Приложение 1. Инструкция по обработке персональных данных субъектов персональных данных, за исключением персональных данных государственных гражданских служащих, работников министерства строительства Нижегородской области и директоров учреждений, подведомственных министерству строительства Нижегородской области, осуществляемой без использования средств автоматизации, в министерстве строительства Нижегородской области

Приложение 1
к приказу министерства строительства
Нижегородской области
от 25 июня 2014 г. N 24/од

Инструкция
по обработке персональных данных субъектов персональных данных, за исключением персональных данных государственных гражданских служащих, работников министерства строительства Нижегородской области и директоров учреждений, подведомственных министерству строительства Нижегородской области, осуществляемой без использования средств автоматизации, в министерстве строительства Нижегородской области

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по обработке персональных данных субъектов персональных данных, за исключением персональных данных государственных гражданских служащих, работников министерства строительства Нижегородской области и директоров учреждений, подведомственных министерству строительства Нижегородской области, осуществляемой без использования средств автоматизации, в министерстве строительства Нижегородской области (далее - персональные данные) разработана на основании требований Федерального закона Российской Федерации от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" и устанавливает порядок обработки, распространения и использования персональных данных в министерстве строительства Нижегородской области (далее - министерство).

1.2. Инструкция по обработке персональных данных (далее - Инструкция) осуществляется с учетом требований Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации".

2. Особенности организации обработки персональных данных

2.1. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных (далее - материальные носители), в специальных разделах или на полях форм (бланков).

2.2. При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.

2.3. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

2.3.1. Типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации; имя (наименование) и адрес оператора; фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных; источник получения персональных данных; сроки обработки персональных данных; перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки; общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных.

2.3.2. Типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных.

2.3.3. Типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных.

2.3.4. Типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы.

2.4. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:

2.4.1. при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;

2.4.2. при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.

2.5. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

2.6. Требования, предусмотренные пунктами 2.4 и 2.5 настоящей Инструкции, применяются также в случае, если необходимо обеспечить раздельную обработку зафиксированных на одном материальном носителе персональных данных и информации, не являющейся персональными данными.

2.7. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

3. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке

3.1. Обработка персональных данных должна осуществляться государственными гражданскими служащими министерства, определенными в приложении 2 к настоящему приказу, таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей).

3.2. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.

3.3. В целях регистрации действий государственных гражданских служащих министерства при работе с персональными данными ведется журнал регистрации обращений по обработке персональных данных (приложение к настоящей Инструкции), листы которого должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью. На документах должна указываться пометка "Персональные данные". Документы должны храниться в надежно запираемых шкафах и сейфах. Ключи от них, а также от помещений должны находиться у начальника отдела контроля и надзора за долевым строительством управления развития жилищного строительства министерства.