Постановление Администрации города Рязани от 11 апреля 2007 г. N 1081 "Об утверждении Положения о контрольно-организационном управлении администрации города Рязани"

В соответствии с решением Рязанского городского Совета от 25.01.2007 г. N 01-III "Об утверждении структуры администрации города Рязани", распоряжением администрации города Рязани от 05.03.2007 г. N 181-р "Об утверждении измененной организационной структуры и штатного расписания контрольно-организационного управления", руководствуясь ст. 39, 41 Устава муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области, постановлением администрации города от 13.02.2007 г. N 440 "О делегировании отдельных полномочий главы администрации города Рязани" постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о контрольно-организационном управлении администрации города Рязани.

2. Признать утратившим силу пункт 1 постановления администрации города Рязани от 05.09.2005 г. N 3081 "Об утверждении Положения об управлении делами".

3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Заместитель главы администрации

по организации управления

C.B.Сапунов

Положение
о контрольно-организационном управлении
администрации города Рязани
(утв. постановлением Администрации города Рязани
от 11 апреля 2007 г. N 1081)

Настоящее Положение определяет задачи, функции, права и ответственность контрольно-организационного управления администрации города Рязани (далее Управление), его место в системе администрации города и его внутреннюю организацию, а также права и ответственность начальника Управления.

I. Общие положения

1.1. Управление является структурным подразделением администрации города Рязани и подчиняется заместителю главы администрации города по организации управления.

1.2. Управление создается в соответствии с организационной структурой администрации, утвержденной решением Рязанского городского Совета.

1.3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, распорядительными актами Президента РФ и Правительства РФ, нормативно-методическими документами Федеральной Архивной службы России, Государственным стандартом РФ, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; законами Рязанской области, постановлениями Рязанской областной Думы, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Рязанской области; Уставом города Рязани, постановлениями главы муниципального образования города Рязани, решениями Рязанского городского Совета, распорядительными актами городской администрации, Инструкцией по делопроизводству в администрации города, а также указаниями и поручениями руководителей администрации города и настоящим Положением.

1.4. Положение об Управлении утверждается главой администрации города Рязани после согласования с заместителем главы администрации по организации управления, заместителем главы администрации по экономике и финансам, начальником управления правового обеспечения.

1.5. При осуществлении своих функций Управление взаимодействует с другими структурными подразделениями администрации города Рязани, а также с органами государственной власти, Рязанским городским Советом и общественными организациями.

1.6. Управление хранит гербовую печать администрации города, имеет бланки со своим наименованием и круглые печати с обозначениями отделов и символикой города Рязани, штампы для оформления регистрации входящей и исходящей корреспонденции администрации, для заверения копий распорядительных актов главы администрации и иных документов, подлежащих удостоверению в пределах полномочий администрации города.

1.7. Местонахождение Управления: г. Рязань, ул. Радищева, дом 28.

II. Структура и организация деятельности управления

2.1. Управление состоит из следующих структурных единиц:

- контрольно-аналитический отдел;

- отдел документооборота;

- секретариат;

- сектор муниципального архива.

2.2. Организационная структура и штатное расписание Управления утверждается главой администрации по согласованию с заместителем главы по организации управления и заместителем главы по экономике и финансам, начальником правового обеспечения.

2.3. Оперативное руководство Управлением осуществляется заместителем главы администрации по организации управления.

2.4. Управление возглавляет начальник Управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой администрации города Рязани в установленном порядке по представлению заместителя главы администрации по организации управления в соответствии с квалификационными требованиями, утвержденными Положением о муниципальной службе города.

2.5. Заместитель начальника Управления, иные сотрудники управления назначаются на должность и освобождаются от должности главой администрации по представлению начальника Управления после согласования с заместителем главы администрации по организации управления в соответствии с квалификационными требованиями по муниципальным должностям, утвержденными Положением о муниципальной службы города Рязани.

2.6. Начальник Управления:

- осуществляет руководство Управлением, обеспечивая решение возложенных на Управление задач;

- организует планирование текущей деятельности Управления;

- представляет заместителю главы администрации по организации управления и заместителю главы администрации по экономике и финансам предложения по структуре и штатному расписанию Управления для утверждения главой администрации;

- определяет оперативные задачи Управления и его структурных подразделений;

- вносит заместителю главы администрации по организации управления предложения о назначении на должность и освобождении от должности сотрудников Управления, а также предложения о поощрении муниципальных служащих Управления и применения к ним мер дисциплинарного взыскания;

- издает приказы по вопросам работы Управления и подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции;

- заверят копии и визирует документы в пределах своей компетенции;

- утверждает должностные инструкции сотрудников Управления;

- представляет администрацию города в отношениях с аппаратами Рязанской областной Думы, Правительства Рязанской области и Рязанского городского Совета в пределах своей компетенции;

- обеспечивает контроль за соблюдением исполнительской дисциплины сотрудников в Управлении.

