Постановление Администрации города Рязани от 18 декабря 2008 г. N 8089 "Об утверждении Положения об организационном управлении администрации города Рязани"

Во исполнение решения Рязанской городской Думы от 21.08.2008 N 471-I "Об утверждении структуры администрации города Рязани", руководствуясь статьями 39 и 41 Устава муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области, постановлением главы администрации города Рязани от 04.09.2008 N 5133 "О делегировании отдельных полномочий главы администрации города Рязани" постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об организационном управлении администрации города Рязани.

2. Признать утратившими силу пункты 1, 3 постановления главы администрации города Рязани от 11.04.2007 N 1081 "Об утверждении Положения о контрольно-организационном управлении администрации города Рязани".

3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Заместитель главы администрации

Т.В.Греднева

Положение
об организационном управлении
администрации города Рязани
(утв. постановлением главы администрации города Рязани
от 18 декабря 2008 г. N 8089)

Настоящее Положение определяет задачи, функции, права и ответственность организационного управления администрации города Рязани (далее Управление), его место в системе администрации города и его внутреннюю организацию, а также права и ответственность начальника Управления.

I. Общие положения

1.1. Управление является структурным подразделением администрации города Рязани и подчиняется заместителю главы администрации города, курирующему вопросы организации управления.

1.2. Управление создано в соответствии с организационной структурой администрации города, утвержденной решением Рязанской городской Думы.

1.3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, распорядительными актами Президента РФ и Правительства РФ, нормативно-методическими документами Федеральной Архивной службы России, Государственным стандартом РФ, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; законами Рязанской области, постановлениями Рязанской областной Думы, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Рязанской области; Уставом муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области, постановлениями главы муниципального образования города Рязани, решениями Рязанской городской Думы, распорядительными актами городской администрации, Инструкцией по делопроизводству в администрации города и настоящим Положением.

1.4. Положение об Управлении утверждается постановлением главы администрации города Рязани после согласования с заместителем главы администрации, курирующим вопросы организации деятельности администрации, заместителем главы администрации, курирующим финансово-экономическую деятельность, начальником управления экономического развития и начальником правового управления.

1.5. При осуществлении своих функций Управление взаимодействует с другими структурными подразделениями администрации города Рязани, а также с органами государственной власти, Рязанской городской Думой и общественными организациями.

1.6. Управление хранит гербовую печать администрации города, имеет бланки со своим наименованием и круглые печати с обозначениями отделов, сектора регистрации и учета распорядительных документов и символикой города Рязани, штампы для оформления регистрации входящей и исходящей корреспонденции администрации, для заверения копий распорядительных актов главы администрации и иных документов, подлежащих удостоверению в пределах полномочий администрации города.

1.7. Местонахождение Управления: г. Рязань, ул. Радищева, дом 28.

II. Структура и организация деятельности управления

2.1. Управление состоит из следующих структурных единиц:

- отдел организации протокольных мероприятий;

- отдел делопроизводства;

- специалист 1 категории.

2.2. Организационная структура и штатное расписание Управления утверждается главой администрации по согласованию с заместителем главы администрации, курирующим вопросы организации деятельности администрации, заместителем главы администрации, курирующим финансово-экономическую деятельность, начальником управления экономического развития и начальником правового управления.

2.3. Оперативное руководство Управлением осуществляется заместителем главы администрации, курирующим вопросы организации управления.

2.4. Управление возглавляет начальник Управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой администрации города Рязани в установленном порядке по представлению заместителя главы администрации, курирующего вопросы организации деятельности администрации, в соответствии с квалификационными требованиями, предусмотренными Законом Рязанской области от 17.10.2007 N 136-ОЗ "О муниципальной службе в Рязанской области".

2.5. Заместитель начальника Управления, иные сотрудники управления назначаются на должность и освобождаются от должности главой администрации по представлению начальника Управления после согласования с заместителем главы администрации, курирующим вопросы организации деятельности администрации, в соответствии с квалификационными требованиями, предусмотренными Законом Рязанской области от 17.10.2007 N 136-ОЗ "О муниципальной службе в Рязанской, области".

