Приложение. Положение о порядке обработки персональных данных работников Администрации города Вологда

Положение
о порядке обработки персональных данных работников Администрации города Вологда
(утв. постановлением Главы города Вологды от 18 марта 2009 г. N 1307)

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральными законами от 27 июля 2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", от 02 марта 2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации".

1.2. Под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия и доходы, другая информация.

1.3. Обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.

1.4. Конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного согласия.

1.5. Субъектами персональных данных являются работники Администрации города Вологды.

1.6. Оператор - структурное подразделение, орган Администрации города Вологды, организующий и (или) осуществляющий обработку персональных данных, а также определяющий цели и содержание обработки персональных данных.

II. Состав персональных данных

2.1. К персональным данным работника относятся: анкетно-биографические данные, данные, характеризующие трудовую деятельность работника, его личностные и деловые качества, сведения о частной жизни, составляющие личную и семейную тайну, сведения о доходах и об имуществе, сведения, содержащиеся в индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, медицинские сведения, сведения о налогоплательщике, сведения о банковском счете и вкладе, сведения о мерах безопасности.

2.2. В состав материалов, содержащих персональные данные работников, которые обрабатываются оператором, входят:

комплекс документов, сопровождающих процесс оформления трудовых правоотношений гражданина (о приеме на работу, переводе, увольнении и т.д.);

комплекс материалов по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатами на должность;

подлинники и копии распоряжений, приказов по личному составу;

личные дела и трудовые книжки сотрудников;

дела, содержащие основания к распоряжениям по личному составу;

штатное расписание;

журналы табельного учета;

дела, содержащие материалы проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, прохождения испытательного срока, аттестации сотрудников, служебных расследований и т.д.;

справочно-информационный банк данных по персоналу - учетно-справочный аппарат (картотеки, журналы, базы данных, списки сотрудников и т.д.);

подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов по кадровым вопросам Отдела муниципальной службы и кадров Управления делами Администрации города Вологды, Отдела правовой и кадровой работы Управления по правовому обеспечению и кадровой работе Департамента городского хозяйства Администрации города Вологды (далее кадровые службы), специалистов кадровых служб, осуществляющих прием и увольнение работников, передаваемых Главе города Вологды, заместителям Главы города Вологды, руководителям структурных подразделений и органа Администрации города Вологды;

копии отчетов по кадровым вопросам кадровых служб, специалистов, осуществляющих прием и увольнение работников, направляемых в государственные органы статистики, налоговые органы и другие учреждения.

III. Требования к обработке персональных данных работников Администрации города Вологда

3.1. Оператор может получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

3.2. Все персональные данные следует получать у самого работника. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. В этом случае представитель нанимателя (работодатель) должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение от третьей стороны.

3.3. Обработка персональных данных работника должна осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве и продвижении их по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

3.4. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, оператор не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки.

3.5. Обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее.

3.6. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна обеспечиваться за счет средств Администрации города Вологды в порядке, установленном законодательством.

3.7. Работники должны быть ознакомлены под роспись с документами представителя нанимателя (работодателя), устанавливающими порядок обработки персональных данных работника, а также об их правах и обязанностях в этой области.

3.8. Отказ работников от своих прав на сохранение и защиту тайны ничтожен.

3.9. Кадровые службы Администрации города Вологды и органа Администрации города Вологды, осуществляющие обработку персональных данных при приеме и увольнении работников несут личную ответственность за сохранность и конфиденциальность сведений.

3.10. При приобщении к материалам личного дела дополнительных документов данные первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документы подшиваются.

3.11. Изменения и дополнения в персональные данные вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров и учетную карточку формы Т-2 или Т-2-ГС (МС) на основании распоряжений и приказов по личному составу и документов, представляемых работниками. Устное заявление работника не является основанием для внесения указанных изменений.

3.12. В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия и нового местонахождения документа. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на его место. Отметка в описи и копия заверяются росписью работника кадровой службы Администрации города Вологды, органа Администрации города Вологды соответственно, замена документов в личном деле неуполномоченными лицами запрещается. Новые, исправленные документы помещаются вместе с ранее подшитыми.

3.13. Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, прохождением конкурса кандидатами на должность, помещаются в специальное дело, имеющее пометку "Для служебного пользования".

К материалам личного дела работника, выигравшего конкурс, приобщается заявление об участии в конкурсе, копия протокола и копия распоряжения об итогах конкурса.

3.14. Материала с результатами прохождения испытательного срока работающих сотрудников формируются в отдельное дело, имеющее пометку "Для служебного пользования".

К материалам личного дела работника приобщается отчет работника, отзыв непосредственного руководителя и заключение представителя нанимателя (работодателя) о результатах испытательного срока.

3.15. Материалы с результатами тестирования работающих сотрудников, материалы их аттестаций формируются в отдельное дело, имеющее пометку "Для служебного пользования".

К материалам личного дела работника приобщается аттестационный лист, отзыв и выписка из распоряжения об итогах аттестации.

3.16. Личные дела, учетные карточки формы Т-2, Т-2 ГС (МС) хранятся в специальном помещении, обеспечивающим защиту от несанкционированного доступа; трудовые книжки хранятся в сейфах.

3.17. Персональные компьютеры, в которых содержатся персональные данные, должны быть защищены паролями доступа.

IV. Порядок передачи персональных данных работников Администрации города Вологды

4.1. При передаче персональных данных работника представител