Приложение N 2

Приложение N 2
к постановлению
администрации
города Рязани
от 28 октября 2011 г. N 4702

3.8. Организационно-техническое обеспечение деятельности Совета осуществляет управление экономики администрации города Рязани:

- готовит проекты повесток заседаний Совета;

- готовит и обеспечивает рассылку материалов для рассмотрения членами Совета;

- ведет протоколы заседаний Совета, обеспечивает их рассылку;

- организует участие в заседаниях Совета представителей структурных подразделений администрации города Рязани, других организаций, деятельность которых связана с рассматриваемыми вопросами.

3.9. Ответственный секретарь Совета уведомляет телефонограммой членов Совета о месте, дате, времени проведения заседания не менее чем за 3 дня, при необходимости рассылает повестку заседания.

Для ведения документооборота ответственный секретарь Совета осуществляет учет и контроль прохождения протоколов заседаний Совета, обеспечивает их сохранность, формирует в дела с последующей передачей на архивное хранение документации, находящейся в его ведении.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения ответственный секретарь Совета обязан передать все находящиеся у него документы члену Совета, определенному председателем Совета. При увольнении ответственного секретаря Совета передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи документов.

В случае прекращения работы Совета ответственный секретарь Совета формирует документы в дела, оформляет для последующей передачи в отдел муниципального архива аппарата администрации города Рязани независимо от сроков хранения.