Приложение N 31. Словарь основных (официальных) терминов

Приложение N 31

Словарь основных (официальных) терминов

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Администрация - органы или должностные лица учреждения (руководитель, его заместители, коллегиальные и совещательные органы, руководители структурных подразделений), осуществляющие исполнительно-распорядительную деятельность.

Адресат - 1) получатель документа; 2) реквизит документа, включающий наименование получателя документа и в необходимых случаях его почтовый адрес.

Акт - 1) обобщенное наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке (законодательный А., правовой А.); 2) официальный документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (например: А. ревизии, А. проверки, А. приемки и др.).

Анкета - 1) перечень вопросов, используемых для тестирования в целях получения каких-либо сведений; 2) форма представления текста документа, построенная по принципу "вопрос-ответ".

Аппарат управления - 1) система органов государственного управления, совокупность учреждений и организаций, обеспечивающих управление в какой-либо сфере деятельности; 2) совокупность работников (руководителей, специалистов, технических исполнителей) учреждения или организации, выполняющих управленческие функции.

Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа.

Бланк должностного лица - бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа.

Бланк конкретного вида документа - бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида.

Бланк письма - бланк документа, используемый для ведения переписки.

Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза согласования документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления и др.

Внутренний документ - документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Выписка из официального документа - копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.

Гарантийное письмо - 1) служебное письмо, содержащее гарантию оплаты или предоставления услуг; 2) во внешней торговле - документ, излагающий характер и объем обязательств, которые применяет получатель по части определенных условий контракта (условий транспортировки, платежа и др.); 3) в банковском деле - документ, подтверждающий представленные к оплате документы, если они не вполне соответствуют предусмотренным условиям.

Гербовый бланк - бланк документа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования.

Государственная тайна - защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Государственный стандарт - нормативный документ, разрабатываемый на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, содержащий требования и основные характеристики продукции, работ и услуг.

Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата документа - реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его подписания, утверждения или принятия.

Дело - совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) - вид управленческой деятельности, включающий процедуры документирования и документооборота официальных документов.

Доверенность - документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор - документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений

Доклад - 1) письменный документ, содержащий изложение определенных вопросов с выводами и предложениями составителя, предназначенный для устного прочтения; 2) устное выступление на заседании.

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документационное обеспечение управления - см. Делопроизводство.

Документация - совокупность документов по определенному предмету.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документационная информация - см. Документ.

Документная информация - информация, содержащаяся в документе.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Должностное лицо - работник учреждения, наделенный правом принимать управленческие решения.

Должностной бланк - см. Бланк должностного лица.

Должностной регламент - акт, издаваемый для регулирования профессиональной служебной деятельности государственного гражданского служащего, утверждаемый представителем нанимателя и являющийся составной частью административного регламента государственного органа, а также приложением к служебному контракту.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовок к тексту документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заказ - документ, содержащий требование на изготовление, продажу, доставку, выдачу чего-либо, производство каких-либо работ.

Заключение - документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Записка - см. Докладная записка. Объяснительная записка. Пояснительная записка.

Заявка - документ, автор которого изъявляет намерение получить определенные товары или услуги.

Зона унифицированной формы документа - часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

Извещение - разновидность служебного письма, содержащего информацию о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции и др.).

Индекс дела - цифровое обозначение дела в номенклатуре дел учреждения, наносимое на его обложку.

Инициативный документ - документ, послуживший основанием для решения какого-либо вопроса и формирования дела.

Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности.

Информационное письмо - письмо, разъясняющее положения отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению.

Информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Код - знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.

Код организации - идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.

Код формы документа - идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Копирование документов - воспроизведение документов без промежуточных печатных форм.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Корреспондент - учреждение или лицо, с которым ведется переписка.

Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

Машиночитаемый документ - см. Документ на машинописном носителе.

Наименование документа - обозначение вида письменного документа.

Незаверенная копия - копия письменного или графического документа, которая ввиду отсутствия на ней необходимых реквизитов не имеет юридической силы подлинника документа.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативный документ - документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Носитель информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Общий бланк документа - бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем.

Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных за определенный период.

Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт, событие, представляемый руководителю.

