Приложение N 1. Положение о порядке проведения смотра сохранности документов постоянного и долговременного хранения организаций и предприятий города Серпухова

Приложение N 1
к постановлению Главы города
от 19 февраля 2010 г. N 231

Положение
о порядке проведения смотра сохранности документов постоянного и долговременного хранения организаций и предприятий города Серпухова

1. Общие положения

Настоящее Положение определяет порядок организации и подготовки проведения Смотра на лучшую организацию обеспечения сохранности документов постоянного и долговременного сроков хранения в архивах организаций, находящихся на территории города Серпухова (далее - Смотр).

Обеспечение сохранности документов в архиве организации - это комплекс мероприятий по:

- организации и соблюдению определенных требований к помещению архива;

- применению специальных средств хранения документов;

- улучшению состояния научно-справочного аппарата в документах.

Участники Смотра - работники, ответственные за архив в организациях и предприятиях города (список прилагается).

Организаторы Смотра - архивный сектор отдела по управлению персоналом Администрации города Серпухова.

2. Цели и задачи Смотра

2.1. Основными целями и задачами Смотра являются:

- обеспечение сохранности документов постоянного и долговременного сроков хранения, в соответствии с Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области";

- изучение фактического состояния дел в организациях, находящихся на территории города Серпухова;

- вскрытие недостатков в хранении документов;

- выработка решений по совершенствованию сохранности документов и обеспечению систематического контроля за их выполнением.

3. Порядок проведения Смотра

3.1. Смотр проводится комиссией, состав которой утверждается постановлением Главы города Серпухова.

Члены комиссии осуществляют свою деятельность на общественных началах.

3.2. Срок проведения Смотра устанавливается с 01 марта 2010 года по 31 декабря 2010 года в три этапа:

- с 01.03.2010 по 01.11.2010 - комиссией с выездом на место проверяется состояние сохранности документов в организациях;

- с 01.11.2010 по 10.12.2010 - подведение комиссией итогов Смотра;

- с 10.12.2010 по 20.12.2010 - освещение итогов Смотра в средствах массовой информации города Серпухова.

3.3. Комиссия для осуществления возложенных на нее задач:

- уведомляет организацию о проверке согласно графику за 5 дней до даты проверки;

- по итогам проверки составляет акт, который подписывается руководителем организации и членом комиссии, осуществляющим проверку (форма акта прилагается);

- в ходе проверки может проводиться фото и видеосъемка.

3.4. Комиссия проверяет наличие учетных документов в организации:

- номенклатура дел;

- описи на дела постоянного и долговременного хранения;

- историческая справка организации;

- акты списания документов с истекшими сроками хранения.

Копии вышеуказанных документов представляются членам комиссии в день проведения проверки.

3.5. Требования к помещению архива устанавливаются в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации 18 января 2007 г. N 19.

4. Подведение итогов Смотра

При подведении итогов, комиссия:

- анализирует данные, полученные в результате проверки;

- составляет итоговое заключение о результатах смотра сохранности документов по всем организациям;

- при установлении нарушений выносит решение о несоответствующем хранении документов в организации с указанием мер для принятия обеспечения сохранности документов организации; решение комиссии носит рекомендательный характер.

Копия итогового заключения представляется Главе города для ознакомления и принятия соответствующих мер.

Итоги смотра освещаются в средствах массовой информации.