Приложение. Регламент работы сети видеоконференцсвязи Правительства Рязанской области

Информация об изменениях:

Постановлением Министерства промышленности, инновационных и информационных технологий Рязанской области от 20 февраля 2017 г. N 1 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к Постановлению
министерства промышленности,
инновационных и информационных технологий
Рязанской области
от 5 мая 2012 года N 6

Регламент
работы сети видеоконференцсвязи Правительства Рязанской области

С изменениями и дополнениями от:

20 февраля 2017 г.

1. Основные термины и определения

Сеть ВКС	- сеть видеоконференцсвязи Правительства Рязанской области, состоящая из совокупности специализированного серверного оборудования, пользовательских программно-аппаратных комплексов, функционирующих в рамках инфраструктуры электронного правительства Рязанской области
Сеанс	- сеанс видеоконференцсвязи в форме проведения совещания с использованием Сети ВКС
Администратор	- министерство промышленности, инновационных и информационных технологий Рязанской области, осуществляющее развитие, организационное и нормативно-методическое сопровождение Сети ВКС
Служба технической поддержки	- государственное казенное учреждение Рязанской области "Центр информационных технологий Рязанской области", осуществляющее техническое сопровождение Сети ВКС, телефон: (4912) 77-86-45, e-mail: vks@ryazangov.ru
Абонент	- орган государственной власти Рязанской области, орган местного самоуправления Рязанской области, иные органы и учреждения, подключенные к Сети ВКС
Уполномоченный сотрудник	- уполномоченное Абонентом должностное лицо, ответственное за функционирование пользовательских программно-аппаратных комплексов Абонента, подключенных к Сети ВКС
График сеансов	- график Сеансов, размещенный на сайте Минпрома Рязанской области по адресу http://minprom.ryazangov.ru/activities/spheres/svayz/VKS

2. Общие положения

2.1. Настоящий Регламент определяет порядок использования Сети ВКС.

2.2. Сеть ВКС предназначена для проведения Абонентами совещаний в рамках своих полномочий с возможностью привлечения для участия в таких совещаниях граждан и иных заинтересованных лиц (далее - участники Сеанса).

2.3. Сеть ВКС предназначена для проведения Сеансов одновременно не более чем с 31 (тридцатью одним) Абонентом.

2.4. В случае необходимости и при наличии технической возможности допускается сопряжение Сети ВКС с внешними системами видеоконференцсвязи, принадлежащими другим ведомствам и организациям.

3. Порядок подключения к Сети ВКС

3.1. Администратор с целью организации Сеансов заключает с Абонентами трехсторонний Договор безвозмездного пользования (Приложение N 1 к Регламенту), в рамках которого передает Абонентам комплект оборудования (видеотерминал, микрофон, камера).

3.2. При необходимости подключения к Сети ВКС, организация, не являющаяся Абонентом, направляет Администратору заявку на подключение.

3.3. Администратор в течении 15 рабочих дней рассматривает заявку на подключение и при необходимости организует тестирование подключения к Сети ВКС с привлечением Службы технической поддержки.

3.4. О результатах рассмотрения заявки на подключение организации к Сети ВКС Администратор сообщает в организацию и в Службу технической поддержки.

4. Порядок организации Сеансов

4.1. Абоненты в целях организации функционирования имеющихся у них пользовательских программно-аппаратных комплексов ВКС и проведения Сеансов, своим правовым или распорядительным актом назначают

Уполномоченных сотрудников, для взаимодействия по вопросам участия, подготовки и проведения Сеансов. Информация о назначенных

Уполномоченных сотрудниках, а также их контактные данные (телефон рабочий/мобильный, e-mail, иные средства связи) Абоненты предоставляют в Службу технической поддержки не позднее 5 рабочих дней после назначения.

4.2. Абонент с учетом Графика сеансов, не позднее чем за 3 (три) рабочих дня до проведения Сеанса планирует дату и время проведения Сеанса, и по телефону согласовывает их, а также количество и состав Абонентов планируемого Сеанса со Службой технической поддержки. После согласования Абонент направляет заявку в Службу технической поддержки по электронному адресу vks@ryazangov.ru.

