Приложение. Положение об отделе по делам архивов управления правового обеспечения деятельности органов местного самоуправления Луховицкого муниципального района администрации Луховицкого муниципального района Московской области

Приложение

Положение
об отделе по делам архивов управления правового обеспечения деятельности органов местного самоуправления Луховицкого муниципального района администрации Луховицкого муниципального района Московской области
(утв. постановлением Администрации Луховицкого муниципального района
Московской области от 16 июля 2010 г. N 1747)

С изменениями и дополнениями от:

19 октября 2012 г.

1. Общие положения

1.1. Отдел по делам архивов Управления правового обеспечения деятельности органов местного самоуправления Луховицкого муниципального района администрации Луховицкого муниципального района Московской области (далее - Отдел по делам архивов) осуществляет реализацию полномочий Луховицкого муниципального района по формированию и содержанию архивных фондов.

1.2. Отдел по делам архивов является структурным подразделением Управления правового обеспечения деятельности органов местного самоуправления Луховицкого муниципального района  администрации Луховицкого муниципального района Московской области.

1.3. Отдел по делам архивов в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, законодательством Московской области, методическими документами Федерального архивного агентства Российской Федерации, Главного архивного управления Московской области, Уставом Луховицкого муниципального района, муниципальными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления Луховицкого муниципального района Московской области, и настоящим Положением.

1.4. Положение об Отделе по делам архивов утверждается постановлением администрации Луховицкого муниципального района Московской области.

1.5. Отдел по делам архивов осуществляет свою деятельность во взаимодействии с Главным архивным управлением Московской области, государственными архивами Московской области, с органами администрации Луховицкого муниципального района Московской области и органами местного самоуправления поселений, входящих в состав Луховицкого муниципального района Московской области.

1.6. Отдел по делам архивов имеет соответствующую круглую печать, штампы, гербовые бланки со своим наименованием, пользуется в установленном порядке большой гербовой печатью администрации Луховицкого муниципального района Московской области.

1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела по делам архивов осуществляется за счет средств бюджета Луховицкого муниципального района Московской области и субвенций Московской области на обеспечение переданных государственных полномочий по хранению и комплектованию архивных дел, относящихся к собственности Московской области.

2. Основные задачи Отдела по делам архивов

Основными задачами Отдела по делам архивов являются:

2.1. Формирование муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений Луховицкого муниципального района Московской области и документов, отнесенных к собственности Московской области.

2.2. Удовлетворение потребностей пользователей архивными документами в получении и использовании необходимой информации в соответствии с их запросами.

3. Функции Отдела по делам архивов

В целях реализации возложенных задач Отдел по делам архивов осуществляет следующие функции:

3.1. Осуществляет хранение архивных документов на различных носителях:

являющихся муниципальной собственностью и входящих в состав Архивного фонда Московской области;

отнесенных к собственности Московской области и временно хранящихся в Отделе по делам архивов;

личного происхождения, поступивших на законном основании в муниципальную собственность;

по личному составу ликвидированных организаций, действовавших на территории Луховицкого муниципального района Московской области;

архивных документов, ликвидированных организаций, сроки хранения, которых не истекли;

печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела по делам архивов.

3.2. Принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов, обеспечению их физической сохранности.

3.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе по делам архивов.

3.4. Ведет государственный учет архивных документов и представляет в Главное архивное управление Московской области сведения о хранящихся фондах по установленным формам.

3.5. Составляет список организаций-источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Московской области и другие архивные документы, согласовывает его с ЭПК Главного архивного управления Московской области и утверждает постановлением администрации Луховицкого муниципального района Московской области, ведет систематическую работу по уточнению списка.

3.6. Осуществляет проверки качества научно-технической обработки архивных документов в организациях-источниках комплектования и прием документов постоянного хранения и по личному составу.

