Постановление Администрации г. Вологды от 25 марта 2011 г. N 1371 "Об утверждении Положения об отделе делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды"

С изменениями и дополнениями от:

17 августа 2011 г., 27 февраля, 7 июня 2012 г., 20 июня 2013 г., 30 июня 2015 г., 22 августа, 9 ноября, 12 декабря 2016 г.

На основании статей 38, 42 Устава муниципального образования "Город Вологда" постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об отделе делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды.

2. Признать утратившими силу:

абзац 2 пункта 1 постановления Главы города Вологды от 28 апреля 2007 года N 1923 "Об утверждении Положений об Отделе делопроизводства и архива, Отделе автоматизации и информационных ресурсов, Экспертно-аналитическом отделе Управления делами Администрации города Вологды";

пункт 1 постановления Главы города Вологды от 4 февраля 2008 года N 343 "О внесении изменений в постановление Главы города Вологды от 28 апреля 2007 года N 1923 "Об утверждении Положений об Отделе делопроизводства и архива, Отделе автоматизации и информационных ресурсов, Экспертно-аналитическом отделе Управления делами Администрации города Вологды";

пункт 1 постановления Главы города Вологды от 24 июня 2009 года N 3317 "О внесении изменений в постановление Главы города Вологды от 28 апреля 2007 года N 1923 "Об утверждении Положений об Отделе делопроизводства и архива, Отделе автоматизации и информационных ресурсов, Экспертно-аналитическом отделе Управления делами Администрации города Вологды".

3. Настоящее постановление подлежит опубликованию в газете "Вологодские новости" и размещению на официальном Интернет-сайте Администрации города Вологды.

Глава города Вологды

Е.Б. Шулепов

Положение
об отделе делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды
(утв. постановлением Администрации г. Вологды от 25 марта 2011 г. N 1371)

С изменениями и дополнениями от:

17 августа 2011 г., 27 февраля, 7 июня 2012 г., 20 июня 2013 г., 30 июня 2015 г., 22 августа, 9 ноября, 12 декабря 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Отдел делопроизводства и архива (далее - Отдел) является структурным подразделением Управления делами Администрации города Вологды (далее - Управление).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 12 декабря 2016 г. N 1525 в пункт 1.2 раздела 1 настоящего Положения внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 28 ноября 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. Отдел в своей деятельности подотчетен и подконтролен управляющему делами Администрации города Вологды.

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, законодательством Вологодской области, Уставом муниципального образования "Город Вологда", правовыми актами органов местного самоуправления города Вологды и настоящим Положением.

1.4. Отдел имеет необходимые для работы бланки и штампы.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 12 декабря 2016 г. N 1525 в раздел 2 настоящего Положения внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 28 ноября 2016 г.

См. текст раздела в предыдущей редакции

2. Задачи Отдела

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в органах Администрации города Вологды с использованием единой системы электронного документооборота "Дело" (далее - СЭД "Дело").

2.2. Обеспечение документационного обслуживания Мэра города Вологды, управляющего делами Администрации города Вологды.

2.3. Обеспечение рассмотрения устных и письменных обращений граждан, адресованных Администрации города Вологды, Мэру города Вологды, управляющему делами Администрации города Вологды.

2.4. Контроль исполнения органами Администрации города Вологды поручений:

Президента Российской Федерации;

Губернатора Вологодской области;

Мэра города Вологды по правовым актам органов и должностных лиц государственной власти, органов и должностных лиц местного самоуправления, по служебным письмам и обращениям граждан, поступающим в адрес Мэра города Вологды, Администрации города Вологды;

Мэра города Вологды с планерных, оперативных и тематических совещаний, прямых поручений Мэра города Вологды;

управляющего делами Администрации города Вологды по служебным письмам, обращениям граждан, поступающим в его адрес;

управляющего делами Администрации города Вологды с проводимых им совещаний, прямых поручений управляющего делами Администрации города Вологды.

2.5. Протокольно-организационное обеспечение планерных, оперативных совещаний Мэра города Вологды с заместителями Мэра города Вологды, совещаний управляющего делами Администрации города Вологды, протокольное сопровождение тематических совещаний при Мэре города Вологды.