4.3. Служба технической поддержки, получив заявку от Абонента, подтверждает ее получение по электронной почте (после поступления заявки по электронной почте) и вносит информацию о запланированном Сеансе в График сеансов.

4.4. В случае поступления нескольких заявок на проведение Сеансов на одну и ту же дату и время, Служба технической поддержки уведомляет об этом Администратора, который совместно с Абонентами планирующими Сеансы принимает решение о проведении Сеанса на указанную дату и время. О принятом решении Администратор по электронной почте уведомляет Службу технической поддержки, которая на основе полученной информации вносит информацию о запланированном Сеансе в График сеансов.

4.5. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок, а также звукозаписи на совещании определяется организующим Сеанс Абонентом.

4.6. Организующий Сеанс Абонент заблаговременно оповещает Абонентов планируемого Сеанса, о дате, времени и продолжительности Сеанса, его режима (открытый/закрытый), номере конференции (в соответствии с полученным от Службы технической поддержки диапазоном номеров).

4.7. В случае необходимости проведения внеплановых оперативных совещаний с использованием Сети ВКС, Абонент по телефону согласовывает время проведения Сеанса со Службой технической поддержки и обеспечивает заблаговременное оповещение Абонентов планируемого Сеанса.

5. Порядок проведения Сеансов

5.1. Перед началом Сеанса проводится технический Сеанс.

5.2. Технический сеанс проводит Уполномоченный сотрудник Абонента в целях проверки работоспособности и настройки оборудования ВКС.

5.3. Технический Сеанс начинается не менее чем за 30 минут до начала Сеанса, если иное не указано в уведомлении организующего Сеанс Абонента, и прекращается за 10 минут до начала рабочего Сеанса.

5.4. После окончания технического Сеанса участники Сеанса занимают свои места в соответствии с программой совещания.

5.5. Рабочий Сеанс начинается в соответствии с программой совещания, подготовленной организующим Сеанс Абонентом.

5.6. В целях мониторинга работы оборудования сети ВКС при проведении Сеанса Служба технической поддержки присоединяется к Сеансу ВКС в качестве участника.

5.7. В случае обнаружения Уполномоченным сотрудником неисправностей в работе сети ВКС при проведении Сеанса Уполномоченный сотрудник оперативно сообщает о возникшей неисправности в Службу технической поддержки и выполняет рекомендации по устранению неисправности, предоставленные Службой технической поддержки.

5.8. В случае обнаружения Службой технической поддержки неисправностей в работе сети ВКС, при проведении Сеанса, Служба технической поддержки оперативно связывается с Уполномоченным сотрудником, используя контактные данные, предоставленные в соответствии с п. 4.1. настоящего Регламента, сообщает Уполномоченному сотруднику о возникшей неисправности и дает рекомендации по ее устранению.

5.9. Если иное не предусмотрено Абонентом, организующим Сеанс, то:

- микрофоны у участвующих в Сеансе Абонентов, должны быть выключены;

- участники Сеанса должны быть обращены лицом к камере терминала;

- микрофонная панель должна располагаться на расстоянии не более 3 метров от участников;

- включить микрофон и говорить разрешается тогда, когда к участнику Сеанса обратились, либо во время обсуждения вопросов (в очередности, определяемой ведущим совещания), говорить необходимо четко и внятно, с громкостью обычного разговора, не производя посторонние шумы. В остальное время микрофон должен быть выключен;

- во время проведения Сеанса участники должны исключить любые действия, мешающие проведению совещания (передвижение, посторонние разговоры, открытие окон и дверей, использование мобильных устройств и любых видов телефонной связи), а также соблюдать все рекомендации и сохранять настройки оборудования, полученные во время проведения технического сеанса.

5.10. В целях технического обслуживания Сети ВКС могут проводиться дополнительные технические Сеансы между Абонентами.

