Приложение 1. Положение об обработке и защите персональных данных в Департаменте стратегического планирования области

Приложение 1
к приказу
Департамента стратегического
планирования области
от 15 августа 2014 г. N 194

Положение
об обработке и защите персональных данных в Департаменте стратегического планирования области
(далее - Положение)

С изменениями и дополнениями от:

30 декабря 2015 г., 4 августа 2016 г., 26 мая 2017 г.

I. Общие положения

Информация об изменениях:

Приказом Департамента стратегического планирования Вологодской области от 30 декабря 2015 г. N 135 в пункт 1.1 раздела I настоящего приложения внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 9 ноября 2015 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральными законами от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Трудовым кодексом Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", от 7 сентября 2010 года N 1099 "О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации", постановлениями Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 года N 719 "Об утверждении Положения о воинском учете", от 15 сентября 2008 года N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", от 1 ноября 2012 года N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", приказом Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 5 сентября 2013 года N 996 "Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных", Постановлением Губернатора области от 6 апреля 2015 года N 170 "Об утверждении Положения о представлении лицом, замещающим государственную должность области (гражданином при решении вопроса о назначении на государственную должность области), должность государственной гражданской службы области (гражданином, претендующим на замещение должности государственной гражданской службы области), сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера".

1.2. Положение определяет порядок обработки персональных данных в Департаменте стратегического планирования области (далее - Департамент) и меры по обеспечению безопасности персональных данных.

1.3. В настоящем Положении используются понятия, применяемые в значениях, определенных в Федеральном законе от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных").

1.4. В Департаменте обрабатываются персональные данные лиц, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы области в Департаменте, и лиц, замещающих данные должности, а также иных физических лиц, персональные данные которых представлены в Департамент (далее - субъекты персональных данных).

Перечень персональных данных, обрабатываемых в Департаменте в связи с реализацией служебных (трудовых) отношений, а также в связи с осуществлением государственных функций и предоставлением государственных услуг, изложен в приложении 1 к настоящему Положению.

1.5. Обработка персональных данных в Департаменте осуществляется в целях реализации возложенных на Департамент полномочий, определяемых федеральными законами, Уставом области, Положением о Департаменте, утвержденным постановлением Правительства области от 25 ноября 2013 года N 1191, иными нормативными правовыми актами.

1.6. Персональные данные субъектов персональных данных являются сведениями конфиденциального характера (за исключением случаев, установленных федеральными законами), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - сведениями, составляющими государственную тайну.

1.7. Департамент является оператором, организующим и осуществляющим обработку персональных данных. Функции оператора возлагаются на структурные подразделения Департамента.

1.8. Обязанности по обработке персональных данных возлагаются на лиц, замещающих должности в структурных подразделениях Департамента, в соответствии с утвержденным перечнем должностей, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, служебными контрактами, заключаемыми с ними, и должностными регламентами.

Перечень должностей в Департаменте, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, изложен в приложении 2 к настоящему Положению.

1.9. Оператор (должностные лица, осуществляющие обработку персональных данных) при обработке персональных данных обладает полномочиями и исполняет обязанности, установленные Федеральным законом "О персональных данных", Трудовым кодексом Российской Федерации, настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами.

1.10. Лица, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, в обязательном порядке под роспись знакомятся с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, настоящим Положением, локальными актами оператора по вопросам обработки персональных данных и документами, устанавливающими обязанности данных лиц по соблюдению требования конфиденциальности и безопасности персональных данных.

1.11. В случае попытки кого-либо получить от лиц, осуществляющих обработку персональных данных, сведения, являющиеся персональными данными, а также о причинах и условиях возможной утечки этих данных, указанные лица обязаны сообщать непосредственному руководителю, как только им стало известно.

II. Порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных

2.1. Определение объема, содержания и способа обработки персональных данных осуществляется в соответствии с заявленными целями и правовым основанием, определяющим их получение.

2.2. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если иное не предусмотрено сроком действия договора с субъектом персональных данных, сроком исковой давности, приказом Минкультуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", иными нормативными правовыми актами. По достижении целей обработки персональных данных или в случае утраты необходимости в их достижении, а также по истечении срока хранения персональные данные подлежат уничтожению.

2.3. При обработке персональных данных лиц, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы области в Департаменте, лиц, замещающих данные должности, соблюдаются требования, установленные статьей 86 Трудового кодекса Российской Федерации, пунктом 5 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609, и иными нормативными правовыми актами.

2.3.1. Персональные данные в течение периода прохождения государственной гражданской службы обрабатываются в управлении организационной, кадровой, правовой работы и оценки регулирующего воздействия Департамента.