2.7. Указания начальника Управления по устранению выявленных в пределах его компетенции недостатков в проектах документов и материалах являются обязательными к исполнению для руководителей структурных подразделений администрации города, помощников главы администрации.

III. Основные задачи управления

Управление осуществляет следующие основные задачи:

3.1. Организация, координация, контроль за выполнением работ по документационному обеспечению деятельности администрации города, оказание консультативно-методической помощи в вопросах делопроизводства структурным подразделениям администрации.

3.2. Регистрация, учет, передача на исполнение и контроль за соблюдением установленного порядка прохождения поступающей и исходящей корреспонденции главы администрации и его заместителей, экспертиза документов с целью определения их значимости для дальнейшего хранения и передачи в муниципальный архив.

3.3. Организация приема граждан и обращений от граждан главой администрации и его заместителями, обобщение информации о количестве, характере поступивших обращений, анализ результатов работы по их разрешению, организация контроля за сроками и качеством их рассмотрения.

3.4. Техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных и копировально-множительных работ по тиражированию служебных документов администрации.

3.5. Организационное, документационное, протокольное обеспечение совместно с помощниками главы администрации проводимых совещании, заседаний и других мероприятий.

3.6. Организация контроля и проверки исполнения в установленные сроки структурными подразделениями администрации федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; законов Рязанской области, правовых актов Правительства Рязанской области; решений Рязанского городского Совета, постановлений, распоряжений администрации города.

3.7. Осуществление мониторинга, организация контроля и проверка состояния исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации города.

3.8. Представление главе администрации и его заместителям проектов постановлений, распоряжений с сопроводительными материалами, организация своевременного выпуска и контроля за исполнением распорядительных актов администрации города.

3.9. Подготовка для главы администрации и заместителей главы администрации проектов резолюций на поступающую служебную корреспонденцию, осуществление контроля за полным и своевременным исполнением поручений главы администрации и его заместителей, обобщение, анализ состояния этой работы и представление по ней справочно-информационных материалов.

3.10. Составление сводной номенклатуры дел администрации города, обеспечение подготовки и обработки документов, законченных текущим делопроизводством, формирование документационных фондов, обеспечение сохранности документов и защита их от несанкционированного доступа, последующая передача их на постоянное хранение в Государственный архив Рязанской области.

3.11. Обеспечение организационно-технической и документационной деятельности коллегии при главе администрации города Рязани.

IV. Функции управления

В соответствии с возложенными задачами, Управление осуществляет следующие функции:

4.1. в области контрольно-аналитического обеспечения:

- подготовка на основе проведенных проверок выполнения распорядительных документов, поручений, информации, аналитических материалов, предложений заместителю главы администрации по организации управления по совершенствованию деятельности структурных подразделений администрации города;

- подготовка и предоставление главе администрации, после согласования с заместителем главы по организации управления, необходимых информационных и аналитических материалов;

- организация и проведение проверок выполнения правовых актов и поручений главы;

- администрации, информирование главы администрации о результатах проведения проверок;

- внесение предложения заместителю главы администрации по организации управления о привлечении к ответственности должностных лиц, виновных в неисполнении или ненадлежащем исполнении постановлений, распоряжений и поручений главы администрации и решений Рязанского городского Совета;

- формирование на основе представленных планов работы структурных подразделений, последующее направление на утверждение главе администрации и контроль за исполнением квартальных и годовых планов работы администрации;

- подготовка на основе представленных отчетов о реализации планов работы структурными подразделениями администрации и по результатам контрольных проверок хода выполнения планов структурными подразделениями администрации, направление главе администрации на утверждение отчетов о выполнении квартальных и годовых планов работы администрации города Рязани;

- осуществление протокольного обеспечения и обеспечения необходимыми аналитическими и информационными материалами заседаний коллегии при главе администрации, совещаний, проводимых главой администрации и первыми заместителями главы администрации;

- обеспечение рассылки запросов исполнителям о ходе выполнения контрольных поручений, содержащихся в распорядительных документах главы администрации и его заместителей, осуществление контроля за своевременным поступлением ответов на запросы;

- осуществление подведения итогов исполнительской дисциплины по видам контролируемых документов;

- осуществление анализа и подготовки аналитических материалов о состоянии исполнения распорядительных документов главы администрации, а также поручений, содержащихся в служебной корреспонденции, для направления главе администрации, Рязанскому городскому Совету и в Правительство Рязанской области.

