Приложение. Положение о межведомственном архиве документов по личному составу администрации Старожиловского муниципального района

Приложение

к постановлению

главы муниципального района

от 6 апреля 2011 г. N 209

Положение
о межведомственном архиве документов по личному составу
администрации Старожиловского муниципального района

1. Общие положения

1.1. В целях реализации полномочий в сфере архивного дела, установленных федеральным законодательством, и в целях обеспечения сохранности документов по личному составу в учреждениях, организациях, предприятиях, администрация муниципального района образует в своем составе межведомственный архив документов по личному составу (далее по тексту - архив).

1.2. Архив является структурным подразделением администрации муниципального района без права юридического лица, пользуется в установленном порядке печатью администрации муниципального района.

1.3. В целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов по личному составу архив в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти Федеральным архивным агентством), законодательством Рязанской области и муниципальными правовыми актами, методическими рекомендациями Главного архивного управления Рязанской области, настоящим Положением.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

1.7. Положение об архиве утверждается главой муниципального района. В Положении закрепляются организационно-правовой статус архива, задачи и функции по обеспечению сохранности документов по личному составу.

1.8. Штатная численность устанавливается главой муниципального района и составляет 1 человек.

1.9. Финансирование и материально-техническое обеспечение архива осуществляется за счет средств местного бюджета.

1.10. В соответствии со статьей 15 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" архив, как структурное подразделение администрации муниципального района, не вправе осуществлять приносящую доход деятельность.

1.11. Дополнительными источниками финансирования могут быть: целевые средства из бюджета Рязанской области при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном районе, реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, спонсорские и иные средства, полученные законным путем.

1.12. Администрация муниципального района обязана обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения и учета, использования архивных документов, предоставлять архиву здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архива.

1.13. Администрация муниципального района, принимающая решение о реконструкции, сносе или передаче здания, обязана предоставить архиву помещение, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.

1.14. Официальное название архива - межведомственный архив документов по личному составу администрации муниципального образования -Старожиловский муниципальный район Рязанской области.

1.15. Местонахождение архива - ул. Толстого д. 9, р.п. Старожилово Рязанская обл., 391170.

2. Задачи и функции архива

Основными задачами и функциями архива являются:

2.1. Обеспечение сохранности, комплектование и учет документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве, представление в Главное архивное управление Рязанской области необходимых учетных данных.

2.2. Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов путем подготовки и представления управляющему делами администрации муниципального района предложений по обеспечению сохранности архивных документов по личному составу.

2.3. Обеспечивает хранение:

- архивных документов по личному составу на бумажных носителях, являющихся муниципальной собственностью, в т.ч. образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления с момента их создания, в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального района и Рязанской области;

- архивных документов по личному составу на бумажных носителях юридических и физических лиц, переданных ранее на законных основаниях в муниципальную собственность;

- учетных документов, архивных справочников, других материалов, необходимых для работы архива.

2.4. Комплектование архива документами по личному составу, необходимыми для подтверждения социальных гарантий и прав граждан:

- составление списка учреждений - предполагаемых источников комплектования архива, утверждаемого главой администрации муниципального района и одобряемого Главным архивным управлением Рязанской области, систематическая работа по его уточнению;

- и прием документов по личному составу в архив;

- проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве.

2.5. Организационно-методическое руководство деятельность ведомственных архивов и организацией документов по личному составу в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов по личному составу в организациях - предполагаемых источниках комплектования;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях;

- предполагаемых источниках комплектования архива и находящихся на территории муниципального района;

- рассмотрение и представление в Главное архивное управление Рязанской области описей дел по личному составу организаций - источников комплектования;

- рассмотрение описей дел по личному составу организаций, входящих в список организаций - предполагаемых источников комплектования межведомственного архива документов по личному составу;

- оказание организационно-методической помощи работникам учреждений, организаций, предприятий по вопросам обеспечения сохранности документов по личному составу;

- организация и участие в семинарах, совещаниях по делопроизводству.

2.6. Организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального района о составе и содержании документов архива;

- организация работы пользователей с архивными документами, создание для них условий, необходимых для поиска и изучения архивных документе изготовление копий документов по их запросам;

- исполнение социально-правовых запросов граждан и учреждений, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, жалоб граждан, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архива, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

В соответствии со статьей 15 ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" вся работа по информационному обеспечению органов местного самоуправления и удовлетворению прав граждан на архивную информацию проводится на бесплатной основе. Использование документов в архиве ведется соответствии с правилами, разработанными Росархивом - специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

2.7. Составление годовых работы архива, утверждение их в установление порядке в администрации муниципального района.

3. Права архива

Архиву для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Вносить на рассмотрение управляющего делами администрации муниципального района предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию и использованию архивных документов по личному составу.

3.2. Запрашивать и получать от организаций - предполагаемых источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов по личному составу в делопроизводстве.

3.3. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального района, обязательные для исполнения указания в целях улучшения состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов по личному составу.

3.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проводимых администрацией муниципального района, других мероприятиях, а также осуществлять проверки учреждений.

3.5. Принимать участие в работе ЭК учреждений, организаций, предприятий.

3.6. Участвовать в работе ликвидационных комиссий организаций, предприятий для решения вопросов сохранности документов по личному составу.

3.7. Ставить перед администрацией муниципального района вопросы о привлечении к ответственности за нарушение ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в организациях с различными формами собственности, а также физических лиц.

3.8. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, муниципальными и государственными организациями, Главным архивным управлением Рязанской области, общественными организациями для рассмотрения и решения различных организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

3.9. Принимать участие в конкурсах на выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии, организуемых Росархивом и Главным архивным управлением Рязанской области.

4. Организация работы Отдела

4.1 .Организует работу архива специалист 1 категории межведомственного архива документов организационного отдела администрации муниципального района (далее- специалист), который назначается и освобождается от должности главой муниципального района. Специалист архива является муниципальным служащим и входит в Реестр муниципальных должностей.

Специалист архива исполняет в порядке, определенном Уставом муниципального района, настоящим Положением, обязанности по должности муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела.

При смене специалиста архива прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, в состав которой входят представители администрации муниципального района, Главного архивного управления Рязанской области. Акт приема-передачи утверждается главой муниципального района и представляется для сведения в Главное архивное управление Рязанской области.

4.2. Специалист архива:

- организует деятельность архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций;

- соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка, должностного регламента, порядка работы со служебными документами;

- отчитывается о работе архива перед администрацией муниципального района, в установленном порядке - перед Главным архивным управлением Рязанской области.

4.3. Деятельность архива организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе планов работы, утверждаемых администрацией муниципального района, с учетом методических рекомендаций Главного архивного управления Рязанской области.

4.4. Реорганизация, ликвидация архива осуществляются главой муниципального района в установленном порядке. При его реорганизации архивные документы и архивные фонды передаются учреждению правопреемнику. При ликвидации архива место хранения архивных документов и архивных фондов определяется главой муниципального района по согласованию с Главным архивным управлением Рязанской области.