2.3.2. После прекращения служебного контракта и освобождения лица от замещаемой должности его персональные данные, содержащиеся:

на бумажных носителях хранятся в управлении организационной, кадровой, правовой работы и оценки регулирующего воздействия Департамента в течение срока, установленного законодательством и утвержденной в Департаменте номенклатурой дел;

в информационных системах персональных данных хранятся в управлении организационной, кадровой, правовой работы и оценки регулирующего воздействия Департамента в течение пяти лет, после чего подлежат уничтожению.

2.3.3. Персональные данные лиц, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы области, хранятся в управлении организационной, кадровой, правовой работы и оценки регулирующего воздействия Департамента в течение трех лет со дня их получения, после чего подлежат уничтожению.

2.3.4. Персональные данные граждан, не допущенных к участию в конкурсе на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы области в Департаменте и конкурсе по формированию кадрового резерва, и граждан, участвовавших в конкурсах, но не прошедших конкурсный отбор, хранятся на бумажных носителях в управлении организационной, кадровой, правовой работы и оценки регулирующего воздействия Департамента в течение трех лет после проведения конкурса, после чего подлежат уничтожению, если не возвращены по запросам граждан.

2.4. Обработка персональных данных иных физических лиц, представляемых в Департамент, осуществляется в соответствии с требованиями, установленными действующим законодательством и настоящим Положением.

2.4.1. Персональные данные обрабатываются в целях реализации полномочий Департамента, в том числе по рассмотрению обращений физических лиц; исполнению договоров и ведения расчетов с физическими лицами; представительству интересов Департамента в арбитражных судах, судах общей юрисдикции, Федеральной службе судебных приставов и ее территориальных органах, правоохранительных органах.

2.4.2. Обращения, содержащие персональные данные физических лиц, обрабатываются в Департаменте в течение срока рассмотрения обращений. В последующем указанные персональные данные:

на бумажных носителях хранятся в течение пяти лет со дня рассмотрения обращения, после чего проводится экспертиза ценности документов должностными лицами, ответственными за ведение делопроизводства по документам, содержащим персональные данные, в соответствующих структурных подразделениях Департамента, по результатам которой составляются описи дел постоянного срока хранения и акты о выделении дел к уничтожению. Дела постоянного хранения подлежат хранению в архиве Департамента;

в электронном виде - после рассмотрения обращения подлежат уничтожению.

2.4.3. Персональные данные, обрабатываемые в целях исполнения договоров и ведения расчетов с физическими лицами, обрабатываются в управлении организационной, кадровой, правовой работы и оценки регулирующего воздействия Департамента в течение срока действия договора или ведения расчетов с физическими лицами, в последующем хранятся на бумажных носителях и в информационной системе в течение пяти лет, после чего подлежат уничтожению.

2.4.4. Персональные данные, обрабатываемые в целях представительства интересов Департамента в арбитражных судах, судах общей юрисдикции, Федеральной службе судебных приставов и ее территориальных органах, правоохранительных органах обрабатываются в структурном подразделении Департамента в соответствии с полномочиями в течение срока рассмотрения дела, в последующем хранятся на бумажных носителях в течение пяти лет после вынесения решения, после чего подлежат уничтожению.

2.5. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у оператора, субъекты персональных данных имеют право на доступ к своим персональным данным, получение информации, касающейся обработки своих персональных данных и обжалование действий (бездействий) оператора в соответствии с Федеральным законом "О персональных данных", Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами.

2.6. При обработке персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, оператором выполняются требования, установленные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации".

2.7. Правила работы с обезличенными данными в Департаменте и Перечень должностей в Департаменте, ответственных за проведение мероприятий по обезличиванию обрабатываемых персональных данных, изложены соответственно в приложениях 3 и 4 к настоящему Положению.

2.8. Уничтожение персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание) или путем уничтожения материального носителя. Бумажные носители персональных данных уничтожаются путем сжигания или измельчения до степени, исключающей возможность прочтения текста.

2.9. Уничтожение персональных данных осуществляется комиссией на основании акта об уничтожении.

2.10. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях, либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

III. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в Департаменте

3.1. Безопасность персональных данных достигается путем исключения неправомерного или случайного доступа к персональным данным, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, предоставления, а также от иных неправомерных действий в отношении их.

3.2. Персональные данные субъектов персональных данных в Департаменте обрабатываются на бумажных и электронных носителях в специально предназначенных для этого помещениях, занимаемых структурными подразделениями Департамента, осуществляющими деятельность по обработке персональных данных.