4.2. В области организации делопроизводства:

- обеспечение единства системы документооборота в администрации, постоянное совершенствование ее форм и методов;

- осуществление организационного и методического руководства делопроизводством в структурных подразделениях администрации города;

- прием и передача на исполнение обращений граждан, поступивших в адрес главы администрации города и его заместителей, в соответствии с требованиями действующего законодательства, постановлений и распоряжений главы администрации города, организация личного приема граждан главой администрации совместно с помощниками главы;

- осуществление приема, автоматизированной регистрации входящей и отправки исходящей корреспонденции администрации;

- разработка образцов бланков и печатей, используемых в управленческой деятельности администрации города и ее структурными подразделениями, осуществление учета и заказа изготовления штампов и печатей для структурных подразделений администрации;

- хранение и проставление на документах гербовой печати администрации города;

- осуществление контроля за своевременным рассмотрением обращений юридических и физических лиц;

- проведение анализа состояния исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации.

4.2.1. в области приема, учета и отправки документов:

- организация приема, регистрации, передачи по назначению с учетом распределений обязанностей между заместителями главы администрации поступающей в администрацию корреспонденции, отправка исходящей корреспонденции;

- экспедиционная обработка документов;

- проведение анализа работы с документами, поступающими в адрес администрации города Рязани, подготовка справок, отчетов по движению служебной корреспонденции;

- оформление регистрационных карточек на входящие документы согласно требованиям инструкции по делопроизводству;

- формирование банка данных АРМ "Корреспонденция" по результатам рассмотрения и исполнения документов;

- осуществление контроля за выполнением документов в соответствии с наложенными резолюциями, периодическое (ежемесячное) уведомление структурных подразделений о документах, находящихся на контроле и подлежащих исполнению в установленные сроки, контрольной карточкой - "напоминанием";

- оформление в дела документов, законченных делопроизводством, на постоянное хранение с последующей передачей в архив;

- своевременная раскладка периодической печати;

- составление актов на передачу документов постоянного хранения в архив и актов к выделению на уничтожение документов с истекшими сроками хранения и потерявшими ценность:

- контроль за использованием франкировальной машины, правильностью маркирования стоимости конвертов и учета отправленных документов структурными подразделениями администрации;

- обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, ежемесячное информирование начальника Управления об уровне исполнительской дисциплины по документам, находящимся на контроле;

- организационно-методическое взаимодействие со структурными подразделениями администрации города Рязани, органами государственной власти РФ и Рязанской области, а также представительным органом местного самоуправления - Рязанским городским Советом при рассмотрении служебной корреспонденции.

4.2.2. в области выпуска организационно-распорядительных документов:

- проверка оформления проектов постановлений и распоряжений в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и Инструкцией по делопроизводству в администрации города, учет и представление на подпись главе администрации и его заместителям в соответствии с делегированием полномочий;

- осуществление проверки надлежащего оформления проектов организационно-распорядительных документов, регистрации подписанных постановлений и распоряжений, и обеспечения своевременного выпуска в необходимых количествах подписанных главой администрации и его заместителями правовых актов, иных распорядительных документов;

- анализ качества подготовки организационно-распорядительных документов;

- тиражирование и рассылка постановлений и распоряжений в соответствии с представленной исполнителям рассылкой;

- ведение базы данных организационно-распорядительных документов автоматизированной информационной системы (АИС) "Регистрация документов";

- подготовка статистических данных по распорядительным актам, принятым администрацией города;

- подготовка и заверение копий, выписок из распорядительных документов, находящихся на хранении в секторе;

- хранение постановлений и распоряжений, оформление и их подготовка к сдаче в сектор муниципального архива администрации города;

- оказание методической помощи структурным подразделениям администрации города в подготовке распорядительных актов главы администрации по вопросам оформления постановлений и распоряжений администрации города.

4.2.3. в области организации работы по обращениям граждан:

- осуществление приема граждан, обращающихся в администрацию города, предоставление необходимых разъяснений и консультаций гражданам по вопросам деятельности администрации;

- организация личного приема граждан главой администрации, участие в ведении приема, осуществление контроля за выполнением поручений главы администрации, данных на личном приеме;

- прием и регистрация, в том числе в компьютерной базе данных, поступающих письменных обращений граждан, представление их на рассмотрение главе администрации или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей, рассылка в соответствии с резолюциями исполнителям, контроль за исполнением обращений граждан в установленные сроки;

- подготовка отчетов о поступлении обращений граждан и о результатах их рассмотрения; анализ статистики для представления начальнику Управления и его заместителю;