6. Обязанности участников сети ВКС

6.1. Администратор:

- разрабатывает и принимает в установленном порядке нормативно-правовые и распорядительные акты по организации функционирования Сети ВКС;

- планирует и осуществляет оптимизацию и развитие сети ВКС, включающее модернизацию оборудования сети ВКС, расширение функционала сети ВКС;

- организует размещение серверов Сети ВКС и возможность подключения к ним Абонентов;

- утверждает список лиц, допущенных для настройки и обслуживания серверов Сети ВКС;

- осуществляет контроль выполнения настоящего Регламента;

- организует доступ Службы технической поддержки к оборудованию Сети ВКС (в случае необходимости);

- обеспечивает возможность внесения Службой технической поддержки информации в График сеансов;

- организует, в рамках выделенных бюджетных средств, техническую поддержку от производителя оборудования и программного обеспечения Сети ВКС;

- при наличии технической возможности согласует возможность подключения к сети ВКС внешних участников;

- утверждает план замены устаревшего/неисправного оборудования Сети вкс.

6.2. Абонент:

- планирует к проведению Сеанс, определяет и согласовывает со Службой технической поддержки дату, время и его продолжительность совещания, его режим, номер конференции, количество и состав участников;

- заблаговременно уведомляет участников ВКС о запланированном Сеансе;

- составляет программу Сеанса, в соответствии с которой проводит и завершает Сеанс;

- обеспечивает подключение имеющихся у него пользовательских программно-аппаратных комплексов ВКС к организованной Администратором инфраструктуре электронного правительства Рязанской области;

- назначает Уполномоченного сотрудника и своевременно уведомляет Службу технической поддержки ВКС о таком назначении;

- уведомляет Службу технической поддержки о сбоях в работе комплекта оборудования;

- несет ответственность за сохранность комплекта оборудования, переданного в рамках трехстороннего Договора безвозмездного пользования.

6.3. Уполномоченный сотрудник:

- своевременно подключает и проверяет работоспособность пользовательских программно-аппаратных комплексов ВКС для организации/участия в Сеансе;

- принимает меры к устранению возникших неисправностей до начала Сеанса;

- оповещает Службу технической поддержки при возникновении технических неисправностей в работе Сети ВКС;

- разъясняет участникам Сеанса порядок действий с пользовательским программно-аппаратным комплексом ВКС;

- осуществляет оперативный контроль и управления работой пользовательским программно-аппаратным комплексом ВКС в ходе подготовки, проведения и завершения Сеанса.

6.4. Служба технической поддержки:

- разрабатывает регламент технической поддержки Сети ВКС;

- осуществляет контроль за работой Сети ВКС, в том числе при проведении Абонентами Сеансов;

- организует управление конфигурацией и настройками серверного оборудования ВКС, оперативное устранение неисправностей в случае сбоев;

- оказывает методическую помощь и консультирование Уполномоченных сотрудников и Абонентов по работе в Сети ВКС;

- на основании заявки от Администратора определяет техническую возможность и настраивает сопряжение Сети ВКС с внешними системами видеоконференцсвязи, принадлежащими другим ведомствам и организациям;

- оповещает Администратора о возникших неисправностях и поломках в Сети ВКС, которые не могут быть устранены собственными силами.

- согласовывает Абонентам дату, время и продолжительность Сеанса, его режим, номер конференции, количество и состав участников;

- ведет и актуализирует График сеансов;

- ведет и актуализирует реестр Уполномоченных сотрудников, назначенных Абонентами;

- направляет Администратору предложения для включения в план замены устаревшего/неисправного оборудования Сети ВКС;

- направляет Администратору проекты технических, методических, распорядительных и нормативных документов по организации функционирования, оптимизации и развитию Сети ВКС, в том числе по закупке необходимо оборудования Сети ВКС;

- направляет Администратору проекты технических заданий на закупку оборудования, предназначенного для работы Сети ВКС, технических заданий на техническую поддержку от производителя оборудования и программного обеспечения Сети ВКС;

- осуществляет настройку комплектов оборудования до его передачи Абоненту (по заявкам Администратора);

- осуществляет размещение комплекта оборудования у Абонента (по заявке Администратора);

- осуществляет замену неисправного комплекта оборудования у Абонента (по заявке Администратора);

- принимает меры по обеспечению бесперебойного функционирования серверного оборудования Сети ВКС;

- в соответствии с заявкой Администратора осуществляет размещение серверного оборудования Сети ВКС;

- в соответствии с заявкой Администратора осуществляет замену серверного оборудования Сети ВКС.