Глава II. Требования к качеству муниципальных услуг

Глава II. Требования к качеству муниципальных услуг

1. Описание муниципальных услуг

Архив в области хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Московской области и Павлово-Посадского муниципального района предоставляет следующие муниципальные услуги:

1.1. Муниципальная услуга по хранению и учету архивных документов

Документы Архивного фонда Московской области и Павлово-Посадского муниципального района, обеспечивающие удовлетворение общественных потребностей в ретроспективной информации, подлежат хранению и учету в соответствии с действующими нормативными правовыми актами.

Организация хранения архивных документов обеспечивается системой мероприятий, включающей:

- соблюдение температурно-влажностного режима и санитарно-гигиенических норм;

- создание систем пожарной и охранной сигнализации;

- рациональное размещение архивных документов;

- контроль за движением и физическим состоянием архивных документов;

- копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

- восстановление (реставрацию) архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

Архивные документы в архивохранилищах располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск. Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым руководителем архива. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища.

1.2. Проведение непрерывного мониторинга

Проведение непрерывного мониторинга (проверки наличия) документов и фондов Архива должно обеспечивать возможность их беспрепятственного и оперативного предоставления пользователям. Мониторинг включает:

- установление фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска;

- выявление и устранение недостатков в учете архивных документов;

- выявление и учет архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

Основные и вспомогательные учетные документы архива размещаются в кабинете начальника отдела.

Своевременное страхование, копирование и реставрация архивных документов должны способствовать их дальнейшему сохранению и возможности общественного использования.

1.3. Муниципальная услуга по комплектованию Архива архивными документами

С целью наиболее полного удовлетворения общественных потребностей в ретроспективной информации Архив проводит работу по комплектованию своих фондов документами, подлежащими приему на государственное и муниципальное хранение.

Муниципальная услуга по данному направлению деятельности обеспечивается:

- ведением списков организаций - источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Московской области, Павлово-Посадского муниципального района и другие архивные документы в Архив;

- оказанием организационно-методической помощи в ведении делопроизводства и архивного хранения документов в организациях-источниках комплектования;

- проведением совещаний - семинаров, консультаций с целью повышения профессиональной квалификации работников, занятых в организациях ведением делопроизводства и хранением архивных документов;

- взаимодействием с негосударственными организациями, а также гражданами по вопросам передачи их документов на государственное хранение на основании договоров;

- приемом на постоянное хранение в Архив документов Архивного фонда Московской области, Павлово-Посадского муниципального района и иных архивных документов.

1.4. Муниципальная услуга по организации доступа к архивным документам и их использованию

Архив предоставляет муниципальные услуги по использованию архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов местного самоуправления и самостоятельное использование архивных документов в интересах граждан, общества и государства. Основные муниципальные услуги предоставляются бесплатно на основании действующего законодательства Российской Федерации и Московской области, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Московской области.

1.5. Муниципальная услуга по наведению справок социально-правового, тематического или генеалогического характера

Организация приема юридических и физических лиц (далее - Заявителя):

Прием осуществляется дважды в неделю по понедельникам и четвергам с 9.00 часов до 16.00 часов в соответствии с графиком, утвержденным Главой района. Предварительная запись при личном обращении в Архив.

Заявитель заполняет заявления соответствующего образца.

Архивные сведения о стаже работы и заработной плате граждан предоставляются Заявителю в течение 10-ти дней без оплаты.

1.6. Муниципальные услуги по организации работы исследователей в читальных залах Архива

Архив предоставляет пользователям все открытые для доступа архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.

Доступ пользователя к документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях и только с письменного разрешения начальника Архивного отдела. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.

Имеющаяся в Архиве система справочно-поискового аппарата должна обеспечить быстроту получения интересующей пользователя информации и ее разнообразие, возможность получения информации по интересующей теме из различных источников.

Архив не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.

Архив предоставляет пользователям документы:

- на традиционных бумажных носителях.

Предоставление архивных документов производится:

- исследователям для занятия в читальном зале - в течение рабочего дня.

1.7. Культурно-просветительские услуги

Разнообразие форм работы Архива в области предоставления культурно-просветительских услуг должно быть направлено на создание условий для доступа населения к историко-культурным ценностям, хранящимся в Архиве.

