Приложение 25. Особенности оформления протоколов Губернатора Нижегородской области, Председателя Правительства, Вице-губернатора, первого заместителя Председателя Правительства Нижегородской области, заместителей Губернатора Нижегородской области, заместителей Председателя Правительства Нижегородской области, Правительства и органов исполнительной власти Нижегородской области

Приложение 25
к п. 4.6. Инструкции

Особенности оформления
протоколов Губернатора Нижегородской области, Председателя Правительства, Вице-губернатора, первого заместителя Председателя Правительства Нижегородской области, заместителей Губернатора Нижегородской области, заместителей Председателя Правительства Нижегородской области, Правительства и органов исполнительной власти Нижегородской области

Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

2. Протоколы оформляются на общих бланках органов исполнительной власти или на стандартных бланках протоколов.

3. Протокол имеет следующие реквизиты:

- герб Нижегородской области;

- наименование органа исполнительной власти (в случае оформления на общем бланке);

- наименование вида документа (протокол) - слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом Times New Roman Cyr размером 16 кеглей, центровано;

- дата заседания оформляется словесно-цифровым способом. В протоколе проставляется дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала и через тире дата окончания заседания;

- номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола. К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе исполнительной власти. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Правительства, оперативных совещаний, комиссий, советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

- место проведения заседания выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер";

- гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению);

- заголовок - вид заседания, совещания и др. отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный интервал и выравнивается по центру; заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже;

- текст;

- подписи.

Подписи отделяются от текста тремя межстрочными интервалами и включают наименование "Председатель", "Секретарь", личные подписи (электронной подписи) и расшифровки подписей (инициалы и фамилии).

4. Протоколы могут быть полными (приложение 32) и содержать кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников; краткими (приложение 33) - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения. Может быть оформлена выписка из протокола (приложение 34). В стенограммах - весь ход заседания записывается дословно.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

4.1. Во вводной части полного протокола указываются председатель заседания (совещания), должность, инициалы и фамилия; секретарь заседания (совещания), должность, инициалы и фамилия; присутствующие на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии (в алфавитном порядке).

Слово "Председатель" печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы; под ним - "Секретарь" с прописной буквы.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через один межстрочный интервал после фамилии и инициалов председателя, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 1 - 2 межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы (через одинарный межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Решили (прописными буквами).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Полный протокол подписывается председателем и секретарем.

4.2. Во вводной части краткого протокола указываются председатель заседания (совещания), его должность, инициалы и фамилия; присутствующие на заседании (совещании), инициалы и фамилии в алфавитном порядке.

Список присутствующих отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой в скобках указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Краткий протокол подписывается председателем.

4.3. Протоколам присваиваются порядковые номера в системе электронного документооборота.

Оформленные протоколы заседаний Правительства, оперативных совещаний Губернатора, разовых совещаний под председательством Губернатора, протоколы совещаний Вице-губернатора, заместителей Губернатора регистрируются в управлении документационного обеспечения и контроля управления делами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области.

Оформленные протоколы заседаний постоянных совещаний, комиссий, советов, коллегий, комитетов и т.д. под председательством Губернатора регистрируются в органах, ответственных за функционирование данного направления деятельности.

Ведение и регистрация протоколов совещаний у руководителей органов исполнительной власти осуществляется в соответствующих органах.