Подраздел 5. Подготовка и оформление информационно-справочных документов (п.п. 64 - 67)

Подраздел 5. Подготовка и оформление информационно-справочных документов

64. Письма составляются для решения оперативных вопросов и могут быть различного содержания: запросы, задания, сообщения, разъяснения, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.д.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании установленных законодательством сроков исполнения поручений, запросов.

Содержание и сроки подготовки письма должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Письма печатаются на бланках установленного образца форматов А4 или А5.

При оформлении письма не допускается использование оборотной стороны листа.

Проекты писем должны быть согласованы руководителями заинтересованных структурных подразделений Министерства, в которых подготовлены вышеуказанные проекты писем, или указанных в резолюции, заместителями Министра, курирующими соответствующее структурное подразделение, если подписание письма осуществляется Министром. Согласование оформляется визой.

Виза проставляется на обратной стороне последнего листа второго экземпляра письма.

Все подготовленные письма должны быть оформлены и направлены на регистрацию в СЭДО.

65. Докладные и объяснительные записки.

Докладная записка - документ, адресованный руководителям структурных подразделений Министерства, заместителям Министра, Министру и информирующий их о сложившейся ситуации, выполненной работе (в том числе поручений Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений), содержащий выводы и предложения составителя.

Докладная записка готовится в инициативном порядке либо по поручению руководителя, для принятия решения руководителем по вопросу, содержащемуся в докладной записке.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись руководителя структурного подразделения, исполнитель.

Текст докладной записки состоит из двух частей: констатирующей, где описывается ситуация, излагаются факты, резолютивной, где излагаются выводы, предложения, просьбы.

Докладная записка подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения.

Все докладные записки должны быть представлены с проектами в отдел по работе со служебной документацией для регистрации в СЭДО.

Информация об изменениях:

Пункт 66 изменен с 14 ноября 2019 г. - Приказ Министерства имущественных отношений Омской области от 11 ноября 2019 г. N 69-п

См. предыдущую редакцию

66. Телеграмма составляется в том случае, когда необходима срочная передача информации адресату.

Отправка телеграмм осуществляется адресатам, находящимся на территории Российской Федерации и государств - участников СНГ, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222.

Телеграммы Министерства печатаются на листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка в двух экземплярах.

К телеграмме одного содержания, направляемой в несколько адресов, дается перечень рассылки, завизированный исполнителем. В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ.

Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности:

- отметка о категории телеграммы. На телеграмме при необходимости может указываться категория "срочная" или "правительственная" (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается). Перечень лиц, за подписью которых направляются телеграммы категории "правительственная", определяется постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 года N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "Высшая правительственная" и "Правительственная" передаются в приоритетном порядке";

- адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата. Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без наведения справок;

- текст телеграммы излагается на одной стороне листа кратко, без переноса слов, абзацев. Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью. Телеграмма оформляется на русском языке, не должна содержать более 200 слов;

- подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, с указанием должности, инициалов и фамилии должностного лица, подписавшего телеграмму;

- регистрационный номер и дата отправки телеграммы.

Проект телеграммы до представления ее на подпись руководителю визируется исполнителем на втором экземпляре в левом нижнем углу.

Вторые экземпляры телеграмм формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел.

Информация, предназначенная для отправки в адрес глав муниципальных районов Омской области, органов исполнительной власти Омской области и учреждений, подключенных к системе электронного документооборота, направляется через СЭДО.

67. Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления (приложение N 5 к Инструкции).

Проект телефонограммы визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения.

Текст отправляемой телефонограммы подписывается Министром, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи.

После сверки текста телефонограммы с принимающим лицом передающий заполняет справочные реквизиты:

в графе "Принял" указываются должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;

в графе "Передал" указываются должность, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

Полученная телефонограмма должна быть отпечатана и передана Министру, заместителям Министра в возможно короткий срок.