Использование архивных документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, публикаций, организация встреч с общественностью, экскурсий в архив, презентаций, "Дней открытых дверей", научно-практических семинаров и конференций, уроков для студентов и школьников и др. мероприятий проводится Архивами как самостоятельно, так и совместно с другими организациями.

Научно-исследовательская и издательская деятельность Архива должна удовлетворять информационные запросы населения.

Участие Архива в социально-культурных и образовательных проектах должно способствовать приобщению различных групп населения к историческому наследию.

Создание экспозиций выставок документов должно давать гражданам максимальное представление об историко-культурных ценностях, сосредоточенных в фондах Архива. Организация разноплановых выставок должна обеспечивать привлечение посетителей разного возрастного уровня и интересов. Тематика проводимых выставок должна обеспечивать наиболее полную публичную демонстрацию имеющихся в фондах Архива документов.

Навыки и знания специалистов Архива, обеспечивающих предоставление культурно-просветительских услуг должны соответствовать современным требованиям и обеспечивать предоставление наиболее полной, достоверной и наглядной информации для граждан.

Встречи с общественностью, экскурсии по Архивохранилищам, презентации, "Дни открытых дверей", научно-практические семинары и конференции, уроки должны проводиться квалифицированными специалистами, удовлетворять запросам посетителей на получение информации.

2. Информирование населения

Архив обеспечивает потребителей всей необходимой информацией о характере и условиях предоставления муниципальных услуг:

- информирует население о режиме своей работы, видах муниципальных услуг, существенных изменениях в деятельности, оказывающих влияние на предоставление муниципальных услуг;

- составляет ежегодный отчет о своей деятельности;

- формирует справочно-поисковый аппарат;

В состав информации о муниципальных услугах в обязательном порядке должны быть включены:

- перечень основных муниципальных услуг, предоставляемых архивом;

- характеристика муниципальной услуги, область ее предоставления и затраты времени на ее предоставление;

- наименования государственных и настоящего стандартов, требованиям которых должны соответствовать услуги;

- возможность влияния потребителя на качество услуги;

- адекватные и легкодоступные средства для эффективного общения специалистов Архива с потребителями;

- возможность получения оценки качества услуги со стороны потребителя;

- установление взаимосвязи между предложенной услугой и реальными потребностями потребителей;

- правила и условия эффективного и безопасного предоставления услуги.

3. Получатели муниципальных услуг

Получателями муниципальных услуг Архива могут быть:

органы государственной власти;

органы местного самоуправления;

юридические лица;

общественные объединения;

физические лица.

4. Основания предоставления муниципальной услуги

Информация по запросу в письменном виде предоставляется заявителям в сроки, установленные действующим законодательством Российской Федерации и Московской области.

В случае продления срока исполнения запроса Архив обязан уведомить об этом заявителя.

Продолжительность приема у должностного лица не должна превышать 10 минут по каждому заявлению.

При поступлении запроса, который не может быть исполнен без предоставления дополнительных сведений или уточнений, у заявителя в 5-дневный срок запрашивается необходимая для исполнения запроса информация.

Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги может служить:

- отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы;

- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию.

- запросы, не позволяющие идентифицировать автора: не содержащие наименование юридического лица; фамилии, имени, отчества физического лица; почтового и/или электронного адреса Заявителя.

- запросы, не поддающиеся прочтению;

5. Порядок рассмотрения претензий потребителя

Настоящий стандарт должен быть предоставлен Архивом, оказывающим муниципальные услуги, для ознакомления любому лицу незамедлительно в случае поступления такой просьбы.

Информация о наличии стандарта, возможности и способе его получения должна быть размещена по месту предоставления услуги и доступна для получателя услуг. Также указываются сведения о наличии книги жалоб, телефоны и адреса учреждений, осуществляющих контроль за соблюдением настоящего стандарта.

Жалобы на предоставление муниципальных услуг с нарушением настоящего стандарта должны быть рассмотрены в установленные сроки. В письменном ответе на жалобу указываются принятые меры по привлечению виновных к ответственности (если будет установлена вина учреждения в некачественном предоставлении услуг), а также предложения о возможных действиях по устранению последствий некачественно предоставленной услуги или предоставлению ее с ненадлежащим качеством.