2.6. Комплектование, обеспечение сохранности документов постоянного, длительного срока хранения, образующихся в деятельности Администрации города Вологды, организация учета и использования документов, находящихся на архивном хранении в Администрации города Вологды.

2.7. Решение иных вопросов общей компетенции.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 12 декабря 2016 г. N 1525 в раздел 3 настоящего Положения внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 28 ноября 2016 г.

См. текст раздела в предыдущей редакции

3. Функции Отдела

В соответствии с возложенными на него задачами Отдел осуществляет следующие функции:

3.1. По организации и обеспечению функционирования единой системы делопроизводства в органах Администрации города Вологды с использованием СЭД "Дело":

3.1.1. Осуществляет регистрацию в СЭД "Дело" постановлений и распоряжений Администрации города Вологды.

3.1.2. Осуществляет рассылку копий постановлений, распоряжений Администрации города Вологды.

3.1.3. Разрабатывает Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Вологды и готовит изменения в нее.

3.1.4. Осуществляет контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, в том числе Инструкции по делопроизводству в Администрации города Вологды.

3.1.5. Рассматривает эскизы (рисунки) печатей и штампов органов Администрации города Вологды и вносит их в установленном порядке на согласование.

3.1.6. Разрабатывает образцы бланков должностных лиц, органов Администрации города Вологды и вносит их в установленном порядке на утверждение.

3.1.7. Разрабатывает сводную номенклатуру дел Администрации города Вологды и вносит ее в установленном порядке на утверждение.

3.1.8. Осуществляет анализ документооборота в Администрации города Вологды на основании сведений, представленных органами Администрации города Вологды.

3.1.9. Совершенствует формы и методы делопроизводства на основе единой технической политики, применения современной копировально-множительной, машинописной и другой организационной техники.

3.1.10. Проводит обучение основам делопроизводства работников Администрации города Вологды.

3.1.11. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, архивного дела, применения современных информационных технологий для подготовки и обработки документов.

3.1.12. Оказывает методическую помощь органам Администрации города Вологды в эксплуатации СЭД "Дело".

3.2. По обеспечению документационного обслуживания Мэра города Вологды, управляющего делами Администрации города Вологды:

3.2.1. Осуществляет прием, регистрацию (учет) в СЭД "Дело" правовых актов органов и должностных лиц государственной власти, органов и должностных лиц местного самоуправления, служебных писем, поступающих в адрес Администрации города Вологды, Мэра города Вологды, управляющего делами Администрации города Вологды (далее - служебные документы) и иных документов, а также регистрацию и отправку служебных писем за подписью Мэра города Вологды, заместителей Мэра города Вологды, управляющего делами Администрации города Вологды.

3.2.2. Готовит проекты поручений (резолюций) Мэра города Вологды, управляющего делами Администрации города Вологды по исполнению служебных документов.

3.2.3. Обеспечивает установленный порядок прохождения зарегистрированных служебных документов.

3.2.4. Осуществляет оперативное и периодическое информирование Мэра города Вологды, управляющего делами Администрации города Вологды о количестве и характере поступивших служебных документов и обращений граждан.

3.2.5. Готовит справочную информацию о прохождении и состоянии рассмотрения служебных документов и обращений граждан, поступивших в адрес Администрации города Вологды, Мэра города Вологды, управляющего делами Администрации города Вологды.

3.2.6. Выполняет в установленном порядке копировально-множительные работы и отдельные особо важные машинописные работы.

3.2.7. Осуществляет прием служебных документов, обращений граждан по официальным каналам факсимильной связи, по информационным системам общего пользования.

3.2.8. Обрабатывает в установленном порядке документы, законченные текущим делопроизводством, обеспечивает сохранность документов с последующей передачей их на архивное хранение.

3.3. По обеспечению рассмотрения устных и письменных обращений граждан, адресованных Администрации города Вологды, Мэру города Вологды, управляющему делами Администрации города Вологды:

3.3.1. Осуществляет прием, регистрацию (учет) в СЭД "Дело" устных и письменных обращений граждан, адресованных Администрации города Вологды, Мэру города Вологды, управляющему делами Администрации города Вологды.

