Приложение N 3. Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей с символикой муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области, иных печатей и штампов

Приложение N 3
к постановлениюадминистрации города Рязани
от 6 апреля 2010 г. N 1224

Положение
о порядке изготовления, использования,
хранения и уничтожения гербовых печатей с символикой
муниципального образования - городской округ город Рязань
Рязанской области, иных печатей и штампов

С изменениями и дополнениями от:

20 октября 2010 г., 10 мая, 11 июля 2011 г., 14 февраля, 12 мая 2014 г., 16 марта 2016 г., 11 сентября 2017 г.

I. Общие положения

Информация об изменениях:

Пункт 1.1 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 11 сентября 2017 г. N 4035

См. предыдущую редакцию

1.1. Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей с символикой муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области (далее - Положение) разработано в соответствии с "Положением о гербе муниципального образования - город Рязань", утвержденным решением Рязанской городской Думы от 29.09.2016 N 337-II.

1.2. Положение устанавливает единый порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением изображения герба муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области (далее - гербовые печати), иных печатей и штампов в администрации города Рязани.

II. Порядок заказа и выдачи изготовленных печатей и штампов

Информация об изменениях:

Пункт 2.1 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 11 сентября 2017 г. N 4035

См. предыдущую редакцию

2.1. Для заказа гербовой печати, иных печатей и штампов руководителями структурных подразделений администрации города на имя начальника управления документационного обеспечения аппарата администрации представляются следующие документы:

- заявка на изготовление гербовой печати, иных печатей и штампов с указанием их количества;

- копии документов, подтверждающих государственную регистрацию в качестве юридического лица и постановку на учет в налоговом органе (для структурных подразделений, имеющих статус юридического лица);

- образцы макетов гербовой печати, иных печатей и штампов с символикой муниципального образования - городской округ город Рязань, разработанные с учетом ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", согласованные с начальником отдела документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации.

Информация об изменениях:

Пункт 2.2 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 11 сентября 2017 г. N 4035

См. предыдущую редакцию

2.2. При наличии всех документов начальник управления документационного обеспечения аппарата администрации от своего имени или по его поручению иное должностное лицо оформляет заказ на предприятие, специализирующееся на изготовлении печатей и штампов.

Информация об изменениях:

Пункт 2.3 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 11 сентября 2017 г. N 4035

См. предыдущую редакцию

2.3. Готовую продукцию получают работники отдела материально-технического обеспечения управления организационной работы аппарата администрации и обеспечивают ее доставку по месту назначения в порядке, исключающем утрату либо повреждение печатей и штампов.

Информация об изменениях:

Пункт 2.4 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 11 сентября 2017 г. N 4035

См. предыдущую редакцию

2.4. Полученные печати и штампы незамедлительно регистрируются в Журнале регистрации оттисков печатей и штампов (Приложение N 1 к Положению). Регистрация осуществляется должностным лицом отдела документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации, ответственным за ведение журнала.

2.5. При регистрации печатей и штампов в обязательном порядке в Журнале регистрации оттисков печатей и штампов ставятся оттиски печатей и штампов, а также записываются следующие данные; порядковый номер печати или штампа; кому выданы - с указанием полного наименования структурного подразделения администрации города, в котором будут храниться печати и штампы; должность, фамилия и инициалы получившего лица; дата и роспись получения и сдачи; ссылка на дату и номер акта по уничтожению печатей, штампов.

Информация об изменениях:

Пункт 2.6 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 11 сентября 2017 г. N 4035

См. предыдущую редакцию

2.6. Листы Журнала регистрации оттисков печатей и штампов нумеруются, прошиваются, скрепляются подписью заместителя главы администрации, курирующего организацию деятельности администрации города, и опечатываются гербовой печатью администрации города. Вся документация по принятию заявок на изготовление печатей и штампов, их уничтожение подшивается в отдельное дело "Документы на изготовление печатей и штампов, их уничтожение". Дело хранится в сейфе у начальника отдела документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации, исключающего доступ к нему посторонних лиц.

2.7. Журнал регистрации оттисков печатей и штампов и отдельное дело "Документы на изготовление печатей и штампов, их уничтожение" включаются в номенклатуру дел администрации города Рязани.

2.8. Печати и штампы администрации города Рязани выдаются соответствующему должностному лицу под роспись в Журнале регистрации оттисков печатей и штампов.

Печати и штампы структурных подразделений администрации города выдаются их руководителям под роспись в Журнале регистрации оттисков печатей и штампов с оформлением первичных учетных документов и закреплением за материально ответственным лицом структурного подразделения в установленном порядке.

III. Использование и хранение печатей и штампов

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Рязани от 11 июля 2011 г. N 3017 в пункт 3.1 раздела III настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1. Гербовыми печатями удостоверяются подписи должностных лиц администрации города. Настоящим Положением утверждаются примерные перечни документов, на которых ставятся гербовые печати (Приложения к Положению N 2, N 3, N 4).

Перечни документов, на которых ставятся гербовые печати, являются примерными и не являются исчерпывающими, в случае служебной необходимости могут изменяться постановлением администрации города Рязани.

Для структурных подразделений, являющихся юридическими лицами, изготавливаются печати с воспроизведением герба муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области в сокращенной версии - без щитодержателей - коня и грифона-феникса, по контуру - наименование структурного подразделения, в соответствии с ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Подписи должностных лиц администрации города Рязани, которым глава администрации города Рязани не делегировал свои полномочия, и подписи должностных лиц структурных подразделений администрации не имеющих печать соответствующего подразделения, но требующие особого удостоверения их подлинности, заверяются печатью администрации города Рязани с воспроизведением герба муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области в сокращенной версии.