Опубликование документа - доведение содержания документов до сведения общественности посредством печати, радио, телевидения или другим способом.

Организационно-распорядительный документ - см. Система организационно-распорядительной документации.

Оригинал документа - экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Отметка для автоматического поиска документов - реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнителе - реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка о заверении копии - реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

Отметка о контроле - реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметка о наличии приложения - реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.

Отметка о поступлении документа в организацию - реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере.

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Переписка - письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи международными организациями, учреждениями, предприятиями и частными лицами (см. Письмо, Телеграмма, Телефонограмма, Телекс, Электронное сообщение).

Перечень - систематизированный список документов, предметов, объектов, лиц, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Печать - вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы для засвидетельствования и удостоверения чего-либо.

Письменный документ - текстовой документ, информация которого зафиксирована каким-либо типом письма.

Письмо - 1) почтовое отправление в виде почтового конверта с письменным сообщением; 2) обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых с помощью средств почтовой связи.

Подлинник (официального) документа - первый или единственный экземпляр официального документа.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Положение - 1) документ, устанавливающий статус, задачи и функции, права, порядок деятельности организации, органа управления, структурного подразделения; 2) правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.

Порядок - действие, установленное положением.

Постановление - правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.

Постоянная часть реквизита, документа - неизменяемая часть реквизита документа, бланка документа, наносимая при изготовлении.

Почтовый адрес - условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи, осуществляющему прием и доставку почтовых отправлений.

Почтовый конверт - конверт для пересылки почтовых отправлений, соответствующий стандартным требованиям.

Пояснительная записка - документ, разъясняющий отдельные положения основного документа (плана, отчета, проекта).

Правила - правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, положений.

Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок создания документов.

Предложение - разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации.

Протокол заседания - документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, переговорах.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации.

Регистрационная карточка - карточка, предназначенная для внесения сведений о документе в целях его учета и поиска.

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его учета и поиска.

Регистрационный штамп - штамп, проставляемый на документе при его поступлении в учреждение.

Регистрация документа - фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы.

Регламент - правовой акт, регламентирующий порядок деятельности аппарата управления, коллегиального или совещательного органа.

Реестр - список (перечень) каких-либо объектов, составленный в целях их учета или справочно-информационных целях.

Резолюция - реквизит документа, содержащий указание руководителя о характере и сроках исполнения документа.

Реквизит документа - обязательный информационный элемент оформления официального документа.

Решение - 1) правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции; 2) совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами управления (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными и общественными и др.).

Сводка - документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Система организационно-распорядительной документации - система документации, фиксирующей решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.

Сопроводительное письмо - письмо, составляемое для отправки с приложением к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей.

Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов, составленный в целях информации, регистрации или учета.

Справка - документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации, ее структурного подразделения или подтверждения сведений служебного характера.

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Стандарт - нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.

Стенограмма - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

Табель форм документов - перечень форм документов, разрешенных к применению в организации.

Таблица - форма представления текста документа или его части, имеющая два уровня членения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).

Текст документа - информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть.

Текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную каким-либо типом письма, какой-либо системой звукозаписи.

Телеграмма - краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонементной телеграфной сети.

Телефакс - см. факсограмма.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках.

Трафаретный текст - унифицированный текст документа, содержащий постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, характеризующей конкретную ситуацию.

Указ - правовой акт, издаваемый Президентом Российской Федерации.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Устав - правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации, территории и т.п.

Учредительный документ - договор, устанавливающий порядок деятельности учредителей по созданию юридического лица.

Факсограмма (Факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Формат бланка документа - установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой для создания документов.

Формирование дела - отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри его.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец (документа) - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Штамп - вид печати прямоугольной формы.

Штатное расписание - перечень должностей в учреждении с указанием размеров должностных окладов.

Электрическая связь - передача или прием информации любого вида по проводной, радио, оптической или другим электромагнитным системам.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, полученный путем его криптографического преобразования, предназначенный для защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации. Электронные сообщения, не подтвержденные ЭЦП, не имеют юридической силы и не являются электронными документами.

Электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.