2.6. Начальник Управления:

- осуществляет руководство Управлением, обеспечивая решение возложенных на Управление задач;

- утверждает положения об отделах Управления;

- организует планирование текущей деятельности Управления;

- представляет заместителю главы администрации, курирующему вопросы организации деятельности администрации и заместителю главы администрации, курирующему финансово- экономическую деятельность, предложения по структуре и штатному расписанию Управления;

- определяет оперативные задачи Управления и его структурных единиц;

- вносит заместителю главы администрации, курирующему вопросы организации деятельности администрации, для согласования предложения о назначении на должность и освобождении от должности сотрудников Управления, а также предложения о поощрении муниципальных служащих Управления и применения к ним мер дисциплинарного взыскания;

- издает приказы по вопросам работы Управления и подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции;

- заверят копии и визирует документы в пределах своей компетенции;

- утверждает должностные инструкции сотрудников Управления;

- представляет администрацию города в отношениях с аппаратами Рязанской областной Думы, Правительства Рязанской области и Рязанской городской Думы в пределах своей компетенции;

- обеспечивает контроль за соблюдением исполнительской дисциплины сотрудников в Управлении.

2.7. Указания начальника Управления по устранению выявленных в пределах его компетенции недостатков в проектах документов и материалах являются обязательными к исполнению для руководителей структурных подразделений администрации города, помощников главы администрации.

III. Основные задачи управления

Управление осуществляет следующие основные задачи:

3.1. Текущее и перспективное планирование работы главы администрации города.

3.2. Организационное обеспечение мероприятий, проводимых с участием или по поручению главы администрации города.

3.3. Планирование, подготовка, проведение совещаний и коллегий при главе администрации города, контроль за выполнением решений совещаний и коллегий при главе администрации.

3.4. Обеспечение работы по награждению государственными наградами РФ, Почетной грамотой и иными наградами органов государственной власти и органов местного самоуправления, присвоению почетных званий РФ.

3.5. Обеспечение единства системы документооборота в администрации, постоянное совершенствование ее форм и методов.

3.6. Организация, координация, контроль за выполнением работ по документационному обеспечению деятельности администрации города, оказание консультативно-методической помощи в вопросах делопроизводства структурным подразделениям администрации.

3.7. Составление сводной номенклатуры дел администрации города, обеспечение подготовки и обработки документов, законченных текущим делопроизводством, формирование документационных фондов, обеспечение сохранности документов и защита их от несанкционированного доступа, последующая передача их на постоянное хранение в Государственный архив Рязанской области.

3.8. Представление главе администрации и его заместителям проектов постановлений, распоряжений с сопроводительными материалами, организация своевременного выпуска и контроля за исполнением распорядительных актов администрации города.

3.9. Регистрация, учет, передача на исполнение и контроль за соблюдением установленного порядка прохождения поступающей и исходящей корреспонденции главы администрации и его заместителей, экспертиза документов с целью определения их значимости для дальнейшего хранения и передачи в муниципальный архив.

3.10. Подготовка для главы администрации и заместителей главы администрации проектов резолюций на поступающую служебную корреспонденцию, осуществление контроля за полным и своевременным исполнением поручений главы администрации и его заместителей, обобщение, анализ состояния этой работы и представление по ней справочно-информационных материалов.

3.11. Организация личного приема граждан главой администрации и его заместителями, обобщение информации о количестве, характере поступивших обращений граждан, анализ результатов работы по их разрешению, организация контроля за сроками и качеством их рассмотрения.

3.12. Систематический анализ состояния работы с документами в структурных подразделениях администрации (проверка надлежащего качества подготовки документов, контроль за сроками их исполнения).

3.13. Осуществление мониторинга, организация контроля и проверка состояния исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации города.

3.14. Выполнение копировально-множительных работ по тиражированию служебных документов администрации.

3.15. Организация контроля и проверки исполнения в установленные сроки структурными подразделениями администрации федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; законов Рязанской области, правовых актов Правительства Рязанской области; решений Рязанской городской Думы; организационно-распорядительных документов главы администрации города; обращений граждан; документов, в соответствии с наложенными главой администрации резолюциями, а также поручений, содержащихся в служебной корреспонденции.