3.3.2. Организует личный прием граждан Мэром города Вологды и осуществляет документационное обеспечение личного приема граждан.

3.3.3. Оказывает содействие и при необходимости принимает участие в личном приеме граждан руководителями органов Администрации города Вологды.

3.3.4. Осуществляет контроль за соблюдением установленных сроков рассмотрения обращений граждан.

3.3.5. Осуществляет регистрацию и отправку заявителям ответов о результатах рассмотрения их обращений.

3.3.6. Осуществляет анализ и обобщение вопросов, поставленных гражданами в письменных и устных обращениях.

3.3.7. Обобщает поступившие от органов Администрации города Вологды предложения об устранении причин, порождающих обоснованные жалобы; представляет предложения на рассмотрение в установленном порядке.

3.4. По контролю исполнения органами Администрации города Вологды поручений:

Президента Российской Федерации;

Губернатора Вологодской области;

Мэра города Вологды по правовым актам органов и должностных лиц государственной власти, органов и должностных лиц местного самоуправления, по служебным письмам и обращениям граждан, поступающим в адрес Мэра города Вологды, Администрации города Вологды;

Мэра города Вологды с планерных, оперативных и тематических совещаний, прямых поручений Мэра города Вологды;

управляющего делами Администрации города Вологды по служебным письмам, обращениям граждан, поступающим в его адрес;

управляющего делами Администрации города Вологды с проводимых им совещаний, прямых поручений управляющего делами Администрации города Вологды.

3.4.1. Осуществляет постановку на контроль зарегистрированных в Отделе служебных документов и обращений граждан.

3.4.2. Осуществляет своевременное доведение до исполнителей служебных документов, обращений граждан и содержания поручений Мэра города Вологды по их исполнению и рассмотрению.

3.4.3. Обеспечивает контроль за ходом, качеством и сроками исполнения служебных документов, обращений граждан, поручений Президента Российской Федерации, поручений Мэра города Вологды с планерных, оперативных, тематических совещаний, прямых поручений Мэра города Вологды.

3.4.4. Обеспечивает подготовку сведений о сроках исполнения поручений Мэра города Вологды по служебным документам, обращениям граждан, поручений Мэра города Вологды с планерных, оперативных, тематических совещаний и прямых поручений Мэра города Вологды; управляющего делами Администрации города Вологды по служебным письмам, обращениям граждан, с проводимых им совещаний.

3.4.5. Рассматривает справки о выполнении, ходатайства о продлении срока выполнения поручений Мэра города Вологды, составляет заключения о выполнении поручений Мэра города Вологды в случае необходимости.

3.4.6. Организует проведение информационно-разъяснительной работы в отраслевых, функциональных органах Администрации города Вологды с целью повышения исполнительской дисциплины.

3.4.7. Составляет в установленном порядке отчеты о состоянии исполнительской дисциплины в Администрации города Вологды.

3.4.8. Осуществляет оценку эффективности деятельности органов Администрации города Вологды по результатам анализа ежеквартальных докладов органов Администрации города Вологды о достигнутых результатах в соответствии с распоряжением Администрации города Вологды от 27 мая 2013 года N 226 "Об оценке эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности муниципальных служащих Администрации города Вологды". Готовит заключение в отношении каждого органа, представившего доклад.

3.5. По протокольно-организационному обеспечению планерных, оперативных совещаний Мэра города Вологды с заместителями Мэра города Вологды, управляющего делами Администрации города Вологды, по протокольному сопровождению тематических совещаний при Мэру города Вологды:

3.5.1. Формирует в установленном порядке повестки дня планерного, оперативного совещаний Мэра города Вологды с заместителями Мэра города Вологды.

3.5.2. Ведет протоколы планерных, оперативных совещаний Мэра города Вологды с заместителями Мэра города Вологды, совещаний управляющего делами Администрации города Вологды.

3.5.3. Оформляет поручения Мэра города Вологды с планерных, оперативных совещаний с заместителями Мэра города Вологды, с совещаний управляющего делами Администрации города Вологды.

