле "Текст документа" (помещается текстовая часть документа, за исключением бланка, на котором оформлен документ, и приложений к нему).

Необходимость наличия проекта документа на бумажном носителе (одновременно с проектом электронного документа) определяется исполнителем исходя из вида документа и его адресата.

Проекты электронных документов направляются руководителю для подписания ЭП средствами СЭДО. Проекты документов на бумажном носителе передаются на подпись в установленном порядке.

101. Подлинник подлежащего исполнению документа с поручением (резолюцией) направляется ответственному исполнителю.

Другие исполнители, указанные в поручении (резолюции), являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку соответствующих материалов по копии документа с поручением (резолюцией).

102. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей поручения, в том числе определяет сроки представления соисполнителями необходимых документов и материалов в соответствии с федеральным и областным законодательством.

103. Соисполнители имеют право:

- докладывать об исполнении поручения руководителю, давшему поручение, по поручению (предложению) ответственного исполнителя;

- вносить ответственному исполнителю предложения об изменении сроков исполнения документов с соответствующим обоснованием.

104. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.

105. При оперативном решении вопросов без составления документов-ответов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на отдельном листе бумаги за подписью соответствующего исполнителя, ответственного исполнителя.