IV. Функции управления

В соответствии с возложенными задачами, Управление осуществляет следующие функции:

4.1. В области организации протокольных мероприятий;

4.1.1. В области обеспечения деятельности главы администрации, проведения заседаний, коллегий с участием главы администрации:

- планирование заседаний коллегии при главе администрации города на квартал и год;

- организационное обеспечение подготовки и проведения заседаний коллегии и совещаний при главе администрации города;

- протоколирование заседаний коллегии и совещаний при главе администрации города. Оформление протокольных поручений и доведение их до исполнителей;

- осуществление контроля за выполнением поручений главы администрации города, содержащихся в решениях коллегий и совещаний при главе администрации города;

- подготовка еженедельной информации о состоянии дел в администрации города Рязани для представления на оперативных совещаниях, проводимых с участием Губернатора Рязанской области;

- протоколирование заседаний профильных комитетов Рязанской городской" Думы, заседаний Рязанской городской Думы;

4.1.2. В области обеспечения протокольных мероприятий:

- подготовка и проведение мероприятий, посвященных знаменательным событиям и памятным датам, проводимых с участием или по поручению главы администраций города;

- составление ежемесячных справок о наиболее значимых мероприятиях для включения в план работы Губернатора Рязанской области;

- участие в организации встреч, приемов, совещаний с делегациями, должностными лицами вышестоящих органов власти;

- планирование работы главы администрации города.

4.1.3. В области подготовки наградных документов:

- сбор и обработка информации, необходимой для подготовки и оформления ходатайств о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой и иными наградами администрации города, присвоении почетных званий РФ;

- подготовка проектов распоряжений и постановлений главы администрации города по вопросам награждения Почетной грамотой и иными наградами органов государственной власти и органов местного самоуправления. Выдача выписок из распоряжений для внесения записей в трудовые книжки награждаемых;

- учет и регистрация граждан, которым присвоено звание "Почетный гражданин города Рязани". Работа по наполнению информацией раздела сайта "Почетные граждане";

- оформление необходимых наградных документов для вручения награжденным;

- организация вручения государственных и иных наград главой администрации города;

- выдача справочной информации по вопросам награждения, составление и представление руководству администрации города и администрации области отчетности согласно установленной форме по вопросам наград, подготовка документов для сдачи в архив;

- приобретение цветов, сувениров, подарков, производят оформление документов по списанию материальных ценностей, связанных с вручением награжденным;

- подготовка и рассылка поздравительных открыток по утвержденному списку;

- ежемесячное составление списка дней рождения руководителей области, города, депутатов областной и городской Думы, руководителей федеральных органов власти, крупных предприятий, руководителей муниципальных предприятий, который направляется главе администрации, заместителям главы, начальникам структурных подразделений;

- контроль за юбилейными датами муниципальных служащих для своевременной подготовки распоряжения с указанием формы награждения и выплаты материального поощрения;

- подготовка необходимых документов в вышестоящие организации по вопросам поощрения;

- работа со структурными подразделениями администрации города, предприятиями, учреждениями и организациями о необходимости соблюдения установленного порядка оформления и представления документов к награждению.

4.2. В области делопроизводства:

- осуществление организационного и методического руководства делопроизводством в структурных подразделениях администрации города;

- прием и передача на исполнение обращений граждан, поступивших в адрес главы администрации города и его заместителей, в соответствии с требованиями действующего законодательства, постановлений и распоряжений главы администрации города, организация личного приема граждан главой администрации совместно с помощниками главы;

- осуществление приема, автоматизированной регистрации входящей и отправки исходящей корреспонденции администрации;

- разработка образцов бланков и печатей, используемых в управленческой деятельности администрации города и ее структурными подразделениями, осуществление учета и заказа изготовления штампов и печатей для структурных подразделений администрации;

- хранение и проставление на документах гербовой печати администрации города;

- осуществление контроля за своевременным рассмотрением обращений юридических и физических лиц;

- проведение анализа состояния исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации.

