Постановление Администрации г. Вологды от 30 ноября 2016 г. N 1499 "Об утверждении Положения об отделе сопровождения учетных систем документооборота Управления делами Администрации города Вологды"

На основании статей 27, 42 Устава муниципального образования "Город Вологда" постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об отделе сопровождения учетных систем документооборота Управления делами Администрации города Вологды.

2. Настоящее постановление вступает в силу с 01 декабря 2016 года, подлежит официальному опубликованию в газете "Вологодские новости" и размещению на официальном сайте Администрации города Вологды в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Мэр города Вологды

А.А. Травников

Положение
об отделе сопровождения учетных систем документооборота Управления делами Администрации города Вологды
(утв. постановлением Администрации г. Вологды от 30 ноября 2016 г. N 1499)

1. Общие положения

1.1. Отдел сопровождения учетных систем документооборота Управления делами Администрации города Вологды (далее - Отдел) является структурным подразделением Управления делами Администрации города Вологды (далее - Управление).

1.2. Отдел в своей деятельности подотчетен и подконтролен управляющему делами Администрации города Вологды.

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Вологодской области, Уставом муниципального образования "Город Вологда", муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления муниципального образования "Город Вологда", настоящим Положением.

2. Задачи Отдела

2.1. Обеспечение создания, внедрения, сопровождения и развития учетных систем, достижение эффективной работы и бесперебойного функционирования программного обеспечения в части компетенции Отдела.

2.2. Организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в органах Администрации города Вологды с использованием СЭД "Дело".

3. Функции Отдела

В соответствии с возложенными задачами Отдел осуществляет следующие функции:

3.1. По обеспечению создания, внедрения, сопровождения и развития учетных систем, достижению эффективной работы и бесперебойного функционирования программного обеспечения в части компетенции Отдела:

3.1.1. Проводит анализ состояния информатизации Администрации города Вологды в сфере программного обеспечения (далее - ПО), автоматизирующего финансовую деятельность Администрации города Вологды.

3.1.2. Определяет информационные потребности, источники, порядок и формы поступления информации в органы Администрации города Вологды с целью постановки задач на автоматизацию их функций в части учетных систем.

3.1.3. Ведет учет в Администрации города Вологды финансовых систем и перечня пользователей, работающих в них.

3.1.4. Изучает рынок программных средств и вносит предложения по приобретению и установке лицензионного системного ПО, автоматизирующего финансовую деятельность Администрации города Вологды

3.1.5. Осуществляет учет приобретенных лицензий на программные продукты в рамках компетенции Отдела.

3.1.6. Разрабатывает технические задания на приобретение, разработку и внедрение учетных систем в Администрации города Вологды.

3.1.7. Участвует в разработке и сопровождении учетных систем.

3.1.8. Разрабатывает инструкции пользователя по работе с финансовыми системами.

3.1.9. Осуществляет консультирование специалистов Администрации города Вологды - пользователей учетных систем по вопросам их эксплуатации.

3.1.10. Выполняет администрирование учетных систем, используемых в Администрации города Вологды, в рамках компетенции Отдела.

3.1.11. Проводит анализ предлагаемых сторонними разработчиками проектов модернизации учетных систем, готовит по ним заключения и представляет их в установленном порядке на рассмотрение управляющему делами Администрации города Вологды. Участвует в установленном порядке в их приемке.

3.2. По организации и обеспечению функционирования единой системы делопроизводства в органах Администрации города Вологды с использованием СЭД "Дело":

3.2.1. Осуществляет работу по установке автоматизированных рабочих мест СЭД "Дело" в Администрации города Вологды и проведению обучения пользователей основам работы в СЭД "Дело" на рабочих местах.

3.2.2. Готовит предложения и осуществляет мероприятия, направленные на совершенствование форм и методов делопроизводства, повышение уровня исполнительской дисциплины в Администрации города Вологды на основе применения СЭД "Дело".

3.2.3. Готовит предложения и осуществляет мероприятия по внедрению электронного документооборота в Администрации города Вологды.

3.2.4. Оказывает работникам Администрации города Вологды консультативную помощь по вопросам сопровождения СЭД "Дело".

3.2.5. Осуществляет обучение специалистов служб правового и документационного обеспечения органов Администрации города Вологды основам работы в СЭД "Дело".

3.2.6. Осуществляет контроль за соблюдением технологии работы в СЭД "Дело" с документами и обращениями граждан, и осуществляет работу по предупреждению ошибочных действий пользователей в СЭД "Дело".

3.2.7. Осуществляет доведение изменений в технологии работы в СЭД "Дело" с документами и обращениями граждан, прошедшими центральную регистрацию в Отделе, до сведения пользователей СЭД "Дело".

3.2.8. Осуществляет заполнение и поддержание в актуальном состоянии системных справочников СЭД "Дело", в том числе осуществляет контроль за правильностью внесения информации в справочники организаций и граждан пользователями СЭД "Дело".

3.2.9. Осуществляет сбор и учет заявок на подключение рабочих мест и изменение прав пользователей в СЭД "Дело".

3.2.10. Осуществляет назначение прав пользователей в СЭД "Дело" в соответствии с должностными регламентами (должностными инструкциями) работников Администрации города Вологды и выполняемыми ими функциями; ведет реестр прав пользователей СЭД "Дело".

3.2.11. Осуществляет создание и сохранность идентификационных данных пользователей СЭД "Дело".

