Распоряжение Министерства по делам печати и информации Московской области от 28 апреля 2007 г. N 26 "Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан в Министерстве по делам печати и информации Московской области"

В соответствии с постановлением Губернатора Московской области от 23.04.2007 N 44-ПГ "Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области"

1. Утвердить в новой редакции Административный регламент рассмотрения обращений граждан в Министерстве по делам печати и информации Московской области (прилагается).

2. Руководителям подведомственных государственных учреждений Московской области в срок до 25 мая 2007 года переработать административные регламенты рассмотрения обращений граждан с учетом настоящего распоряжения.

3. Признать утратившим силу распоряжение Министерства по делам печати и информации Московской области от 31.01.2007 N 7 "Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан в Министерстве по делам печати и информации Московской области".

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Министр

С.Н. Моисеев

Административный регламент
рассмотрения обращений граждан в Министерстве по делам печати и информации Московской области
(утв. распоряжением Министерства по делам печати и информации
Московской области от 28 апреля 2007 г. N 26)

I. Общие положения

1. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в Министерстве по делам печати и информации Московской области (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений граждан в Министерстве по делам печати и информации Московской области (далее - Министерство) и определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в секретариате Министра по делам печати и информации Правительства Московской области (далее - Министр).

2. Рассмотрение обращений граждан в Министерстве по делам печати и информации Московской области осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Уставом Московской области;

- Законом Московской области от 05.10.2006 N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан".

3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется Министром и его заместителями.

4. В Министерстве рассматриваются обращения граждан (далее - обращения) по вопросам, находящимся в ведении Министерства в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законами и иными нормативными правовыми актами Московской области.

5. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан и личный прием граждан.

II. Требования к порядку исполнения функции по рассмотрению обращений граждан

Порядок информирования об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан

6. Информация о порядке исполнении функции по рассмотрению обращений граждан предоставляется:

- непосредственно в структурных подразделениях Министерства;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, электронной техники;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации.

7. Сведения о местонахождении Министерства, полный почтовый адрес, контактные телефоны, телефоны для справок размещаются на официальном сайте Министерства (http://mpi.mosreg.ru).

8. При информировании о порядке исполнения функции по рассмотрению обращений граждан, ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, ответить на поставленный вопрос, гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Срок исполнения функции по рассмотрению обращений граждан

9. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, срок исполнения государственной функции может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением о продлении срока рассмотрения обращения гражданина.

10. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

11. В случае, если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода.

12. Министр вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.

Требования к письменному обращению граждан

13. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать либо наименование государственного органа, в которое направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы и материалы либо их копии.

14. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование государственного органа или должностного лица, которым оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), электронный адрес (e-mail), контактный телефон, дату.

Перечень оснований для отказа в исполнении функции по рассмотрению обращений граждан

15. Обращение не рассматривается по существу, если:

- в обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу;

- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- в обращении не указаны фамилия обратившегося и почтовый адрес для ответа;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

16. Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину.

17. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

18. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, возбуждено судебное производство с участием того же лица (группы лиц), или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда.

Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения

19. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

20. Справочную работу по рассмотрению обращений граждан ведет секретариат Министра. Справки предоставляются при личном обращении, в том числе по телефону.

21. Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в уполномоченный орган;

- об отказе в рассмотрении обращения;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

22. При получении запроса по телефону ответственный сотрудник секретариата Министра:

- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку сотрудник секретариата Министра подготавливает ответ.

23. Во время разговора специалист, выделенный для предоставления справок, должен произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

Ответственность должностных лиц Министерства при исполнении функции по рассмотрению обращений граждан

24. Должностные лица Министерства, работающие с обращениями, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных регламентах.

25. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

26. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется Министр.

27. При уходе в отпуск, переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения лицу, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Условия, сроки и время личного приема граждан

28. Прием граждан в Министерстве ведут Министр и его заместители.

29. График приема граждан должностными лицами Министерства утверждает Министр.

30. Руководители ведут прием граждан в соответствии с утвержденным графиком с 16.00 до 18.00 в служебных кабинетах.

31. Непосредственную организацию личного приема граждан Министром осуществляет секретариат Министра, организацию приема граждан заместителями Министра осуществляют должностные лица структурных подразделений по их указанию. Указанные лица так же обеспечивают запись на прием и ведение учета приема граждан.

32. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

33. Должностные лица министерства могут не рассматривать обращения гражданина (граждан) при личном приеме по основаниям, указанным в п. 15 административного регламента.

III. Административные процедуры

Последовательность административных действий (процедур)

34. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в следующей последовательности:

- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;

- регистрация и направление обращений на рассмотрение;

- рассмотрение обращений в структурных подразделениях Министерства;

- постановка обращений граждан на контроль;

- продление срока рассмотрения обращений граждан;

- оформление ответа на обращение граждан.

Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

35. Основанием для начала исполнения функции по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в Министерство или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения по поручению.

36. Обращение может поступить по почте, направлено для рассмотрения из аппарата Правительства Московской области, доставлено непосредственно гражданином, передаваться по факсу, по электронной почте, на пейджер Губернатора Московской области.

37. Обращения, присланные по почте (в том числе телеграммы), и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в секретариат Министра.

38. Должностное лицо, ответственное за прием документов:

- проверяет правильность указания адреса корреспонденции и целостность упаковки;

- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдсвязью;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывает конверт;

- подкалывает впереди текста письма поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму);

- в случае отсутствия самого текста письма составляет справку с текстом: "Письма в адрес должностных лиц Министерства нет", датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

- возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

- составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Один экземпляр акта хранится в секретариате Министра, второй приобщается к поступившему обращению.

