Постановление Администрации г. Вологды от 19 сентября 2014 г. N 6994 "Об образовании постоянно действующей экспертной комиссии при Управлении делами Администрации города Вологды"

С изменениями и дополнениями от:

14 ноября, 3 декабря 2014 г., 11 ноября 2015 г., 29 января, 13 октября 2016 г.

В целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности органов Администрации города Вологды, отбору и подготовке их к архивному хранению либо к уничтожению в установленном порядке, в соответствии со статьями 38, 42 Устава муниципального образования "Город Вологда" постановляю:

1. Образовать постоянно действующую экспертную комиссию при Управлении делами Администрации города Вологды.

2. Утвердить прилагаемые Положение о постоянно действующей экспертной комиссии при Управлении делами Администрации города Вологды и ее состав.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами Администрации города Вологды Н.В. Малахову.

4. Настоящее постановление подлежит размещению на официальном сайте Администрации города Вологды в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Исполняющий обязанности Главы города Вологды заместитель Главы города Вологды по безопасности

А.Н. Корсаков

Положение
о постоянно действующей экспертной комиссии при Управлении делами Администрации города Вологды
(утв. постановлением Администрации города Вологды от 19 сентября 2014 г. N 6994)

С изменениями и дополнениями от:

11 ноября 2015 г.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 11 ноября 2015 г. N 8576 в раздел 1 настоящего Положения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о постоянно действующей экспертной комиссии при Управлении делами Администрации города Вологды (далее - ЭК) разработано в соответствии с Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 19 января 1995 года N 2, и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526.

1.2. ЭК является постоянно действующим коллегиальным совещательным органом, созданным для организации и обеспечения проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности органов Администрации города Вологды, по отбору и подготовке их к архивному хранению либо к уничтожению.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с последующими изменениями), законом Вологодской области от 6 мая 1997 года N 160-ОЗ "Об архивном деле в Вологодской области" (с последующими изменениями), иными правовыми актами в сфере архивного дела и документационного обеспечения, а также методическими документами Федерального архивного агентства, Департамента культуры и туризма Вологодской области, Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Вологды, утвержденной распоряжением Администрации города Вологды от 19 января 2012 года N 7 (с последующими изменениями), и настоящим Положением.

2. Основные задачи работы ЭК

Основными задачами работы ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении сводной номенклатуры дел Администрации города Вологды и в процессе формирования дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в муниципальное казенное учреждение "Муниципальный архив города Вологды" (далее - МКУ "Муниципальный архив города Вологды").

3. Функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует в Администрации города Вологды работу по ежегодному отбору документов, образовавшихся в ходе деятельности органов Администрации города Вологды, для их дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов, образовавшихся в ходе деятельности органов Администрации города Вологды, и подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел Администрации города Вологды.

3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам Администрации города Вологды по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, видео, фотосъемки) с целью создания устной истории Администрации города Вологды.

3.4. Рассматривает, согласовывает и представляет:

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 11 ноября 2015 г. N 8576 в подпункт 3.4.1 пункта 3.4 раздела 3 настоящего Положения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.4.1. На рассмотрение экспертно-методической комиссии МКУ "Муниципальный архив города Вологды" (далее - ЭМК МКУ "Муниципальный архив города Вологды") с последующим представлением на утверждение экспертно-проверочной комиссии Департамента культуры и туризма Вологодской области (далее - ЭПК Департамента культуры и туризма Вологодской области), а затем на утверждение управляющему делами Администрации города Вологды либо руководителю отраслевого органа Администрации города Вологды соответственно:

описи дел постоянного хранения Администрации города Вологды;

описи дел постоянного хранения отраслевых органов Администрации города Вологды.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 11 ноября 2015 г. N 8576 в подпункт 3.4.2 пункта 3.4 раздела 3 настоящего Положения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.4.2. На рассмотрение ЭМК МКУ "Муниципальный архив города Вологды" с последующим представлением на согласование ЭПК Департамента культуры и туризма Вологодской области, а затем на утверждение управляющему делами Администрации города Вологды либо руководителю отраслевого органа Администрации города Вологды соответственно:

описи дел по личному составу Администрации города Вологды;

описи дел по личному составу отраслевых органов Администрации города Вологды.

3.4.3. На согласование ЭМК МКУ "Муниципальный архив города Вологды" с последующим представлением на утверждение управляющему делами Администрации города Вологды либо руководителю соответствующего отраслевого органа Администрации города Вологды:

акты о неисправимых повреждениях документов;

акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.