3.5.4. Осуществляет регистрацию в СЭД "Дело" поручений Мэра города Вологды, данных на планерных и оперативных совещаниях Мэра города Вологды с заместителями Мэра города Вологды, поручений Мэра города Вологды с тематических совещаний, прямых поручений Мэра города Вологды, поручений управляющего делами Администрации города Вологды с проводимых им совещаний.

3.5.5. Доводит поручения Мэра города Вологды, управляющего делами Администрации города Вологды до сведения ответственных исполнителей, осуществляет оперативный контроль за сроками их исполнения.

3.5.6. Осуществляет протокольное сопровождение тематических совещаний при Мэре города Вологды.

3.6. По комплектованию, обеспечению сохранности документов постоянного и длительного срока хранения, образующихся в деятельности Администрации города Вологды, организации учета и использования документов, находящихся на архивном хранении в Администрации города Вологды:

3.6.1. Осуществляет отбор и прием документов от органов Администрации города Вологды в соответствии с номенклатурой дел.

3.6.2. Проводит экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на архивное хранение и к уничтожению.

3.6.3. Формирует и оформляет дела постоянного срока хранения и по личному составу, переданные в установленном порядке на архивное хранение.

3.6.4. Составляет описи дел постоянного срока хранения и по личному составу Администрации города Вологды.

3.6.5. Ведет в установленном порядке учет архивных документов, находящихся на архивном хранении в Администрации города Вологды.

3.6.6. Осуществляет мероприятия по созданию оптимальных условий и санитарно-гигиенического режима хранения документов, находящихся на архивном хранении в Администрации города Вологды, и обеспечению их физической сохранности.

3.6.7. Выдает архивные справки, архивные копии и выписки из документов по письменным запросам правоохранительных и контролирующих органов, судов, органов Администрации города Вологды, физических и юридических лиц.

3.6.8. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, находящимся на архивном хранении в Администрации города Вологды.

3.6.9. Исключен с 1 сентября 2015 г.

Информация об изменениях:

См. текст подпункта 3.6.9 пункта 3.6

3.6.10. Исключен с 1 сентября 2015 г.

Информация об изменениях:

См. текст подпункта 3.6.10 пункта 3.6

3.6.11. Исключен с 1 сентября 2015 г.

Информация об изменениях:

См. текст подпункта 3.6.11 пункта 3.6

3.6.12. Исключен с 1 сентября 2015 г.

Информация об изменениях:

См. текст подпункта 3.6.12 пункта 3.6

3.7. По решению иных вопросов общей компетенции:

3.7.1. Готовит проекты муниципальных правовых актов, принимает участие в подготовке материалов на заседания постоянных комитетов Вологодской городской Думы по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.7.2. Готовит заключения на проекты муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.7.3. Готовит отчеты, аналитические справки, информацию по вопросам деятельности Отдела.

3.7.4. Обеспечивает деятельность консультативных и координационных органов, образованных по вопросам компетенции Отдела.

3.7.5. Работает с архивными документами, обеспечивает их учет и сохранность.

3.7.6. Рассматривает обращения граждан и юридических лиц по вопросам компетенции Отдела.

3.7.7. Осуществляет прием граждан и представителей организаций по вопросам компетенции Отдела.

3.7.8. Обеспечивает направление разработанных Отделом проектов нормативных правовых актов, а также действующих нормативных правовых актов по вопросам компетенции Отдела для проведения антикоррупционной экспертизы специалисту, ответственному за проведение антикоррупционной экспертизы в Управлении.

3.7.9. Обеспечивает соответствующий режим хранения и защиту информации, составляющей служебную, коммерческую и иную тайну, а также иных сведений конфиденциального характера, полученных в процессе деятельности Отдела.

3.7.10. Обеспечивает представление сведений для последующего размещения на официальном Интернет-сайте Администрации города Вологды в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

4. Полномочия Отдела

4.1. Отдел для решения поставленных задач и выполнения возложенных на него функций в пределах своей компетенции имеет право:

4.1.1. Давать разъяснения по вопросам компетенции Отдела.

4.1.2. Получать от органов Администрации города Вологды необходимую информацию.

4.1.3. Возвращать при необходимости в органы Администрации города Вологды для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных норм и правил.

