Приложение 6. Требования к порядку ведения личных дел несовершеннолетних, находящихся на стационарном обслуживании в учреждениях социального обслуживания семьи и детей

Приложение 6
к приказу министерства
социальной политики
Нижегородской области
от 10 декабря 2013 г. N 937

Требования
к порядку ведения личных дел несовершеннолетних, находящихся на стационарном обслуживании в учреждениях социального обслуживания семьи и детей

1. На каждого воспитанника, принятого на стационарное социальное обслуживание в учреждение социального обслуживания семьи и детей (далее - Учреждение), формируется личное дело, которое содержит:

1.1. Документ, на основании которого несовершеннолетний помещен в Учреждение (один из перечня):

- личное обращение несовершеннолетнего;

- заявление родителей (законных представителей) несовершеннолетнего, с учетом мнения несовершеннолетнего, достигшего возраста десяти лет, за исключением случаев, когда учет мнения несовершеннолетнего противоречит его интересам;

- направление УСЗН или согласованное с УСЗН ходатайство должностного лица, органа или учреждения системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних (Федеральный закон от 24 июня 1999 года N 120-ФЗ "Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних");

- постановление следователя, судьи или постановление лица, проводящего дознание в случаях задержания (ареста, осуждения и т.д.) родителей (законных представителей) несовершеннолетнего;

- акт органа внутренних дел о необходимости помещения несовершеннолетнего в Учреждение;

- ходатайство комиссии по принятию решения о временном помещении несовершеннолетнего в Учреждение (при отобрании ребенка при угрозе его жизни и здоровью);

- направление администрации Учреждения (при перевозке или переводе из данного Учреждения).

1.2. Подлинник или заверенная копия свидетельства о рождении или паспорт (при достижении ребенком возраста 14 лет).

1.3. Фотография ребенка 3 x 4.

1.4. Данные (справка) первичного медицинского осмотра при поступлении несовершеннолетнего в Учреждение.

1.5. Опись личных вещей несовершеннолетнего при его поступлении в Учреждение.

1.6. Копии писем-уведомлений о приеме и нахождении несовершеннолетних в Учреждении, направленные в адрес его родителей (законных представителей) и органов опеки и попечительства несовершеннолетних.

1.7. Акты обследования условий жизни несовершеннолетнего и его семьи.

1.8. Документы, подтверждающие социальный статус несовершеннолетнего:

- материалы (справки) о наличии, социальном# и местонахождении родителей (законных представителей) и/или родственников, координаты связи с ними (адреса, телефоны);

- свидетельство о смерти родителя (ей);

- копии решений суда о лишении либо об ограничении родителя (ей) несовершеннолетнего родительских прав;

- справка о розыске родителя (ей);

- документ из органов внутренних дел о нахождении родителя (ей) под следствием или в местах лишения свободы;

- документы, подтверждающие право собственности или право пользования жилым помещением, либо документ о постановке на очередь;

- акты обследования закрепленного жилья;

- выписка из домовой книги или справка о регистрации несовершеннолетнего по месту жительства и составе семьи, копия финансово-лицевого счета;

- опись имущества, находящегося в собственности несовершеннолетнего, или имущества, оставшегося после смерти родителей, и сведения о лицах, отвечающих за его сохранность;

- свидетельство о праве на наследство;

- документы, подтверждающие оформление положенных несовершеннолетнему пенсий, пособий и компенсаций;

- сберегательная книжка (при наличии оснований для перечислений);

- пенсионное удостоверение, пенсионная книжка;

- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;

- документы (удостоверение) инвалидности;

- копии решения суда о назначении алиментов.

1.9. Медицинские документы:

- полис обязательного медицинского страхования;

- выписка из истории болезни из поликлиники (форма N 063/у);

- карта профилактических прививок (форма Ф-63);

- медицинская карта несовершеннолетнего (форма 26) (хранится в образовательном учреждении, запрашивается при необходимости);

- медицинские справки: копия справки по форме 160-у, заключение дерматолога, психоневролога (психиатра), педиатра;

- копия протокола областной психолого-медико-педагогической комиссии (для детей с ограниченными возможностями здоровья, детей-инвалидов);

- копия индивидуальной программы реабилитации ребенка-инвалида.

В период нахождения несовершеннолетнего в Учреждении медицинские документы хранятся в медицинском кабинете, после его выбытия из Учреждения прикладываются к личному делу и сдаются в архив.

1.10. Документы об образовании.

Документы об образовании несовершеннолетнего оформляются и хранятся в образовательном учреждении (личное дело учащегося, табель успеваемости, выписка текущих оценок), при необходимости запрашиваются Учреждением дополнительно.

Для хранения в личном деле запрашивается и подшивается характеристика с места учебы.

1.11. Копия анкеты в государственный банк данных о детях, оставшихся без попечения родителей.

1.12. Приказ о зачислении несовершеннолетнего в Учреждение.

1.13. Приказ об отчислении несовершеннолетнего из Учреждения.

1.14. Документ, на основании которого несовершеннолетний отчислен из Учреждения.