39. Должностное лицо, ответственное за прием документов, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом заведующему секретариатом Министра.

40. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится должностными лицами секретариата Министра. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан.

41. Обращения, поступившие по факсимильной связи, принимаются и учитываются должностными лицами секретариата Министра в порядке, установленном для письменных обращений.

42. После первичной обработки должностное лицо, ответственное за прием документов, все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передает заведующему секретариатом Министра для подготовки в доклад Министру.

43. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя Министра, передаются невскрытыми.

44. Обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской областной Думы, депутатов органов законодательной (представительной) власти иных субъектов Российской Федерации и депутатов муниципальных образований Московской области, содержащие просьбы о рассмотрении писем граждан, регистрируются в секретариате Министра, в тот же день докладываются Министру и передаются под расписку на рассмотрение в структурные подразделения

Регистрация и направление обращений на рассмотрение

45. Поступившие в секретариат Министра обращения регистрируются в течение 3-х дней с момента поступления с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" (далее - САДД "Дело").

46. Зарегистрированные обращения граждан в день их регистрации докладываются Министру заведующим секретариатом Министра для принятия решения о передаче для подготовки ответов в структурные подразделения Министерства.

47. Решение о передаче обращения на рассмотрение заместителям Министра и в структурные подразделения Министерства принимает лично Министр либо по его поручению заведующий секретариатом Министра.

48. Передача обращений на рассмотрение осуществляется секретариатом Министра под расписку по Реестру передачи документов.

Рассмотрение обращений в структурных подразделениях Министерства

49. Поступившие в структурные подразделения Министерства письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в секретариате Министра, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.

50. Обращения могут рассматриваться непосредственно в Министерстве (в том числе с выездом на место) или их рассмотрение может быть поручено подведомственным учреждениям.

51. В тексте поручения могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания.

Исполнение поручений Президента Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан осуществляется в 15-дневный срок с выездом на место.

52. В случае если поручение о рассмотрении обращения дается подведомственным учреждениям или обращение перенаправлено для рассмотрения по назначению в другую организацию, оформляется уведомление заявителю о том, куда направлено его обращение на рассмотрение и откуда он получит ответ.

53. Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях. При этом необходимое количество копий документов для отправки подготавливается секретариатом Министра.

Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю (а для контрольных поручений и в федеральные органы) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

54. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

55. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок служебной запиской возвращает это обращение в секретариат Министра, указывая при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

56. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

57. Должностное лицо, которому направлено обращение, вправе не рассматривать его по существу по основаниям, указанным в п. 15 административного регламента.

58. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим, обращение направляется в правоохранительные органы.

Постановка обращений граждан на контроль

59. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе государственных органов и органов местного самоуправления, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер по обращениям граждан при получении справки по вопросам, с которым автор обращается неоднократно.

60. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Губернатора Московской области и Вице-губернатора Московской области, Председателя Московской областной Думы о рассмотрении обращений граждан.

61. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять Министр. На обращениях, взятых на контроль, перед направлением их на рассмотрение проставляется штамп "Контроль".

62. В случае если в ответе, направленном заявителю, указывается, что вопрос, поставленный в обращении, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.

Продление срока рассмотрения обращений граждан

63. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.

64. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее Министру.

65. На основании служебной записки ответственного исполнителя Министр принимает решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящим органом, то исполнитель обязан вместе со служебной запиской представить проект письма о продлении срока рассмотрения гражданина за подписью Министра в адрес ведомства, установившего срок рассмотрения.

Оформление ответа на обращение граждан

66. Ответы на обращения граждан оформляются за подписью Министра и (или) его заместителей.

Ответы в федеральные органы об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан оформляются только за подписью Министра.

В случае, если поручение было адресовано Министру, ответ оформляется за подписью Министра.

Ответы на поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы о рассмотрении обращений граждан оформляются за подписью Губернатора Московской области.

Ответы на поручения руководителя Администрации Президента Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека Российской Федерации оформляются за подписью Губернатора Московской области, Вице-губернатора Московской области, первых заместителей и заместителей Председателя Правительства Московской области.

67. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

68. В ответе в федеральные органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

69. Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт и экземпляр принятого правового акта направляется заявителю.

70. К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.

71. Ответы заявителям и в федеральные органы печатаются на бланках установленной формы, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

72. Подлинники обращений граждан в федеральные органы возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

73. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

74. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в секретариат Министра, где проверяется правильность оформления ответа, и краткое содержание ответа заносится в САДД "Дело". Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.

75. В правом нижнем углу на копии ответа заведующий секретариатом Министра делает надпись "В дело", указывает результат рассмотрения ("Удовлетворено", "Разъяснено", "Отказано"), проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы и телефон, заверяет их личной подписью.

76. После регистрации ответа в САДД "Дело" ответственный сотрудник секретариата Министра отправляет его по почте. Отправление ответов без регистрации в секретариате Министра не допускается.

77. При необходимости исполнитель может составить служебную записку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

78. Итоговое оформление дела для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями законодательства.

Контроль за исполнением функции по рассмотрению обращений граждан

79. Текущий контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан и принятием решений специалистами осуществляется заместителями Министра.

80. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляется секретариатом Министра.

Порядок обжалования действий по рассмотрению обращений граждан и решений, принятых по обращениям

81. Гражданин вправе обжаловать действия по рассмотрению обращений граждан и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу или в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.