Сроки рассмотрения жалоб в случае, если они не установлены нормативными правовыми актами, должны быть определены руководителем организации, обеспечивающей контроль за качеством предоставления муниципальных услуг.

Жалобы на некачественное предоставление муниципальных услуг подлежат обязательной регистрации.

6. Требования к Архиву, предоставляющего муниципальные услуги

6.1. Документы, регламентирующие деятельность Архива

- Закон Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 г. N 125-РФ;

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо слов "Закон РФ" следует читать "Федеральный закон"

- Закон Московской области "Об архивном деле в Московской области" от 25.05.2007 г. N 65/2007-ОЗ;

- Закон Российской Федерации "О муниципальной службе в Российской Федерации" от 02.03.2007 г. N 25-ФЗ;

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо слов "Закон РФ" следует читать "Федеральный закон"

- Закон Московской области "О муниципальной службе в Московской области";

- Инструкции, штатное расписание, правила служебного распорядка, административные регламенты по предоставлению муниципальных услуг.

Настоящий Стандарт, а также иные государственные стандарты, имеющие отношение к архивной деятельности, должны составлять нормативную основу практической работы Архива в области архивного дела.

6.2. Условия размещения и режим работы Архива

Архив и его структурные подразделения должны быть размещены в специально предназначенных или приспособленных зданиях и помещениях, доступных для населения. Помещения должны быть обеспечены всеми средствами коммунально-бытового обслуживания и оснащены телефонной связью.

По размерам и состоянию помещения должны отвечать требованиям санитарно-гигиенических норм и правил, противопожарной безопасности, безопасности труда и быть защищены от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемых услуг (повышенной температуры воздуха, влажности воздуха, запыленности, загрязненности, шума, вибрации и т.д.).

Каждое рабочее место специалистов должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам.

В соответствии с графиком приема населения и юридических лиц архив осуществляет прием два раза в неделю: в понедельник и четверг, с 9.00 час. до 16.00 час.

Ежемесячно в Архиве проводится санитарный день.

Для ожидания приема Заявителям отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для обеспечения возможности оформления документов. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для Заявителей и оптимальным условиям работы специалистов, в соответствии с санитарными правилами и нормами.

Кабинеты приема Заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:

- номера кабинета;

- фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;

- времени перерыва на обед, технического перерыва.

В помещении для ожидания и приема заявителей отводятся места для информационных стендов, на которых размещается следующая обязательная информация:

- график работы Архива;

- фамилия, имя, отчество руководителя Архива;

- номер кабинета, где осуществляется прием и информирование граждан, фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих прием и информирование заявителей;

- адреса официальных сайтов;

- номера телефонов, адреса электронной почты Архива;

- перечень документов, которые могут быть предъявлены заявителями в качестве удостоверяющих личность;

- перечень представляемых заявителями документов, необходимых для получения муниципальной услуги;

- образец заполнения заявления.

Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах и в брошюрах, печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места рекомендуется выделять другим шрифтом.

6.3. Техническое оснащение Архива

Архив должен быть оснащен специальным оборудованием, аппаратурой и приборами, отвечающими требованиям стандартов, технических условий, других нормативных документов и обеспечивающими надлежащее качество предоставляемых услуг соответствующих видов.

Специальное оборудование, приборы и аппаратура должны использовать строго по назначению, содержаться в технически исправном состоянии.

Неисправное специальное оборудование, приборы и аппаратура, дающие при работе сомнительные результаты, заменяются или ремонтируются (если они подлежат ремонту), а пригодность отремонтированных приборов должна быть подтверждена проверкой.

6.4. Укомплектованность Архива кадрами и их квалификация

Архив должен располагать необходимым числом специалистов в соответствии со штатным расписанием.

Каждый специалист должен иметь соответствующее образование, квалификацию, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимыми для выполнения возложенных на него обязанностей. Поддержание квалификации специалистов на высоком уровне обеспечивается периодической учебой на курсах повышения квалификации или иными действенными способами.

У специалистов каждой категории должны быть должностные инструкции, устанавливающие их обязанности и права.

Все специалисты должны быть аттестованы в установленном порядке.

Наряду с соответствующей квалификацией и профессионализмом все сотрудники должны обладать морально-этическими качествами, чувством ответственности.

При оказании муниципальных услуг работники Архива должны проявлять к населению максимальную вежливость, внимание, терпение.