Для структурных подразделений администрации города, отделов, секторов, находящихся в составе структурного подразделения, изготавливаются печати без символики города. В этих случаях в печати вместо сокращенной версии изображения герба муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области размещается название конкретного структурного подразделения, отдела или сектора.

Печатями структурных подразделений, как правило, заверяются подписи их руководителей и сотрудников, уполномоченных подписывать документы, заверять подлинность копий документов, находящихся на хранении в этих подразделениях.

Печать ставится таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Для того, чтобы подпись должностного лица была читаема, рекомендуется не захватывать ее оттиском печати.

Если форма документа имеет пометки "Место для печати" или "МП", печать проставляется на это место.

На бланке письма администрации города Рязани, бланке письма структурного подразделения администрации города, как правило, печать не ставится.

Штампы применяются для облегчения процесса учета, регистрации, составления и оформления документов.

3.2. Печати и штампы хранятся в сейфах и шкафах сотрудников структурных подразделений администрации города, ответственных за хранение и использование печатей, оборудованных приспособлениями для опечатывания.

Запрещается передача печатей и штампов во временное пользование другим лицам, за исключением случаев, когда такая передача производится по распоряжению администрации города Рязани, а в структурных подразделениях - по приказу руководителя этого структурного подразделения.

3.3. Проверка наличия, порядка хранения печатей и штампов проводится начальником структурного подразделения, где хранится печать или уполномоченным им лицом не реже одного раза в год.

3.4. По каждому факту утраты гербовой печати, иной печати или штампа проводится в установленном порядке служебная проверка.

Информация об изменениях:

Пункт 3.5 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 11 сентября 2017 г. N 4035

См. предыдущую редакцию

3.5. Сообщение о недействительности гербовой печати и иных печатей и штампов и связи с фактом их утраты подлежит опубликованию в газете "Рязанские ведомости".

Обязанность такого опубликования по представлению начальника управления документационного обеспечения аппарата администрации возлагается на отдел по связям со средствами массовой информации.

3.6. Изготовление, выдача и уничтожение номерных металлических печатей (пломбиров) для опечатывания служебных помещений, сейфов, металлических шкафов и других необходимых объектов осуществляется по заявкам руководителей структурных подразделений аналогично порядку, установленному для изготовления мастичных печатей и штампов. При этом копии документов, подтверждающих государственную регистрацию юридического лица и постановку его на учет в налоговом органе, не предоставляются.

Информация об изменениях:

Пункт 3.7 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 11 сентября 2017 г. N 4035

См. предыдущую редакцию

3.7. Список сотрудников администрации города Рязани, ответственных за хранение и использование гербовых печатей, утверждается постановлением или распоряжением администрации города Рязани.

Ответственность за правильное использование печатей структурных подразделений, а также штампов, их надлежащее хранение возлагается на лиц, ответственных за хранение и использование печатей и штампов структурного подразделения.

При смене руководства гербовые печати, иные печати и штампы передаются соответствующему должностному лицу под роспись в Журнале регистрации оттисков печатей и штампов (столбец "Фамилия и инициалы ответственного лица"). Если такого лица нет, то сдаются в отдел документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации.

IV. Уничтожение печатей и штампов

Информация об изменениях:

Пункт 4.1 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 11 сентября 2017 г. N 4035

См. предыдущую редакцию

4.1. Уничтожение печатей и штампов производится комиссией администрации города в составе не менее трех человек. Состав комиссии утверждается распоряжением администрации города Рязани. Председателем комиссии назначается начальник управления документационного обеспечения аппарата администрации.

4.2. Печати и штампы уничтожаются по актам. Основаниями для уничтожения печати или штампа являются:

- износ или повреждение;

- ликвидация, реорганизация, переименование структурного подразделения администрации города;

- иные обстоятельства, влекущие замену печатей и штампов.

Информация об изменениях:

Пункт 4.3 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 11 сентября 2017 г. N 4035

См. предыдущую редакцию

4.3. Акт уничтожения подписывается председателем комиссии, членами комиссии и утверждается заместителем главы администрации, курирующим организацию деятельности администрации города.

Акт уничтожения составляется в нескольких экземплярах для дальнейшей передачи в управление документационного обеспечения аппарата администрации и управление главного бухгалтера аппарата администрации.

4.4. Уничтожение мастичных печатей и штампов производится путем сжигания или измельчения; металлических - путем спиливания или уничтожения любым способом всего текста печати.

V. Штамп факсимильного воспроизведения подписи
должностного лица администрации города

5.1. В практической деятельности администрации города Рязани могут применяться штампы с факсимильными воспроизведениями подписей должностных лиц, необходимость изготовления которых определяет глава администрации города.

Процедура использования и уничтожения штампа факсимильного воспроизведения подписи должностного лица администрации города Рязани осуществляется в соответствии с настоящим Положением.

5.2. Перечень документов, на которых ставятся оттиск штампа факсимильного воспроизведения подписи должностного лица администрации города и список сотрудников, ответственных за хранение и использование этого штампа, утверждается распоряжением администрации города Рязани и является исчерпывающим.

5.3. К должностным лицам, обладающим правом иметь штампы факсимильных воспроизведений своих подписей, относятся: глава администрации, заместители главы администрации.

VI. Ответственность за нарушение настоящего Положения

Работники, ответственные за хранение и использование гербовых печатей, печатей и штампов в структурных подразделениях, несут ответственность за нарушение установленного порядка использования, хранения и сдачи на уничтожение подведомственных им гербовых печатей, иных печатей и штампов.