4.2.1. В области приема, учета и отправки документов:

- организация приема, регистрации, передачи по назначению с учетом распределений обязанностей между заместителями главы администрации поступающей в администрацию корреспонденции, отправка исходящей корреспонденции;

- экспедиционная обработка документов;

- проведение анализа работы с документами, поступающими в адрес администрации города Рязани, подготовка справок, отчетов по движению служебной корреспонденции;

- оформление регистрационных карточек на входящие документы согласно требованиям инструкции по делопроизводству;

- формирование банка данных АРМ "Корреспонденция" по результатам рассмотрения и исполнения документов;

- осуществление контроля за исполнением документов в соответствии с наложенными резолюциями, периодическое (ежедекадное) уведомление структурных подразделений о документах, находящихся на контроле и подлежащих исполнению в установленные сроки контрольной карточкой - "напоминанием";

- оформление в дела документов, законченных делопроизводством, на постоянное хранение с последующей передачей в отдел муниципального архива;

- своевременная раскладка периодической печати;

- своевременное осуществление рассылки простой и заказной корреспонденции почтовой связью и курьерской доставкой;

- составление актов на передачу документов постоянного хранения в архив и актов к выделению на уничтожение документов с истекшими сроками хранения и потерявшими ценность;

- контроль за использованием франкировальной машины, наличием финансовых средств заложенных в франкировальную машину и учет отправленных документов структурными подразделениями администрации;

- осуществление мониторинга исполнительской дисциплины, ежемесячное информирование начальника Управления об уровне исполнительской дисциплины по документам, находящимся на контроле;

- организационно-методическое взаимодействие со структурными подразделениями администрации города Рязани, органами государственной власти РФ и Рязанской области, а также представительным органом местного самоуправления - Рязанским городским Советом при рассмотрении служебной корреспонденции.

4.2.2. В области выпуска организационно-распорядительных документов:

- проверка оформления проектов постановлений и распоряжений в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и Инструкцией по делопроизводству в администрации города, учет и представление на подпись главе администрации и его заместителям в соответствии с делегированием полномочий;

- осуществление регистрации подписанных постановлений и распоряжений, и обеспечение своевременного выпуска в необходимых количествах подписанных главой администрации и его заместителями правовых актов, иных распорядительных документов;

- анализ качества подготовки организационно-распорядительных документов;

- тиражирование и рассылка постановлений и распоряжений в соответствии с представленной исполнителям рассылкой;

- ведение базы данных организационно-распорядительных документов автоматизированной информационной системы (АИС) "Регистрация документов";

- подготовка статистических данных по распорядительным актам, принятым администрацией города;

- подготовка и заверение копий, выписок из распорядительных документов, находящихся на хранении в секторе;

- хранение постановлений и распоряжений, оформление их в дела документов, законченных делопроизводством и подготовка к сдаче в отдел муниципального архива администрации города в соответствии с нормативно-методическими документами Федеральной Архивной службы России;

- оказание методической помощи структурным подразделениям администрации города в подготовке распорядительных актов главы администрации по вопросам оформления постановлений и распоряжений администрации города.

4.2.3. В области контроля исполнения документов:

- подготовка квартальных и годовых планов работы администрации города Рязани и отчетов по их исполнению.

- контроль за исполнением в установленные сроки обращений граждан; документов в соответствии с наложенными главой администрации резолюциями и зарегистрированных сектором по работе с корреспонденцией; организационно-распорядительных документов главы администрации и других распорядительных документов, направленных на исполнение в администрацию города, а также поручений, содержащихся в служебной корреспонденции;

- подведение итогов исполнительской дисциплины по видам контролируемых документов;

- ежемесячный анализ документов, находившихся на контроле, для информирования начальника организационного управления и дальнейшего представления на рассмотрение балансовой комиссии;

- подготовка на основе проведенных проверок выполнения организационно-распорядительных документов, обращений граждан, поручений и служебной корреспонденции, информации, аналитических материалов, предложений начальнику Управления по совершенствованию деятельности структурных подразделений администрации города;

- подготовка необходимых информационных материалов по указанию главы администрации;

- организация и проведение проверок сроков выполнения организационно-распорядительных документов и поручений главы администрации, информирование начальника организационного управления о результатах проведения проверок;

- внесение предложений начальнику Управления о применении мер ответственности к должностным лицам, допустившим неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, находившихся на контроле;

- обеспечение рассылки запросов исполнителям о ходе выполнения контрольных поручений, содержащихся в распорядительных документах главы администрации, осуществление контроля за своевременным поступлением ответов на запросы.