2. В личных делах допускается:

2.1. Хранение психолого-педагогических анкет и характеристик на несовершеннолетних.

2.2. Выписка из протоколов социального консилиума на несовершеннолетнего.

2.3. Отдельным разделом - ведение переписки с компетентными органами по вопросам защиты прав и законных интересов несовершеннолетнего, восстановлению его социального статуса.

3. Индивидуальные программы социальной реабилитации несовершеннолетних, диагностические материалы и материалы по процессу социально-реабилитационной работы не приобщаются к личным делам, так как являются рабочими документами для постоянного служебного пользования и систематического заполнения сотрудниками Учреждения.

4. Личные дела оформляются в папки со скоросшивателем.

5. Личное дело на внешней стороне папки имеет титульный лист следующего содержания:

Личное дело N _____________________________________________________________________

Фамилия _________________________________________________________________________ _

Имя _________________________________________________________________________ _____

Отчество _________________________________________________________________________

Дата рождения ____________________________________________________________________

Дата открытия личного дела (поступления ребенка) _____________________________________

Основание поступления ____________________________________________________________

Дата закрытия личного дела _________________________________________________________

Основание отчисления и сведения о жизнеустройстве (когда, куда выбыл несовершеннолетний)

____________________________________________________________________ ______________

6. Личное дело на оборотной стороне папки имеет опись документов и материалов, содержащихся в нем, в соответствии со следующей формой:

N п/п	Наименование документа	Реквизиты документа: дата, N	Оригинал/дубликат, копия (заверенная)
1	2	3	4

Опись документов заверяется подписью сотрудника, ответственного за ведение личных дел

Все копии документов заверяются печатью и подписью с пометкой "Копия верна".

7. Личное дело на внешней стороне папки имеет регистрационный номер, который заносится в журнал-реестр личных дел.

8. В Учреждении ведется журнал-реестр личных дел в соответствии со следующей формой:

N п/п	Ф.И.О. несовершеннолетнего	Дата рождения несовершеннолетнего	Дата и основание поступления несовершеннолетнего	Дата и основание отчисления несовершеннолетнего	Присвоенный регистрационный номер личного дела
1	2	3	4	5	6

Страницы журнала пронумерованы, журнал проброшюрован и опечатан с указанием количества страниц, подписан директором Учреждения.

Журнал имеет порядковый номер в соответствии с номенклатурой дел учреждения.

9. Учреждение обеспечивает сохранность и конфиденциальность при ведении и хранении личных дел:

- личные дела находятся на постоянном хранении в Учреждении в период пребывания в нем несовершеннолетнего. Хранение производится в сейфе.

- хранение вне личных дел правоустанавливающих документов и их заверенных копий не допускается.

10. Приказом директора Учреждения назначается сотрудник, ответственный за ведение личных дел.

11. Ревизия состояния личных дел проводится директором Учреждения, либо курирующим заместителем директора не реже 1 раза в квартал (4 раза в год).

11.1. По итогам ревизии составляется акт в двух экземплярах.

11.2. По результатам устранения замечаний, ответственный сотрудник готовит соответствующую информацию.

11.3. Акты и информация об устранении замечаний подшиваются в отдельную папку, включенную в номенклатуру дел Учреждения.

12. При передаче/переводе или отчислении несовершеннолетнего из Учреждения в организации для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, или на семейные формы жизнеустройства, личное дело закрывается и передается по акту и описи руководителю соответствующего государственного/муниципального органа или учреждения (орган опеки, детский дом, школа-интернат).

13. После передачи личного дела несовершеннолетнего, в архиве Учреждения хранится копия личного дела или выписка из личного дела, которая состоит из следующих документов:

- заверенная копия титульного листа личного дела с указанием номера;

- оригинал акта приема-передачи личного дела;

- оригинал описи документов переданного личного дела;

- оригинал документа, на основании которого несовершеннолетний помещен в Учреждение;

- копии актов обследования условий жизни несовершеннолетнего и его семьи;

- расписка о передаче личных вещей несовершеннолетнего;

- заверенная копия приказа о зачислении несовершеннолетнего в Учреждение;

- заверенная копия приказа об отчислении несовершеннолетнего из Учреждения;

- оригинал индивидуальной программы социальной реабилитации несовершеннолетнего;

выписка из протоколов социального консилиума на несовершеннолетнего.

Все документы должны быть проброшюрованы, опечатаны с указанием количества страниц, подписаны директором Учреждения.

Пометка об архивации личного дела вносится в журнал-реестр личных дел.

Копии или выписки из личных дел остаются на хранении в Учреждении в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

14. В случае возвращения несовершеннолетнего из Учреждения в кровную (родную) семью, личное дело несовершеннолетнего хранится в архиве Учреждения. В личное дело вкладывается индивидуальная программа социальной реабилитации несовершеннолетнего.

По достижении ребенком 18 лет опись его личного дела согласуется с муниципальным архивом по месту нахождения Учреждения.

Личное дело остается на хранении в Учреждении в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

15. При повторном поступлении несовершеннолетнего в Учреждение его личное дело возобновляется, о чем делается соответствующая пометка в журнале-реестре и непосредственно в личном деле.