3.3. Обеспечение безопасности персональных данных при их обработке достигается путем принятия необходимых организационных и технических мер для их защиты, установленных статьей 19 Федерального закона "О персональных данных", разделом III Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687, а также иными нормативными правовыми актами. К организационным и техническим мерам защиты персональных данных относятся, в том числе:

определение мест хранения материальных носителей, содержащих персональные данные, соблюдение условий, обеспечивающих их сохранность и исключающих несанкционированный к ним доступ;

организация порядка уничтожения информации, содержащей персональные данные;

обеспечение целостности программных средств информационной системы персональных данных, обрабатываемой информации, а также неизменности программной среды;

соблюдение пользователями условий использования средств защиты информации, предусмотренных эксплуатационной и технической документацией;

соблюдение пользователями порядка реагирования на инциденты и восстановления работоспособности информационных систем.

3.4. Не допускается обработка персональных данных в информационных системах персональных данных при отсутствии:

утвержденных организационно-технических документов, установленных нормативными правовыми актами в области защиты информации;

настроенных средств защиты от несанкционированного доступа, средств антивирусной защиты, средств резервного копирования информации и других программных и технических средств в соответствии с требованиями по защите информации, установленными Правительством Российской Федерации, ФСТЭК России, ФСБ России.

IV. Доступ к персональным данным и информационным системам персональных данных

Информация об изменениях:

Приказом Департамента стратегического планирования Вологодской области от 4 августа 2016 г. N 49 в пункт 4.1 раздела IV настоящего приложения внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 5 апреля 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.1. Доступ ко всем персональным данным, обрабатываемым в Департаменте, имеют лица, замещающие должности, а также исполняющие обязанности:

начальника Департамента;

заместителя начальника Департамента;

референта Департамента - в отношении персональных данных, необходимых начальнику Департамента, заместителю начальника Департамента;

старшего специалиста 1 разряда управления организационной, кадровой, правовой работы и оценки регулирующего воздействия Департамента.

Информация об изменениях:

Приказом Департамента стратегического планирования Вологодской области от 4 августа 2016 г. N 49 в пункт 4.2 раздела IV настоящего приложения внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 5 апреля 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2. Доступ к персональным данным претендентов на замещение должностей государственной гражданской службы области в Департаменте имеют лица, замещающие должности, а также исполняющие обязанности:

- руководителей структурных подразделений Департамента - в отношении персональных данных претендентов на замещение должностей в соответствующих структурных подразделениях Департамента;

- начальника управления организационной, кадровой, правовой работы и оценки регулирующего воздействия Департамента;

- главного специалиста управления организационной, кадровой, правовой работы и оценки регулирующего воздействия Департамента;

- лица, входящие в состав соответствующих конкурсных комиссий, - в отношении претендентов, участвующих в конкурсе на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы области в Департаменте и конкурсе по формированию кадрового резерва.

Информация об изменениях:

Приказом Департамента стратегического планирования Вологодской области от 30 декабря 2015 г. N 135 в пункт 4.3 раздела IV настоящего приложения внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 9 ноября 2015 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.3. Доступ к персональным данным лиц, замещающих должности государственной гражданской службы области в Департаменте, имеют лица, замещающие должности, а также исполняющие обязанности:

- руководителей структурных подразделений Департамента - в отношении персональных данных лиц, проходящих государственную гражданскую службу в соответствующих структурных подразделениях Департамента;

- начальника управления организационной, кадровой, правовой работы и оценки регулирующего воздействия Департамента;

- ведущего консультанта управления организационной, кадровой, правовой работы и оценки регулирующего воздействия, главного бухгалтера Департамента*;

______________________________

* до 1 декабря 2015 года

- ведущего специалиста 2 разряда управления организационной, кадровой, правовой работы и оценки регулирующего воздействия Департамента;

- старшего специалиста 1 разряда управления организационной, кадровой правовой работы и оценки регулирующего воздействия, заместителя главного бухгалтера Департамента**;

______________________________

** с 1 декабря 2015 года - старшего специалиста 1 разряда управления организационной, кадровой, правовой работы и оценки регулирующего воздействия Департамента.

- лица, входящие в состав соответствующих аттестационных комиссий, комиссии по соблюдению требований к служебному поведению и урегулированию конфликта интересов, комиссии по социальному страхованию, иных комиссий, образуемых в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", - в отношении рассматриваемых на соответствующих комиссиях персональных данных субъектов персональных данных.

Доступ к персональным данным лиц, замещающих должности государственной гражданской службы области в Департаменте, имеют ответственные сотрудники Государственного казенного учреждения Вологодской области "Областное казначейство" в объеме, необходимом для ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, составления бюджетной (бухгалтерской), налоговой отчетности, отчетности в государственные внебюджетные фонды в соответствии с правовыми актами области и соглашениями.