3.7. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов учреждений, организаций и предприятий Луховицкого муниципального района Московской области, организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления Луховицкого муниципального района Московской области, муниципальных учреждений, муниципальных предприятий, органов местного самоуправления поселений Луховицкого муниципального района Московской области.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Луховицкого муниципального района Московской области от 19 октября 2012 г. N 3182 в пункт 3.8 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.8. Оказывает содействие организациям разных форм собственности, осуществляющих свою деятельность на территории Луховицкого муниципального района Московской области, в том числе:

участвует в проведении проверок, проводимых администрацией Луховицкого муниципального района Московской области по вопросам, относящимся к компетенции Отдела по делам архивов;

рассматривает и согласовывает положения об архивах и экспертных комиссиях организаций источников комплектования;

рассматривает и представляет на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области поступившие от организаций описи дел постоянного хранения и по личному составу, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству организаций - источников комплектования;

изучает и обобщает практику работы архивов и организации документов в делопроизводстве организаций-источников комплектования, распространяет их положительный опыт.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.8. Проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий.

3.9. Информирует Главное архивное управление Московской области, органы местного самоуправления Луховицкого муниципального района Московской области, органы местного самоуправления поселений Луховицкого муниципального района Московской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях, других нарушениях законодательства об архивном деле Российской Федерации и Московской области.

3.10. Информирует органы местного самоуправления Луховицкого муниципального района Московской области, органы местного самоуправления поселений Луховицкого муниципального района Московской области иные организации Луховицкого муниципального района Московской области о составе и содержании архивных документов по актуальной тематике, исполняет тематические запросы юридических и физических лиц на документную информацию.

3.11. Организует работу пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, в средствах массовой информации.

3.12. Исполняет социально-правовые запросы граждан, осуществляет выдачу архивных справок, архивных копий и выписок из документов, проводит прием граждан.

3.13. Рассматривает обращения граждан по вопросам, входящим в компетенцию Отдела по делам архивов.

3.14. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным документам, автоматизированные информационно-поисковые системы, базы данных, архивные справочники о составе и содержании документов.

4. Права Отдела по делам архивов

Для осуществления своих задач и функций Отдел по делам архивов имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую для осуществления деятельности Отдела по делам архивов информацию, документы, материалы от руководителей и должностных лиц предприятий, организаций и учреждений, различных организационно-правовых форм.

4.2. Присутствовать на заседаниях Совета депутатов Луховицкого муниципального района, принимать участие в работе постоянно действующих и временных органов при администрации Луховицкого муниципального района Московской области, совещаниях, проводимых руководителем администрации района, заместителями руководителя администрации Луховицкого муниципального района Московской области по вопросам, входящим в компетенцию Отдела по делам архивов.

4.3. Созывать совещания и семинары по вопросам, входящим в компетенцию Отдела по делам архивов, с привлечением представителей органов администрации, а также предприятий, организаций, учреждений Луховицкого муниципального района Московской области.

4.4. Пользоваться в установленном порядке информационными ресурсами администрации.

4.5. Взаимодействовать в установленном порядке и вести служебную переписку с органами администрации Луховицкого муниципального района Московской области, муниципальными учреждениями и предприятиями Луховицкого муниципального района Московской области по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела по делам архивов.

4.6. Вносить на рассмотрение администрации Луховицкого муниципального района Московской области и Главного архивного управления Московской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе по делам архивов, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией Луховицкого муниципального района Московской области вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.7. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве;

запрашивать и получать от организаций всех форм собственности, расположенных на территории Луховицкого муниципального района Московской области, необходимые сведения о документах по личному составу для выполнения возложенных на Отдел по делам архивов задач и функций.