4.2.4. В области организации работы по обращениям граждан:

- осуществление приема граждан, обращающихся в администрацию города, предоставление необходимых разъяснений и консультаций гражданам по вопросам деятельности администрации;

- организация личного приема граждан главой администрации, участие в ведении приема, осуществление контроля за выполнением поручений главы администрации, данных на личном приеме;

- прием и регистрация, в том числе в компьютерной базе данных, поступающих письменных обращений граждан, представление их на рассмотрение главе администрации или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей, рассылка в соответствии с резолюциями исполнителям, контроль за исполнением обращении граждан в установленные сроки;

- подготовка отчетов о поступлении обращений граждан и о результатах их рассмотрения; анализ статистики для представления начальнику Управления и его заместителю;

- проверка состояний дел по работе с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации, оказание методической помощи;

- оказание организационно-методической помощи структурным подразделениям по работе с обращениями граждан;

- осуществление выдачи пропусков на разовые посещения сотрудников администрации города;

- составление проекта графика и организационное обеспечение ведения приема граждан руководителями администрации (глава администрации, заместители главы администрации, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений администрации города);

- осуществление ежемесячного анализа письменных обращений граждан по исполнительской дисциплине для представления на рассмотрение балансовой комиссии;

- подготовка во взаимодействии с другими подразделениями администрации города материалов для средств массовой информации в целях освещения итогов рассмотрения обращений граждан.

4.2.5. В области организации множительных и персонально-компьютерных работ:

- прием, регистрация, исполнение заказов, учет поступающих материалов на тиражирование;

- организация оперативного и качественного выполнения машинописных и копировально-множительных работ по тиражированию служебных документов администрации согласно заявкам структурных подразделений;

- обеспечение копирования вновь изданных и архивных документов администрации, их рассылка (направление) соответствующим адресатам;

- обеспечение сохранности документов, принятых для печатания и тиражирования;

- учет использования бумаги и расходных материалов, которые требуют периодической замены в копировально-множительных аппаратах;

- обеспечение своевременного оформления заявок на расходные материалы и ресурсные запасные части к копировально-множительной технике.

V. Полномочия управления

Для выполнения задач и функций Управление наделяется следующими полномочиями:

5.1. Взаимодействовать в установленном порядке со структурными подразделениями администрации города, Рязанской городской Думой, государственными органами, муниципальными и государственными предприятиями и учреждениями, другими организациями.

5.2. Проводить проверки исполнения поручений главы администрации города в структурных подразделениях администрации города, проверки по выполнению нормативных правовых актов федеральных, областных органов государственной власти, органов местного самоуправления.

5.3. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях администрации.

5.4. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документированием управленческой деятельности.

5.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства администрации.

5.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

5.7. Запрашивать и получать в рамках своей компетенции необходимые информационные, аналитические и справочные материалы от структурных подразделений, требовать от руководителей подразделений своевременного предоставления указанных материалов, оформленных в установленном порядке, возвращать при необходимости представленные материалы на доработку.

5.8. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

5.9. Вносить руководству администрации предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

VI. Взаимодействие с другими подразделениями

6.1. В соответствии с задачами и функциями, определенными настоящим Положением, Управление осуществляет взаимодействие со всеми структурными подразделениями администрации города.

6.2. Предметом взаимодействия в процессе деятельности Управления является разработка и исполнение нормативно-распорядительных, аналитических, планово-отчетных, статистических и учетных документов в установленные сроки.

6.3. Управление осуществляет взаимодействие посредством официальной переписки, проведения совещаний, встреч, консультаций, а также совместной работы по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

VII. Ответственность

7.1. Начальник Управления несет ответственность за:

7.1.1. Невыполнение и ненадлежащее выполнение основных задач и функций, возложенных на Управление, и своих обязанностей;

7.1.2. Распространение конфиденциальной и служебной информации, принадлежащей администрации города, перечень которой утверждается главой администрации;

7.1.3. Несоблюдение исполнительской дисциплины;

7.1.4. Результаты работы Управления.

7.2. Ответственность сотрудников Управления устанавливается должностными инструкциями и другими нормативными правовыми документами, определяющими ответственность муниципальных служащих.