4.1.4. Вносить предложения об образовании или упразднении консультативных и координационных органов Администрации города Вологды по вопросам компетенции Отдела.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 12 декабря 2016 г. N 1525 в подпункт 4.1.5 пункта 4.1 раздела 4 настоящего Положения внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 28 ноября 2016 г.

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.1.5. Участвовать и проводить совещания, семинары, конференции, "круглые столы" по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела, по поручению управляющего делами Администрации города Вологды.

4.1.6. Осуществляет иные полномочия, предусмотренные действующим законодательством.

5. Организация деятельности Отдела

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 9 ноября 2016 г. N 1419 в пункт 5.1 раздела 5 настоящего Положения внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 26 сентября 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.1. Руководство деятельностью Отдела на основе единоначалия осуществляет заместитель управляющего делами - начальник Отдела (далее - начальник Отдела), назначаемый и освобождаемый от замещаемой должности Мэром города Вологды в установленном порядке.

Начальник Отдела имеет заместителя, назначаемого и освобождаемого от замещаемой должности Мэром города Вологды в установленном порядке.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 12 декабря 2016 г. N 1525 в пункт 5.2 раздела 5 настоящего Положения внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 28 ноября 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.2. Деятельность Отдела координирует управляющий делами Администрации города Вологды.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 12 декабря 2016 г. N 1525 в пункт 5.3 раздела 5 настоящего Положения внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 28 ноября 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.3. Начальник Отдела подчиняется управляющему делами Администрации города Вологды.

5.4. Начальник Отдела:

5.4.1. Организует выполнение возложенных на Отдел задач и функций, несет персональную ответственность за их выполнение.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 12 декабря 2016 г. N 1525 в подпункт 5.4.2 пункта 5.4 раздела 5 настоящего Положения внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 28 ноября 2016 г.

См. текст подпункта в предыдущей редакции

5.4.2. Представляет Отдел по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, по поручению управляющего делами Администрации города Вологды.

5.4.3. Распределяет должностные обязанности между специалистами Отдела, обеспечивает подготовку должностных регламентов (должностных инструкций) по штатным должностям и представляет их для утверждения в установленном порядке.

5.4.4. Проводит планерные совещания со специалистами Отдела, совещания и другие мероприятия для всех заинтересованных лиц по вопросам, связанным с выполнением возложенных на Отдел функций.

5.4.5. Дает поручения и задания в пределах компетенции Отдела, обязательные для исполнения специалистами Отдела, в том числе по рассмотрению писем и обращений граждан и юридических лиц.

5.4.6. Осуществляет контроль за соблюдением специалистами Отдела трудовой дисциплины.

5.4.7. Вносит в установленном порядке предложения по:

численности специалистов Отдела;

замещению вакантных должностей Отдела;

переподготовке, повышению квалификации специалистов Отдела;

поощрению и привлечению специалистов Отдела к дисциплинарной ответственности.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 12 декабря 2016 г. N 1525 в подпункт 5.4.8 пункта 5.4 раздела 5 настоящего Положения внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 28 ноября 2016 г.

См. текст подпункта в предыдущей редакции

5.4.8. Вносит управляющему делами Администрации города Вологды в установленном порядке предложения по представлению специалистов Отдела к наградам и поощрениям города Вологды, Губернатора Вологодской области, к присвоению почетных званий и награждению государственными наградами Российской Федерации.

5.5. В период временного отсутствия начальника Отдела его обязанности исполняет лицо, уполномоченное представителем нанимателя в установленном порядке.

6. Взаимодействие Отдела с органами Администрации города Вологды, организациями, органами местного самоуправления и органами государственной власти

6.1. Отдел координирует свою деятельность с другими структурными подразделениями Управления.

6.2. Отдел осуществляет в порядке, установленном Регламентом Администрации города Вологды, взаимодействие с органами Администрации города Вологды.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 12 декабря 2016 г. N 1525 в пункт 6.3 раздела 6 настоящего Положения внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 28 ноября 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.3. Отдел не имеет права направлять от своего имени информацию в органы государственной власти и органы местного самоуправления по своей инициативе и по их запросу.

Документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, должны быть подписаны Мэром города Вологды или управляющим делами Администрации города Вологды.