6.5. Информационное сопровождение деятельности Архива

Состояние информации об Архиве, порядок и правила предоставления услуг населению определяется в соответствии с требованиями Закона Российской Федерации от 7 февраля 1992 г. N 2300-1 "О защите прав потребителей":

- каждый Архив обязан довести до сведения граждан свое наименование и местонахождение. Данная информация должна быть представлена любым способом, предусмотренным законодательством Российской Федерации и обеспечивающим ее доступность для населения;

- потребитель вправе потребовать предоставления необходимой и достоверной информации о предоставляемых услугах, обеспечивающей их компетентный выбор.

6.6. Контроль за деятельностью Архива, предоставляющего муниципальную услугу

Архив должен иметь документально оформленную внутреннюю систему контроля над деятельностью подразделений и сотрудников с целью определения соответствия оказываемых муниципальных услуг в области архивного дела государственным и настоящему стандартам, другим нормативным документам в области архивного дела. Данная система контроля должна охватывать этапы планирования, работы с потребителями, оформления результатов контроля, выработки и реализации мероприятий по устранению выявленных недостатков.

Внешняя система контроля должна включать в себя контроль, осуществляемый Главным архивным управлением Московской области, уполномоченным в области архивного дела и его структурными подразделениями на предмет соответствия качества фактически предоставляемых муниципальных услуг стандартам качества.

7. Требования к результатам работы Архива

Работа Архива в области обеспечения качества услуг должна быть направлена на их непрерывное повышение и наиболее полное удовлетворение общественных потребностей в ретроспективной информации.

Руководитель Архива:

- несет полную ответственность за проводимую политику в области качества муниципальных услуг;

- обеспечивает разъяснение и доведение этой политики до всех структурных подразделений и сотрудников Архива;

- устанавливает полномочия, ответственность и взаимодействие всего персонала Архива, осуществляющего руководство, исполнение услуг и контроль деятельности, влияющей на качество муниципальных услуг.

8. Перечень муниципальных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам

8.1. физическим лицам:

- выдача архивных справок и архивных копий документов согласно поступающим запросам;

8.2. юридическим лицам и организациям - источникам комплектования архива:

- выдача архивных справок и архивных копий документов согласно поступающим запросам;

- оказание методической, консультативной и практической помощи при:

- отборе документов на постоянное и долговременное хранение;

- составлении описей дел постоянного и долговременного хранения;

- составлении акта на уничтожение документов;

- разработке положений об экспертных комиссиях;

- составлении номенклатуры дел;

- составлении исторических справок фондообразователя;

- составлении научно-справочного аппарата к описям дел постоянного хранения

- осуществляет прием документов и обеспечивает их сохранность.

9. Перечень критериев, определяющих качество муниципальной услуги

При оценке качества муниципальных услуг используются следующие критерии:

Полнота предоставления муниципальной услуги в соответствии с требованиями ее предоставления.

Результативность (эффективность) предоставления муниципальной услуги.

Прозрачность и доступность информации о работе Архива.

Размещение информации на сайте Администрации Павлово-Посадского муниципального района.

Ежегодный отчет о деятельности Архива перед уполномоченным органом в сфере управления архивным делом.

Количество публикаций в СМИ.

Организация хранения архивных документов.

Наличие систем пожарной и охранной сигнализации.

Соблюдение температурно-влажностного режима и санитарно-гигиенических норм хранения документов.

Наличие и правильное ведение документов системы государственного учета архивных документов в Архиве.

Соблюдение плана-графика проведения проверок наличия и физического состояния документов и фондов Архива.

Пополнение информационных ресурсов Архивов.

Выполнение плана по комплектованию Архивного фонда Московской области (годовые показатели).

Рассмотрение обращений граждан и юридических лиц.

Письменный ответ на обращение по существу затронутых в нем вопросов.

Подготовка ответа в установленные законодательством сроки.

Количество выданных архивных документов пользователям.

Популяризация историко-краеведческих знаний о Павлово-Посадском муниципальном районе.

Количество проведенных мероприятий (годовые показатели).

Количество посетителей (участников) мероприятий.

142500, Московская область, город Павловский Посад, площадь Революции, д. 4

факс (496 43) 5 33 05

Адрес электронной почты: E-mail. pavpos@mosreg.ru