3.4.4. На согласование ЭМК МКУ "Муниципальный архив города Вологды" сводную номенклатуру дел Администрации города Вологды (утверждается распоряжением Администрации города Вологды).

3.4.5. На утверждение управляющему делами Администрации города Вологды либо руководителю соответствующего отраслевого органа Администрации города Вологды:

описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с истекшими сроками хранения.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 11 ноября 2015 г. N 8576 в пункт 3.5 раздела 3 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.5. Рассматривает и, в случае принятия решения об одобрении, представляет на рассмотрение ЭМК МКУ "Муниципальный архив города Вологды" с последующим представлением на рассмотрение ЭПК Департамента культуры и туризма Вологодской области предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных указанным Перечнем.

4. Права ЭК

При выполнении возложенных на нее задач и функций ЭК имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации органам Администрации города Вологды и отдельным сотрудникам по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать у руководителей органов Администрации города Вологды:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей отделов, служб документационного обеспечения органов Администрации города Вологды о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседание ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов органов Администрации города Вологды, специалистов МКУ "Муниципальный архив города Вологды", специалистов государственных архивных учреждений Вологодской области.

4.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно подготовленные документы.

4.6. Информировать должностных лиц Администрации города Вологды по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК возглавляет председатель, который осуществляет общее руководство деятельностью ЭК, обеспечивает коллегиальность в обсуждении спорных вопросов, распределяет обязанности и дает поручения членам ЭК.

В отсутствие председателя ЭК его функции осуществляет заместитель председателя ЭК.

Минимальное количество членов ЭК составляет 3 человека с учетом председателя ЭК.

Персональный состав ЭК утверждается постановлением Администрации города Вологды из числа работников Управления делами Администрации города Вологды, представителя МКУ "Муниципальный архив города Вологды".

Секретарем ЭК назначается специалист сектора методологической и архивной работы отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды.

5.2. ЭК взаимодействует с ЭМК МКУ "Муниципальный архив города Вологды".

5.3. ЭК работает в соответствии с планом, утвержденным управляющим делами Администрации города Вологды, председателем ЭК.

Заседания ЭК проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

5.4. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются секретарем ЭК, утверждаются лицом, председательствующим на заседании ЭК.

Документы, поступившие на рассмотрение ЭК, рассматриваются в течение месяца со дня их поступления.

5.5. Заседание ЭК считается правомочным, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭК. При разделении голосов поровну голос лица, председательствующего на заседании ЭК, является решающим.

5.6. Решения ЭК вступают в силу после утверждения протокола лицом, председательствующим на заседании ЭК.

5.7. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых решений возлагаются на секретаря ЭК.

Информация об изменениях:

Распоряжением руководителя аппарата Администрации г. Вологды от 13 октября 2016 г. N 49 в настоящий Состав внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 19 сентября 2016 г.

См. текст Состава в предыдущей редакции

Состав
постоянно действующей экспертной комиссии при Управлении делами Администрации города Вологды
(утв. постановлением Администрации города Вологды от 19 сентября 2014 г. N 6994)

С изменениями и дополнениями от:

14 ноября, 3 декабря 2014 г., 11 ноября 2015 г., 29 января, 13 октября 2016 г.

Малахова Надежда Викторовна	руководитель аппарата Администрации города Вологды, председатель постоянно действующей экспертной комиссии при Управлении делами Администрации города Вологды (далее - ЭК);
Ковтун Ирина Анатольевна	заместитель руководителя аппарата Администрации города Вологды - начальник отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды, заместитель председателя ЭК;
Члены ЭК:
Авдеева Анна Александровна	заместитель руководителя аппарата Администрации города Вологды по вопросам реализации кадровой политики;
Карабицкая Лариса Витальевна	начальник организационного отдела Управления делами Администрации города Вологды;
Полетаева Ольга Юрьевна	директор муниципального казенного учреждения "Муниципальный архив города Вологды" (по согласованию);
Тараканова Елена Павловна	консультант по правовым вопросам отдела муниципальной службы и кадров Управления делами Администрации города Вологды;
Волкова Елена Викторовна	главный специалист по методологической работе отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды;
Солохина Татьяна Владимировна	ведущий специалист по работе с архивными документами отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды;
Трикоз Наталья Михайловна	начальник отдела муниципальной службы и кадров Управления делами Администрации города Вологды.