- проверка состояний дел по работе с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации, оказание методической помощи;

- оказание организационно-методической помощи структурным подразделениям по работе с обращениями граждан;

- осуществление выдачи пропусков на разовые посещения сотрудников администрации города, в Рязанский городской Совет, в общественную приемную Полномочного представителя Президента РФ;

- составление проекта графика и организационное обеспечение ведения приема граждан руководителями администрации (глава администрации, заместители главы администрации, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений администрации города);

- осуществление ежемесячного анализа письменных обращений граждан по исполнительской дисциплине для представления на рассмотрение балансовой комиссии;

- подготовка во взаимодействии с другими подразделениями администрации города материалов для средств массовой информации в целях освещения итогов рассмотрения обращений граждан.

4.2.4. в области организации множительных и персонально компьютерных работ:

- прием, регистрация, исполнение заказов, учет поступающих материалов на тиражирование;

- организация оперативного и качественного выполнения машинописных и копировально-множительных работ по тиражированию служебных документов администрации согласно заявкам структурных подразделений;

- обеспечение копирования вновь изданных и архивных документов администрации, их рассылка (направление) соответствующим адресатам;

- обеспечение сохранности документов, принятых для печатания и тиражирования;

- учет использования бумаги и расходных материалов, которые требуют периодической замены в копировально-множительных аппаратах;

- обеспечение своевременного оформления заявок на расходные материалы и ресурсные запасные части к копировально-множительной технике.

4.3. в области организации архивирования документов:

- участие в управлении архивным делом от лица администрации города на территории города Рязани;

- осуществление контроля за надлежащим оформлением и формированием дел структурными подразделениями администрации, подготовкой дел к сдаче и принятию на архивное хранение;

- учет хранящихся в архиве документов, представление в Архивное управление Рязанской области статистических сведений о них согласно установленным требованиям;

- участие в проведении в установленном порядке экспертизы ценности документов администрации;

- принятие участия в разработке нормативно-методических пособий по вопросам организации работы с архивными документами по личному составу в делопроизводстве, использовании этих документов в целях социально-правовой защиты граждан;

- исполнение запросов учреждений, граждан о трудовом стаже и по другим вопросам социально-правового характера (о заработанной плате, о прописке, справки о завещаниях, о купле-продаже домов, о дарении домов, о ликвидированных предприятиях, об учредительных документах предприятий разных форм собственности);

- предоставление в установленном порядке документов во временное пользование работникам структурных подразделении администрации города, правоохранительным органам;

- организация хранения дел принятых в архив.

V. Полномочия управления

Для выполнения задач и функций Управление наделяется следующими полномочиями:

5.1. Взаимодействовать в установленном порядке со структурными подразделениями администрации города, Рязанским городским Советом, государственными органами, муниципальными и государственными предприятиями и учреждениями, другими организациями.

5.2. Проводить проверки исполнения поручений главы администрации города в структурных подразделениях администрации города, проверки по выполнению нормативных правовых актов федеральных, областных органов государственной власти, органов местного самоуправления.

5.3. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях администрации.

5.4. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документированием управленческой деятельности.

5.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства администрации.

5.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

5.7. Запрашивать и получать необходимые информационные, аналитические и справочные материалы от структурных подразделений, требовать от руководителей подразделений своевременного предоставления указанных материалов, оформленных в установленном порядке, возвращать при необходимости представленные материалы на доработку.

5.8. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

5.9. Вносить руководству администрации предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

VI. Взаимодействие с другими подразделениями

6.1. В соответствии с задачами и функциями, определенными настоящим Положением, Управление осуществляет взаимодействие со всеми структурными подразделениями администрации города.

6.2. Предметом взаимодействия в процессе деятельности Управления является разработка и исполнение нормативно-распорядительных, аналитических, планово-отчетных, статистических и учетных документов в установленные сроки.

6.3. Управление осуществляет взаимодействие посредством официальной переписки, проведения совещаний, встреч, консультаций, а также совместной работы по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

VII. Ответственность

7.1. Начальник Управления несет ответственность за:

7.1.1. Невыполнение и ненадлежащее выполнение основных задач и функций, возложенных на Управление, и своих обязанностей;

7.1.2. Распространение конфиденциальной и служебной информации, принадлежащей администрации города, перечень которой утверждается главой администрации;

7.1.3. Несоблюдение исполнительской дисциплины;

7.1.4. Результаты работы Управления.

7.2. Ответственность сотрудников Управления устанавливается должностными инструкциями и другими нормативно-правовыми документами, определяющими ответственность муниципальных служащих.