4.4. Доступ к персональным данным иных физических лиц, представляемым в Департамент в целях реализации полномочий Департамента, имеют:

государственные гражданские служащие структурных подразделений Департамента, на которых возложены функции по рассмотрению обращений граждан в соответствии с нормативными правовыми актами' Департамента, должностными регламентами - в отношении персональных данных соответствующих физических лиц;

государственные гражданские служащие структурных подразделений Департамента, в должностные обязанности которых входит заключение и исполнение гражданско-правовых договоров в соответствии с нормативными правовыми актами Департамента, должностными регламентами - в отношении персональных данных физических, являющихся контрагентами или представителями контрагентов Департамента по указанным договорам;

государственные гражданские служащие структурных подразделений Департамента, в должностные обязанности которых входит представительство интересов Департамента в арбитражных судах, судах общей юрисдикции, Федеральной службе судебных 'приставов и ее территориальных органах, правоохранительных органах, в соответствии с нормативными правовыми актами Департамента, должностными регламентами - в отношении персональных данных физических лиц и (или) представителей юридических лиц, участвующих в соответствующих делах.

Информация об изменениях:

Приказом Департамента стратегического планирования Вологодской области от 30 декабря 2015 г. N 135 в пункт 4.5 раздела IV настоящего приложения внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 9 ноября 2015 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.5. Доступ к информационным системам персональных данных и электронным носителям, на которых хранятся персональные данные, имеют уполномоченные лица бюджетного учреждения в сфере информационных технологий Вологодской области "Центр информационных технологий" - с целью сопровождения, администрирования и технической поддержки инфраструктуры информационных систем персональных данных.

Обязательным условием допуска к проведению данных работ является возложение на уполномоченных лиц обязанности обеспечения конфиденциальности персональных данных и безопасности персональных данных при работе с информационными системами персональных данных.

Доступ к информационным системам персональных данных имеют ответственные сотрудники Государственного казенного учреждения Вологодской области "Областное казначейство" с целью ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, составления бюджетной (бухгалтерской), налоговой отчетности, отчетности в государственные внебюджетные фонды в соответствии с правовыми актами области и соглашениями.

4.6. Персональные данные могут предоставляться в соответствии с требованиями, установленными действующим законодательством и настоящим Положением.

4.7. Предоставление персональных данных субъектов персональных данных осуществляется:

4.7.1. Лицам, которые в соответствии с пунктами 4.1 - 4.4 настоящего Положения имеют право доступа к персональным данным, по их запросу, либо в случае направления им для рассмотрения соответствующих обращений физических лиц, либо для выполнения своих должностных обязанностей по обработке персональных данных.

4.7.2. При согласовании проектов приказов, распоряжений Департамента (в отношении персональных данных, необходимых для подготовки соответствующего проекта):

лицам, указанным в пунктах 4.1 - 4.4 настоящего Положения;

лицам, осуществляющим правовую и антикоррупционную экспертизы соответствующих проектов;

иным заинтересованным лицам, с которыми согласовывается соответствующий проект.

4.8. Лица, указанные в пункте 4.7 настоящего Положения, имеют право получать на ознакомление только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций, поручений, своих должностных обязанностей.

4.9. В случае обращения с запросом лица, не уполномоченного в соответствии с нормативными правовыми актами на получение персональных данных, либо отсутствия письменного согласия субъекта персональных данных на предоставление его персональных данных третьей стороне, либо отсутствия угрозы жизни и здоровью субъекта персональных данных оператор обязан отказать в предоставлении персональных данных. В этом случае лицу, обратившемуся с запросом, направляется письменный мотивированный отказ в предоставлении запрашиваемой информации.

4.10. При передаче персональных данных оператор обязан предупредить в установленном порядке лиц, получающих персональные данные субъектов персональных данных, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено.

4.11. При привлечении по договору к работам по обработке и (или) защите персональных данных сторонних юридических и (или) физических лиц обязательным условием допуска к проведению таких работ является подписание обязательства о неразглашении информации с лицами, проводящими работы.

4.12. При направлении третьей стороне документов, содержащих персональные данные, или выписок из них необходимо руководствоваться общим порядком обращения с документированной информацией, содержащей служебную информацию ограниченного распространения, определенным Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Департаменте, утверждаемой приказом Департамента.

4.13. Трансграничная передача персональных данных на территорию иностранных государств может осуществляться оператором в соответствии со статьей 12 Федерального закона "О персональных данных".