4.8. Принимать участие в организуемых Главным архивным управлением Московской области проверках исполнения организациями, расположенными на территории Луховицкого муниципального района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального архивного законодательства и Закона Московской области "Об Архивном фонде Московской области" N 65/2007-ОЗ от 25 мая 2007 г.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Название Закона Московской области N 65/2007-ОЗ от 25 мая 2007 г. следует читать "Об архивном деле в Московской области"

4.9. Давать в пределах своей компетенции организациям, относящимся к муниципальной собственности, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.10. Принимать участие в совещаниях, семинарах, мероприятиях и проверках, проводимых администрацией Луховицкого муниципального района Московской области;

4.11. Участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

4.12. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий юридических лиц для участия в решении вопросов сохранности документов.

4.13. Доводить до сведения органов местного самоуправления Луховицкого муниципального района Московской области, государственной власти Московской области ставшие известными факты нарушения архивного законодательства должностными лицами и лицами, выполняющими управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физическими лицами.

4.14. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями Луховицкого муниципального района Московской области, Главным архивным управлением Московской области, региональным отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями;

5. Руководство и организация деятельности Отдела по делам архивов

5.1. Отдел по делам архивов непосредственно подчиняется начальнику Управления, курирующему и контролирующему деятельность Отдела по делам архивов. Начальник и специалисты Отдела по делам архивов являются муниципальными служащими. Начальник Отдела по делам архивов и специалисты Отдела по делам архивов назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем администрации Луховицкого муниципального района Московской области по представлению заместителя руководителя администрации Луховицкого муниципального района Московской области.

5.2. При смене начальника Отдела по делам архивов прием - передача дел проводится специально созданной комиссией. Акт приема - передачи утверждается руководителем администрации и представляется в Главное архивное управление Московской области.

5.3. Начальник Отдела по делам архивов:

осуществляет руководство Отделом по делам архивов;

организует работу Отдела по делам архивов, обеспечивая решение возложенных на Отдел задач, несет персональную ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение Отделом возложенных на него задач и функций;

представляет Отдел по делам архивов на совещаниях, проводимых руководителем администрации Луховицкого муниципального района Московской области, заместителями руководителя администрации Луховицкого муниципального района Московской области, на заседаниях постоянно действующих и временных органов администрации Луховицкого муниципального района Московской области, Совета депутатов Луховицкого муниципального района Московской области по вопросам, входящим в компетенцию Отдела по делам архивов;

вносит предложения по структуре и численности Отдела по делам архивов, назначении на должность и освобождении от должности работников Отдела по делам архивов, по повышению квалификации, применению к ним мер поощрения и дисциплинарного взыскания;

определяет функции сотрудников и разрабатывает их должностные инструкции;

обеспечивает соблюдение сотрудниками правил внутреннего распорядка, должностных инструкций, порядка работы со служебными документами;

организует мероприятия по обеспечению соблюдения служебной тайны;

дает распоряжения сотрудникам по вопросам деятельности Отдела по делам архивов;

согласовывает проекты муниципальных нормативных правовых актов органов местного самоуправления Луховицкого муниципального района Московской области по вопросам, входящим в компетенцию Отдела по делам архивов

подписывает от имени Отдела по делам архивов служебную документацию

составляет отчет о работе Отдела по делам архивов и состоянии архивного дела в Луховицком муниципальном районе Московской области и в установленном порядке представляет его в  Главное архивное управление Московской области;

осуществляет иные полномочия, установленные иными муниципальными правовыми актами.

Права, обязанности и ответственность работников Отдела по делам архивов определяются законодательством Российской Федерации о труде, законодательством Российской Федерации и Московской области  о муниципальной службе, а также настоящим Положением и должностными инструкциями.

5.4. Деятельность Отдела по делам архивов организуется на основе утвержденных целевых программ, планов работы, в соответствии с настоящим Положением, правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства Российской Федерации, рекомендациями Главного архивного управления Московской области.

6. Реорганизация и ликвидация Отдела по делам архивов

6.1. Отдел по делам архивов может быть переименован, реорганизован или упразднен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.2. Архивные фонды и архивные документы при упразднении Отдела по делам архивов передаются учреждению - правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Московской области в установленном порядке.