3.2.12. Участвует в разработке программного обеспечения в части интеграции СЭД "ДЕЛО" с информационными системами Администрации города Вологды, системами электронного документооборота органов государственной власти.

3.2.13. Обеспечивает бесперебойную работу сервера электронного взаимодействия между СЭД "ДЕЛО" Администрации города Вологды и автоматизированной системой электронного документооборота Правительства Вологодской области.

3.2.14. Осуществляет своевременное уведомление пользователей СЭД "ДЕЛО" об отказах в регистрации документов, отправленных в Правительство Вологодской области посредством сервера электронного взаимодействия, а также об ошибках, возникающих в ходе отправки документов в Правительство Вологодской области посредством сервера электронного взаимодействия.

3.3. По решению вопросов общей компетенции:

3.3.1. Обеспечивает подготовку проектов муниципальных правовых актов органов местного самоуправления муниципального образования "Город Вологда", приказов управляющего делами Администрации города Вологды, а также участие в подготовке материалов на заседания постоянных комитетов Вологодской городской Думы по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.3.2. Согласовывает проекты муниципальных правовых актов органов местного самоуправления муниципального образования "Город Вологда" по вопросам компетенции Отдела.

3.3.3. Готовит заключения на проекты муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.3.4. Обеспечивает подготовку отчетов, аналитических справок, информации по вопросам деятельности Отдела.

3.3.5. Обеспечивает соответствующий режим хранения и защиты информации, составляющей государственную, служебную, коммерческую и иную тайну, полученной в процессе деятельности Отдела.

3.3.6. Обеспечивает сохранность персональных данных при их обработке в автоматизированных информационных системах, находящихся в ведении Отдела.

3.3.7. Обеспечивает деятельность консультативных и координационных органов Администрации города Вологды, образованных по вопросам компетенции Отдела.

3.3.8. Обеспечивает рассмотрение обращений граждан и юридических лиц по вопросам компетенции Отдела.

3.3.9. Обеспечивает организацию приема граждан и представителей организаций по вопросам компетенции Отдела.

3.3.10. Обеспечивает проведение антикоррупционной экспертизы муниципальных нормативных правовых актов и их проектов, исходящих (входящих) из (в) Управления(е), а также действующих муниципальных нормативных правовых актов в пределах компетенции Управления.

3.3.11. Обеспечивает проведение мониторинга действующих муниципальных нормативных правовых актов в пределах компетенции Управления.

4. Полномочия Отдела

Для осуществления своих функций Отдел имеет право:

4.1. Давать разъяснения по вопросам автоматизации Администрации города Вологды.

4.2. Вносить предложения об образовании в Администрации города Вологды консультативных и координационных органов по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

4.3. Участвовать и проводить совещания, семинары, конференции, заседания, "круглые столы" по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела, по поручению управляющего делами Администрации города Вологды.

4.4. Осуществлять иные полномочия, предусмотренные действующим законодательством.

5. Организация деятельности Отдела

5.1. Руководство деятельностью Отдела на основе единоначалия осуществляет начальник Отдела, назначаемый и освобождаемый от замещаемой должности представителем нанимателя (работодателя) в установленном порядке.

5.2. Начальник Отдела подчиняется управляющему делами Администрации города Вологды.

5.3. Начальник Отдела:

5.3.1. Организует выполнение возложенных на Отдел задач и функций, несет персональную ответственность за их выполнение.

5.3.2. Представляет Отдел по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, по поручению управляющего делами Администрации города Вологды.

5.3.3. Распределяет должностные обязанности между специалистами Отдела, обеспечивает подготовку должностных регламентов (должностных инструкций) по штатным должностям специалистов Отдела и представляет их для утверждения в установленном порядке.

5.3.4. Проводит планерные совещания со специалистами Отдела, совещания и другие мероприятия для всех заинтересованных лиц по вопросам, связанным с выполнением возложенных на Отдел функций.

5.3.5. Дает поручения и задания в пределах компетенции Отдела, обязательные для исполнения специалистами Отдела, в том числе по рассмотрению писем и обращений граждан и юридических лиц.

5.3.6. Осуществляет контроль за соблюдением специалистами Отдела трудовой дисциплины.

5.3.7. Вносит в установленном порядке предложения по:

численности специалистов Отдела;

замещению вакантных должностей специалистов Отдела;

переподготовке, повышению квалификации специалистов Отдела;

поощрению и привлечению специалистов Отдела к дисциплинарной ответственности.

5.3.8. Вносит управляющему делами Администрации города Вологды в установленном порядке предложения по представлению специалистов Отдела к наградам и поощрениям города Вологды, Губернатора Вологодской области, к присвоению почетных званий и награждению государственными наградами Российской Федерации.

5.4. В период временного отсутствия начальника Отдела его обязанности исполняет лицо, уполномоченное в установленном порядке.

6. Взаимодействие Отдела с другими органами

Администрации города Вологды, организациями, органами местного самоуправления и органами государственной власти

6.1. Отдел координирует свою деятельность с другими структурными подразделениями Управления.

6.2. Отдел осуществляет в порядке, установленном Регламентом Администрации города Вологды, взаимодействие с органами Администрации города Вологды.

6.3. Отдел не имеет права направлять от своего имени информацию в органы государственной власти и органы местного самоуправления по своей инициативе и по их запросу.

Документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, должны быть подписаны Мэром города Вологды или управляющим делами Администрации города Вологды.